Кельдер Т.Л Системи обробки економічної інформації
5.3. Облік матеріальних цінностей
Матеріальні цінності – це сировина і матеріали, покупні напівфабрикати і комплектуючи вироби, тара і тарні матеріали (облік їх ведеться на синтетичному рахунку №05); паливо (рахунок №06); будівельні матеріали і обладнання для установки (рахунок №07); малоцінні і швидкозношувані предмети, спецодяг і спецвзуття (рахунок №12). Вони характерні тим, що мають великий обсяг первинних (фактичних) даних, які треба збирати і обробляти, при тому велика кількість реквізитів часто повторюється.
Основними задачами, що вирішуються на цій ділянці, є своєчасне, повне і достовірне відображення в обліку, а потім видання необхідних оброблених на ПЕОМ показників, що характеризують:
затрати на заготівлю і придбання матеріальних цінностей для підприємства;
наявність і рух матеріальних цінностей на центральних складах;
наявність і рух матеріальних цінностей в цехових коморах;
рух і використання матеріальних цінностей у виробництві, а також на інші потреби і цілі;
фактичні витрати матеріальних цінностей по конкретних споживачах;
виконання договірних поставок матеріальних цінностей постачальниками згідно з договорами і нарядами;
розрахунки з постачальниками матеріальних цінностей;
наявність і рух малоцінних і швидкозношуваних предметів, спецодягу і спецвзуття в експлуатації, а також своєчасне списування вартості цих предметів на виробництво;
дані, які потрібні для заповнювання установленої звітності про матеріальних цінностей, а також для аналізу наявності, руху і використанню матеріальних цінностей;
результати проведених і звірених інвентаризацій матеріальних цінностей;
данні, що потрібні для інформування (у ритмі виробництва і по каналах зв’язку) відповідних керівників і фахівців різних рівнів про наявність і рух матеріальних цінностей, розрахунки з постачальниками, рівень записів матеріалів на складах, використанні їх на виробництві тощо.
Специфічними передумовами організації системної обробки інформації по збиранню і обліку матеріальних цінностей є:
Розробка класифікатора і номенклатури - цінника на сировину, матеріали, покупні напівфабрикати і комплектуючі вироби, тару, паливо, запасні частини, малоцінні і швидкозношувальні предмети, спецодяг і спецвзуття (МБП) відповідно з формами установленої звітності, та з зазначенням єдиних ( оптових, прейскурантних або інших ) цін і одиниці виміру, а також формування на їх основі відповідного масиву ( масивів);
Проведення інвентаризації матеріальних цінностей на складах і в цехових коморах, а також тих, які є в підзвіті і в експлуатації, та присвоєння цим цінностям єдиних кодів ( номенклатурних номерів ), одиниць виміру, установлених цін, терміну придатності МБП в експлуатації та інше;
Розробка форм для первинної та результатної інформації, а також формування на їх основі бібліотеки форм документів;
Формування масивів з відповідною нормативно-довідковою інформацією.
Первині данні, на основі яких відбувається фактичний облік наявності і руху матеріальних цінностей, фіксуються у типових формах первинних документів, або у нагромаджувальних відомостях. Збирання фактичних показників виконується, як правило, згідно з порядком, що розглянутий у розділі 4.
Фрагмент з переліку основних первинних документів і формуємих на їх основі оперативних масивів (з приведенням їх основного змісту) по обліку матеріальних цінностей приведений у табл. 5.5. Дані оперативних масивів різним порядком переносяться у інші АРМ вищих рівнів або у базу даних, які потім використовуються при формуванні даних для узагальненого обліку, заповнення установленої звітності, проведення економічного аналізу, а також для інформування керівників і фахівців різних рівнів.
При обліку матеріальних цінностей, особливо в умовах ринкових відносин, важливе значення має спосіб оцінки цих цінностей. Матеріальні цінності, коли існує безліч різних цін на одні і ті ж матеріали, найпростіше обліковувати їх в єдиних (прейскурантних, оптових, облікових чи інших, але єдиних) цінах з виділенням транспортно-заготівельних та інших (різниці в цінах) витрат, пов’язаних з придбанням і зберіганням цих матеріалів. При розподілу затрат на виробництво і в зведеному обліку матеріальні цінності відображаються з урахуванням їх фактичної собівартості.
