Свірко С.В. (ру) Бухгалтерський облік у бюджетних організаціях (2000)
3.2. Пути совершенствования первичной организации учетного процесса
Первичная организация учетного процесса является основой, залогом непрерывного, планомерного деятельности учетных служб бюджетных учреждений, эффективного функционирования системы бухгалтерского учета, а следовательно, и всей организации. В базовых составляющих первичной организации учетного процесса бюджетных учреждений следует относить такое направление организационных процедур, как формирование учетной политики.
В советские времена прототипом указанных действий было составление плана организации бухгалтерского учета бюджетных учреждений. Однако поскольку тогда организация отечественного бухгалтерского учета не была регламентирована такой степени, как объект ее изучения и проработки - бухгалтерский учет, названный план должен обобщающую форму, а его содержание - рекомендательный характер. На практике чаще план организации бухгалтерского учета приобретал сокращенного вида и отражал в большей степени права и обязанности главного бухгалтера по организации бухгалтерского учета, чем раскрывал основные ее направления. Однако предпринятые в последнем десятилетии прошлого века шаги по гармонизации отечественной системы бухгалтерского учета с мировым учетной практикой, привели к просмотра важнейших моментов качестве учетной методики, так и методики организации бухгалтерского учета. Речь идет о появлении в отечественной учетной терминологии такое понятие, как «учетная политика» и дальнейшей его адаптации в рамках практической деятельности. Первоисточником данного терминологического пополнения является Международный стандарт бухгалтерского учета № 1 «Раскрытие учетной политики». Согласно ему «учетная политика охватывает принципы, основы, соглашения, правила и процедуры, принятые руководством при составлении и представлении финансовых отчетов ». Отечественный вариант, изложенный в Законе о бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине, определяет учетную политику как «совокупность принципов, методов и процедур, используемых предприятием для составления и представления отчетности ». Как видим, существенных отличий нет, однако разница все-таки есть, и проявляется она при изучении механизмов реализации учетной политики. Эти механизмы рассматриваются в специализированной литературе по теории отечественного бухгалтерского учета и его организации, в частности материалов о порядке формирования учетной политики.
Заметим, что в отечественной практике средством формализации учетной политики стал такой вид нормативно-справочного документа, как приказ об учетной политике. Порядок его составления не регламентируется, а определяется, собственно, пониманием руководителя бухгалтерской службы понятия «учетная политика». Бухгалтерам, безусловно, будет полезным изучение специализированной литературы по вопросам теоретических основ бухгалтерского учета, поскольку отечественные ученые уже довольно давно обосновали вопросы, касающиеся структуры приказа об учетной политике, составляющих его частей и их содержательного наполнения.
Закономерен вопрос об уместности выделения направления организации бухгалтерского учета, поскольку в определении учетной политики, приводилось выше, этот термин не употребляется. Вспомним в этой связи, что бухгалтерский учет с точки зрения технологии состоит из первичного, текущего и итогового этапов. Очевидно, что прохождение учетной информации от этапа первичного учета к итоговому и конечное формирование качественной информации на выходе из системы невозможно без определения круга организационных мероприятий по данной системы - Бухгалтерского учета. Правильность такой позиции подтверждает и дословный перевод понятия «учетная политика», что означает последовательную систему заданий, целей бухгалтерского учета и средств их достижения. Это свидетельствует в пользу позиции отечественных авторов по формированию учетной политики. Дальнейший анализ предложенных объектов изучения - литературных источников - указывает на то, что значительных расхождений при формировании смысловых составляющих разделов не наблюдается. Однако следует рассмотреть отдельные принципиальные позиции авторов. В частности к вопросам, что, по мнению автора, являются дискуссионными, относят:
• целесообразность включения в приказ об учетной политике общей информации о субъект хозяйствования;
• количество разделов приказа;
• порядок размещения разделов;
• необходимость формирования содержательной части по разделам.
При определении позиции относительно первого вопроса, следует упомянуть, что с принципами составление текстовой части любого делового документа входит, среди прочих, краткость, точность, логичность и полнота. Другими словами, документ должен быть информационно-экономическим - содержать оптимальный объем полезной информации о объекта освещения. Заметим, что характеристика общехозяйственной деятельности предприятия, безусловно, относится к такого информационного поля, поскольку в конце концов главная задача системы бухгалтерского учета заключается в отображении результатов этой деятельности. Отсюда позиция по включения указанных данных в приказ об учетной политике является правомерным. Однако, на наш взгляд, при рассмотрении и принятии этой позиции как окончательно правильной теряется обобщающий принцип делопроизводства - принцип оптимальности, а именно: указанная информация лежит в основе уставных документов и повторное ее освещение в приказе об учетной политике является прямым дублированием. Учитывая это, шаг относительно внесения в содержательного состава приказа данной информации следует считать более иррациональным, чем взвешенным.
