Документалістика
2.3. Бланк документа
В об'єктах та суб'єктах службові документи оформляються на бланках, мається на увазі стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа та відведеним місцем для змінної інформації.
Основні вимогидо бланка визначає ДСТУ 4163-2003. Бланк повинен бути надрукований у друкарні та набраний шрифтами, вказаними державним стандартом.
Бланки бувають трьох типів: для листів, загальні бланки для створення різних видів документів, крім листа та бланк конкретного виду документа.
На бланку для листів можуть бути розміщені такі реквізити: Державний герб; емблема об'єкта або суб'єкта; зображення нагород; найменування міністерства або відомства; найменування установи, організації або підприємства; найменування структурного підрозділу; індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу, телефаксу, телефону (на деяких бланках додатково вказуються банк та номер рахунка). Крім того, на бланку обмежувальними позначками-штрихами та кутами відмічають місця для таких реквізитів, як дата, індекс, посилання на індекс та дату ініціативного вхідного документа, заголовок до тексту, відмітка про контроль.
Такими ж обмежувальними кутами можна відмітити поля документа, а в бланку для листа - місце адресата.
Загальний бланк для оформлення всіх інших, крім листа, видів організаційно-розпорядчих документів містить ті ж реквізити, що і бланк для листа, лише з двома змінами: замість реквізиту "індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса" проставляється вид документа або це місце залишається вільним для наступного заповнення, і на місце реквізиту "посилання на індекс та дату вхідного документа" проставляється реквізит "місце складання або видання".
Таким чином, на бланках дві пари реквізитів є взаємовиключними: адреса суб'єкта-автора або вид документа і посилання на індекс та дату вхідного документа або місце складання. Вони займають однакові місця та визначають вид бланка.
Для кожного з цих видів бланків ДСТУ 4163-2003 передбачає два варіанти розміщення реквізитів - кутовий та повздовжній.
При повздовжньому розташуванні реквізитів назва суб'єкта розташовується вздовж верхнього поля документа. При кутовому -біля межі лівого поля у верхньому куті. Найбільш поширеним щодо використання площі аркуша та зручним для опрацювання є кутовий варіант розміщення бланка. Його рекомендують для листів та документів, які потребують затвердження, наприклад актів, інструкцій.
В наш час стрімко зростає кількість суб'єктів, які мають постійних іноземних кореспондентів. Для листування з ними розробляються спеціальні бланки, в яких такі реквізити, як назва суб'єкта та його адреса, вказуються двічі українською та іноземною мовами.
На бданках об'єктів спільної діяльності також повинні бути визначені назви країн, найменування та юридична адреса суб'єктів. Реквізити бланків оформляються двома мовами.
Замовляючи тираж бланків у друкарні, креслять макет бланка мірилом на основі конструкційної сітки ДСТУ 4163 -2003. Цю роботу виконує служба документаційного забезпечення управління. Щоб бланк був виготовлений суворо відповідно до державних стандартів, на макеті слід визначити не тільки формат бланка, але й розміри полів. Бланк виготовляється в одну фарбу, як правило, чорну, на папері білого кольору. В ДСТУ 4163-2003 наведені друкарські шрифти, що рекомендуються при друкуванні бланків.
Герб (реквізит 1). Проектуючи макет бланка, слід пам'ятати, що Герб зображається на бланках документів об'єктів та суб'єктів тільки у випадках, передбачених законодавством. Так, Герб зображається на бланках міністерств та відомств, а також установ, які входять до цієї системи, незалежно від їх місцезнаходження. Коло підвідомчих суб'єктів, які мають право зображення Герба на своєму бланку, визначає кожний об'єкт (міністерство).
Відтворення зображення Герба на бланку завжди повинне точно відповідати затвердженому чорно-білому зображенню. Зображення Державного герба розташовується на верхньому полі документа над серединою реквізиту "найменування міністерства або відомства". Діаметр зображення має бути не більше 20 мм.
Емблема організації (реквізит 2). Ряд об'єктів та суб'єктів мають емблеми - символічні графічні зображення, що відображають напрямки їх діяльності. Емблеми зображуються на бланках та полегшують пошук документів, але емблемою не можна замінити найменування суб'єкта. Емблема суб'єкта може використовуватися як товарний знак (знак обслуговування). Емблему розміщують біля лівого поля бланка на рівні назви суб'єкта.
