Управління проектами
2. Структуризація проектів
Структуризація – це розподіл проекту на ієрархічні підсистеми та компоненти та встановлення між ними зв’язків та відносин, що дозволяє здійснювати управління проектом.
Основні задачі структуризації проекту:
• розподіл проекту на блоки, які підлягають управлінню;
• розподіл відповідальності за різні елементи проекту, визначення зв’язків між різними роботами та структурою організації;
• визначення витрат – часу, грошей, матеріальних ресурсів;
• створення єдиної бази для планування, складання кошторисів та контролю за витратами;
• встановлення взаємозв’язків між роботами по проекту та системою ведення бухгалтерського обліку;
• визначення комплексів робіт.
Структуризацію проекту можна представити як послідовність наступних дій:
1. Визначення проекту – його характеру, цілей та змісту, а також кінцевого продукту проекту та його характеристик.
2. Визначення рівнів деталізації планів та кількості елементів в структурі проекту.
3. Підготовка структури процесів – визначення схеми життєвого циклу проекту.
4. Визначення організаційної структури, яка повинна охоплювати всі підрозділи та окремих осіб, які працюватиме над проектом.
5. Визначення структури продукту – це схема розподілу по підсистемам та компонентам, включаючи машини та обладнання, програмне та інформаційне забезпечення, послуги тощо.
6. Підготовка генерального зведеного плану проекту, який є основою для подальшої деталізації в процесі пошуку критичного шляху.
7. Підготовка матриці розподілу відповідальності – в результаті аналізу взаємовідносин між елементами структури проекту та організації його управління будується матриця, в якій елементи структури проекту розміщуються в строках, а елементи організації в стовпчиках або навпаки. На перетині вказують рівні відповідальності тих чи інших осіб за допомогою кодів або інших умовних позначень.
8. Підготовка робочого плану бухгалтерських рахунків та субрахунків.
9. Підготовка робочого сітьового графіку – реалізація попередніх пунктів дозволяє розробити деталізований графік, який по кожній роботі відображає оцінку часу та ресурсів.
10. Розробка системи завдань та нарядів із зазначенням конкретного часу та ресурсів.
11. Розробка системи звітності та контролю.
Для структуризації проекту використовують наступні моделі:
1. Дерево цілей – це графи та схеми, за допомогою яких генеральна ціль проекту розбивається на підцілі наступного рівня. (Дерево – це взаємопов’язаний граф, який виражає взаємопідлеглість та взаємозв’язки між елементами).
2. Дерево рішень – граф або схема, яка відображає структуру оптимізації процесів.
3. Дерево робіт –розподіл робіт по проекту на окремі пакети робіт. Цей процес також називають структурою розподілу робіт (СРР). Кожен пакет робіт повинен бути окремою фінансовою одиницею, яка має власний кошторис, бюджет та звіт про витрати. Дерево робіт слугує базою для побудови сітьового графіку проекту.
4. Структурна схема організації (ССО) відображає розподіл відповідальності організацій, які беруть участь у проекті за розділи, етапи та роботи проекту.
5. Матриця відповідальності – пов’язує СРР та ССО. В ній відображаються основні виконавці пакетів робіт.
6. Сітьові моделі – графіки основних подій по окремих пакетах робіт.
7. Структура використовуваних ресурсів – граф, в якому фіксуються ресурси, необхідні для кожного рівня. Наприклад, на першому рівні ресурси поділяються на фінансові, трудові, матеріально-технічні. На другому рівні матеріально-технічні ресурси поділяються на будівельні матеріали, машини, обладнання. На третьому рівні будівельні матеріали – на такі, які потребують зберігання на складі та на такі, які не потребують тощо.
8. Структура витрат – будується граф аналогічний структурі використовуваних ресурсів.
Основні задачі структуризації проекту:
• розподіл проекту на блоки, які підлягають управлінню;
• розподіл відповідальності за різні елементи проекту, визначення зв’язків між різними роботами та структурою організації;
• визначення витрат – часу, грошей, матеріальних ресурсів;
• створення єдиної бази для планування, складання кошторисів та контролю за витратами;
• встановлення взаємозв’язків між роботами по проекту та системою ведення бухгалтерського обліку;
• визначення комплексів робіт.
Структуризацію проекту можна представити як послідовність наступних дій:
2. Визначення рівнів деталізації планів та кількості елементів в структурі проекту.
3. Підготовка структури процесів – визначення схеми життєвого циклу проекту.
4. Визначення організаційної структури, яка повинна охоплювати всі підрозділи та окремих осіб, які працюватиме над проектом.
5. Визначення структури продукту – це схема розподілу по підсистемам та компонентам, включаючи машини та обладнання, програмне та інформаційне забезпечення, послуги тощо.
6. Підготовка генерального зведеного плану проекту, який є основою для подальшої деталізації в процесі пошуку критичного шляху.
7. Підготовка матриці розподілу відповідальності – в результаті аналізу взаємовідносин між елементами структури проекту та організації його управління будується матриця, в якій елементи структури проекту розміщуються в строках, а елементи організації в стовпчиках або навпаки. На перетині вказують рівні відповідальності тих чи інших осіб за допомогою кодів або інших умовних позначень.
8. Підготовка робочого плану бухгалтерських рахунків та субрахунків.
9. Підготовка робочого сітьового графіку – реалізація попередніх пунктів дозволяє розробити деталізований графік, який по кожній роботі відображає оцінку часу та ресурсів.
10. Розробка системи завдань та нарядів із зазначенням конкретного часу та ресурсів.
11. Розробка системи звітності та контролю.
Для структуризації проекту використовують наступні моделі:
1. Дерево цілей – це графи та схеми, за допомогою яких генеральна ціль проекту розбивається на підцілі наступного рівня. (Дерево – це взаємопов’язаний граф, який виражає взаємопідлеглість та взаємозв’язки між елементами).
2. Дерево рішень – граф або схема, яка відображає структуру оптимізації процесів.
3. Дерево робіт –розподіл робіт по проекту на окремі пакети робіт. Цей процес також називають структурою розподілу робіт (СРР). Кожен пакет робіт повинен бути окремою фінансовою одиницею, яка має власний кошторис, бюджет та звіт про витрати. Дерево робіт слугує базою для побудови сітьового графіку проекту.
5. Матриця відповідальності – пов’язує СРР та ССО. В ній відображаються основні виконавці пакетів робіт.
6. Сітьові моделі – графіки основних подій по окремих пакетах робіт.
7. Структура використовуваних ресурсів – граф, в якому фіксуються ресурси, необхідні для кожного рівня. Наприклад, на першому рівні ресурси поділяються на фінансові, трудові, матеріально-технічні. На другому рівні матеріально-технічні ресурси поділяються на будівельні матеріали, машини, обладнання. На третьому рівні будівельні матеріали – на такі, які потребують зберігання на складі та на такі, які не потребують тощо.
8. Структура витрат – будується граф аналогічний структурі використовуваних ресурсів.
