Кунєв Ю.Д. Управління в митній службі (2006)
Основні завдання, методи і принципи планування в митній службі
Основні завдання планування:
- взаємоузгодження цілей і завдань діяльності органів митної служби з наявними ресурсами;
- забезпечення єдності й погодженості дій усіх ланок митної системи, спрямованих на досягнення цілей митної справи;
- забезпечення стійкості і наступності в здійсненні митної справи .
Під методикою розробки планів в митній службі слід розуміти процедуру планування, під час якої застосовується сукупність різних методів.
У митній службі методи планування доцільно поділити на методи формування планів і методи оптимізації планових рішень.
До методів формування планів належать проблемний і програмно-цільовий методи.
Проблемний метод - це виділення найбільш актуальних, загальних для всього органу проблем, що вимагають комплексного використання сил і засобів.
Подальшим розвитком проблемного методу є програмно-цільове планування. Програмно-цільове планування є засобом практичного застосування системного підходу в управлінні. Його особливості такі: єдність мети; фіксування комплексу обумовлених метою завдань і заходів; забезпеченість останніх ресурсами; планомірність реалізації; конкретність термінів виконання; комплексність вирішення завдань.
Програмно-цільовий метод передбачає:
— на першому етапі прогнозування основних факторів, що впливають на діяльність органу митної служби під час вирішення конкретних завдань. При цьому визначаються кінцеві і проміжні цілі, терміни їх досягнення, оцінюються ресурси;
— на другому етапі формулюються конкретні заходи плану, а також визначаються необхідні ресурси і джерела їх надходження;
— на заключному етапі накреслені заходи конкретизуються за обсягом робіт, часом, місцем і виконавцями.
До методів оптимізації планових рішень належать кількісні методи оптимізації планових показників (математичне програмування, теорія масового обслуговування, сіткове планування, динамічне програмування), а також метод послідовних наближень, балансовий метод, метод варіантів. Розглянемо деякі з них.
Використання методу послідовних наближень найбільше доцільно в поточному плануванні, коли орган (апарат) управління з урахуванням пропозицій підлеглих підрозділів поетапно конкретизує загальні проблеми.
Застосування балансового методу передбачає: чітке формулювання цілей і завдань органу митної служби на планований період, а також точний кількісний розрахунок наявних сил і засобів з урахуванням їх якості; зіставлення отриманих даних і розподіл ресурсів на виконання окремих завдань залежно від ступеня можливості й терміновості їх вирішення.
Метод варіантів передбачає розробку декількох варіантів планових рішень і вибір найкращого з них.
Усі ці методи взаємозалежні та доповнюють можливості один одного.
Планування здійснюється з урахуванням вимог системи принципів. Розглянемо основні принципи планування.
1. Законності. Означає відповідність вимогам законодавчих актів, наказів ДМСУ, інструкцій та настанов. Дотримання даного принципу забезпечується різними способами, у тому числі встановленням ряду юридично обов'язкових вимог загального, спеціального й організаційно-технічного характеру.
2. Наукової обґрунтованості. Полягає у вимозі, щоб усі управлінські дії у митній службі базувалися наукових методах і підходах. Принцип передбачає цілеспрямований вплив на систему загалом або на окрему її ланку на основі пізнання і використання об'єктивних закономірностей в процесах забезпечення оптимального функціонування всієї системи митної служби.
3. Системності. Означає всебічне опрацювання планів, що приймаються, аналіз всіх можливих варіантів їх реалізації, координацію зусиль на різних напрямах діяльності. Цей принцип передбачає вирішення економічних, соціально-політичних і культурних проблем у процесі виконання управлінських завдань.
4. Своєчасності. Означає, що плани в митній службі мають прийматися, доводитися до виконавців і виконуватися у необхідний момент, який визначається такими аспектами: 1) план, прийнятий із запізненням, втрачає свою актуальність; 2) щодо поточних планів загальним правилом має бути їх складання та затвердження до початку планованого періоду; 3) стосовно спеціальних планів разового використання цей принцип означає, що такий план має прийматися від самого початку виникнення проблеми або відразу ж після видання нормативного акта, реалізація котрого потребує спеціального комплексу відповідних заходів.
5. Відповідності. Передбачає приведення в органічно відповідний стан системи і методів управління соціально-економічної та духовної сутності суспільства в цілому і митної служби зокрема. Причому він діє на всіх рівнях, в усіх формах соціальної організації та в усіх сферах суспільного життя.
Принцип відповідності стосовно організації і діяльності митної служби можна розглянути на прикладі, коли застосовуються адміністративні методи управління, не узгоджені з матеріальними можливостями: відсутність коштів для забезпечення виконання рішення тощо.
