Кунєв Ю.Д. Управління в митній службі (2006)
Організація планування в митній службі
Особливості планування характеризують його основні напрямки. Таких напрямків два.
Перший полягає в тому, що вищий суб'єкт управління формулює і доводить до підлеглих ланок цільові настанови на майбутній плановий період, тобто планування в цьому випадку починається "зверху".
Суть другого напрямку, який зазвичай називають плануванням "знизу", полягає в тому, що нижчі ланки управління, вивчивши доведені до них цільові настанови, готують і подають вищому суб'єкту управління пропозиції про наявні можливості, способи, сили і засоби реалізації доведених до них цільових настанов.
Планування і постановку завдань "зверху вниз" побудовано на переконаності, що вони реалістичні, юридично бездоганні та мотивовані. Проте аналіз показує, що типова схема планування і постановки завдань "зверху вниз" може призвести до таких негативних наслідків у діяльності митної служби:
- постановка нереальних, занадто високих цілей;
- постановка занадто низьких цілей для співробітників з високим потенціалом;
- "відключення" персоналу, якщо мета здається нереальною;
- підвищення плинності кадрів;
- низька мотивація персоналу через його непричетність до планування.
Залежно від ступеня централізації управління логіка планування може мати три варіанти:
- якщо централізація висока, планові органи одноосібно приймають більшість рішень, що стосуються не тільки до організації в цілому, але й до окремих підрозділів;
- при середньому рівні централізації планові органи приймають тільки основні рішення, що згодом деталізуються в підрозділах;
- У децентралізованих організаціях планові органи визначають цілі, ліміти ресурсів, а також єдину форму планів, які складають уже самі підрозділи.
У цьому випадку центральні планові органи ці плани координують, узгоджують і зводять у загальний план організації.
Однак стосовно митної служби, яка є особливим видом державної служби, основні цілі нижчій системі задаються системою більш високого рівня, частиною якої вона є. Тому плановані показники, у яких знаходять більш повне відображення головні цілі функціонування митної служби, задаються і затверджуються системою більш високого рівня.
У митній службі розроблено Порядок планування діяльності митних органів, затверджений Наказом Держмитслужби від 25.05.2000 р. №301.
Загальні положення розробки планів у митній службі
1. Дані методичні рекомендації визначають систему і порядок розробки, а також зміст планів роботи органів (апаратів) усіх рівнів управління митною службою її органами і підрозділами.
2. Під плануванням у митній службі розуміється набір заходів, які треба і можливо здійснити до зазначеного терміну, тобто створення науково обгрунтованої програми функціонування митної служби її органів і підрозділів, котра містить шляхи, методи і засоби досягнення цілей митної справи.
3. Планування в митній службі є обов'язковим.
Наявність планів роботи свідчить про рівень організованості. Планування в митній службі здійснюється на основі їх загальної компетенції в сфері управління митною справою.
4. Об'єктом планування є діяльність усієї митної системи. Органи митної служби і їх підрозділи планують як загальну роботу, так і проведення конкретних заходів, готують пропозиції до планів вищих ланок управління, здійснюють аналіз планової роботи в підлеглих підрозділах, надають їм методичну допомогу в складанні планів.
5. Відповідальність за планування покладається на керівників органів митної служби і їх підрозділів.
6. Організація планування в системі митної служби полягає у виборі на основі всебічного аналізу найбільш актуальних цілей і завдань, а також найбільш оптимальних методів і форм їх виконання. Досягається це шляхом прийняття оптимальної процедури планування й особливих специфічних методів планування, що забезпечують певну послідовність і зміст операцій, котрі є складовими процесу планування. Також досягається єдність дій усіх суб'єктів, зайнятих цією роботою, і встановлюються для них певні часові рамки.
Безпосередня організація розробки плану покладається на штатні організаційно-аналітичні підрозділи, а де вони відсутні - на робочу групу, створювану з представників основних підрозділів на чолі з першим заступником керівника органу митної служби.
Планування роботи на митному посту, у відділі та інших підрозділах здійснюють особисто керівники цих підрозділів.
7. Структура плану роботи органу митної служби має включати такі розділи:
7.1. Короткі висновки з аналізу обстановки, цілі й основні завдання на майбутній період (преамбула плану).
Основу цього розділу становлять висновки комплексного аналізу митної оперативно-службової обстановки за попередній період, цільові настанови вищих органів (організацій) і проблеми, визначені самим органом як першочергові на планований період.
7.2. Заходи щодо основної діяльності (комплексні заходи щодо митного контролю, митного оформлення, правоохоронної діяльності й виконання інших функцій органів митної служби).
7.3. Інші розділи плану коротші й мають допоміжний або галузевий характер. Це заходи щодо:
- основних видів забезпечення: інформаційного, технічного, правового, кадрового, фінансового, матеріального, соціального й ін.;
- удосконалення контролю і зміцнення виконавської дисципліни;
- упровадження законності, дотримання прав учасників зовнішньоекономічної діяльності;
- взаємодії з іншими правоохоронними органами, відомствами й організаціями.
8. У митній службі основними формами планів є: описова, календарна, таблична і сіткова.