Картково-документальний метод обліку матеріальних цінностей є найбільш поширений метод обліку, що застосовується на складах і в коморах. На обчислювальному центрі машинним способом складаються окремі машинограми - сортові оборотні відомості в кількісно-сумовому виразі в розрізі номенклатурних номерів. Контроль за достовірністю залишків по кожному номенклатурному номеру, зафіксованому в цій відомості і в сортових картках обліку, що є на складі, здійснюється двома способами: 1) ручним способом - методом порівняння залишків, що є в цих документах, здійснює бухгалтер; 2) за допомогою ЕОМ -шляхом складання оборотно-порівняльної відомості, а найдені розбіжності друкуються в цій відомості.
В рідких випадках на практиці застосовується також і оперативно-бухгалтерський або сальдовий метод обліку матеріальних цінностей.
При без паперовій технології, коли є на складі ПЕОМ, яка використовується у вигляді АРМ завідуючого складом або комірника, облік матеріальних цінностей здійснюється оперативніше, простіше і менш трудомісткіше. Матеріально відповідальна особа на ПЕОМ веде в електронних картках в хронологічному порядку “свій” облік матеріальних цінностей в кількісному і вартісному виразі по кожному номенклатурному номеру. Звірення залишків складу з обліковими здійснюється різними способами, один з яких описаний при обліку заготівлі матеріальних цінностей (див. розділ 4).
Слід указати, що і при системній обробці інформації з складу видаються і списуються матеріальні цінності на виробництво різними способами. При одному з них матеріальні цінності, видані з центрального складу на виробництво, списуються безпосередньо на те чи інше замовлення, виріб, код виробничих затрат тощо. При другому способі матеріальні цінності передаються з центрального складу в підзвіт цеховим коморам, які потім видані на виробництво. Матеріали списують за напрямками затрат або на вироби. І в першому і в другому випадках підставою для одержання матеріальних цінностей зі складів або комор на виробництво с лімітні відомості, складені машинним способом. Відповідно з вибраним способом організується облік матеріальних цінностей на АРМ.
Вартість малоцінних швидкозношувальних предметів, що видані в експлуатацію, списуються на виробництво так: предмети, вартістю до відповідної суми, або строк придатності яких занадто короткий, списуються повністю на виробництво зараз же після їх видання зі складу; предмети, вартість і строк придатності, яких інший, ніж у першому випадку, списуються у два строки: при видачі предметів підзвітним особам в експлуатацію - 50% їх вартості , а інші 50 % - після закінчення терміну придатності або вибуття з експлуатації.
Організація системної обробки інформації по обліку і контролю матеріальних цінностей дозволяє одержати всі необхідні показники, що потім використовуються як в управлінні виробництвом і проведені економічного аналізу, так і для господарського обліку, контролю, складанні зведеної звітності. Фрагмент з переліку основних вихідних показників, що формуються у блоці 2 при автоматизації обліку матеріальних цінностей , та їх інформаційне забезпечення, приведений у табл. 5.6.
Формування вихідних показників здійснюється з різних аспектах і за різні періоди часу, а також з початку року наростаючим підсумком з виводом результатів обробки як на екран, так і на папір.
Крім зазначених у переліку, формуються і ряд інших показників, які відносяться до іншого рахунку № 14 “Переоцінка товарно-матеріальних цінностей”. Здійснюються також перелічення матеріальних цінностей, що обліковуються по прейскурантним, оптовим та іншим цінам, з позначенням транспортно-заготівельних витрат, в ціні по фактичній собівартості, планової вартості, а також виявлення відхилень першої від другої. При розподілу вартості матеріалів на виробництво по зазначеним цінам треба також ураховувати транспортно-заготівельні витрати, різниці в цінах, коефіцієнт яких визначається, як частка від ділення загальної суми цих витрат (сальдо на початок звітного місяця і одержана сума цих витрат у цьому місяці) на підсумок величини сальдо матеріальних цінностей на початок зазначеного місяця, яке є на балансі, та суми одержаних за звітний період матеріальних цінностей. До цього відноситься також формування таких показників, що необхідні для заповнення деяких типових форм зведеної звітності (що торкається матеріальних цінностей) , наприклад баланс основної діяльності (типова форма № 1) та інші.
Організація АРМ фахівців, що відповідають за ведення обліку і контролю матеріальних цінностей (бухгалтер, завідуючий складом та інші), дозволяє оперативно збирати достовірну первинну (фактичну) інформацію, своєчасно (у ритмі виробництва) її обробляти, і видати необхідним користувачам по каналах зв’язку як на екран ПЕОМ, так і на папері.
Основні операції технологічного процесу при автоматизації первинного обліку надходження матеріальних цінностей від постачальників, заготівлі цих цінностей, а також видаванні їх до цехів на виробництво з використанням ПЕОМ у вигляді АРМ, розглянуті у розділі 4. Укажемо лише про те, що зазначені, як і інші операції руху матеріалів, виконуються і фіксуються у хронологічному порядку. Форми (і методи) нагромадження даних як в аналітичному, так і в синтетичному (узагальненому ) розрізі будуються відповідно до особливостей обліку, які існують на кожному підприємстві.