Вопрос механизма формирования информации, представленной в приказе об учетной политике, должен быть решен с точки зрения возможности оптимального восприятия ее потребителем. Согласно этому заметим, что любая разнородная информация пригодна к усвоения при логичности ее внутренней структуры. Такое логичность обеспечивает классификация информации, которая, в свою очередь, является «системой соподчиненных понятий любой области знаний или деятельности человека, используемая как средство для установление связей между этими понятиями или классами объектов ». Классификация в данном случае призвана выделить оптимальное количество групп
(Условно - разделов) по соответствующим классификационным направлениям и признакам. На мнению автора, такими составляющими данного информационного поля должны быть:
• организация бухгалтерского учета;
• методические основы бухгалтерского учета.
При этом под «основами» следует в данном случае понимать методы, принципы и процедуры бухгалтерского учета. При таких условиях определяется четкое распределение информационных данных по объектам изучения, а именно: по методике бухгалтерского учета и средством ее оптимизации - организацией бухгалтерского учета. А поскольку в качестве базовой использована такая существенный признак, как субъектно-объектный связь, данная классификация имеет естественный характер.
Относительно последнего вопроса о порядке размещения разделов, автор отмечает первобытности организационного момента перед методическим. Частично это объясняется стилистическими требованиями, предъявляемыми к составлению нормативных документов в отечественном делопроизводстве. Впрочем, такая позиция приобретает больший вес при рассмотрении данному вопросу с точки зрения логики механизма воспроизводства любого процесса, поскольку условием реализации ожидаемых положительных конечных его результатов является формула «организация процесса - воспроизведение процесса».
Стоит обратить внимание на то, что предложенные к рассмотрению варианты примеров приказа об учетной политике касаются хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Детальное изучение этого вопроса по такой специфической подсистемы бухгалтерского учета, которой является бухгалтерский учет бюджетных учреждений, свидетельствует о полном отсутствии каких-либо комплексных системных наработок. Время необходимость разработки методики формирования учетной политики бюджетных учреждений несомненна.
Для выработки подходов к определению сферы действия учетной политики выделим основные факторы, влияющие на тот или иной вариант выбора. К ним следует отнести:
• уровень бюджета, из которого осуществляется финансовое обеспечение данной бюджетной учреждения (государственный или местный бюджет)
• уровень бюджетного учреждения как распорядителя средств, закрепленный за ним (Главный распорядитель средств, распорядитель средств 1-го уровня, распорядитель средств 2-го уровня)
• отраслевая принадлежность бюджетного учреждения, что определяет специфику ее деятельности и особенности учетного процесса и его организации (образование, наука, культура, здравоохранение, государственное управление и т.п.);
• объемы деятельности бюджетного учреждения и, соответственно, потребления запасов (Ассортимент и объемы запасов);
• объемы и виды внебюджетной деятельности;
• количество персонала, работающего в учреждении;
• уровень финансово-материального обеспечения бюджетного учреждения (наличие разнообразных средств технического обеспечения);
• степень автоматизации учетного процесса.
Отметим, что приказ об учетной политике в части методических основ может иметь расширенную структуру в виде перечня основных моментов того или иного направления бухгалтерского учета или приобрести вид списка альтернативных методов и процедур по соответствующим направлениям учета.
Осмысление такой двовариантности, с одной стороны, ведет к заключению о возможном сочетание положительных сторон обоих вариантов с целью устранения излишней детализации методической части в форме простого дублирования нормативных документов, с другой - В ее сужение до нескольких пунктов, поскольку львиная доля методических приемов и процедур четко однозначно регламентируется существующими инструктивными материалами. По нашему мнению, такой подход должен быть реализован в виде стройной системы основных методических, моментов в разрезе соответствующих направлений бухгалтерского учета. Соответственно этому к рассмотрению предлагаются такие позиции для отражения в приказе об учетной политике бюджетных учреждений:
1. Организация бухгалтерского учета:
> Форма организации бухгалтерского учета.
> Форма организационного построения бухгалтерской службы.
> Форма организации структуры аппарата бухгалтерии.
> Права и обязанности главного бухгалтера, заместителей главного бухгалтера, работников бухгалтерии (в форме доп. 1 - должностные инструкции).
> Действующая нормативная база бухгалтерского учета данной бюджетного учреждения.
> Форма бухгалтерского учета (приложение 2 - экземпляры форм учетных регистров).
> Рабочий план счетов (приложение С - таблица счетов бухгалтерского учета принятых к использованию с соответствующим уровнем аналитичности).
> Учетные номенклатуры (доп. 4 - сформированы по направлениям бухгалтерского учета учетные номенклатуры).
