Кунєв Ю.Д. Управління в митній службі (2006)
Організаційно-розпорядча (управлінська) документація в митній службі
Як правило, одним із факторів професіоналізму в будь-якій галузі діяльності є знання відповідної системи документації. Найпоширенішою групою є організаційно-розпорядчі документи, зі складанням, оформленням та обробкою яких стикається кожен працівник. Це група документів, у яких фіксують рішення адміністративних та організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення та регулювання діяльності органів влади, підприємств, організацій, посадових осіб.
Кожен управлінець мусить знати систему документації, з якою він працює. З організаційно-розпорядчими документами доводиться мати справу будь-якому керівнику.
Організаційно-розпорядча документація поділяється на три основні групи документів:
1) організаційні (статути, положення, правила, інструкції тощо);
2) розпорядчі (накази з основної діяльності, рішення тощо);
3) довідково-інформаційні (акти, листи, довідки, телефонограми, доповідні й службові записки, протоколи тощо).
Схема оформлення більшості організаційно-розпорядчих документів є типовою. Відмінності більшою мірою стосуються структури і форми викладу тексту. Кожен документ має особливості в оформленні та встановленні певного набору реквізитів.
Організаційні документи
Організаційна діяльність установи полягає у розробці та затвердженні комплексу організаційних документів, котрі містять правила, норми, установлюють статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність, функціональний зміст діяльності організації в цілому, її підрозділів та працівників, їх права, обов'язки, відповідальність тощо.
До організаційних документів належать: статут організації, положення про структурні підрозділи, колегіальні та дорадчі органи, регламенти роботи колегіальних і дорадчих органів, штатний розклад, інструкції за окремими видами діяльності, котрі потребують регламентації (наприклад, інструкція з діловодства, посадова інструкція).
Організаційні документи містять положення, обов'язкові для виконання, вони реалізують норми адміністративного права і слугують правовою основою діяльності установи.
Мета розробки організаційних документів - найбільш раціональний розподіл і кооперація праці між підрозділами та працівниками.
Організаційні документи належать до безстрокових і діють до їх відміни чи до затвердження нових. У стабільно працюючій установі необхідність перегляду, зміни чи доповнення організаційних документів може виникати один раз на декілька років. Залежно від характеру і глибини змін у діяльності установи організаційні документи розробляються заново або в них вносяться необхідні зміни, доповнення розпорядчими документами.
Організаційні документи за своєю формою бувають типові та індивідуальні.
Статут - правовий акт, який визначає структуру, функції, права підприємства, організації або установи, є зведенням правил, які регулюють діяльність установ, товариств, громадян, взаємодію з іншими органами та громадянами, права та обов'язки у сфері державного управління.
Положення - правовий акт, що визначає порядок створення, правовий статус, права, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу.
Положення про організацію - правовий акт, на підставі якого діють державні бюджетні організації. Це, в першу чергу, вищі органи державної влади.
Положення про структурні підрозділи (служби) можна поділяти так:
- положення про структурні підрозділи;
- положення про колегіальні, дорадчі органи, як керівні, так і спеціалізовані.
Інструкція - правовий акт, який містить правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств, їх підрозділів, служб, посадових осіб.
Посадова інструкція - це правовий акт, який видається організацією з метою регламентації організаційно-правового становища працівника, його обов'язків, прав, відповідальності, що забезпечує умови для його ефективної роботи. Посадові інструкції розробляються на всі посади, передбачені штатним розкладом. За необхідності для працівників розробляються також робочі інструкції.
Посадові інструкції є засобом управління і виконують: організаційну; регламентуючу; регулюючу функції.
Штатний розклад - правовий акт, який визначає структуру, чисельність і посадовий склад працівників організації із зазначенням посадових окладів.
Текст складається у табличній формі. Визначаються коди і назви структурних підрозділів і посад, кількість одиниць за штатом, посадовий оклад, надбавки і місячний фонд зарплати за посадовими окладами.
Розпорядчі документи
Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в установі, організації.
Підстави для видання розпорядчих документів у митній службі:
- Конституція та закони України;
- постанови Верховної Ради України;
- укази й розпорядження Президента України;
- постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України
- накази Державної митної служби України, рішення колегії. Держмитслужби України;
- провадження органом митної служби виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань і функцій;
- потреба в нормативно-правовому регулюванні діяльності органу.