Порядок формування вихідних (оброблених) даних на АРМ бухгалтера по обліку і контролю заготівлі і придбанню матеріальних цінностей на підприємстві за звітний період (місяць) розглянуто у розділі 4. Метою рішення цієї задачі є одержання необхідних вихідних даних, що дозволяють здійснювати облік ф контроль матеріальних цінностей по усіх параметрах за звітний період:
Акцептованих і оприбуткованих на складі по розрахункових документах постачальників;
Оприбуткованих без таких документів ( невідфактуровані поставки );
Відфактуровоних і оплачених через банк, но які ще не надійшли до складу ( матеріали в дорозі ), та інші.
Для одержання зазначеної інформації використовуються записи оперативного масиву обліку надходження (прибутку), який створюється порядком, зазначеним у розділі 4. У зазначеному масиві записи, що характеризують акцептовані і оприбутковані матеріальних цінностей по розрахункових документах постачальників, мають заповнену додаткову зону відповідними даними; у тих, що характеризують невідфактуровані поставки (NEOPOST), зазначена додаткова зона не заповнена. Записи, що характеризують матеріальні цінності в дорозі, сформовані у масиві MATPUT. Оброблені за звітний період дані виводяться на екран ПЕОМ або друкуються на папері у вигляді машинограми, яка включає три частини (зміст їх зазначений також у розділі 4).
Слід відзначити, що дані другої (про невідфактуровані поставки) і третьої (про матеріали в дорозі) частин одержаних відомостей використовуються (тобто відповідні записи зазначених масивів) у наступному за звітним для контролю і закриттям документів по цих поставках.
Підсумки першої частини машинограми використовуються для бухгалтерських проводок з кореспонденціею рахунків: за матеріальні цінності - дебет відповідних рахунків №№ 05,06,07,08,12; кредит рахунку № 60; інші затрати- дебет рахунку № 16, кредит рахунку № 60.
Таблиця 5.5.
Фрагмент з переліку основних первинних документів і формуємих на їх основі оперативних масивів з обліку матеріальних цінностей
1. Платіжна вимога (прибутковий ордер, акт про приймання матеріалів) - PLTRPM
Оперативний масив обліку надходження ( прибутку ) матеріальних цінностей на склад - OPPRM
Основний зміст: номер і дата документа; коди складу і матеріально відповідальної особи, виду операції руху, матеріальних цінностей (номенклатурний номер), одиниці виміру ; кількість,сума (обчіслюється автоматично). Крім того, в платіжній вимозі, а також у додотковій зоні прибуткових документів також значиться загальна сума згідно з документом, у тому чіслі націнка, знижка, за тару та інші, а також податок на добавлену вартість.
2. Лімітна (лімітно-заборна) відомість (вимога на видачу матеріальних цінностей з складу, накладна тощо) - LIMPASM
Оперативний масив обліку витрат матеріальних цінностей на виробництво OPRASM
Основний зміст: номер і дата документа; код складу і матеріально відповідальної особи, виду операцїї руху, цеху- одержувача, матеріальних цінностей (номенклатурний номер), одиниці виміру; кількість, сума (обчіслюється автоматично), код виробничих затрат.
3. Накладна - наказ (платіжна вимога) на видачу матеріальних цінностей з складу для реалізації (переробки) - NAKOTPМ>
Оперативний масив обліку видачі матеріальних цінностей для реалізації-OPOTPM
Основний зміст: номер і дата документа; коди складу і матеріально відповідальної особи, виду операції руху, покупця або цеху-одержужача, матеріальних цінностей (номенклатурний номер), одиниці виміру; ціна, кількість, сума, а також згідно з документом-загальна сума, в тому числі націнка, знижка, за тару, кореспонденція рахунків по дебету та кредіту.
4. Оборотна відомість обліку (залишків) матеріальних цінностей на складі (картка складського обліку матеріальних цінностей, інвентаризаційна відомість тощо) - в перший місяць переходу до автоматизації обліку- VSALDM
Масив обліку залишків матеріальних цінностей на складі на кінець (початок) місяця- OSTM
Основний зміст : коди складу і матеріально відповідальної особи, місяць, коди операції руху, матеріальних цінностей (номенклатурний номер) і одиниця виміру, кількість (залишок) , сума (обчислюється автоматично).