9. Розроблені проекти планів доцільно, крім робочого узгодження, детально розглядати на засіданнях колегії, а в митницях - на оперативних нарадах. Надзвичайно важливим також є ознайомлення з проектом плану виконавців.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
Перший полягає в тому, що вищий суб'єкт управління формулює і доводить до підлеглих ланок цільові настанови на майбутній плановий період, тобто планування в цьому випадку починається "зверху".
Суть другого напрямку, який зазвичай називають плануванням "знизу", полягає в тому, що нижчі ланки управління, вивчивши доведені до них цільові настанови, готують і подають вищому суб'єкту управління пропозиції про наявні можливості, способи, сили і засоби реалізації доведених до них цільових настанов.
Планування і постановку завдань "зверху вниз" побудовано на переконаності, що вони реалістичні, юридично бездоганні та мотивовані. Проте аналіз показує, що типова схема планування і постановки завдань "зверху вниз" може призвести до таких негативних наслідків у діяльності митної служби:
- постановка нереальних, занадто високих цілей;
- постановка занадто низьких цілей для співробітників з високим потенціалом;
- "відключення" персоналу, якщо мета здається нереальною;
- підвищення плинності кадрів;
- низька мотивація персоналу через його непричетність до планування.
Залежно від ступеня централізації управління логіка планування може мати три варіанти:
- при середньому рівні централізації планові органи приймають тільки основні рішення, що згодом деталізуються в підрозділах;
- У децентралізованих організаціях планові органи визначають цілі, ліміти ресурсів, а також єдину форму планів, які складають уже самі підрозділи.
У цьому випадку центральні планові органи ці плани координують, узгоджують і зводять у загальний план організації.
Однак стосовно митної служби, яка є особливим видом державної служби, основні цілі нижчій системі задаються системою більш високого рівня, частиною якої вона є. Тому плановані показники, у яких знаходять більш повне відображення головні цілі функціонування митної служби, задаються і затверджуються системою більш високого рівня.
У митній службі розроблено Порядок планування діяльності митних органів, затверджений Наказом Держмитслужби від 25.05.2000 р. №301.
Загальні положення розробки планів у митній службі
1. Дані методичні рекомендації визначають систему і порядок розробки, а також зміст планів роботи органів (апаратів) усіх рівнів управління митною службою її органами і підрозділами.
2. Під плануванням у митній службі розуміється набір заходів, які треба і можливо здійснити до зазначеного терміну, тобто створення науково обгрунтованої програми функціонування митної служби її органів і підрозділів, котра містить шляхи, методи і засоби досягнення цілей митної справи.
3. Планування в митній службі є обов'язковим.
Наявність планів роботи свідчить про рівень організованості. Планування в митній службі здійснюється на основі їх загальної компетенції в сфері управління митною справою.
4. Об'єктом планування є діяльність усієї митної системи. Органи митної служби і їх підрозділи планують як загальну роботу, так і проведення конкретних заходів, готують пропозиції до планів вищих ланок управління, здійснюють аналіз планової роботи в підлеглих підрозділах, надають їм методичну допомогу в складанні планів.
5. Відповідальність за планування покладається на керівників органів митної служби і їх підрозділів.
6. Організація планування в системі митної служби полягає у виборі на основі всебічного аналізу найбільш актуальних цілей і завдань, а також найбільш оптимальних методів і форм їх виконання. Досягається це шляхом прийняття оптимальної процедури планування й особливих специфічних методів планування, що забезпечують певну послідовність і зміст операцій, котрі є складовими процесу планування. Також досягається єдність дій усіх суб'єктів, зайнятих цією роботою, і встановлюються для них певні часові рамки.
Безпосередня організація розробки плану покладається на штатні організаційно-аналітичні підрозділи, а де вони відсутні - на робочу групу, створювану з представників основних підрозділів на чолі з першим заступником керівника органу митної служби.
7. Структура плану роботи органу митної служби має включати такі розділи:
7.1. Короткі висновки з аналізу обстановки, цілі й основні завдання на майбутній період (преамбула плану).
Основу цього розділу становлять висновки комплексного аналізу митної оперативно-службової обстановки за попередній період, цільові настанови вищих органів (організацій) і проблеми, визначені самим органом як першочергові на планований період.
7.2. Заходи щодо основної діяльності (комплексні заходи щодо митного контролю, митного оформлення, правоохоронної діяльності й виконання інших функцій органів митної служби).
7.3. Інші розділи плану коротші й мають допоміжний або галузевий характер. Це заходи щодо:
- основних видів забезпечення: інформаційного, технічного, правового, кадрового, фінансового, матеріального, соціального й ін.;
- удосконалення контролю і зміцнення виконавської дисципліни;
- упровадження законності, дотримання прав учасників зовнішньоекономічної діяльності;
- взаємодії з іншими правоохоронними органами, відомствами й організаціями.
8. У митній службі основними формами планів є: описова, календарна, таблична і сіткова.
9. Розроблені проекти планів доцільно, крім робочого узгодження, детально розглядати на засіданнях колегії, а в митницях - на оперативних нарадах. Надзвичайно важливим також є ознайомлення з проектом плану виконавців.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
