Бухгалтерський облік в торгівлі (2001)
Спрощення обліку надходження товарів від постачальників
12. Бухгалтерський облік надходження товарів суттєво ускладнився з введення для обліку розрахунків з бюджетом з податку на додану вартість податкових розрахунків. Чи можливе в цих умовах спрощення бухгалтерського обліку надходження товарів? Можливе, якщо хотіти його знайти в найбільш доцільному варіанті. Але якщо уже субрахунки 643 “З податкових зобов'язань" і 644 "З податкового кредиту" для податкових розрахунків до плану бухгалтерських рахунків введено і Інструкцією встановлений порядок їх застосування, то в першу чергу необхідно спростити облік розрахунків з ПДВ із застосуванням рахунку 644 і одночасно облік розрахунків з постачальниками, пов'язаний з надходженням товарів.
12.1. Суть спрощення бухгалтерського обліку, пов'язаного з надходженням товарів на умовах їх передоплати із застосуванням субрахунку 644 "З податкового кредиту", має бути в тому, щоб обмежити записи на цьому рахунку нарахованим податком на додану вартість лише у випадку передоплат товарів, які за станом на кінець місяця не були отримані. Виключити при цьому з обліку на рахунку 644 "З податкового кредиту” найбільш масові записи, що пов'язані з передоплатою в звітному місяці товарів, які протягом цього ж місяця були отримані від постачальників, тобто субрахунок 644 має застосовуватись лише відносно операцій з передоплат товарів, не збалансованих протягом звітного місяця (попередні оплати товарів, здійснені в звітному місяці, які залишились на кінець цього місяця не перекритими, не збалансованими).
В цьому разі відпаде сама собою необхідність за кожною із операцій з оплати і надходження товарів в кожному окремому випадку з’ясовувати, яка із подій відбулася раніше, застосувати субрахунок 644 “З податкового кредиту” чи ні. Не кажучи вже про значне скорочення кількості записів в синтетичному обліку на субрахунку 644, а, головне, в аналітичному обліку до нього та в аналітичному обліку до рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками". Зрозуміло, наскільки це важливо. Встановленого порядку розрахунків з бюджетом по податку на додану вартість це не порушує.
12.2. Отже, питання спрощення бухгалтерського обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками і податкових розрахунків з ПДВ можна вирішити досить легко. А чим рішення простіше, тим воно раціональніше й ефективніше. Для цього бухгалтер протягом звітного місяця відслідковує тільки операції, пов'язані з надходженням товарів, що попередньо оплачені постачальникам в минулі звітні періоди, й надійшли в звітному місяці; вказує при цьому на первинних товарних документах кореспонденцію рахунків на вказані операції з використанням субрахунку 644 "З податкового кредиту" (Дт 281 - Кт 63 і Дт 644 - Кт 63), враховуючи особливості запису платіжних документів в обліковому регістрі за кредитом рахунку 31 "Рахунки в банках" (п. 16.3). І тільки за цими операціями, пов'язаними з податковими розрахунками з ПДВ, повинні бути зроблені відповідні записи на списання з обліку нарахованого за кредитом субрахунку 644 податкового кредиту.
Записи за всіма іншими операціями, пов'язаними з оплатою і надходженням товарів у звітному місяці, здійснюються без використання субрахунку 644 (на надходження товарів з передоплатою їх у звітному місяці: Дт 63 - Кт 31 і ін. і Дт 281 - Кт 63 та Дт 641 (ПДВ) - Кт 63; на надходження товарів без передоплати: Дт 281 - Кт 63 і Дт 641(ПДВ) - Кт 63 та на наступну оплату: Дт 63 - Кт 31).
13. Податок на додану вартість від сум авансових платежів (передоплат), сплачених постачальникам у звітному місяці, в рахунок яких товари не надійшли, відображається в обліку за даними спеціальної сальдової відомості, складеної за перевіреними даними аналітичного обліку розрахунків з постачальниками (табл. 1).