5. Відомість на видачу малоціних предметів підзвітним особам в експлуатацію (відомість обліку МБП, які є в експлуатації за підзвітними особами- в перший місяць переходу до автоматизації обліку) - VEDPRMBP
Оперативний масив обліку видачі МБП підзвітним особам в експлуатацію –OPPRMBP
Основний зміст: номер і дата документа, коди складу і матеріально відповідальної особи, виду операції руху, цеху-одержувача, табельний номер підзвітної особи, код МБП (номенклатурний номер) , одиниця виміру , строк придатності (служби) предмета (число, місяць, рік) в експлуатації, кількість, сума (обчислюється автоматично).
6. Акт про передчасний знос МБП в експлуатації - AKTIZMBP
Оперативний масив обліку передчасного зносу МБП в експлуатації - OPZMBP
Основний зміст: номер і дата документа, коди цеху і виду операції руху, табельний номер підзвітної особи, код МБП (номенклатурний номер) , одиниця виміру , коди причини або винуваться вибуття МБП, кількість, сума (обчислюється автоматично).
7. Договір на поставку (заготівлю) постачальниками сировини і матеріалів, покупних і комплектуючих виробів (наряд тощо) - DOGPOSM
Основний зміст: номер і рік договору, код, ім’я постачальника, код (номенклатурний номер по класифікатору підприємства) і ім’я матеріальних цінностей, одиниця виміру, ціна постачальника, загальна кількість, у тому числі за періодами (тиждень, місяць) поставки, сума.
Таблиця 5.6
Фрагмент з переліку основних вихідних показників, що формується у блоці 2 при автоматизації обліку матеріальних цінностей, та їх інформаційне забезпечення
1. Облік про заготівлю і придбання матеріальних цінностей
1.1. Формування даних для обліку про заготівлю і придбання матеріальних цінностей
1.1.1. Надходження матеріальних цінностей від постачальників ( з переробки та інше) і виявлення різниці в цінах за номерами розрахункових документів у звітному періоді - масив OPPRM
1.1.2. Узагальнення вартості заготівлі і придбання матеріальних цінностей за субрахунками і синтетичним рахунком №15 “Заготівка і придбання матеріальних цінностей “за звітний період - масив OPPRM
1.1.3. Теж, по підприємству в цілому з початку року наростаючим підсумком - масиви IOPPRM, *OPPRM
1.1.4. Невідфактуровані поставки за номерами документів постачальниками і складами за звітній період - масив NEOPOST
1.1.5. Матеріальні цінності в дорозі за постачальниками і номерами документів за звітній період - MATPUT
2.Облік наявності і руху матеріальних цінностей за звітній період.
2.1. Формування даних за номенклатурними номерами у кількісно-вартісному виразі щодо матеріальної відповідальності осіб.
2.1.1. Надходження і витрати матеріальних цінностей - масиви OPPRM, OPRASM, OPOTPM
2.1.2. Оборотів і вихідного сальдо по складах, субрахунках і синтетичному рахунку №05 “Матеріали ” (№06 “Паливо”, №07 “Будівельні матеріали і устаткування до установлення”, №08 “Запасні частини”, №12 “Малоцінні і швидкозношувані предмети”) - масиви OSTM, OPPRM, OPOTPM
2.1.3. Наявність наднормативних запасів матеріальних цінностей на складах - OSTM
3. Формування даних для заповнення типових форм статистичної звітності по матеріальних цінностях за світній період.
3.1. Типова форма N-1 CH “Звіт про залишки, находження і витрати сировини та матеріалів у виробничо-експлуатаційній діяльності” (N 4-CH “Звіт про залишки, надходження і витрати палива” тощо) - масиви OSTM, IOPPRM, IOPRASM, *OPPRM, *OPRASM, *OPOTPM, COSTM (остатки в кладовищ цехів)
4. Формування даних про розподіл матеріальних цінностей, виданих на виробництво, по напрямках затрат (виробів тощо) в цехах за звітний період - масив OPRASM
У зазначених формулах використані такі позначення: d - постачальник, номер і дата документа; с - склад (матеріально відповідальна особа) і цех (комора); о - вид операції і руху; j - номенклатурний номер матеріальних цінностей; r - група і підгрупа матеріальних цінностей та рядок за типовою звітною формою; v - синтетичний рахунок; z - субрахунок (група і підгрупа матеріалів); g - код виробничих затрат; Ц - ціна; К - кількість; +-S - різниця у цінах; +-KNN і SNN - кількість і сума наднормативних запасів; NZ і KV - норма запасу; S1 - загальна сума за документом (заготівля); S2 - сума по документу за матеріали у цінах підприємства; S3 - націнка; S4 - тара; S5 - інші суми; S6 - сума податку на добавлену вартість; KN і KV - кількість, яка надійшла або видана; SN і SP - кількість і сума (вхідне сальдо) на початок періоду; KK і SK - кількість і сума (вихідне сальдо) KVK - кількість (вихідне сальдо) в коморах цехів на кінець періоду; МО - матеріальні цінності в дорозі; NP - невідфактурові поставки; 1S, 1S1, 1S2,1S3,1S4,1S5,1S6 - відповідні підсумки сум за р місяців з початку року; S, S1, S2, S3, S4, S5, S6 - відповідні підсумки сум за p + m місяців з початку року (включаючи m - й звітний); # S, # S1, # S2, # S3, # S4, # S5, # S6 - переформовані суми кінця звітного періоду (p + m) на суми початку наступного періоду p.
