Кунєв Ю.Д. Управління в митній службі (2006)
Організація аналітичної роботи в митній службі
Вимоги до організації аналітичної роботи в митній службі безпосередньо залежать від рівня управління - стратегічного, тактичного, оперативного.
На оперативному рівні зазвичай приймаються структуровані рішення, на тактичному - напівструктуровані, на стратегічному -неструктуровані. Чим вищий щабель управління, тим більше неструктурованих рішень. Тому коло засобів і методів формування рішень не однакове для всіх рівнів.
На стратегічному рівні вимагаються підсумкові нерегламентовані звіти, прогнози і зовнішня інформація для розробки генеральної стратегії. На оперативному рівні вимагаються регулярні внутрішні звіти з детальним порівнянням поточних і базисних показників, що допомагають стежити за щоденними операціями.
Отже, організація аналітичної роботи та інформаційні системи в митній службі має відповідати вимогам керівництва на різних управлінських рівнях.
Аналітична робота в митній службі здійснюється підрозділами всіх рівнів, галузевими службами, працівниками цих служб у межах їх компетенції (функціональних обов'язків) з метою якісного виконання поставлених завдань. Вимоги до організації аналітичної роботи для кожного рівня системи різні у зв'язку з різними завданнями і можливостями цих органів. Як складова частина управлінської діяльності аналітична робота притаманна кожному органу митної служби, кожному структурному підрозділу і співробітнику, але, маючи забезпечувальний характер, вона більш розвинена на рівні Держмитслужби і митниць, де є спеціальні аналітичні підрозділи.
Функціонально аналітична діяльність в митній службі може складатися з таких елементів:
1) аналіз стану реалізації основних функцій (зокрема, митна статистика);
2) аналіз стану реалізації ресурсних функцій;
3) аналіз стану реалізації управлінських функцій;
4) аналітична діяльність за видами управлінської діяльності суб'єктів, рівнів управління.
Аналітична робота в митній службі здійснюється на всіх рівнях управління. Зрозуміло, що на кожному рівні завдання та обсяг цієї роботи різні й залежать від функцій підрозділу, в якому здійснюється управління.
Про систему митної служби в цілому можна сказати, що аналітичну роботу виконує весь центральний апарат ДМСУ, де за кожний напрямок діяльності безпосередньо відповідають певні департаменти або управління. Крім того, є спеціалізовані підрозділи, основна функція яких - здійснення аналітичної роботи за певним напрямком діяльності митної служби. Це не означає, що аналітичну роботу виконують тільки ці підрозділи у структурі центрального апарату ДМСУ. У структурі митної служби є спеціалізовані органи, які виконують аналітичні функції в системі. Наприклад, Департамент аналізу ризиків та аудиту виконує такі основні аналітичні функції:
- оцінює, аналізує інформацію, на підставі якої формує профілі ризиків і рекомендації митним органам щодо застосування форм і методів митного контролю й митного оформлення;
- збирає, аналізує та оцінює відомості про результати застосування митними органами профілів ризиків, визначає їх ефективність. Вносить зміни та доповнення до профілів ризиків.
У структурі митної служби щодо підвищення ефективності аналітичної роботи необхідно відзначити особливу роль Департаменту інформаційних технологій та митної статистики.
Розглядаючи аналітичну роботу на стратегічному рівні управління в митній службі, необхідно відзначити важливість створення оптимальної інформаційної структури, інформаційного забезпечення і їх відповідну нормативну регламентацію.
Здійснення вимог стратегічного рівня передбачає насамперед раціоналізацію потоків інформації та створення інформаційного фонду. Раціоналізація інформаційних потоків потребує, в першу чергу, визначення видів і обсягу необхідної інформації, котра має накопичуватися в органах митної служби і галузевих службах з метою повного задоволення потреб у різного роду відомостях при вирішенні поточних аналітичних завдань. Опрацьовуючи перелік такої інформації, треба враховувати рівень управління, на якому здійснюється її збирання, накопичення та зберігання. Інформація повинна використовуватися оптимально, тому кожній службі, кожному співробітнику необхідно мати лише певний її обсяг. Недостатність, а також надлишок інформації шкідливі.