Спрощення обліку надходження товарів не вимагає ведення жодних додаткових облікових регістрів, бо сальдова відомість здійснених і не збалансованих передоплат постачальникам складається за даними існуючого на підприємстві аналітичного обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками. Нарахування податкового кредиту за даними сальдової відомості підтверджується платіжними документами й відповідними податковими накладними.
Перевірка правильності складеної сальдової відомості здійснюється на підставі платіжних документів і відповідних податкових накладних на суми ПДВ, що входять до авансових платежів. Загальна сума ПДВ в складі авансових платежів може бути додатково перевірена розрахунковим шляхом (сума передоплат помножена на 20% і поділена на 120).
14. Перейти на спрощений бухгалтерський облік надходження товарів від постачальників можна з будь-якого першого числа місяця. Для цього необхідно скласти сальдову відомість здійснених передоплат за товари постачальникам станом на початок місяця і звірити, чи сума ПДВ за цією відомістю тотожна сумі кінцевого сальдо за кредитом субрахунку 644 "З податкового кредиту" за попередній місяць.
В цьому разі в звітному місяці, в якому здійснюється перехід на спрощений облік надходження товарів, податкових розрахунків з ПДВ і розрахунків з постачальниками, на підставі сальдової відомості авансових платежів (передоплат), здійснених постачальникам в попередні місяці, в тому числі в розрізі окремих балансових рахунків (63, 68 і інших), в звітному місяці треба здійснювати окремий контроль тільки за надходженням товарів, оплачених в попередні місяці, і скласти відповідні бухгалтерські проводки з використанням субрахунку 644 "З податкового кредиту". Бухгалтерські проводки складають в установленому Інструкцією порядку ( п.п. 7, 9, 16.1, оп. 5).
15. Отже, на товари, отримані без передоплати, оплачені та попередньо оплачені постачальникам в звітному місяці, бухгалтерські записи здійснюються без застосування субрахунку 644 "З податкового кредиту".
На підставі сальдової відомості на суми податку на додану вартість, сплачені підприємством постачальникам в складі передоплат товарів звітного місяця, в рахунок яких товари не надійшли, складають відповідну бухгалтерську проводку на нарахування податкового кредиту з ПДВ підсумком за місяць (Дт 641(ПДВ) - Кт 644, табл. 1, п. 16.1, оп. 5).
16. Розглянемо спрощений бухгалтерський облік надходження товарів, податкових розрахунків з ПДВ та розрахунків з постачальниками і підрядниками на прикладі.
Приклад 3. На відображення в обліку надходження товарів від постачальників спрощеним способом.
1. Початкове сальдо передоплат постачальникам за товари, здійснених у попередньому місяці, - 800 грн., в т.ч. ПДВ - 133 грн.
2. У звітному місяці здійснено оплату товарів постачальникам на суму 8000 грн., в т.ч. ПДВ - 1333 грн.
3. Надійшли товари від постачальників, оплачені в попередньому місяці, на суму 800 грн., в т.ч. ПДВ - 133 грн.
4. У звітному місяці оплачено і отримано від постачальників товари на суму 6000 грн., в т.ч. ПДВ - 1000 грн.
5. Надійшли товари від постачальників на умовах оплати в наступному місяці на суму 1000 грн., в т.ч. ПДВ - 167 грн.
6. Кінцеве сальдо передоплат постачальникам, здійснених у звітному місяці, в рахунок яких товари не надійшли (п. 2 - 8000 - п. 4 - 6000) - 2000 грн., в т.ч. ПДВ - 333 грн.
16.1. За даними наведеного прикладу 3 треба зробити записи на рахунках:
1. На суму товарів, отриманих від постачальників в рахунок передоплат, здійснених у попередньому місяці, 800 грн., в т.ч. ПДВ - 133 грн.:
Дт 281 "Товари на складах"
Кт 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" і ін. - на купівельну вартість отриманих товарів без ПДВ (800 -133) - 667 та
Дт 644 "З податкового кредиту"
Кт 63 " Розрахунки з постачальниками та підрядниками" і ін. - на суму податкового кредиту з ПДВ, нарахованого при передоплаті товарів - 133
В результаті цього запису списується нарахований в попередньому місяці за кредитом субрахунку 644 податковий кредит з ПДВ, що рахується на цьому рахунку до надходження товарів.