Основними задачами, що вирішуються на цій ділянці, є своєчасне, повне і достовірне відображення в обліку, а потім видання необхідних оброблених на ПЕОМ показників, що характеризують:
затрати на заготівлю і придбання матеріальних цінностей для підприємства;
наявність і рух матеріальних цінностей на центральних складах;
наявність і рух матеріальних цінностей в цехових коморах;
рух і використання матеріальних цінностей у виробництві, а також на інші потреби і цілі;
фактичні витрати матеріальних цінностей по конкретних споживачах;
виконання договірних поставок матеріальних цінностей постачальниками згідно з договорами і нарядами;
розрахунки з постачальниками матеріальних цінностей;
дані, які потрібні для заповнювання установленої звітності про матеріальних цінностей, а також для аналізу наявності, руху і використанню матеріальних цінностей;
результати проведених і звірених інвентаризацій матеріальних цінностей;
данні, що потрібні для інформування (у ритмі виробництва і по каналах зв’язку) відповідних керівників і фахівців різних рівнів про наявність і рух матеріальних цінностей, розрахунки з постачальниками, рівень записів матеріалів на складах, використанні їх на виробництві тощо.
Специфічними передумовами організації системної обробки інформації по збиранню і обліку матеріальних цінностей є:
Розробка класифікатора і номенклатури - цінника на сировину, матеріали, покупні напівфабрикати і комплектуючі вироби, тару, паливо, запасні частини, малоцінні і швидкозношувальні предмети, спецодяг і спецвзуття (МБП) відповідно з формами установленої звітності, та з зазначенням єдиних ( оптових, прейскурантних або інших ) цін і одиниці виміру, а також формування на їх основі відповідного масиву ( масивів);
Проведення інвентаризації матеріальних цінностей на складах і в цехових коморах, а також тих, які є в підзвіті і в експлуатації, та присвоєння цим цінностям єдиних кодів ( номенклатурних номерів ), одиниць виміру, установлених цін, терміну придатності МБП в експлуатації та інше;
Розробка форм для первинної та результатної інформації, а також формування на їх основі бібліотеки форм документів;
Формування масивів з відповідною нормативно-довідковою інформацією.
Первині данні, на основі яких відбувається фактичний облік наявності і руху матеріальних цінностей, фіксуються у типових формах первинних документів, або у нагромаджувальних відомостях. Збирання фактичних показників виконується, як правило, згідно з порядком, що розглянутий у розділі 4.
Фрагмент з переліку основних первинних документів і формуємих на їх основі оперативних масивів (з приведенням їх основного змісту) по обліку матеріальних цінностей приведений у табл. 5.5. Дані оперативних масивів різним порядком переносяться у інші АРМ вищих рівнів або у базу даних, які потім використовуються при формуванні даних для узагальненого обліку, заповнення установленої звітності, проведення економічного аналізу, а також для інформування керівників і фахівців різних рівнів.
При обліку матеріальних цінностей, особливо в умовах ринкових відносин, важливе значення має спосіб оцінки цих цінностей. Матеріальні цінності, коли існує безліч різних цін на одні і ті ж матеріали, найпростіше обліковувати їх в єдиних (прейскурантних, оптових, облікових чи інших, але єдиних) цінах з виділенням транспортно-заготівельних та інших (різниці в цінах) витрат, пов’язаних з придбанням і зберіганням цих матеріалів. При розподілу затрат на виробництво і в зведеному обліку матеріальні цінності відображаються з урахуванням їх фактичної собівартості.
Картково-документальний метод обліку матеріальних цінностей є найбільш поширений метод обліку, що застосовується на складах і в коморах. На обчислювальному центрі машинним способом складаються окремі машинограми - сортові оборотні відомості в кількісно-сумовому виразі в розрізі номенклатурних номерів. Контроль за достовірністю залишків по кожному номенклатурному номеру, зафіксованому в цій відомості і в сортових картках обліку, що є на складі, здійснюється двома способами: 1) ручним способом - методом порівняння залишків, що є в цих документах, здійснює бухгалтер; 2) за допомогою ЕОМ -шляхом складання оборотно-порівняльної відомості, а найдені розбіжності друкуються в цій відомості.