Найменування автора (реквізити 6, 7, 8). Реквізити, що визначають автора службового документа, розташовуються в такій послідовності, щоб чітко була визначена підлеглість. Спочатку йде "найменування міністерства або відомства" (реквізит 6), потім "найменування суб'єкта" (реквізит 7) і в ряді випадків може бути реквізит "найменування структурного підрозділу" (реквізит 8). Всі ці найменування подаються в називному відмінку.
Повне найменування об'єкта чи суб'єкта, вказане на бланку, повинне відповідати найменуванню, встановленому правовим актом про його створення (статутом, установчим договором та ін.).
Зараз згідно з вимогами, встановленими законом "Про підприємство" та "Про підприємницьку діяльність", разом з власним найменуванням підприємства повинна зазначатись його організаційно-правова форма. Наприклад:
Адреса організації-автора (реквізит 9). Цей реквізит буває тільки на бланку для листа та містить індекс підприємства зв'язку, поштову та телеграфну адресу, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, телефаксу, номер рахунка в банку. Поштову та телеграфну адресу вказують відповідно до вимог, які визначені Поштовими правилами Міністерства зв'язку. Спочатку вулиця, номер будинку, місто, область, країна, поштовий індекс. Наприклад: вул. Коцюбинського, 40-А, м. Харків, 85, Україна, 01001. Далі вказують номер телефону довідкової служби, комутатора або канцелярії. На бланках листів, призначених для документів, що виконують обліково-грошові операції, вказують номер рахунка в банку. Наприклад: Р/р №204 в Придніпровському відділенні Укрсоцбанку м. Кривий Ріг.
Дата документа (реквізит 11). Це обов'язковий реквізит. Його місце вказане обмежувальними рисками. Дата ставиться при завершенні оформлення документа; вона повинна бути одночасно датою підписання і його відправлення. Одночасно з датою проставляють і його індекс (умовне визначення документа). Дата -складова частина пошукових ознак документа. Оформляється вона арабськими цифрами. На неї відводиться 8 знаків: 6 цифр (по парі на число, місяць, рік) та дві відокремлюючі крапки. Наприклад: 26.12.2002. Якщо цифра дати одна, попереду неї обов'язково ставиться "нуль". Наприклад: 13.06.2003. Крім дати, яка ставиться на бланку, зазначаються також дати всіх стадій оформлення та опрацювання документа: погодження (візування), затвердження, проставлення резолюції, отримання документа, виконання. Тому дата є складовою частиною серед інших реквізитів. Індекс документа (реквізит 12). Індекс - умовне цифрове, літерне або комбіноване позначення документа, що проставляється на бланку на одному рівні з датою. Для документів внутрішнього обігу - наказів, протоколів, розпоряджень - це звичайний порядковий номер з початку року. В навчальних закладах нумерація документів може вестись за навчальними роками, тобто з вересня. Для вихідних документів, головним чином листів, індекс складається з кількох частин: індексу структурного підрозділу, номера справи за номенклатурою, до якої підшита копія документа, що відправляється, його порядкового номера.
Посилання на індекс та дату вхідного документа (реквізит 13). Місце для посилання подається тільки на бланку для листа, заповнюється при оформленні листа-відповіді та допомагає суб'єктові, який отримав лист, знайти копію документа, на який надіслана відповідь. Дата та номер переписуються тим, хто складає відповідь з ініціативного документа цифровим способом. Наприклад: на № 02-44/257 від 09.10.99. Слово "рік" або скорочення "р." не проставляються.
Отримавши лист-відповідь, експедиція направить його в структурний підрозділ, що має індекс 02, а секретар за номером справи в номенклатурі - 44 та номером самого документа - 257 підбере копію ініціативного документа, на який надійшла відповідь.
Місце складання (реквізит 14) знаходиться на загальному бланку на тому ж місці, де на бланку для листів розташований реквізит 13, тобто це два взаємовиключні реквізити. Скорочення слова "місто" - "м." при записі Москва та Санкт-Петербург не ставиться. Наприклад: Москва але м. Чигирин.
Коди (реквізити 4, 5). Враховуючи все ширше застосування обчислювальної техніки в управлінні, автоматизації опрацювання документів при підготовці загального бланка документа, на верхньому полі необхідно проставити код суб'єкта за "Загальнодержавним класифікатором підприємств і організацій" визначити лінію, яка відокремлює цей код від коду за "Загальнодержавним класифікатором документації управління". Код за ЗКДУ повинен друкуватися при складанні конкретного виду документа. Наприклад:
коди за ЗКДУ: 0271110 — наказ про приймання на роботу, 0276030 - графік відпусток
На бланку для листів коди по ЗКПіО і ЗКДУ розташовуються після адреси суб'єкта-автора перед місцем, яке відводиться для дати та індексу документа.