2. На суму оплат і передоплат товарів постачальникам, здійснених у звітному місяці, на суму 8000 грн., в т.ч. ПДВ -1333 грн.
Дт 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
Кт 31 "Рахунки в банках" - 8000
3. На суму товарів, що оплачені та надійшли в звітному місяці, - 6000 грн., в т.ч. ПДВ - 1000 грн.:
Дт 281 "Товари на складах"
Кт 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" і ін. - на купівельну вартість товарів без ПДВ (6000 - 1000) - 5000 та
Дт 641, анал. рахунок "З податку на додану вартість"
Кт 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" і ін. - на суму ПДВ на ці (оплачені) товари згідно з податковими накладними -1000
4. На суму товарів, що надійшли від постачальників на умовах оплати в наступні місяці, - 1000 грн., в т.ч. ПДВ - 167 грн.:
Дт 281 "Товари на складах"
Кт 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" і ін. - на купівельну вартість товарів без ПДВ (1000-167) - 833 та
Дт 641, анал. рахунок "З податку на додану вартість"
Кт 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" і ін. - на суму ПДВ на ці (не оплачені) товари згідно з податковими накладними - 167.
5. На суму ПДВ, сплаченого постачальникам за товари в складі авансових платежів (передоплат), здійснених у звітному місяці, в рахунок яких товари не надійшли, згідно із даними сальдової відомості передоплат звітного місяця за дебетом рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" та інших здійснюється запис на нарахування податкового кредиту. За даними сальдової відомості рахуються авансові платежі постачальникам в сумі 2000 грн. (8000 - 6000), в т.ч. ПДВ - 333 грн. На суму цього ПДВ необхідно зробити запис на відображення його в обліку як нарахування податкового кредиту з ПДВ за підсумком за місяць (п.п. 15, 16.3, оп. 2):
Дт 641, анал. рахунок "З податку на додану вартість"
Кт 644 "З податкового кредиту" - 333
16.2. Для того, щоб зрозуміти особливості й переваги рекомендованого автором спрощеного бухгалтерського обліку розрахунків з постачальниками й податкових розрахунків з ПДВ, пов'язаних з надходженням товарів, доцільно рознести складені за даними прикладу 3 бухгалтерські проводки на схематичних рахунках, визначити обороти і кінцеві сальдо та проаналізувати їх.
16.3. При спрощеному бухгалтерському обліку надходження товарів записи платежів в обліковому регістрі за кредитом рахунку 31 "Рахунки в банках" необхідно здійснювати в наступному порядку:
За кредитом рахунку 31 "Рахунки в банках” на оплату товарів постачальникам суми платежів необхідно записувати одною сумою без виділення ПДВ, а суму ПДВ, що входить до цих платежів, треба записати в окремих графах після графи "Разом" за кредитом рахунку 31 "Рахунки в банках" – "в т.ч. ПДВ" з виділенням сум ПДВ:
– в складі оплат за отримані товари;
– в складі не збалансованих попередніх оплат товарів постачальникам (за даними сальдової відомості, табл. 1);
На підставі підсумкових даних облікового регістра за кредитом рахунку 31 "Рахунки в банках" за даними прикладу 3 мають бути зроблені записи:
1. Дт 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", 68 “Розрахунки за іншими операціями” і ін.
Кт 31 "Рахунки в банках" - на всю суму оплат і передоплат товарів постачальникам згідно з платіжними документами (п. 16.1, оп. 2) - 8000.