Розпорядчі документи в органі митної служби видаються на підставі:
1. Розпорядчих документів органів митної служби вищого рівня, які повинні мати посилання на них із зазначенням найменувань Цих документів, дат, номерів і заголовків.
2. Колегіального прийняття рішення під час проведення зборів, засідань, нарад, що фіксується у протоколах. Рішення колегії Держмитслужби України вводяться в дію наказами Держмитслужби і доводяться до виконавців шляхом їх розсилання.
3. Оперативного обміну інформацією за допомогою листування. Митний орган під час здійснення оперативних зв'язків зі своїми структурними підрозділами, іншими організаціями, окремими громадянами може надсилати листи. Як правило, листи складаються, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або телефоном), провести інструктування тощо.
Наказ - це основний розпорядчий документ органу митної служби.
У митній службі відповідно до змісту накази поділяються на такі види:
1) накази з основної діяльності (з питань утворення, ліквідації, перейменування, реорганізації митного органу чи структурного підрозділу; перерозподілу та зміни зони його діяльності; затвердження положень, інструкцій, правил, структури та внесення змін до них; фінансово-господарської діяльності);
2) кадрові накази (з питань призначення на посаду, переміщення, звільнення з посади; нагородження працівників або заохочення, застосування стягнень чи заходів дисциплінарного впливу, про надання відпусток);
3) накази про відрядження.
Детально структура, вимоги до викладення та оформлення наказів Державної митної служби України викладені у Регламенті планування нормотворчої діяльності, підготовки й розгляду правових актів, що розробляються або узгоджуються державною митною службою України, затвердженому наказом Державної митної служби України від 04.09.2002 р. № 481.
Довідково-інформаційні документи
Більшість документів, які використовуються в управлінні, мають довідково-інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, описують події, що відбулися, інформують про певні події, які мають відбутися. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома. До довідково-інформаційних документів належать: акти, довідки, доповідні, пояснювальні, службові записки, доповіді, договори, службові листи, телеграми, телефонограми. Ці документи можуть бути підставами для видання розпорядчих документів.
Службові листи - це узагальнена назва великої групи управлінських документів, один з основних засобів обміну інформацією та оперативного управління різними процесами діяльності організацій та установ. Зміст листа має індивідуальний характер, лист, як правило, присвячується одному питанню.
Існують дві групи службових листів:
— такі, що потребують відповіді (ініціативні): листи-прохання, листи-запити, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-вимоги;
- такі, що не потребують відповіді: супровідні, гарантійні, інформаційні, листи-запрошення, листи-повідомлення, листи-попередження, листи-погодження, листи-нагадування, листи-сповіщення, листи-відмови.
Довідка - службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.
Внутрішні довідки мають узагальнені результати виконання певних службових робіт, проведення досліджень та перевірок. їх складають у відповідь на запит керівництва і подають у визначений термін.
Зовнішні довідки складають з метою засвідчення якогось юридичного факту. їх видають для подання у відповідні органи. Зовнішні довідки реєструються в журналах вихідної документації.
Існують різні види довідок: аналітичні, архівні, біографічні, медичні.
Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов'язковій реєстрації.
В органах державної влади, де працюють державні службовці, досить поширена біографічна довідка, оформлена у вигляді анкети.
Доповідна записка - службовий документ, що містить виклад певного питання з висновками і пропозиціями автора. У доповідній записці може міститися:
- інформація керівництву про складні ситуації, важливі факти, що мали місце;
— повідомлення про непередбачені труднощі, які виникли у процесі виконання завдання;
- повідомлення про перенесення термінів, дострокове завершення чи припинення роботи.
Внутрішні доповідні записки адресують керівникові, якому безпосередньо підпорядковується працівник. Зовнішні адресують керівникам органів вищого рівня.
Пояснювальна записка - службовий документ, котрий пояснює зміст положень іншого документа або причини якоїсь дії, вчинку.
За призначенням службові записки поділяються так:
- супровідні (додаються до планів, звітів);
- ті, що містять пояснення причин, подій, вчинків, поведінки окремих працівників.
Останнім часом широкого розповсюдження в управлінській документації набули службові записки. За їх допомогою здійснюється листування між структурними підрозділами у межах однієї організації. За своїм змістом службова записка може мати інформаційний, ініціативний, звітний характер, містити повідомлення, пропозицію, прохання, відповідь.
