Кунев Ю.Д. (ру) Управление в таможенной службе (2006)

15.4. Документооборот в таможенной службе

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или сотрудниками. Объем документооборота в основном зависит от:

- Значимости организации;

- Решаемых задач и выполняемых функций;

- Связей с внешними организациями.

В документационном обеспечении управления существуют три группы документов:

- Входные (те, которые поступили в организации);

- Выходные (те, которые отправляются из организации);

- Внутренние (документы, которые состоят в организации и используются в внутреннем управленческом процессе).

Входящие документы на начальном этапе проходят следующие операции: первичная обработка; предварительное рассмотрение.

Исходящие и внутренние документы на начальном этапе проходят следующие операции: - составление проекта документа исполнителем;

- Проверка правильности оформления;

- Согласование проекта документа.

Общие для всех групп документов операции:

- Рассмотрение документов руководителем (подписание исходящих и внутренних документов и наложения резолюции - для входящих документов);

- Регистрация документов;

- Передача документов исполнителям;

- Контроль исполнения документов;

- Исполнения документов;

- Подшивка исполненных документов в дела;

- Использование документов в справочно-информационных целях;

- Подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожения документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).

Регистрация документов - это запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующая факт его создания, передачи или получения. Во время регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнала. Этот номер проставляется и на документе.

Регистрация необходима:

- Для обеспечения сохранности документов;

- Для удобства поиска;

- Для учета и контроля исполнения.

Формы регистрации:

- Централизованная - предусматривает проведение всех регистрационных операций в одном месте;

- Децентрализованная - предусматривает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах сборки или исполнения документов)

- Смешанная - предполагает централизованную регистрацию части Документов (наиболее важных), другая часть регистрируется в структурных подразделениях.

Цель контроля исполнения документов - своевременное выполнение самых важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлено на контроль.

Содержание контроля исполнения:

- Занесение данных о документах, исполнителей и сроки вы выполнения в специальные учетные формы;

- Установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;

- Сообщение исполнителей о сроках и получения информации о ходе выполнения;

- Фиксация промежуточных результатов исполнения документов;

- Информирование руководства о результатах контроля;

- Снятие документов с контроля по указанию руководителя;

- Подготовка сообщений о исполнительскую дисциплину на оперативных совещаниях в руководства организации.

Сроки выполнения делятся на:

- Типичные, которые устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, отраслевыми ведомствами;

- Индивидуальные, которые устанавливаются руководителем организации.

Основные принципы работы с документами:

- Единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними

- Четкое разграничение функций и обязанностей между работниками, что исключает дублирования документных операций;

- Современное техническое оснащение делопроизводства (программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта);

- Необходимость всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходимой для деятельности предприятия);

- Умелое сочетание документационного обеспечения управления по бездокументарных (Составление документов только в тех случаях, когда это необходимо установлен нормативными актами).