2. Дт 641, анал. рахунок "З податку на додану вартість"
Кт 644 "З податкового кредиту" - на суму ПДВ в складі отриманих в звітному місяці не збалансованих авансових платежів постачальникам за даними сальдової відомості ( п.16.1, оп. 5) - 333
Із наведених вище бухгалтерських проводок видно, що записи на підставі платіжних документів податку на додану вартість у відповідних графах облікових регістрів за кредитом рахунків підприємства в банках як "в т.ч. ПДВ", не є підставою для відображення в бухгалтерському обліку податкового кредиту. Вони використовуються тільки для оперативного контролю записів сум сплаченого ПДВ та запису ПДВ в складі не збалансованих передоплат за дебетом рахунку 641 (ПДВ) в кореспонденції з кредитом субрахунку 644 "З податкового кредиту" за даними сальдової відомості (табл. 1, п. 16.1, оп. 5).
Правильне, що відповідає нормативним документам, відображення в бухгалтерському обліку надходження товарів від постачальників та іншого їх надходження має важливе значення для контролю за наявністю та рухом товарів, розрахунків з постачальниками і підрядниками, а також для своєчасності і повноти сплати до бюджету податку на додану вартість, для уникнення штрафних санкцій, пов'язаних з помилковими записами в обліку ПДВ.
12.1. Суть спрощення бухгалтерського обліку, пов'язаного з надходженням товарів на умовах їх передоплати із застосуванням субрахунку 644 "З податкового кредиту", має бути в тому, щоб обмежити записи на цьому рахунку нарахованим податком на додану вартість лише у випадку передоплат товарів, які за станом на кінець місяця не були отримані. Виключити при цьому з обліку на рахунку 644 "З податкового кредиту” найбільш масові записи, що пов'язані з передоплатою в звітному місяці товарів, які протягом цього ж місяця були отримані від постачальників, тобто субрахунок 644 має застосовуватись лише відносно операцій з передоплат товарів, не збалансованих протягом звітного місяця (попередні оплати товарів, здійснені в звітному місяці, які залишились на кінець цього місяця не перекритими, не збалансованими).
В цьому разі відпаде сама собою необхідність за кожною із операцій з оплати і надходження товарів в кожному окремому випадку з’ясовувати, яка із подій відбулася раніше, застосувати субрахунок 644 “З податкового кредиту” чи ні. Не кажучи вже про значне скорочення кількості записів в синтетичному обліку на субрахунку 644, а, головне, в аналітичному обліку до нього та в аналітичному обліку до рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками". Зрозуміло, наскільки це важливо. Встановленого порядку розрахунків з бюджетом по податку на додану вартість це не порушує.
12.2. Отже, питання спрощення бухгалтерського обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками і податкових розрахунків з ПДВ можна вирішити досить легко. А чим рішення простіше, тим воно раціональніше й ефективніше. Для цього бухгалтер протягом звітного місяця відслідковує тільки операції, пов'язані з надходженням товарів, що попередньо оплачені постачальникам в минулі звітні періоди, й надійшли в звітному місяці; вказує при цьому на первинних товарних документах кореспонденцію рахунків на вказані операції з використанням субрахунку 644 "З податкового кредиту" (Дт 281 - Кт 63 і Дт 644 - Кт 63), враховуючи особливості запису платіжних документів в обліковому регістрі за кредитом рахунку 31 "Рахунки в банках" (п. 16.3). І тільки за цими операціями, пов'язаними з податковими розрахунками з ПДВ, повинні бути зроблені відповідні записи на списання з обліку нарахованого за кредитом субрахунку 644 податкового кредиту.
Записи за всіма іншими операціями, пов'язаними з оплатою і надходженням товарів у звітному місяці, здійснюються без використання субрахунку 644 (на надходження товарів з передоплатою їх у звітному місяці: Дт 63 - Кт 31 і ін. і Дт 281 - Кт 63 та Дт 641 (ПДВ) - Кт 63; на надходження товарів без передоплати: Дт 281 - Кт 63 і Дт 641(ПДВ) - Кт 63 та на наступну оплату: Дт 63 - Кт 31).
13. Податок на додану вартість від сум авансових платежів (передоплат), сплачених постачальникам у звітному місяці, в рахунок яких товари не надійшли, відображається в обліку за даними спеціальної сальдової відомості, складеної за перевіреними даними аналітичного обліку розрахунків з постачальниками (табл. 1).