6. Узгодженості. Означає відповідність окремих планів у системі планів митної служби. Тут важливо враховувати три аспекти: 1) міжсистемну узгодженість, коли плани, прийняті в митній службі, належним чином стикуються з рішеннями державних та інших органів відповідно до місця в механізмі управління справами держави і суспільства; 2) внутрішньосистемну узгодженість, коли стикуються плани різних органів митної служби; 3) внутрішню погодженість різних планів у межах одного органу митної служби.
7. Ефективності (оптимальності). Полягає у досягненні поставленої мети в короткий термін і при менших витратах матеріальних та людських ресурсів. Тільки оптимальне використання ресурсів може забезпечити високу ефективність управління. Ефективність управління забезпечується різними методами і засобами.
Вимоги даного принципу управління полягають в оптимізації планів, тобто в розробці різних варіантів планів, їх зіставленні й виборі оптимального варіанта. Завдання суб'єкта управління полягає в тому, щоб виявити і дослідити варіанти планів, які з найбільшою імовірністю ведуть до мети.
8. Компетентності. Означає, що плани мають прийматися в межах компетенції суб'єкта управління, тобто відповідати функціональним обов'язкам посадових осіб, з одночасним залученням максимальної кількості співробітників органу митної служби до розробки плану.
9. Актуальності. Означає, що заходи плану в першу чергу мають спрямовуватися на вирішення найбільш важливих проблем, які потребують невідкладного розв'язання.
10. Реальності. Означає здійсненність плану за різними вимірами: у просторі, часі, за колом осіб тощо. Заходи плану мають ураховувати реальні можливості їх виконання особовим складом.
11. Конкретності. Передбачає чітке, ясне, однозначне формулювання завдань плану, заходів, які виконуватимуться особовим складом, строків виконання кожного такого заходу і його виконавців.
12. Інформативності. Означає, що має бути вибраний такий стиль викладення плану, який би при якомога меншому його обсязі закладав якнайбільший обсяг інформації, котра сприятиме успішному виконанню плану.
13. Безперервності. Означає, що планування розглядається не як одиничний акт, а як постійно повторюваний процес. Принцип безперервності вимагає, щоб усі плани розроблялися з урахуванням
перспективи того, що вони послужать основою складання планів у майбутньому, щоб наступні плани базувалися на попередніх, ураховували результати їх виконання.
14. Гнучкості. Передбачає можливість постійного внесення коректив у раніше прийняті плани або їх перегляду в будь-який момент відповідно до обставин, що змінюються.
Перераховані принципи планування є універсальними, придатними для різних рівнів управління. У той же час на кожному з них можуть застосовуватися свої специфічні принципи.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
- взаємоузгодження цілей і завдань діяльності органів митної служби з наявними ресурсами;
- забезпечення єдності й погодженості дій усіх ланок митної системи, спрямованих на досягнення цілей митної справи;
- забезпечення стійкості і наступності в здійсненні митної справи .
Під методикою розробки планів в митній службі слід розуміти процедуру планування, під час якої застосовується сукупність різних методів.
У митній службі методи планування доцільно поділити на методи формування планів і методи оптимізації планових рішень.
До методів формування планів належать проблемний і програмно-цільовий методи.
Проблемний метод - це виділення найбільш актуальних, загальних для всього органу проблем, що вимагають комплексного використання сил і засобів.
Подальшим розвитком проблемного методу є програмно-цільове планування. Програмно-цільове планування є засобом практичного застосування системного підходу в управлінні. Його особливості такі: єдність мети; фіксування комплексу обумовлених метою завдань і заходів; забезпеченість останніх ресурсами; планомірність реалізації; конкретність термінів виконання; комплексність вирішення завдань.
Програмно-цільовий метод передбачає:
— на другому етапі формулюються конкретні заходи плану, а також визначаються необхідні ресурси і джерела їх надходження;
— на заключному етапі накреслені заходи конкретизуються за обсягом робіт, часом, місцем і виконавцями.
До методів оптимізації планових рішень належать кількісні методи оптимізації планових показників (математичне програмування, теорія масового обслуговування, сіткове планування, динамічне програмування), а також метод послідовних наближень, балансовий метод, метод варіантів. Розглянемо деякі з них.
Використання методу послідовних наближень найбільше доцільно в поточному плануванні, коли орган (апарат) управління з урахуванням пропозицій підлеглих підрозділів поетапно конкретизує загальні проблеми.