Велике значення має цільовий характер накопичення інформації з урахуванням функцій системи управління.
Існує розроблена і затверджена система переліків (наборів) інформації для митної служби в цілому, для органу і кожної його служби. Подібні переліки забезпечують необхідну для глибокого аналізу інформацію та звільняють інформаційний фонд від надлишкових та непотрібних відомостей.
В основу переліків обов'язкової для аналітичної роботи інформації покладена система оцінних показників, котрі характеризують стан ЗЕД, результати практичної діяльності органів митної служби, а також сукупність даних про фактори, що впливають на стан оперативної обстановки.
Доцільно весь масив інформації, що концентрується для подальшого аналізу, поділяти на основні групи, які відповідають блокам структурної моделі оперативної обстановки, тобто:
1) середовище (соціально-економічні, демографічні, географічні та деякі інші характеристики регіону, котрий обслуговує митний орган; 2) відомості про структуру, рівень, динаміку та поширеність ЗЕД і порушень митних правил; дані, котрі характеризують їх суб'єктів у правовому та соціальному аспектах; 3) дані про наявність і розстановку сил та засобів митного органу; 4) відомості про результати службової діяльності щодо здійснення митної справи-показники ефективності використання сил та засобів органу митної служби.
Зазначену інформацію групують: за територією обслуговування митного органу (митниці, митного поста, пункту пропуску); за адміністративною територією (регіон, область, місто, район, ділянка кордону, а в ряді випадків і окреме підприємство, організація).
Для розробки переліків потрібної для аналізу інформації передбачені основні джерела її здобування. До них належать насамперед статистичні матеріали, які характеризують економічний, демографічний, соціально-культурний розвиток даної територіальної одиниці, їх вивчення дає змогу з'ясувати зв'язок ЗЕД з різними процесами суспільного життя.
Важливими джерелами інформації є державна статистична звітність.
У числі джерел інформації треба відзначити соціальну літературу, нормативні акти, матеріали засідань колегії (оперативних нарад), плани роботи митних органів та їх галузевих служб, акти інспекторських перевірок та інші аналітичні й довідкові матеріали. Джерелами цінної інформації є: вивчення громадської думки про роботу митних органів шляхом опитування населення та суб'єктів ЗЕД; аналіз листів, скарг, заяв населення, відповідних матеріалів преси, радіо, телебачення тощо.
Для збирання відомостей важливі формалізовані носії інформації, які забезпечують її поточне накопичення за надходженням, періодичне узагальнення за календарними періодами, систематизація та приведення до вигляду, прийнятного для аналізу. Бажано, щоб носії інформації давали змогу узагальнювати зібрані відомості в будь-який момент на запит суб'єкта управління. Форми накопичення і систематизації інформації можуть бути найрізноманітнішими. Насамперед, це електронні бази даних, які дозволяють швидко обробляти і передавати необхідну інформацію суб'єктові управління. Це забезпечується широким впровадженням в діяльність митної служби сучасної комп'ютерної техніки та програмного забезпечення, постійне їх оновлення і вдосконалення.
Кожен митний орган і його підрозділи мають переліки постійно чи періодично вирішуваних завдань, довідкові документи із зазначенням номенклатури, обсягу, джерел здобування інформації, а також форм її накопичення і систематизації. Під час розробки цих переліків ураховано специфіку функцій, які виконує конкретний структурний підрозділ, і зміст аналітичних документів, що ними готуються. Крім того, всі служби і підрозділи мають чіткі обов'язки щодо здійснення аналізу того чи іншого напряму діяльності. Для правильної організації аналітичної роботи важливо визначити і закріпити в нормативному порядку перелік аналітичних документів, що подаються тим чи іншим підрозділом із зазначенням їх виду, характеру, цільового призначення, періодичності підготовки та осіб, які відповідальні за їх складання. Структура документів, що розробляються систематично, за певними періодами, є єдиною, типовою. "Табель форм статистичної звітності митної служби України" затверджений наказом Держмитслужби України від 24.05.2004 р. № 381. Це значно спрощує їх підготовку, зіставлення та узагальнення матеріалу, що в них міститься.