Спрощення обліку надходження товарів не вимагає ведення жодних додаткових облікових регістрів, бо сальдова відомість здійснених і не збалансованих передоплат постачальникам складається за даними існуючого на підприємстві аналітичного обліку розрахунків з постачальниками і підрядниками. Нарахування податкового кредиту за даними сальдової відомості підтверджується платіжними документами й відповідними податковими накладними.
Перевірка правильності складеної сальдової відомості здійснюється на підставі платіжних документів і відповідних податкових накладних на суми ПДВ, що входять до авансових платежів. Загальна сума ПДВ в складі авансових платежів може бути додатково перевірена розрахунковим шляхом (сума передоплат помножена на 20% і поділена на 120).
14. Перейти на спрощений бухгалтерський облік надходження товарів від постачальників можна з будь-якого першого числа місяця. Для цього необхідно скласти сальдову відомість здійснених передоплат за товари постачальникам станом на початок місяця і звірити, чи сума ПДВ за цією відомістю тотожна сумі кінцевого сальдо за кредитом субрахунку 644 "З податкового кредиту" за попередній місяць.
15. Отже, на товари, отримані без передоплати, оплачені та попередньо оплачені постачальникам в звітному місяці, бухгалтерські записи здійснюються без застосування субрахунку 644 "З податкового кредиту".
На підставі сальдової відомості на суми податку на додану вартість, сплачені підприємством постачальникам в складі передоплат товарів звітного місяця, в рахунок яких товари не надійшли, складають відповідну бухгалтерську проводку на нарахування податкового кредиту з ПДВ підсумком за місяць (Дт 641(ПДВ) - Кт 644, табл. 1, п. 16.1, оп. 5).
16. Розглянемо спрощений бухгалтерський облік надходження товарів, податкових розрахунків з ПДВ та розрахунків з постачальниками і підрядниками на прикладі.
Приклад 3. На відображення в обліку надходження товарів від постачальників спрощеним способом.
1. Початкове сальдо передоплат постачальникам за товари, здійснених у попередньому місяці, - 800 грн., в т.ч. ПДВ - 133 грн.
2. У звітному місяці здійснено оплату товарів постачальникам на суму 8000 грн., в т.ч. ПДВ - 1333 грн.
3. Надійшли товари від постачальників, оплачені в попередньому місяці, на суму 800 грн., в т.ч. ПДВ - 133 грн.
4. У звітному місяці оплачено і отримано від постачальників товари на суму 6000 грн., в т.ч. ПДВ - 1000 грн.
5. Надійшли товари від постачальників на умовах оплати в наступному місяці на суму 1000 грн., в т.ч. ПДВ - 167 грн.
6. Кінцеве сальдо передоплат постачальникам, здійснених у звітному місяці, в рахунок яких товари не надійшли (п. 2 - 8000 - п. 4 - 6000) - 2000 грн., в т.ч. ПДВ - 333 грн.
16.1. За даними наведеного прикладу 3 треба зробити записи на рахунках:
1. На суму товарів, отриманих від постачальників в рахунок передоплат, здійснених у попередньому місяці, 800 грн., в т.ч. ПДВ - 133 грн.:
Дт 281 "Товари на складах"
Кт 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" і ін. - на купівельну вартість отриманих товарів без ПДВ (800 -133) - 667 та
Кт 63 " Розрахунки з постачальниками та підрядниками" і ін. - на суму податкового кредиту з ПДВ, нарахованого при передоплаті товарів - 133
В результаті цього запису списується нарахований в попередньому місяці за кредитом субрахунку 644 податковий кредит з ПДВ, що рахується на цьому рахунку до надходження товарів.
2. На суму оплат і передоплат товарів постачальникам, здійснених у звітному місяці, на суму 8000 грн., в т.ч. ПДВ -1333 грн.
