Канєва Т.В. Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2004)
2.3.2. Облік касових операцій
Бюджетні установи поряд із безготівковими розрахунками провадять операції з готівковими коштами. Операції, що здійснюються
Таблиця 2.6 Кореспонденція з обліку операцій на валютному рахунку
Бюджетними установами з готівковими коштами, називають касовими операціями.
Облік касових операцій повинен вирішувати такі завдання:
- своєчасність та повнота оприбуткування готівки в касі;
- постійний та суворий контроль за збереженням готівки в касі;
- цільове використання готівки;
- своєчасність та повнота здавання готівки на реєстраційні та банківські рахунки.
Щодо готівкової виручки, котра надходить до каси бюджетна установ, то вся готівка установи, в тому числі і та, яка стосується діяльності за рахунок коштів спеціального фонду, в повному обсязі зараховується на реєстраційний або спеціальні реєстраційні рахунки в відділеннях ДКУ та на рахунки в банку.
Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою Правління НБУ від 19.02.2001 р № 72 визначено норми і терміни зберігання грошей у касі, видачі їх на різні цілі, порядок і правила оформлення касових документів, ведення касової книги контролю за законністю касових операцій. Форми первинних документів наведено в таблиці 2.7.
Розмір суми готівки в касі на кінець робочого дня суворо обмежується лімітом. Ліміти залишку готівки в касі бюджетним установам щорічно встановлюють органи ДКУ, які їх обслуговують. Ліміт каси протягом року може бути змінений органами ДКУ в разі письмового звернення установи. Для цього органами Державного казначейства України подається лист і, за умови його обґрунтованості, встановлений раніше ліміт каси має бути переглянутий. Установи мають право зберігати у своїй касі готівку, отриману в установі банку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, виплатою стипендій, пенсій понад встановлений ліміт протягом трьох робочих днів.
Готівка, одержана з реєстраційного рахунка або з рахунка в установі банку використовується суворо за цільовим призначенням згідно з кошторисом.
Особливої уваги заслуговує порядок витрачання готівки на продукти харчування, господарські потреби та медикаменти. Витрачання готівки на придбання продуктів харчування та медикаментів можливе лише за наявності на це дозволу головного розпорядника бюджетних коштів.
Після отримання готівки на придбання продуктів харчування, документів та на господарські витрати до органів Державного казначейства обов'язково подаються документи, які підтверджують здійснення зазначених витрат і взяття на облік матеріальних цінностей. Такі підтверджувальні документи мають бути подані протягом трьох робочих днів після придбання.
у разі неподання розпорядниками коштів зазначених документів у встановлений термін органи Державного казначейства мають право припинити видачу чеків на отримання готівки для придбання продуктів харчування, господарських товарів і медикаментів.
Усі касові операції здійснює касир, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність. Усі прибуткові і видаткові касові ордери до передання їх у каси перевіряються і реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів та передаються в касу до виконання. Після здійснення операцій прибуткові і видаткові документи записуються в касовій книзі. Записи в касовій книзі здійснюються в двох примірниках через копіювальний папір. Перший примірник залишається в книзі, а другий - відривний - є звітом касира, який щоденно разом із прибутковими і видатковими документами передається в бухгалтерію.
З метою здійснення контролю за збереженням та використанням грошових коштів у касі в кожній установі повинна провадитися раптова ревізія каси не рідше одного разу на квартал.
Облік операцій з готівкою в касі ведеться на активному субрахунку 301 «Каса в національній валюті».
Бухгалтерські записи з обліку касових операцій наведено в таблиці 2.8.
Облік касових операцій ведеться в меморіальному ордері № 1 накопичувальної відомості за касовими операціями типової форми - 380 (бюджет). Меморіальний ордер складається щомісячно на підставі звітів касира. Кожен звіт касира заноситься в накопичувальну відомість за кореспонденціями відповідних субрахунків окремим рядком,тобто записуються всі обороти в касі з надходження або витрачання готівки за дебетом або кредитом субрахунка 301. У зв'язку з тим,що операції з надходження готівки з реєстраційних (поточних) рахунків у касу та перерахування готівки з каси також відображаються в меморіальному ордері № 2, то під час перенесення підсумків руху коштів у касі із накопичувальної відомості вони виключаються.
Таблиця 2.8.
Кореспонденція рахунків з обліку касових операцій
Позиція «Сума оборотів за меморіальним ордером» у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься в книгу «Журнал-головна».