Основні вимогидо бланка визначає ДСТУ 4163-2003. Бланк повинен бути надрукований у друкарні та набраний шрифтами, вказаними державним стандартом.
Бланки бувають трьох типів: для листів, загальні бланки для створення різних видів документів, крім листа та бланк конкретного виду документа.
На бланку для листів можуть бути розміщені такі реквізити: Державний герб; емблема об'єкта або суб'єкта; зображення нагород; найменування міністерства або відомства; найменування установи, організації або підприємства; найменування структурного підрозділу; індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу, телефаксу, телефону (на деяких бланках додатково вказуються банк та номер рахунка). Крім того, на бланку обмежувальними позначками-штрихами та кутами відмічають місця для таких реквізитів, як дата, індекс, посилання на індекс та дату ініціативного вхідного документа, заголовок до тексту, відмітка про контроль.
Такими ж обмежувальними кутами можна відмітити поля документа, а в бланку для листа - місце адресата.
Загальний бланк для оформлення всіх інших, крім листа, видів організаційно-розпорядчих документів містить ті ж реквізити, що і бланк для листа, лише з двома змінами: замість реквізиту "індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса" проставляється вид документа або це місце залишається вільним для наступного заповнення, і на місце реквізиту "посилання на індекс та дату вхідного документа" проставляється реквізит "місце складання або видання".
Таким чином, на бланках дві пари реквізитів є взаємовиключними: адреса суб'єкта-автора або вид документа і посилання на індекс та дату вхідного документа або місце складання. Вони займають однакові місця та визначають вид бланка.
Для кожного з цих видів бланків ДСТУ 4163-2003 передбачає два варіанти розміщення реквізитів - кутовий та повздовжній.
При повздовжньому розташуванні реквізитів назва суб'єкта розташовується вздовж верхнього поля документа. При кутовому -біля межі лівого поля у верхньому куті. Найбільш поширеним щодо використання площі аркуша та зручним для опрацювання є кутовий варіант розміщення бланка. Його рекомендують для листів та документів, які потребують затвердження, наприклад актів, інструкцій.
В наш час стрімко зростає кількість суб'єктів, які мають постійних іноземних кореспондентів. Для листування з ними розробляються спеціальні бланки, в яких такі реквізити, як назва суб'єкта та його адреса, вказуються двічі українською та іноземною мовами.
Замовляючи тираж бланків у друкарні, креслять макет бланка мірилом на основі конструкційної сітки ДСТУ 4163 -2003. Цю роботу виконує служба документаційного забезпечення управління. Щоб бланк був виготовлений суворо відповідно до державних стандартів, на макеті слід визначити не тільки формат бланка, але й розміри полів. Бланк виготовляється в одну фарбу, як правило, чорну, на папері білого кольору. В ДСТУ 4163-2003 наведені друкарські шрифти, що рекомендуються при друкуванні бланків.
Герб (реквізит 1). Проектуючи макет бланка, слід пам'ятати, що Герб зображається на бланках документів об'єктів та суб'єктів тільки у випадках, передбачених законодавством. Так, Герб зображається на бланках міністерств та відомств, а також установ, які входять до цієї системи, незалежно від їх місцезнаходження. Коло підвідомчих суб'єктів, які мають право зображення Герба на своєму бланку, визначає кожний об'єкт (міністерство).
Відтворення зображення Герба на бланку завжди повинне точно відповідати затвердженому чорно-білому зображенню. Зображення Державного герба розташовується на верхньому полі документа над серединою реквізиту "найменування міністерства або відомства". Діаметр зображення має бути не більше 20 мм.
Емблема організації (реквізит 2). Ряд об'єктів та суб'єктів мають емблеми - символічні графічні зображення, що відображають напрямки їх діяльності. Емблеми зображуються на бланках та полегшують пошук документів, але емблемою не можна замінити найменування суб'єкта. Емблема суб'єкта може використовуватися як товарний знак (знак обслуговування). Емблему розміщують біля лівого поля бланка на рівні назви суб'єкта.