Оскільки доповідні та пояснювальні записки є за своїм походженням службовими документами, то їх можна називати службовими записками. Службові записки, адресовані керівництву органу митної служби, подаються для реєстрації до загального відділу з відповідними погодженнями безпосереднього керівника й заступника керівника органу, який курирує діяльність структурного підрозділу згідно з розподілом обов'язків.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
Кожен управлінець мусить знати систему документації, з якою він працює. З організаційно-розпорядчими документами доводиться мати справу будь-якому керівнику.
Організаційно-розпорядча документація поділяється на три основні групи документів:
1) організаційні (статути, положення, правила, інструкції тощо);
2) розпорядчі (накази з основної діяльності, рішення тощо);
3) довідково-інформаційні (акти, листи, довідки, телефонограми, доповідні й службові записки, протоколи тощо).
Схема оформлення більшості організаційно-розпорядчих документів є типовою. Відмінності більшою мірою стосуються структури і форми викладу тексту. Кожен документ має особливості в оформленні та встановленні певного набору реквізитів.
Організаційні документи
Організаційна діяльність установи полягає у розробці та затвердженні комплексу організаційних документів, котрі містять правила, норми, установлюють статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність, функціональний зміст діяльності організації в цілому, її підрозділів та працівників, їх права, обов'язки, відповідальність тощо.
До організаційних документів належать: статут організації, положення про структурні підрозділи, колегіальні та дорадчі органи, регламенти роботи колегіальних і дорадчих органів, штатний розклад, інструкції за окремими видами діяльності, котрі потребують регламентації (наприклад, інструкція з діловодства, посадова інструкція).
Мета розробки організаційних документів - найбільш раціональний розподіл і кооперація праці між підрозділами та працівниками.
Організаційні документи належать до безстрокових і діють до їх відміни чи до затвердження нових. У стабільно працюючій установі необхідність перегляду, зміни чи доповнення організаційних документів може виникати один раз на декілька років. Залежно від характеру і глибини змін у діяльності установи організаційні документи розробляються заново або в них вносяться необхідні зміни, доповнення розпорядчими документами.
Організаційні документи за своєю формою бувають типові та індивідуальні.
Статут - правовий акт, який визначає структуру, функції, права підприємства, організації або установи, є зведенням правил, які регулюють діяльність установ, товариств, громадян, взаємодію з іншими органами та громадянами, права та обов'язки у сфері державного управління.
Положення - правовий акт, що визначає порядок створення, правовий статус, права, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу.
Положення про організацію - правовий акт, на підставі якого діють державні бюджетні організації. Це, в першу чергу, вищі органи державної влади.
Положення про структурні підрозділи (служби) можна поділяти так:
- положення про структурні підрозділи;
- положення про колегіальні, дорадчі органи, як керівні, так і спеціалізовані.
Інструкція - правовий акт, який містить правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств, їх підрозділів, служб, посадових осіб.
Посадова інструкція - це правовий акт, який видається організацією з метою регламентації організаційно-правового становища працівника, його обов'язків, прав, відповідальності, що забезпечує умови для його ефективної роботи. Посадові інструкції розробляються на всі посади, передбачені штатним розкладом. За необхідності для працівників розробляються також робочі інструкції.
Посадові інструкції є засобом управління і виконують: організаційну; регламентуючу; регулюючу функції.
Штатний розклад - правовий акт, який визначає структуру, чисельність і посадовий склад працівників організації із зазначенням посадових окладів.
Текст складається у табличній формі. Визначаються коди і назви структурних підрозділів і посад, кількість одиниць за штатом, посадовий оклад, надбавки і місячний фонд зарплати за посадовими окладами.
Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в установі, організації.
Підстави для видання розпорядчих документів у митній службі:
- Конституція та закони України;
- постанови Верховної Ради України;
- укази й розпорядження Президента України;
- постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України
- накази Державної митної служби України, рішення колегії. Держмитслужби України;
- провадження органом митної служби виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань і функцій;
- потреба в нормативно-правовому регулюванні діяльності органу.
Розпорядчі документи в органі митної служби видаються на підставі:
1. Розпорядчих документів органів митної служби вищого рівня, які повинні мати посилання на них із зазначенням найменувань Цих документів, дат, номерів і заголовків.