У рамках цього ж підходу актуальним завданням є удосконалення методики аналітичної роботи в митній службі. Основний шлях її вирішення полягає у використанні наукових методів аналізу соціальних процесів і в спеціальних розробках прикладних прийомів виконання конкретних аналітичних завдань.
Об'єктивний аналіз соціальної інформації неможливий без використання системного підходу. При аналізі соціальної інформації треба постійно враховувати, що закономірності явищ, що вивчаються, виявляються в масі одиничних фактів. Отже, поряд з якісним, змістовним аналізом доцільно використовувати і кількісні, тобто статистичні й математичні методи. Системний підхід передбачає розгляд досліджуваного явища в динаміці. Стосовно аналітичної роботи це виявляється у дослідженні якісних характеристик явища, що вивчається, за декілька років. Наприклад, виявлення усталених тенденцій розвитку митної справи можна розглянути на прикладі "Інформаційно-аналітичних матеріалів щодо діяльності митних органів України в 2001 - 2003 роках" на основі аналізу даних за достатньо тривалі проміжки часу. Системний підхід передбачає цілісний, комплексний підхід до аналізованого явища. Це зобов'язує дослідників проблем зобов'язує дослідників проблем управління аналізувати в комплексі стан його суб'єктів, об'єктів і зовнішнього середовища.
Як позитивне, слід відзначити, що крім звіту про виконану роботу ці документи містять певний аналіз недоліків і проблем, причин їх виникнення за напрямками діяльності митної служби та шляхи і заходи з їх вирішення.
Важливу роль при аналізі соціальної інформації відіграють статистичні методи, які використовуються для визначення кількісних параметрів розглядуваного явища.
Конкретне аналітичне дослідження передбачає дев'ять основних етапів:
1) визначення його мети;
2) вибір об'єктів і складання програми дослідження (які треба вивчати);
3) розробку методики дослідження (як треба вивчати);
4) складання робочого плану проведення дослідження (організаційні питання);
5) перевірку методики дослідження;
6) збирання матеріалу;
7) аналіз зібраного матеріалу, його узагальнення, формулювання висновків;
8) перевірку висновків аналізу на практиці;
9) розробку пропозицій за результатами дослідження .
З урахуванням потреб практики суб'єкт управління насамперед оцінює виникаючі проблеми. Потім визначаються цілі й завдання дослідження, висуваються гіпотези, котрі треба перевірити у процесі вивчення. При складанні його програми з'ясовуються приблизний обсяг майбутньої роботи, питання, які мають бути вивчені, а також період дослідження.
Методика дослідження дає уявлення про те, як треба вивчати кожне питання програми, яку інформацію для цього необхідно використовувати, де і якими способами її можна здобути. Тут же визначаються матеріали, котрі будуть аналізуватися (наприклад, відомості державних статистичних органів, статистична звітність
органів, звітність органів митної служби з виконання покладених на них функцій тощо).
Робочий план призначений для розв'язання організаційних питань, пов'язаних з дослідженням. Зокрема, в ньому наводяться: розрахунок сил та засобів, котрий здійснюється на основі приблизного обсягу майбутньої роботи (хто, якими силами і засобами буде проводити дослідження); послідовність і тривалість операцій; склад і функції учасників вивчення.
"Інструменти" збирання інформації - анкети, дані спостереження тощо піддають первинній перевірці з метою визначення можливості їх ефективного використання. Для цього можуть бути проведені так звані пілотні дослідження, за допомогою яких уточнюється, удосконалюється обрана методика збирання й аналізу інформації.
Основні методи збирання соціальної інформації: вивчення документів, опитування, спостереження, експеримент. Кожний з них має ряд часткових модифікацій.
Вивчення документів включає підбір і аналіз текстів літератури з тематики дослідження, вивчення нормативних актів, звітної документації, довідок, поточного листування, матеріалів конкретних справ, листів, заяв і пропозицій громадян, публікацій у періодичній пресі.