Застосування балансового методу передбачає: чітке формулювання цілей і завдань органу митної служби на планований період, а також точний кількісний розрахунок наявних сил і засобів з урахуванням їх якості; зіставлення отриманих даних і розподіл ресурсів на виконання окремих завдань залежно від ступеня можливості й терміновості їх вирішення.
Метод варіантів передбачає розробку декількох варіантів планових рішень і вибір найкращого з них.
Усі ці методи взаємозалежні та доповнюють можливості один одного.
Планування здійснюється з урахуванням вимог системи принципів. Розглянемо основні принципи планування.
1. Законності. Означає відповідність вимогам законодавчих актів, наказів ДМСУ, інструкцій та настанов. Дотримання даного принципу забезпечується різними способами, у тому числі встановленням ряду юридично обов'язкових вимог загального, спеціального й організаційно-технічного характеру.
2. Наукової обґрунтованості. Полягає у вимозі, щоб усі управлінські дії у митній службі базувалися наукових методах і підходах. Принцип передбачає цілеспрямований вплив на систему загалом або на окрему її ланку на основі пізнання і використання об'єктивних закономірностей в процесах забезпечення оптимального функціонування всієї системи митної служби.
3. Системності. Означає всебічне опрацювання планів, що приймаються, аналіз всіх можливих варіантів їх реалізації, координацію зусиль на різних напрямах діяльності. Цей принцип передбачає вирішення економічних, соціально-політичних і культурних проблем у процесі виконання управлінських завдань.
4. Своєчасності. Означає, що плани в митній службі мають прийматися, доводитися до виконавців і виконуватися у необхідний момент, який визначається такими аспектами: 1) план, прийнятий із запізненням, втрачає свою актуальність; 2) щодо поточних планів загальним правилом має бути їх складання та затвердження до початку планованого періоду; 3) стосовно спеціальних планів разового використання цей принцип означає, що такий план має прийматися від самого початку виникнення проблеми або відразу ж після видання нормативного акта, реалізація котрого потребує спеціального комплексу відповідних заходів.
5. Відповідності. Передбачає приведення в органічно відповідний стан системи і методів управління соціально-економічної та духовної сутності суспільства в цілому і митної служби зокрема. Причому він діє на всіх рівнях, в усіх формах соціальної організації та в усіх сферах суспільного життя.
Принцип відповідності стосовно організації і діяльності митної служби можна розглянути на прикладі, коли застосовуються адміністративні методи управління, не узгоджені з матеріальними можливостями: відсутність коштів для забезпечення виконання рішення тощо.
7. Ефективності (оптимальності). Полягає у досягненні поставленої мети в короткий термін і при менших витратах матеріальних та людських ресурсів. Тільки оптимальне використання ресурсів може забезпечити високу ефективність управління. Ефективність управління забезпечується різними методами і засобами.
Вимоги даного принципу управління полягають в оптимізації планів, тобто в розробці різних варіантів планів, їх зіставленні й виборі оптимального варіанта. Завдання суб'єкта управління полягає в тому, щоб виявити і дослідити варіанти планів, які з найбільшою імовірністю ведуть до мети.
8. Компетентності. Означає, що плани мають прийматися в межах компетенції суб'єкта управління, тобто відповідати функціональним обов'язкам посадових осіб, з одночасним залученням максимальної кількості співробітників органу митної служби до розробки плану.
9. Актуальності. Означає, що заходи плану в першу чергу мають спрямовуватися на вирішення найбільш важливих проблем, які потребують невідкладного розв'язання.
10. Реальності. Означає здійсненність плану за різними вимірами: у просторі, часі, за колом осіб тощо. Заходи плану мають ураховувати реальні можливості їх виконання особовим складом.
11. Конкретності. Передбачає чітке, ясне, однозначне формулювання завдань плану, заходів, які виконуватимуться особовим складом, строків виконання кожного такого заходу і його виконавців.
12. Інформативності. Означає, що має бути вибраний такий стиль викладення плану, який би при якомога меншому його обсязі закладав якнайбільший обсяг інформації, котра сприятиме успішному виконанню плану.
13. Безперервності. Означає, що планування розглядається не як одиничний акт, а як постійно повторюваний процес. Принцип безперервності вимагає, щоб усі плани розроблялися з урахуванням
перспективи того, що вони послужать основою складання планів у майбутньому, щоб наступні плани базувалися на попередніх, ураховували результати їх виконання.
14. Гнучкості. Передбачає можливість постійного внесення коректив у раніше прийняті плани або їх перегляду в будь-який момент відповідно до обставин, що змінюються.
Перераховані принципи планування є універсальними, придатними для різних рівнів управління. У той же час на кожному з них можуть застосовуватися свої специфічні принципи.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