В рідких випадках на практиці застосовується також і оперативно-бухгалтерський або сальдовий метод обліку матеріальних цінностей.
При без паперовій технології, коли є на складі ПЕОМ, яка використовується у вигляді АРМ завідуючого складом або комірника, облік матеріальних цінностей здійснюється оперативніше, простіше і менш трудомісткіше. Матеріально відповідальна особа на ПЕОМ веде в електронних картках в хронологічному порядку “свій” облік матеріальних цінностей в кількісному і вартісному виразі по кожному номенклатурному номеру. Звірення залишків складу з обліковими здійснюється різними способами, один з яких описаний при обліку заготівлі матеріальних цінностей (див. розділ 4).
Вартість малоцінних швидкозношувальних предметів, що видані в експлуатацію, списуються на виробництво так: предмети, вартістю до відповідної суми, або строк придатності яких занадто короткий, списуються повністю на виробництво зараз же після їх видання зі складу; предмети, вартість і строк придатності, яких інший, ніж у першому випадку, списуються у два строки: при видачі предметів підзвітним особам в експлуатацію - 50% їх вартості , а інші 50 % - після закінчення терміну придатності або вибуття з експлуатації.
Організація системної обробки інформації по обліку і контролю матеріальних цінностей дозволяє одержати всі необхідні показники, що потім використовуються як в управлінні виробництвом і проведені економічного аналізу, так і для господарського обліку, контролю, складанні зведеної звітності. Фрагмент з переліку основних вихідних показників, що формуються у блоці 2 при автоматизації обліку матеріальних цінностей , та їх інформаційне забезпечення, приведений у табл. 5.6.
Формування вихідних показників здійснюється з різних аспектах і за різні періоди часу, а також з початку року наростаючим підсумком з виводом результатів обробки як на екран, так і на папір.
Крім зазначених у переліку, формуються і ряд інших показників, які відносяться до іншого рахунку № 14 “Переоцінка товарно-матеріальних цінностей”. Здійснюються також перелічення матеріальних цінностей, що обліковуються по прейскурантним, оптовим та іншим цінам, з позначенням транспортно-заготівельних витрат, в ціні по фактичній собівартості, планової вартості, а також виявлення відхилень першої від другої. При розподілу вартості матеріалів на виробництво по зазначеним цінам треба також ураховувати транспортно-заготівельні витрати, різниці в цінах, коефіцієнт яких визначається, як частка від ділення загальної суми цих витрат (сальдо на початок звітного місяця і одержана сума цих витрат у цьому місяці) на підсумок величини сальдо матеріальних цінностей на початок зазначеного місяця, яке є на балансі, та суми одержаних за звітний період матеріальних цінностей. До цього відноситься також формування таких показників, що необхідні для заповнення деяких типових форм зведеної звітності (що торкається матеріальних цінностей) , наприклад баланс основної діяльності (типова форма № 1) та інші.
Організація АРМ фахівців, що відповідають за ведення обліку і контролю матеріальних цінностей (бухгалтер, завідуючий складом та інші), дозволяє оперативно збирати достовірну первинну (фактичну) інформацію, своєчасно (у ритмі виробництва) її обробляти, і видати необхідним користувачам по каналах зв’язку як на екран ПЕОМ, так і на папері.
Основні операції технологічного процесу при автоматизації первинного обліку надходження матеріальних цінностей від постачальників, заготівлі цих цінностей, а також видаванні їх до цехів на виробництво з використанням ПЕОМ у вигляді АРМ, розглянуті у розділі 4. Укажемо лише про те, що зазначені, як і інші операції руху матеріалів, виконуються і фіксуються у хронологічному порядку. Форми (і методи) нагромадження даних як в аналітичному, так і в синтетичному (узагальненому ) розрізі будуються відповідно до особливостей обліку, які існують на кожному підприємстві.
Порядок формування вихідних (оброблених) даних на АРМ бухгалтера по обліку і контролю заготівлі і придбанню матеріальних цінностей на підприємстві за звітний період (місяць) розглянуто у розділі 4. Метою рішення цієї задачі є одержання необхідних вихідних даних, що дозволяють здійснювати облік ф контроль матеріальних цінностей по усіх параметрах за звітний період:
Акцептованих і оприбуткованих на складі по розрахункових документах постачальників;
Оприбуткованих без таких документів ( невідфактуровані поставки );
Відфактуровоних і оплачених через банк, но які ще не надійшли до складу ( матеріали в дорозі ), та інші.