Основними різновидами опитування, котрі використовуються в соціологічних дослідженнях, є анкетування та інтерв'ювання.
Спостереження може бути стороннім і включеним. У першому випадку дослідник спостерігає соціальний процес, а в другому - сам є його учасником. Спостереження, як метод збирання інформації, широко використовується у кожному дослідженні. Воно присутнє при ознайомленні зі станом справ на місцях, вивченні оперативної обстановки, при узагальненні позитивного досвіду роботи та розв'язанні інших завдань.
В аналітичній роботі митної служби застосовуються й різноманітні експериментальні методи збирання інформації, які дають змогу, зокрема, отримати дані про можливі наслідки реалізації того чи іншого варіанта управлінського рішення.
Під час конкретних соціологічних досліджень збирання інформації здійснюється, як правило, шляхом вибіркового обстеження досліджуваної сукупності об'єктів (тобто їх частини), оскільки суцільне обстеження пов'язане з великими витратами матеріальних ресурсів і часу, а також із значними організаційними труднощами. Основна проблема тут полягає в установленні репрезентативного обсягу вибірки, тобто кількості об'єктів, котрі обсягу вибірки, тобто кількості об'єктів, котрі підлягають вивченню.
За результатами аналізу зібраної інформації, як правило, складається узагальнюючий документ, в якому формулюються висновки. Однак вони нерідко ще не можуть повною мірою створити підстави для вироблення конкретних пропозицій за результатами аналізу. Тому дуже важливою є перевірка висновків на практиці, у цьому разі необхідна комплексна оцінка значної кількості фактів, котрі стосуються розглядуваного явища, оскільки висновки, зроблені на основі якого-небудь одного показника, можуть бути помилковими.
Велику роль при перевірці висновків аналізу відіграє експеримент, який є дуже важливим для експериментальної перевірки можливих наслідків реалізації тих чи інших управлінських рішень. На основі такої перевірки розробляють конкретні пропозиції, наприклад щодо усунення обставин, котрі сприяють контрабанді.
Змістом аналітичної роботи є підготовка необхідного масиву інформації для вироблення ефективних рішень на усіх рівнях управління в митній службі, котрі сприяють підвищенню ефективності діяльності її органів і підрозділів.
Для оцінки оперативної обстановки і результатів службової діяльності органів і підрозділів митної служби центральний апарат ДМСУ спільно з Департаментом інформаційних технологій та митної статистики, їх підлеглі підрозділи в митницях розробляють, виходячи з особливостей регіону, аналітичні довідки та прогнози здійснення митної справи.
З метою підвищення рівня інформаційного забезпечення даними митної статистики зовнішньої торгівлі органів державної влади й управління при прийнятті ними рішень з питань визначення стратегії розвитку зовнішньоекономічних стосунків України з окремими країнами та регіонами світу митною службою на базі Академії митної служби України у 2003 р. розпочато випуск офіційних видань "Митна статистика зовнішньої торгівлі України". Збірники надсилаються до Адміністрації Президента України, Верховної Ради, Кабінету Міністрів, Ради національної безпеки і оборони, НБУ, міністерств і відомств.
На підставі даних митної статистики Департаментом інформаційних технологій та митної статистики здійснюється постійний моніторинг стану зовнішньоторговельних операцій і тенденцій зовнішньої торгівлі, які мають найбільший вплив на виконання Держмитслужбою планових показників доходної Держмитслужбою планових показників доходної частини Державного бюджету України. За результатами моніторингу щомісяця Департаментом готуються аналітичні довідки, які подаються керівництву Служби з метою прийняття управлінських рішень за напрямами діяльності митних органів, а також аналітичні матеріали стосовно тенденцій розвитку зовнішньої торгівлі. Протягом року готується більше 60 довідок щодо діяльності митниць і справляння податків.
З 2003 р. підготовка аналітичних довідок здійснюється на плановій основі. Відповідно до наказу від 25.03.2003 р. № 193 Департаментом здійснюється підготовка довідок про стан торгівлі за окремими товарами, а також про митне оформлення автотранспорту, ввезеного фізичними особами, про переміщення через митний кордон України валютних цінностей тощо. Протягом року готується та подається керівництву Служби близько 50 аналітичних довідок.
