Кунєв Ю.Д. Управління в митній службі (2006)
Поняття організаційної структури
Організаційна структура - це сукупність органів організації та їх стійких зв'язків, що обумовлені її побудовою та забезпечують її цілісність.
Таким чином, даючи загальну характеристику організаційної структури, можна виділити декілька положень, які визначають її значущість:
- спрямована на встановлення чітких взаємозв'язків між окремими підрозділами і співробітниками;
- забезпечує координацію всіх функцій управління;
- визначає функції, повноваження і відповідальність на управлінських рівнях;
- визначає оптимальну ефективність взаємодії із зовнішнім середовищем, досягнення цілей та виконання функцій, виживання;
- визначає організаційну поведінку співробітників, тобто стиль управління і якість праці колективу.
Такий підхід, що відображає взаємозв'язок між структурою управління та функціями, є не тільки науково обґрунтованим, а й відповідає нагальним вимогам сьогодення - удосконаленню системи управління організації.
Від поняття "організаційна структура" необхідно відрізняти поняття "організаційна структура управління".
В.М. Колпаков вважає, що "організаційна структура управління являє собою сукупність управлінських ланок, взаємопов'язаних організаційно-адміністративними відносинами, ...в організаційній структурі управління її елементами є тільки посади суб'єктів управління, а зв'язками — зв'язки субординації". Система управління створює внутрішню структуру, матеріальну основу процесу управління .
Організаційна структура управління (ОСУ) - це сукупність управлінських ланок (посад суб'єктів управління) органу або організації та їх стійких зв'язків субординації, що забезпечують процес управління.
ОСУ відображає внутрішню будову керівної системи. Система управління створює внутрішню структуру, матеріальну основу
процесу управління. Під керівною системою організації прийнято розуміти сукупність усіх елементів, які беруть участь у розробці прийнятті та організації виконання управлінського рішення, тобто виконують функції управлінської діяльності. ОСУ в основному обумовлює загальну будову організації.
Наявність організаційної структури управління і її розвиток є основою всієї організації. Поза їх межами виключається можливість реалізації функцій управління.
У рамках структури управління відбувається управлінський процес (рух інформації і прийняття управлінських рішень), між учасниками якого розподілені завдання і функції управління, а отже, права і відповідальність за їх виконання. Тому структуру управління можна розглядати як форму розподілу і кооперації управлінської діяльності, в рамках якої відбувається процес управління, спрямований на досягнення поставленої мети.
Елементами управлінської структури є окремі працівники, служби та інші ланки апарату управління, а відносини між ними підтримуються завдяки зв'язкам, які прийнято поділяти на горизонтальні й вертикальні. Горизонтальні зв'язки мають характер погодження і є, як правило, однорівневими. Вертикальні зв'язки - це зв'язки підпорядкування, вони виникають за наявності декількох рівнів управління. Крім того, зв'язки в структурі управління можуть носити лінійний і функціональний характер. Лінійні зв'язки відображають рух управлінських рішень та інформації між так званими лінійними керівниками, тобто особами, які повністю відповідають за діяльність організації або її структурних підрозділів. Функціональні зв'язки відображають більш складну організаційну структуру управління й відповідають рухові інформації під час реалізації управлінських рішень та функцій управління у цих структурах.
Таким чином", структура управління включає всі цілі, розподілені між різноманітними ланками, зв'язки між якими забезпечують координацію окремих дій з їх виконання. Зв'язок структури управління з ключовими поняттями управління - його метою, функціями, процесом, механізмом функціонування, людьми та їх повноваженнями - свідчить про її величезний вплив на всі сторони управління. Тому керівники всіх рівнів приділяють величезну увагу принципам і засобам формування структур, вибору типу або комбінації видів структур, вивченню тенденцій в їх побудові та оцінці їхньої відповідності меті й завданням.
Вдало створена структура системи управління значною мірою визначає її ефективність, оскільки забезпечує стійкість зв'язків між безліччю компонентів об'єкта управління і забезпечує цілісність системи. Вона пов'язує окремі елементи системи в єдине ціле, впливає на форми й організацію планування, оперативного управління, способи організації робіт і їх координацію, дає можливість виміряти й порівняти результати діяльності кожної ланки системи. Структура впливає і на технологію управління, ставить завдання оптимального розподілу інформації, використання управлінської техніки при підборі й розстановці кадрів.
Багатогранність структур управління передбачає безліч принципів їх формування. Передусім структура має відображати мету і завдання організації, а також функціональний розподіл праці й обсяг повноважень працівників управління, які визначаються політикою, процедурами, правилами та посадовими інструкціями та розширюються, як правило, у напрямку більш високих рівнів управління. При цьому повноваження керівника будь-якого рівня обмежуються не тільки внутрішніми факторами, але й факторами зовнішнього середовища, рівнем культури та ціннісними орієнтаціями суспільства, прийнятими в ньому традиціями і нормами. Іншими словами, структура управління повинна відповідати соціально-культурному середовищу, і треба враховувати умови, в яких вона буде функціонувати. Практично це означає, що сліпе копіювання структур управління, які діють успішно в інших організаціях, не ефективне, якщо умови відрізняються.
Існує декілька типів організаційних структур та організаційних структур управління, що ми розглянемо далі, але важливо, як діюча структура управління (вдале поєднання типових структур управління) виконує свої функції, тобто наскільки вона оптимальна для даних умов, наскільки раціональні зв'язки між ланками і рівнями управління, щоб забезпечити надійність та мінімальні витрати на апарат управління.