Найменування автора (реквізити 6, 7, 8). Реквізити, що визначають автора службового документа, розташовуються в такій послідовності, щоб чітко була визначена підлеглість. Спочатку йде "найменування міністерства або відомства" (реквізит 6), потім "найменування суб'єкта" (реквізит 7) і в ряді випадків може бути реквізит "найменування структурного підрозділу" (реквізит 8). Всі ці найменування подаються в називному відмінку.
Повне найменування об'єкта чи суб'єкта, вказане на бланку, повинне відповідати найменуванню, встановленому правовим актом про його створення (статутом, установчим договором та ін.).
Зараз згідно з вимогами, встановленими законом "Про підприємство" та "Про підприємницьку діяльність", разом з власним найменуванням підприємства повинна зазначатись його організаційно-правова форма. Наприклад:
Адреса організації-автора (реквізит 9). Цей реквізит буває тільки на бланку для листа та містить індекс підприємства зв'язку, поштову та телеграфну адресу, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, телефаксу, номер рахунка в банку. Поштову та телеграфну адресу вказують відповідно до вимог, які визначені Поштовими правилами Міністерства зв'язку. Спочатку вулиця, номер будинку, місто, область, країна, поштовий індекс. Наприклад: вул. Коцюбинського, 40-А, м. Харків, 85, Україна, 01001. Далі вказують номер телефону довідкової служби, комутатора або канцелярії. На бланках листів, призначених для документів, що виконують обліково-грошові операції, вказують номер рахунка в банку. Наприклад: Р/р №204 в Придніпровському відділенні Укрсоцбанку м. Кривий Ріг.
Дата документа (реквізит 11). Це обов'язковий реквізит. Його місце вказане обмежувальними рисками. Дата ставиться при завершенні оформлення документа; вона повинна бути одночасно датою підписання і його відправлення. Одночасно з датою проставляють і його індекс (умовне визначення документа). Дата -складова частина пошукових ознак документа. Оформляється вона арабськими цифрами. На неї відводиться 8 знаків: 6 цифр (по парі на число, місяць, рік) та дві відокремлюючі крапки. Наприклад: 26.12.2002. Якщо цифра дати одна, попереду неї обов'язково ставиться "нуль". Наприклад: 13.06.2003. Крім дати, яка ставиться на бланку, зазначаються також дати всіх стадій оформлення та опрацювання документа: погодження (візування), затвердження, проставлення резолюції, отримання документа, виконання. Тому дата є складовою частиною серед інших реквізитів. Індекс документа (реквізит 12). Індекс - умовне цифрове, літерне або комбіноване позначення документа, що проставляється на бланку на одному рівні з датою. Для документів внутрішнього обігу - наказів, протоколів, розпоряджень - це звичайний порядковий номер з початку року. В навчальних закладах нумерація документів може вестись за навчальними роками, тобто з вересня. Для вихідних документів, головним чином листів, індекс складається з кількох частин: індексу структурного підрозділу, номера справи за номенклатурою, до якої підшита копія документа, що відправляється, його порядкового номера.
Посилання на індекс та дату вхідного документа (реквізит 13). Місце для посилання подається тільки на бланку для листа, заповнюється при оформленні листа-відповіді та допомагає суб'єктові, який отримав лист, знайти копію документа, на який надіслана відповідь. Дата та номер переписуються тим, хто складає відповідь з ініціативного документа цифровим способом. Наприклад: на № 02-44/257 від 09.10.99. Слово "рік" або скорочення "р." не проставляються.
Отримавши лист-відповідь, експедиція направить його в структурний підрозділ, що має індекс 02, а секретар за номером справи в номенклатурі - 44 та номером самого документа - 257 підбере копію ініціативного документа, на який надійшла відповідь.
Місце складання (реквізит 14) знаходиться на загальному бланку на тому ж місці, де на бланку для листів розташований реквізит 13, тобто це два взаємовиключні реквізити. Скорочення слова "місто" - "м." при записі Москва та Санкт-Петербург не ставиться. Наприклад: Москва але м. Чигирин.
Коди (реквізити 4, 5). Враховуючи все ширше застосування обчислювальної техніки в управлінні, автоматизації опрацювання документів при підготовці загального бланка документа, на верхньому полі необхідно проставити код суб'єкта за "Загальнодержавним класифікатором підприємств і організацій" визначити лінію, яка відокремлює цей код від коду за "Загальнодержавним класифікатором документації управління". Код за ЗКДУ повинен друкуватися при складанні конкретного виду документа. Наприклад:
коди за ЗКДУ: 0271110 — наказ про приймання на роботу, 0276030 - графік відпусток