Для проведення офіційних міжнародних заходів готуються аналітичні довідки щодо стану зовнішньої торгівлі з окремими країнами (за рік близько 60 аналітичних довідок).
Крім цього, аналітичні й статистичні матеріали готуються і передаються на плановій основі для: проведення аналізу роботи митниць та здійснення контролю за визначенням митної вартості; проведення моніторингу та аналізу виконання Держмитслужбою планових показників доходної частини Державного бюджету України; здійснення моніторингу та аналізу ефективності заходів нетарифного регулювання.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
На оперативному рівні зазвичай приймаються структуровані рішення, на тактичному - напівструктуровані, на стратегічному -неструктуровані. Чим вищий щабель управління, тим більше неструктурованих рішень. Тому коло засобів і методів формування рішень не однакове для всіх рівнів.
На стратегічному рівні вимагаються підсумкові нерегламентовані звіти, прогнози і зовнішня інформація для розробки генеральної стратегії. На оперативному рівні вимагаються регулярні внутрішні звіти з детальним порівнянням поточних і базисних показників, що допомагають стежити за щоденними операціями.
Отже, організація аналітичної роботи та інформаційні системи в митній службі має відповідати вимогам керівництва на різних управлінських рівнях.
Аналітична робота в митній службі здійснюється підрозділами всіх рівнів, галузевими службами, працівниками цих служб у межах їх компетенції (функціональних обов'язків) з метою якісного виконання поставлених завдань. Вимоги до організації аналітичної роботи для кожного рівня системи різні у зв'язку з різними завданнями і можливостями цих органів. Як складова частина управлінської діяльності аналітична робота притаманна кожному органу митної служби, кожному структурному підрозділу і співробітнику, але, маючи забезпечувальний характер, вона більш розвинена на рівні Держмитслужби і митниць, де є спеціальні аналітичні підрозділи.
Функціонально аналітична діяльність в митній службі може складатися з таких елементів:
1) аналіз стану реалізації основних функцій (зокрема, митна статистика);
2) аналіз стану реалізації ресурсних функцій;
3) аналіз стану реалізації управлінських функцій;
4) аналітична діяльність за видами управлінської діяльності суб'єктів, рівнів управління.
Про систему митної служби в цілому можна сказати, що аналітичну роботу виконує весь центральний апарат ДМСУ, де за кожний напрямок діяльності безпосередньо відповідають певні департаменти або управління. Крім того, є спеціалізовані підрозділи, основна функція яких - здійснення аналітичної роботи за певним напрямком діяльності митної служби. Це не означає, що аналітичну роботу виконують тільки ці підрозділи у структурі центрального апарату ДМСУ. У структурі митної служби є спеціалізовані органи, які виконують аналітичні функції в системі. Наприклад, Департамент аналізу ризиків та аудиту виконує такі основні аналітичні функції:
- оцінює, аналізує інформацію, на підставі якої формує профілі ризиків і рекомендації митним органам щодо застосування форм і методів митного контролю й митного оформлення;
- збирає, аналізує та оцінює відомості про результати застосування митними органами профілів ризиків, визначає їх ефективність. Вносить зміни та доповнення до профілів ризиків.
У структурі митної служби щодо підвищення ефективності аналітичної роботи необхідно відзначити особливу роль Департаменту інформаційних технологій та митної статистики.
Розглядаючи аналітичну роботу на стратегічному рівні управління в митній службі, необхідно відзначити важливість створення оптимальної інформаційної структури, інформаційного забезпечення і їх відповідну нормативну регламентацію.
Здійснення вимог стратегічного рівня передбачає насамперед раціоналізацію потоків інформації та створення інформаційного фонду. Раціоналізація інформаційних потоків потребує, в першу чергу, визначення видів і обсягу необхідної інформації, котра має накопичуватися в органах митної служби і галузевих службах з метою повного задоволення потреб у різного роду відомостях при вирішенні поточних аналітичних завдань. Опрацьовуючи перелік такої інформації, треба враховувати рівень управління, на якому здійснюється її збирання, накопичення та зберігання. Інформація повинна використовуватися оптимально, тому кожній службі, кожному співробітнику необхідно мати лише певний її обсяг. Недостатність, а також надлишок інформації шкідливі.