Таблиця 2.6 Кореспонденція з обліку операцій на валютному рахунку
| Зміст операцій | Дебет | Кредит | |
| 1 | "Надійшло асигнування загального фонду на валютний рахунок в іноземній валюті | 318 | 701,702 |
| 2 | "Зараховано благодійні внески в іноземній валюті | 318 | 712 |
| 3 4 | Надійшли кошти в іноземній валюті за надані послуги | 318 | 711 |
| Нарахована курсова різниця на кошти на валютному рахунку (щомісячно в разі зміни курсу): - збільшення курсу - зменшення курсу | 318 442 | 442 318 | |
| 5 | Списання нарахованих курсових різниць за операціями в іноземній валюті: - збільшення курсу - зменшення курсу | 442 431,432 | 431,432 442 |
| 6 | Перераховані кошти установі банку для придбання іноземної валюти | 364 | 311, 313 321,323 |
| 7 | Проведено розрахунки з установою банку за придбану іноземну валюту: -зарахована придбана іноземна валюта на валютний рахунок - віднесені на фактичні видатки установи вартість послуги банку за придбання валюти | 318 801 | 364 364 |
| 8 | Проведено розрахунки з Пенсійним фондом за придбану іноземну валюту: - нараховано збір до Пенсійного фонду - перераховано збір до Пенсійного фонду | 801 651 | 651 311,313 321, 323 |
| 9 | Отримана готівка в касу в іноземній валюті | 302 | 318 |
| 10 | Перарерахована валюта для надання послуг, виконання робіт та інше | 364 | 318 |
Облік касових операцій повинен вирішувати такі завдання:
- своєчасність та повнота оприбуткування готівки в касі;
- постійний та суворий контроль за збереженням готівки в касі;
- цільове використання готівки;
- своєчасність та повнота здавання готівки на реєстраційні та банківські рахунки.
Щодо готівкової виручки, котра надходить до каси бюджетна установ, то вся готівка установи, в тому числі і та, яка стосується діяльності за рахунок коштів спеціального фонду, в повному обсязі зараховується на реєстраційний або спеціальні реєстраційні рахунки в відділеннях ДКУ та на рахунки в банку.
Розмір суми готівки в касі на кінець робочого дня суворо обмежується лімітом. Ліміти залишку готівки в касі бюджетним установам щорічно встановлюють органи ДКУ, які їх обслуговують. Ліміт каси протягом року може бути змінений органами ДКУ в разі письмового звернення установи. Для цього органами Державного казначейства України подається лист і, за умови його обґрунтованості, встановлений раніше ліміт каси має бути переглянутий. Установи мають право зберігати у своїй касі готівку, отриману в установі банку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, виплатою стипендій, пенсій понад встановлений ліміт протягом трьох робочих днів.
Готівка, одержана з реєстраційного рахунка або з рахунка в установі банку використовується суворо за цільовим призначенням згідно з кошторисом.
Особливої уваги заслуговує порядок витрачання готівки на продукти харчування, господарські потреби та медикаменти. Витрачання готівки на придбання продуктів харчування та медикаментів можливе лише за наявності на це дозволу головного розпорядника бюджетних коштів.
Після отримання готівки на придбання продуктів харчування, документів та на господарські витрати до органів Державного казначейства обов'язково подаються документи, які підтверджують здійснення зазначених витрат і взяття на облік матеріальних цінностей. Такі підтверджувальні документи мають бути подані протягом трьох робочих днів після придбання.
у разі неподання розпорядниками коштів зазначених документів у встановлений термін органи Державного казначейства мають право припинити видачу чеків на отримання готівки для придбання продуктів харчування, господарських товарів і медикаментів.
Усі касові операції здійснює касир, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність. Усі прибуткові і видаткові касові ордери до передання їх у каси перевіряються і реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів та передаються в касу до виконання. Після здійснення операцій прибуткові і видаткові документи записуються в касовій книзі. Записи в касовій книзі здійснюються в двох примірниках через копіювальний папір. Перший примірник залишається в книзі, а другий - відривний - є звітом касира, який щоденно разом із прибутковими і видатковими документами передається в бухгалтерію.
З метою здійснення контролю за збереженням та використанням грошових коштів у касі в кожній установі повинна провадитися раптова ревізія каси не рідше одного разу на квартал.
Облік операцій з готівкою в касі ведеться на активному субрахунку 301 «Каса в національній валюті».
Бухгалтерські записи з обліку касових операцій наведено в таблиці 2.8.
Облік касових операцій ведеться в меморіальному ордері № 1 накопичувальної відомості за касовими операціями типової форми - 380 (бюджет). Меморіальний ордер складається щомісячно на підставі звітів касира. Кожен звіт касира заноситься в накопичувальну відомість за кореспонденціями відповідних субрахунків окремим рядком,тобто записуються всі обороти в касі з надходження або витрачання готівки за дебетом або кредитом субрахунка 301. У зв'язку з тим,що операції з надходження готівки з реєстраційних (поточних) рахунків у касу та перерахування готівки з каси також відображаються в меморіальному ордері № 2, то під час перенесення підсумків руху коштів у касі із накопичувальної відомості вони виключаються.
Таблиця 2.8.
Кореспонденція рахунків з обліку касових операцій
| № пор. | Зміст операцій | Дебет | Кредит |
| 1 | Надійшла готівка в касу з поточних або реєстраційних рахунків | 301 | 311,321 313, 323 |
| 2 | Повернено невикористані підзвітні суми в касу | 301 | 362 |
| 3 | Надійшла готівка в касу на погашення нестачі | 301 | 363 |
| 4 | Надійшла плата за навчання у вищих навчальних закладах | 301 | 364 |
| 5 | Надійшла плата за харчування працівників за місцем роботи | 301 | 674 |
| 6 | Виплачено із каси заробітну плату, стипендію, гонорари | 661,662 669 | 301 |
| 7 | Видано із каси готівку під звіт | 362 | 301 |
| 8 | Внесено готівку з каси на поточні або реєстраційні рахунки | 311,321 313, 323 | 301 |
| 9 | Віднесено на винних осіб виявлену нестачу готівки в касі | 363 | 301 |