2. Колегіального прийняття рішення під час проведення зборів, засідань, нарад, що фіксується у протоколах. Рішення колегії Держмитслужби України вводяться в дію наказами Держмитслужби і доводяться до виконавців шляхом їх розсилання.
3. Оперативного обміну інформацією за допомогою листування. Митний орган під час здійснення оперативних зв'язків зі своїми структурними підрозділами, іншими організаціями, окремими громадянами може надсилати листи. Як правило, листи складаються, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або телефоном), провести інструктування тощо.
Наказ - це основний розпорядчий документ органу митної служби.
У митній службі відповідно до змісту накази поділяються на такі види:
1) накази з основної діяльності (з питань утворення, ліквідації, перейменування, реорганізації митного органу чи структурного підрозділу; перерозподілу та зміни зони його діяльності; затвердження положень, інструкцій, правил, структури та внесення змін до них; фінансово-господарської діяльності);
2) кадрові накази (з питань призначення на посаду, переміщення, звільнення з посади; нагородження працівників або заохочення, застосування стягнень чи заходів дисциплінарного впливу, про надання відпусток);
3) накази про відрядження.
Детально структура, вимоги до викладення та оформлення наказів Державної митної служби України викладені у Регламенті планування нормотворчої діяльності, підготовки й розгляду правових актів, що розробляються або узгоджуються державною митною службою України, затвердженому наказом Державної митної служби України від 04.09.2002 р. № 481.
Більшість документів, які використовуються в управлінні, мають довідково-інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, описують події, що відбулися, інформують про певні події, які мають відбутися. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома. До довідково-інформаційних документів належать: акти, довідки, доповідні, пояснювальні, службові записки, доповіді, договори, службові листи, телеграми, телефонограми. Ці документи можуть бути підставами для видання розпорядчих документів.
Службові листи - це узагальнена назва великої групи управлінських документів, один з основних засобів обміну інформацією та оперативного управління різними процесами діяльності організацій та установ. Зміст листа має індивідуальний характер, лист, як правило, присвячується одному питанню.
Існують дві групи службових листів:
— такі, що потребують відповіді (ініціативні): листи-прохання, листи-запити, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-вимоги;
- такі, що не потребують відповіді: супровідні, гарантійні, інформаційні, листи-запрошення, листи-повідомлення, листи-попередження, листи-погодження, листи-нагадування, листи-сповіщення, листи-відмови.
Довідка - службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.
Внутрішні довідки мають узагальнені результати виконання певних службових робіт, проведення досліджень та перевірок. їх складають у відповідь на запит керівництва і подають у визначений термін.
Зовнішні довідки складають з метою засвідчення якогось юридичного факту. їх видають для подання у відповідні органи. Зовнішні довідки реєструються в журналах вихідної документації.
Існують різні види довідок: аналітичні, архівні, біографічні, медичні.
Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов'язковій реєстрації.
В органах державної влади, де працюють державні службовці, досить поширена біографічна довідка, оформлена у вигляді анкети.
Доповідна записка - службовий документ, що містить виклад певного питання з висновками і пропозиціями автора. У доповідній записці може міститися:
- інформація керівництву про складні ситуації, важливі факти, що мали місце;
— повідомлення про непередбачені труднощі, які виникли у процесі виконання завдання;
- повідомлення про перенесення термінів, дострокове завершення чи припинення роботи.
Внутрішні доповідні записки адресують керівникові, якому безпосередньо підпорядковується працівник. Зовнішні адресують керівникам органів вищого рівня.
Пояснювальна записка - службовий документ, котрий пояснює зміст положень іншого документа або причини якоїсь дії, вчинку.
За призначенням службові записки поділяються так:
- супровідні (додаються до планів, звітів);
- ті, що містять пояснення причин, подій, вчинків, поведінки окремих працівників.
Останнім часом широкого розповсюдження в управлінській документації набули службові записки. За їх допомогою здійснюється листування між структурними підрозділами у межах однієї організації. За своїм змістом службова записка може мати інформаційний, ініціативний, звітний характер, містити повідомлення, пропозицію, прохання, відповідь.
Оскільки доповідні та пояснювальні записки є за своїм походженням службовими документами, то їх можна називати службовими записками. Службові записки, адресовані керівництву органу митної служби, подаються для реєстрації до загального відділу з відповідними погодженнями безпосереднього керівника й заступника керівника органу, який курирує діяльність структурного підрозділу згідно з розподілом обов'язків.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