В організаційних структурах використовуються організаційні основи, які формують відповідні типи структур.
Завдання і головні напрямки діяльності митної служби обумовлюють певну складну ієрархічну та багаторівневу організаційну структуру її органів.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
Таким чином, даючи загальну характеристику організаційної структури, можна виділити декілька положень, які визначають її значущість:
- спрямована на встановлення чітких взаємозв'язків між окремими підрозділами і співробітниками;
- забезпечує координацію всіх функцій управління;
- визначає функції, повноваження і відповідальність на управлінських рівнях;
- визначає оптимальну ефективність взаємодії із зовнішнім середовищем, досягнення цілей та виконання функцій, виживання;
- визначає організаційну поведінку співробітників, тобто стиль управління і якість праці колективу.
Такий підхід, що відображає взаємозв'язок між структурою управління та функціями, є не тільки науково обґрунтованим, а й відповідає нагальним вимогам сьогодення - удосконаленню системи управління організації.
Від поняття "організаційна структура" необхідно відрізняти поняття "організаційна структура управління".
В.М. Колпаков вважає, що "організаційна структура управління являє собою сукупність управлінських ланок, взаємопов'язаних організаційно-адміністративними відносинами, ...в організаційній структурі управління її елементами є тільки посади суб'єктів управління, а зв'язками — зв'язки субординації". Система управління створює внутрішню структуру, матеріальну основу процесу управління .
ОСУ відображає внутрішню будову керівної системи. Система управління створює внутрішню структуру, матеріальну основу
процесу управління. Під керівною системою організації прийнято розуміти сукупність усіх елементів, які беруть участь у розробці прийнятті та організації виконання управлінського рішення, тобто виконують функції управлінської діяльності. ОСУ в основному обумовлює загальну будову організації.
Наявність організаційної структури управління і її розвиток є основою всієї організації. Поза їх межами виключається можливість реалізації функцій управління.
У рамках структури управління відбувається управлінський процес (рух інформації і прийняття управлінських рішень), між учасниками якого розподілені завдання і функції управління, а отже, права і відповідальність за їх виконання. Тому структуру управління можна розглядати як форму розподілу і кооперації управлінської діяльності, в рамках якої відбувається процес управління, спрямований на досягнення поставленої мети.
Елементами управлінської структури є окремі працівники, служби та інші ланки апарату управління, а відносини між ними підтримуються завдяки зв'язкам, які прийнято поділяти на горизонтальні й вертикальні. Горизонтальні зв'язки мають характер погодження і є, як правило, однорівневими. Вертикальні зв'язки - це зв'язки підпорядкування, вони виникають за наявності декількох рівнів управління. Крім того, зв'язки в структурі управління можуть носити лінійний і функціональний характер. Лінійні зв'язки відображають рух управлінських рішень та інформації між так званими лінійними керівниками, тобто особами, які повністю відповідають за діяльність організації або її структурних підрозділів. Функціональні зв'язки відображають більш складну організаційну структуру управління й відповідають рухові інформації під час реалізації управлінських рішень та функцій управління у цих структурах.
Таким чином", структура управління включає всі цілі, розподілені між різноманітними ланками, зв'язки між якими забезпечують координацію окремих дій з їх виконання. Зв'язок структури управління з ключовими поняттями управління - його метою, функціями, процесом, механізмом функціонування, людьми та їх повноваженнями - свідчить про її величезний вплив на всі сторони управління. Тому керівники всіх рівнів приділяють величезну увагу принципам і засобам формування структур, вибору типу або комбінації видів структур, вивченню тенденцій в їх побудові та оцінці їхньої відповідності меті й завданням.
Вдало створена структура системи управління значною мірою визначає її ефективність, оскільки забезпечує стійкість зв'язків між безліччю компонентів об'єкта управління і забезпечує цілісність системи. Вона пов'язує окремі елементи системи в єдине ціле, впливає на форми й організацію планування, оперативного управління, способи організації робіт і їх координацію, дає можливість виміряти й порівняти результати діяльності кожної ланки системи. Структура впливає і на технологію управління, ставить завдання оптимального розподілу інформації, використання управлінської техніки при підборі й розстановці кадрів.
Багатогранність структур управління передбачає безліч принципів їх формування. Передусім структура має відображати мету і завдання організації, а також функціональний розподіл праці й обсяг повноважень працівників управління, які визначаються політикою, процедурами, правилами та посадовими інструкціями та розширюються, як правило, у напрямку більш високих рівнів управління. При цьому повноваження керівника будь-якого рівня обмежуються не тільки внутрішніми факторами, але й факторами зовнішнього середовища, рівнем культури та ціннісними орієнтаціями суспільства, прийнятими в ньому традиціями і нормами. Іншими словами, структура управління повинна відповідати соціально-культурному середовищу, і треба враховувати умови, в яких вона буде функціонувати. Практично це означає, що сліпе копіювання структур управління, які діють успішно в інших організаціях, не ефективне, якщо умови відрізняються.
Існує декілька типів організаційних структур та організаційних структур управління, що ми розглянемо далі, але важливо, як діюча структура управління (вдале поєднання типових структур управління) виконує свої функції, тобто наскільки вона оптимальна для даних умов, наскільки раціональні зв'язки між ланками і рівнями управління, щоб забезпечити надійність та мінімальні витрати на апарат управління.
В організаційних структурах використовуються організаційні основи, які формують відповідні типи структур.
Завдання і головні напрямки діяльності митної служби обумовлюють певну складну ієрархічну та багаторівневу організаційну структуру її органів.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
