Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или сотрудниками. Объем документооборота в основном зависит от:
- Значимости организации;
- Решаемых задач и выполняемых функций;
- Связей с внешними организациями.
В документационном обеспечении управления существуют три группы документов:
- Входные (те, которые поступили в организации);
- Выходные (те, которые отправляются из организации);
- Внутренние (документы, которые состоят в организации и используются в внутреннем управленческом процессе).
Входящие документы на начальном этапе проходят следующие операции: первичная обработка; предварительное рассмотрение.
Исходящие и внутренние документы на начальном этапе проходят следующие операции: - составление проекта документа исполнителем;
- Проверка правильности оформления;
- Согласование проекта документа.
Общие для всех групп документов операции:
- Рассмотрение документов руководителем (подписание исходящих и внутренних документов и наложения резолюции - для входящих документов);
- Регистрация документов;
- Передача документов исполнителям;
- Контроль исполнения документов;
- Исполнения документов;
- Подшивка исполненных документов в дела;
- Использование документов в справочно-информационных целях;
- Подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожения документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).
Регистрация документов - это запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующая факт его создания, передачи или получения. Во время регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнала. Этот номер проставляется и на документе.
Регистрация необходима:
- Для обеспечения сохранности документов;
- Для удобства поиска;
- Для учета и контроля исполнения.
Формы регистрации:
- Централизованная - предусматривает проведение всех регистрационных операций в одном месте;
- Децентрализованная - предусматривает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах сборки или исполнения документов)
- Смешанная - предполагает централизованную регистрацию части Документов (наиболее важных), другая часть регистрируется в структурных подразделениях.
Цель контроля исполнения документов - своевременное выполнение самых важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлено на контроль.
Содержание контроля исполнения:
- Занесение данных о документах, исполнителей и сроки вы выполнения в специальные учетные формы;
- Установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;
- Сообщение исполнителей о сроках и получения информации о ходе выполнения;
- Фиксация промежуточных результатов исполнения документов;
- Информирование руководства о результатах контроля;
- Снятие документов с контроля по указанию руководителя;
- Подготовка сообщений о исполнительскую дисциплину на оперативных совещаниях в руководства организации.
Сроки выполнения делятся на:
- Типичные, которые устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, отраслевыми ведомствами;
- Индивидуальные, которые устанавливаются руководителем организации.
Основные принципы работы с документами:
- Единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними
- Четкое разграничение функций и обязанностей между работниками, что исключает дублирования документных операций;
- Современное техническое оснащение делопроизводства (программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта);
- Необходимость всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходимой для деятельности предприятия);
- Умелое сочетание документационного обеспечения управления по бездокументарных (Составление документов только в тех случаях, когда это необходимо установлен нормативными актами).