Для одержання зазначеної інформації використовуються записи оперативного масиву обліку надходження (прибутку), який створюється порядком, зазначеним у розділі 4. У зазначеному масиві записи, що характеризують акцептовані і оприбутковані матеріальних цінностей по розрахункових документах постачальників, мають заповнену додаткову зону відповідними даними; у тих, що характеризують невідфактуровані поставки (NEOPOST), зазначена додаткова зона не заповнена. Записи, що характеризують матеріальні цінності в дорозі, сформовані у масиві MATPUT. Оброблені за звітний період дані виводяться на екран ПЕОМ або друкуються на папері у вигляді машинограми, яка включає три частини (зміст їх зазначений також у розділі 4).
Слід відзначити, що дані другої (про невідфактуровані поставки) і третьої (про матеріали в дорозі) частин одержаних відомостей використовуються (тобто відповідні записи зазначених масивів) у наступному за звітним для контролю і закриттям документів по цих поставках.
Підсумки першої частини машинограми використовуються для бухгалтерських проводок з кореспонденціею рахунків: за матеріальні цінності - дебет відповідних рахунків №№ 05,06,07,08,12; кредит рахунку № 60; інші затрати- дебет рахунку № 16, кредит рахунку № 60.
Таблиця 5.5.
Фрагмент з переліку основних первинних документів і формуємих на їх основі оперативних масивів з обліку матеріальних цінностей
1. Платіжна вимога (прибутковий ордер, акт про приймання матеріалів) - PLTRPM
Оперативний масив обліку надходження ( прибутку ) матеріальних цінностей на склад - OPPRM
Основний зміст: номер і дата документа; коди складу і матеріально відповідальної особи, виду операції руху, матеріальних цінностей (номенклатурний номер), одиниці виміру ; кількість,сума (обчіслюється автоматично). Крім того, в платіжній вимозі, а також у додотковій зоні прибуткових документів також значиться загальна сума згідно з документом, у тому чіслі націнка, знижка, за тару та інші, а також податок на добавлену вартість.
2. Лімітна (лімітно-заборна) відомість (вимога на видачу матеріальних цінностей з складу, накладна тощо) - LIMPASM
Основний зміст: номер і дата документа; код складу і матеріально відповідальної особи, виду операцїї руху, цеху- одержувача, матеріальних цінностей (номенклатурний номер), одиниці виміру; кількість, сума (обчіслюється автоматично), код виробничих затрат.
3. Накладна - наказ (платіжна вимога) на видачу матеріальних цінностей з складу для реалізації (переробки) - NAKOTPМ>
Оперативний масив обліку видачі матеріальних цінностей для реалізації-OPOTPM
Основний зміст: номер і дата документа; коди складу і матеріально відповідальної особи, виду операції руху, покупця або цеху-одержужача, матеріальних цінностей (номенклатурний номер), одиниці виміру; ціна, кількість, сума, а також згідно з документом-загальна сума, в тому числі націнка, знижка, за тару, кореспонденція рахунків по дебету та кредіту.
4. Оборотна відомість обліку (залишків) матеріальних цінностей на складі (картка складського обліку матеріальних цінностей, інвентаризаційна відомість тощо) - в перший місяць переходу до автоматизації обліку- VSALDM
Масив обліку залишків матеріальних цінностей на складі на кінець (початок) місяця- OSTM
Основний зміст : коди складу і матеріально відповідальної особи, місяць, коди операції руху, матеріальних цінностей (номенклатурний номер) і одиниця виміру, кількість (залишок) , сума (обчислюється автоматично).
5. Відомість на видачу малоціних предметів підзвітним особам в експлуатацію (відомість обліку МБП, які є в експлуатації за підзвітними особами- в перший місяць переходу до автоматизації обліку) - VEDPRMBP
Оперативний масив обліку видачі МБП підзвітним особам в експлуатацію –OPPRMBP
Основний зміст: номер і дата документа, коди складу і матеріально відповідальної особи, виду операції руху, цеху-одержувача, табельний номер підзвітної особи, код МБП (номенклатурний номер) , одиниця виміру , строк придатності (служби) предмета (число, місяць, рік) в експлуатації, кількість, сума (обчислюється автоматично).
6. Акт про передчасний знос МБП в експлуатації - AKTIZMBP
Оперативний масив обліку передчасного зносу МБП в експлуатації - OPZMBP
Основний зміст: номер і дата документа, коди цеху і виду операції руху, табельний номер підзвітної особи, код МБП (номенклатурний номер) , одиниця виміру , коди причини або винуваться вибуття МБП, кількість, сума (обчислюється автоматично).