Велике значення має цільовий характер накопичення інформації з урахуванням функцій системи управління.
Існує розроблена і затверджена система переліків (наборів) інформації для митної служби в цілому, для органу і кожної його служби. Подібні переліки забезпечують необхідну для глибокого аналізу інформацію та звільняють інформаційний фонд від надлишкових та непотрібних відомостей.
В основу переліків обов'язкової для аналітичної роботи інформації покладена система оцінних показників, котрі характеризують стан ЗЕД, результати практичної діяльності органів митної служби, а також сукупність даних про фактори, що впливають на стан оперативної обстановки.
Доцільно весь масив інформації, що концентрується для подальшого аналізу, поділяти на основні групи, які відповідають блокам структурної моделі оперативної обстановки, тобто:
1) середовище (соціально-економічні, демографічні, географічні та деякі інші характеристики регіону, котрий обслуговує митний орган; 2) відомості про структуру, рівень, динаміку та поширеність ЗЕД і порушень митних правил; дані, котрі характеризують їх суб'єктів у правовому та соціальному аспектах; 3) дані про наявність і розстановку сил та засобів митного органу; 4) відомості про результати службової діяльності щодо здійснення митної справи-показники ефективності використання сил та засобів органу митної служби.
Зазначену інформацію групують: за територією обслуговування митного органу (митниці, митного поста, пункту пропуску); за адміністративною територією (регіон, область, місто, район, ділянка кордону, а в ряді випадків і окреме підприємство, організація).
Для розробки переліків потрібної для аналізу інформації передбачені основні джерела її здобування. До них належать насамперед статистичні матеріали, які характеризують економічний, демографічний, соціально-культурний розвиток даної територіальної одиниці, їх вивчення дає змогу з'ясувати зв'язок ЗЕД з різними процесами суспільного життя.
Важливими джерелами інформації є державна статистична звітність.
Для збирання відомостей важливі формалізовані носії інформації, які забезпечують її поточне накопичення за надходженням, періодичне узагальнення за календарними періодами, систематизація та приведення до вигляду, прийнятного для аналізу. Бажано, щоб носії інформації давали змогу узагальнювати зібрані відомості в будь-який момент на запит суб'єкта управління. Форми накопичення і систематизації інформації можуть бути найрізноманітнішими. Насамперед, це електронні бази даних, які дозволяють швидко обробляти і передавати необхідну інформацію суб'єктові управління. Це забезпечується широким впровадженням в діяльність митної служби сучасної комп'ютерної техніки та програмного забезпечення, постійне їх оновлення і вдосконалення.
Кожен митний орган і його підрозділи мають переліки постійно чи періодично вирішуваних завдань, довідкові документи із зазначенням номенклатури, обсягу, джерел здобування інформації, а також форм її накопичення і систематизації. Під час розробки цих переліків ураховано специфіку функцій, які виконує конкретний структурний підрозділ, і зміст аналітичних документів, що ними готуються. Крім того, всі служби і підрозділи мають чіткі обов'язки щодо здійснення аналізу того чи іншого напряму діяльності. Для правильної організації аналітичної роботи важливо визначити і закріпити в нормативному порядку перелік аналітичних документів, що подаються тим чи іншим підрозділом із зазначенням їх виду, характеру, цільового призначення, періодичності підготовки та осіб, які відповідальні за їх складання. Структура документів, що розробляються систематично, за певними періодами, є єдиною, типовою. "Табель форм статистичної звітності митної служби України" затверджений наказом Держмитслужби України від 24.05.2004 р. № 381. Це значно спрощує їх підготовку, зіставлення та узагальнення матеріалу, що в них міститься.
У рамках цього ж підходу актуальним завданням є удосконалення методики аналітичної роботи в митній службі. Основний шлях її вирішення полягає у використанні наукових методів аналізу соціальних процесів і в спеціальних розробках прикладних прийомів виконання конкретних аналітичних завдань.