Дт 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
Кт 31 "Рахунки в банках" - 8000
3. На суму товарів, що оплачені та надійшли в звітному місяці, - 6000 грн., в т.ч. ПДВ - 1000 грн.:
Дт 281 "Товари на складах"
Кт 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" і ін. - на купівельну вартість товарів без ПДВ (6000 - 1000) - 5000 та
Дт 641, анал. рахунок "З податку на додану вартість"
Кт 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" і ін. - на суму ПДВ на ці (оплачені) товари згідно з податковими накладними -1000
4. На суму товарів, що надійшли від постачальників на умовах оплати в наступні місяці, - 1000 грн., в т.ч. ПДВ - 167 грн.:
Дт 281 "Товари на складах"
Кт 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" і ін. - на купівельну вартість товарів без ПДВ (1000-167) - 833 та
Дт 641, анал. рахунок "З податку на додану вартість"
Кт 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" і ін. - на суму ПДВ на ці (не оплачені) товари згідно з податковими накладними - 167.
5. На суму ПДВ, сплаченого постачальникам за товари в складі авансових платежів (передоплат), здійснених у звітному місяці, в рахунок яких товари не надійшли, згідно із даними сальдової відомості передоплат звітного місяця за дебетом рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" та інших здійснюється запис на нарахування податкового кредиту. За даними сальдової відомості рахуються авансові платежі постачальникам в сумі 2000 грн. (8000 - 6000), в т.ч. ПДВ - 333 грн. На суму цього ПДВ необхідно зробити запис на відображення його в обліку як нарахування податкового кредиту з ПДВ за підсумком за місяць (п.п. 15, 16.3, оп. 2):
Дт 641, анал. рахунок "З податку на додану вартість"
Кт 644 "З податкового кредиту" - 333
16.2. Для того, щоб зрозуміти особливості й переваги рекомендованого автором спрощеного бухгалтерського обліку розрахунків з постачальниками й податкових розрахунків з ПДВ, пов'язаних з надходженням товарів, доцільно рознести складені за даними прикладу 3 бухгалтерські проводки на схематичних рахунках, визначити обороти і кінцеві сальдо та проаналізувати їх.
За кредитом рахунку 31 "Рахунки в банках” на оплату товарів постачальникам суми платежів необхідно записувати одною сумою без виділення ПДВ, а суму ПДВ, що входить до цих платежів, треба записати в окремих графах після графи "Разом" за кредитом рахунку 31 "Рахунки в банках" – "в т.ч. ПДВ" з виділенням сум ПДВ:
– в складі оплат за отримані товари;
– в складі не збалансованих попередніх оплат товарів постачальникам (за даними сальдової відомості, табл. 1);
На підставі підсумкових даних облікового регістра за кредитом рахунку 31 "Рахунки в банках" за даними прикладу 3 мають бути зроблені записи:
1. Дт 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", 68 “Розрахунки за іншими операціями” і ін.
Кт 31 "Рахунки в банках" - на всю суму оплат і передоплат товарів постачальникам згідно з платіжними документами (п. 16.1, оп. 2) - 8000.
2. Дт 641, анал. рахунок "З податку на додану вартість"
Кт 644 "З податкового кредиту" - на суму ПДВ в складі отриманих в звітному місяці не збалансованих авансових платежів постачальникам за даними сальдової відомості ( п.16.1, оп. 5) - 333
Із наведених вище бухгалтерських проводок видно, що записи на підставі платіжних документів податку на додану вартість у відповідних графах облікових регістрів за кредитом рахунків підприємства в банках як "в т.ч. ПДВ", не є підставою для відображення в бухгалтерському обліку податкового кредиту. Вони використовуються тільки для оперативного контролю записів сум сплаченого ПДВ та запису ПДВ в складі не збалансованих передоплат за дебетом рахунку 641 (ПДВ) в кореспонденції з кредитом субрахунку 644 "З податкового кредиту" за даними сальдової відомості (табл. 1, п. 16.1, оп. 5).
Правильне, що відповідає нормативним документам, відображення в бухгалтерському обліку надходження товарів від постачальників та іншого їх надходження має важливе значення для контролю за наявністю та рухом товарів, розрахунків з постачальниками і підрядниками, а також для своєчасності і повноти сплати до бюджету податку на додану вартість, для уникнення штрафних санкцій, пов'язаних з помилковими записами в обліку ПДВ.