7. Договір на поставку (заготівлю) постачальниками сировини і матеріалів, покупних і комплектуючих виробів (наряд тощо) - DOGPOSM
Основний зміст: номер і рік договору, код, ім’я постачальника, код (номенклатурний номер по класифікатору підприємства) і ім’я матеріальних цінностей, одиниця виміру, ціна постачальника, загальна кількість, у тому числі за періодами (тиждень, місяць) поставки, сума.
Таблиця 5.6
Фрагмент з переліку основних вихідних показників, що формується у блоці 2 при автоматизації обліку матеріальних цінностей, та їх інформаційне забезпечення
1. Облік про заготівлю і придбання матеріальних цінностей
1.1. Формування даних для обліку про заготівлю і придбання матеріальних цінностей
1.1.1. Надходження матеріальних цінностей від постачальників ( з переробки та інше) і виявлення різниці в цінах за номерами розрахункових документів у звітному періоді - масив OPPRM
1.1.2. Узагальнення вартості заготівлі і придбання матеріальних цінностей за субрахунками і синтетичним рахунком №15 “Заготівка і придбання матеріальних цінностей “за звітний період - масив OPPRM
1.1.3. Теж, по підприємству в цілому з початку року наростаючим підсумком - масиви IOPPRM, *OPPRM
1.1.4. Невідфактуровані поставки за номерами документів постачальниками і складами за звітній період - масив NEOPOST
1.1.5. Матеріальні цінності в дорозі за постачальниками і номерами документів за звітній період - MATPUT
2.Облік наявності і руху матеріальних цінностей за звітній період.
2.1. Формування даних за номенклатурними номерами у кількісно-вартісному виразі щодо матеріальної відповідальності осіб.
2.1.1. Надходження і витрати матеріальних цінностей - масиви OPPRM, OPRASM, OPOTPM
2.1.2. Оборотів і вихідного сальдо по складах, субрахунках і синтетичному рахунку №05 “Матеріали ” (№06 “Паливо”, №07 “Будівельні матеріали і устаткування до установлення”, №08 “Запасні частини”, №12 “Малоцінні і швидкозношувані предмети”) - масиви OSTM, OPPRM, OPOTPM
2.1.3. Наявність наднормативних запасів матеріальних цінностей на складах - OSTM
3. Формування даних для заповнення типових форм статистичної звітності по матеріальних цінностях за світній період.
3.1. Типова форма N-1 CH “Звіт про залишки, находження і витрати сировини та матеріалів у виробничо-експлуатаційній діяльності” (N 4-CH “Звіт про залишки, надходження і витрати палива” тощо) - масиви OSTM, IOPPRM, IOPRASM, *OPPRM, *OPRASM, *OPOTPM, COSTM (остатки в кладовищ цехів)
4. Формування даних про розподіл матеріальних цінностей, виданих на виробництво, по напрямках затрат (виробів тощо) в цехах за звітний період - масив OPRASM
У зазначених формулах використані такі позначення: d - постачальник, номер і дата документа; с - склад (матеріально відповідальна особа) і цех (комора); о - вид операції і руху; j - номенклатурний номер матеріальних цінностей; r - група і підгрупа матеріальних цінностей та рядок за типовою звітною формою; v - синтетичний рахунок; z - субрахунок (група і підгрупа матеріалів); g - код виробничих затрат; Ц - ціна; К - кількість; +-S - різниця у цінах; +-KNN і SNN - кількість і сума наднормативних запасів; NZ і KV - норма запасу; S1 - загальна сума за документом (заготівля); S2 - сума по документу за матеріали у цінах підприємства; S3 - націнка; S4 - тара; S5 - інші суми; S6 - сума податку на добавлену вартість; KN і KV - кількість, яка надійшла або видана; SN і SP - кількість і сума (вхідне сальдо) на початок періоду; KK і SK - кількість і сума (вихідне сальдо) KVK - кількість (вихідне сальдо) в коморах цехів на кінець періоду; МО - матеріальні цінності в дорозі; NP - невідфактурові поставки; 1S, 1S1, 1S2,1S3,1S4,1S5,1S6 - відповідні підсумки сум за р місяців з початку року; S, S1, S2, S3, S4, S5, S6 - відповідні підсумки сум за p + m місяців з початку року (включаючи m - й звітний); # S, # S1, # S2, # S3, # S4, # S5, # S6 - переформовані суми кінця звітного періоду (p + m) на суми початку наступного періоду p.