Об'єктивний аналіз соціальної інформації неможливий без використання системного підходу. При аналізі соціальної інформації треба постійно враховувати, що закономірності явищ, що вивчаються, виявляються в масі одиничних фактів. Отже, поряд з якісним, змістовним аналізом доцільно використовувати і кількісні, тобто статистичні й математичні методи. Системний підхід передбачає розгляд досліджуваного явища в динаміці. Стосовно аналітичної роботи це виявляється у дослідженні якісних характеристик явища, що вивчається, за декілька років. Наприклад, виявлення усталених тенденцій розвитку митної справи можна розглянути на прикладі "Інформаційно-аналітичних матеріалів щодо діяльності митних органів України в 2001 - 2003 роках" на основі аналізу даних за достатньо тривалі проміжки часу. Системний підхід передбачає цілісний, комплексний підхід до аналізованого явища. Це зобов'язує дослідників проблем зобов'язує дослідників проблем управління аналізувати в комплексі стан його суб'єктів, об'єктів і зовнішнього середовища.
Як позитивне, слід відзначити, що крім звіту про виконану роботу ці документи містять певний аналіз недоліків і проблем, причин їх виникнення за напрямками діяльності митної служби та шляхи і заходи з їх вирішення.
Важливу роль при аналізі соціальної інформації відіграють статистичні методи, які використовуються для визначення кількісних параметрів розглядуваного явища.
Конкретне аналітичне дослідження передбачає дев'ять основних етапів:
1) визначення його мети;
2) вибір об'єктів і складання програми дослідження (які треба вивчати);
3) розробку методики дослідження (як треба вивчати);
4) складання робочого плану проведення дослідження (організаційні питання);
5) перевірку методики дослідження;
6) збирання матеріалу;
7) аналіз зібраного матеріалу, його узагальнення, формулювання висновків;
8) перевірку висновків аналізу на практиці;
9) розробку пропозицій за результатами дослідження .
З урахуванням потреб практики суб'єкт управління насамперед оцінює виникаючі проблеми. Потім визначаються цілі й завдання дослідження, висуваються гіпотези, котрі треба перевірити у процесі вивчення. При складанні його програми з'ясовуються приблизний обсяг майбутньої роботи, питання, які мають бути вивчені, а також період дослідження.
Методика дослідження дає уявлення про те, як треба вивчати кожне питання програми, яку інформацію для цього необхідно використовувати, де і якими способами її можна здобути. Тут же визначаються матеріали, котрі будуть аналізуватися (наприклад, відомості державних статистичних органів, статистична звітність
органів, звітність органів митної служби з виконання покладених на них функцій тощо).
"Інструменти" збирання інформації - анкети, дані спостереження тощо піддають первинній перевірці з метою визначення можливості їх ефективного використання. Для цього можуть бути проведені так звані пілотні дослідження, за допомогою яких уточнюється, удосконалюється обрана методика збирання й аналізу інформації.
Основні методи збирання соціальної інформації: вивчення документів, опитування, спостереження, експеримент. Кожний з них має ряд часткових модифікацій.
Вивчення документів включає підбір і аналіз текстів літератури з тематики дослідження, вивчення нормативних актів, звітної документації, довідок, поточного листування, матеріалів конкретних справ, листів, заяв і пропозицій громадян, публікацій у періодичній пресі.
Основними різновидами опитування, котрі використовуються в соціологічних дослідженнях, є анкетування та інтерв'ювання.
Спостереження може бути стороннім і включеним. У першому випадку дослідник спостерігає соціальний процес, а в другому - сам є його учасником. Спостереження, як метод збирання інформації, широко використовується у кожному дослідженні. Воно присутнє при ознайомленні зі станом справ на місцях, вивченні оперативної обстановки, при узагальненні позитивного досвіду роботи та розв'язанні інших завдань.
В аналітичній роботі митної служби застосовуються й різноманітні експериментальні методи збирання інформації, які дають змогу, зокрема, отримати дані про можливі наслідки реалізації того чи іншого варіанта управлінського рішення.
Під час конкретних соціологічних досліджень збирання інформації здійснюється, як правило, шляхом вибіркового обстеження досліджуваної сукупності об'єктів (тобто їх частини), оскільки суцільне обстеження пов'язане з великими витратами матеріальних ресурсів і часу, а також із значними організаційними труднощами. Основна проблема тут полягає в установленні репрезентативного обсягу вибірки, тобто кількості об'єктів, котрі обсягу вибірки, тобто кількості об'єктів, котрі підлягають вивченню.
За результатами аналізу зібраної інформації, як правило, складається узагальнюючий документ, в якому формулюються висновки. Однак вони нерідко ще не можуть повною мірою створити підстави для вироблення конкретних пропозицій за результатами аналізу. Тому дуже важливою є перевірка висновків на практиці, у цьому разі необхідна комплексна оцінка значної кількості фактів, котрі стосуються розглядуваного явища, оскільки висновки, зроблені на основі якого-небудь одного показника, можуть бути помилковими.
Велику роль при перевірці висновків аналізу відіграє експеримент, який є дуже важливим для експериментальної перевірки можливих наслідків реалізації тих чи інших управлінських рішень. На основі такої перевірки розробляють конкретні пропозиції, наприклад щодо усунення обставин, котрі сприяють контрабанді.
Змістом аналітичної роботи є підготовка необхідного масиву інформації для вироблення ефективних рішень на усіх рівнях управління в митній службі, котрі сприяють підвищенню ефективності діяльності її органів і підрозділів.
Для оцінки оперативної обстановки і результатів службової діяльності органів і підрозділів митної служби центральний апарат ДМСУ спільно з Департаментом інформаційних технологій та митної статистики, їх підлеглі підрозділи в митницях розробляють, виходячи з особливостей регіону, аналітичні довідки та прогнози здійснення митної справи.
З метою підвищення рівня інформаційного забезпечення даними митної статистики зовнішньої торгівлі органів державної влади й управління при прийнятті ними рішень з питань визначення стратегії розвитку зовнішньоекономічних стосунків України з окремими країнами та регіонами світу митною службою на базі Академії митної служби України у 2003 р. розпочато випуск офіційних видань "Митна статистика зовнішньої торгівлі України". Збірники надсилаються до Адміністрації Президента України, Верховної Ради, Кабінету Міністрів, Ради національної безпеки і оборони, НБУ, міністерств і відомств.
На підставі даних митної статистики Департаментом інформаційних технологій та митної статистики здійснюється постійний моніторинг стану зовнішньоторговельних операцій і тенденцій зовнішньої торгівлі, які мають найбільший вплив на виконання Держмитслужбою планових показників доходної Держмитслужбою планових показників доходної частини Державного бюджету України. За результатами моніторингу щомісяця Департаментом готуються аналітичні довідки, які подаються керівництву Служби з метою прийняття управлінських рішень за напрямами діяльності митних органів, а також аналітичні матеріали стосовно тенденцій розвитку зовнішньої торгівлі. Протягом року готується більше 60 довідок щодо діяльності митниць і справляння податків.
З 2003 р. підготовка аналітичних довідок здійснюється на плановій основі. Відповідно до наказу від 25.03.2003 р. № 193 Департаментом здійснюється підготовка довідок про стан торгівлі за окремими товарами, а також про митне оформлення автотранспорту, ввезеного фізичними особами, про переміщення через митний кордон України валютних цінностей тощо. Протягом року готується та подається керівництву Служби близько 50 аналітичних довідок.
Для проведення офіційних міжнародних заходів готуються аналітичні довідки щодо стану зовнішньої торгівлі з окремими країнами (за рік близько 60 аналітичних довідок).
Крім цього, аналітичні й статистичні матеріали готуються і передаються на плановій основі для: проведення аналізу роботи митниць та здійснення контролю за визначенням митної вартості; проведення моніторингу та аналізу виконання Держмитслужбою планових показників доходної частини Державного бюджету України; здійснення моніторингу та аналізу ефективності заходів нетарифного регулювання.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