> Формы первичных документов (приложение 5 - образцы форм, заполненные в соответствии с требований нормативных документов).
> График документооборота по данному учреждению (приложение 6 - оперограммы (документограмы) сводные графики движения документов сформированы по направлениям бухгалтерского учета).
> Формы отчетности (приложение 7 - образцы форм бухгалтерской отчетности с рабочими инструкциями по их заполнению).
> График составления и представления отчетности (приложение 8 - график движения носителей учетной информации итогового этапа бухгалтерского учета с указанием ответственных лиц).
> Порядок ведения архива учреждения.
> Список работников, имеющих право подписи носителей учетной информации (доп. 9 - список лиц с сопоставлением образцов подписей указанных лиц).
> Список работников, имеющих право на получение, хранение и выдачу товарно-материальных ценностей (приложение 10 - список лиц с сопоставлением образцов подписей указанных лиц).
> Список лиц, ответственных за организацию технического и эргономичного обеспечение учетного процесса.
> План мероприятий по проведению инвентаризации (приложение 11 - состав комиссии, график проведение инвентаризации по учреждению и т.д.).
> Список лиц, ответственных за информационное обеспечение.
> План мероприятий по организации социального обеспечения бухгалтерской службы.
2. Методические основы бухгалтерского учета:
> Учет доходов общего фонда (указать перечень источников, из которых поступают средства в общий фонд, определить субсчета согласно источникам поступления, порядок поступления финансового обеспечения в общий фонд и т.д.).
> Учет доходов специального фонда (указать перечень источников, в разрезе которых осуществляется получение средств в общий фонд, определить субсчета согласно источникам поступления,
порядок поступления финансового обеспечения в специальный фонд, порядок образование фондов за счет средств специального фонда и т.п.).
> Учет денежных средств на счетах (определение денежных счетов в учреждениях банков и / или органах казначейства с указанием их номеров, определение количества мемориальных ордеров по движению безналичных денежных потоков и т.п.).
> Учет кассовых операций (порядок учета наличных денежных средств в разрезе общего и специального фондов, особенности ведения кассовой книги относительно источников покрытия расходов, сроки отчеты подотчетных лиц в пределах установленных норм времени и административная ответственность за нарушение этих норм и т.д.).
> Учет расходов (механизм осуществления расходов, административные и нормативные ограничения, обеспечения реализации принципа целевого назначения финансового обеспечение инструментами бухгалтерского учета, порядок распределения расходов согласно источникам их покрытия и т.д.).
> Учет расчетов по заработной плате и стипендиям (схема должностных окладов, схема определения размера стипендий с учетом надбавок данной бюджетной учреждения, порядок и сроки начисления заработной платы и стипендий и т.д.).
> Учет расчетов с другими кредиторами и дебиторами (порядок учета расчетов в порядке плановых платежей и их сроков, порядок проведения тендеров, методика отражения в системе счетов бухгалтерского учета операций по обеспечению проведения тендерных торгов, определение ограничения на расходы через подотчетных лиц (предела возмещения расходов на проезд, наем жилья, бытовые услуги, суточные и т.д.), определение условий отчетности лиц и т.п.).
> Учет необоротных активов (идентификация видов необоротных активов по стоимостной оценки, применяемой учреждением в пределах, установленных нормативной базой, виды оценок необоротных активов, перечень расходов входящих в первоначальную стоимости необоротных активов, порядок переоценки необоротных активов, порядок учета расходов на содержание необоротных материальных активов, порядок и условия списания необоротных активов и т.п.).
> Учет запасов (идентификация запасов, виды оценок запасов, применяемых учреждением, метод отпуске запасов для использования в производстве, порядок переоценки запасов и т.д.).
> Учет расходов (перечень и состав статей калькулирования услуг, изготовления продукции, порядок распределения прямых и накладных расходов и т.п.).
> Учет результатов деятельности бюджетного учреждения (методика определения результата хозяйственной деятельности учреждения и его оценки и т.д.).
Заметим, что принцип неизменности учетной политики следует распространять исключительно на методическую часть приказа об учетной политике, содержательное наполнение которой непосредственно влияет на формирование финансовых результатов деятельности бюджетных учреждений. Более того, постоянное совершенствование учетной политики в части организации учетного процесса обеспечит постоянную текущую оптимизацию бухгалтерского учета всех его этапах и направлениях.
Важным моментом первичной организации учетного процесса является организация его обеспечения. Этот вопрос сегодня еще недостаточно изучен, хотя и входит в состав базовых компонентов организации учетного процесса. Рассматривая процесс бухгалтерского учета как своеобразное производство, мы можем выделить в нем характерные средства производства. К ним следует отнести традиционные средства труда и предметы труда, которые, согласно традиционной схемы экономической теории, выражаются широким кругом различных материальных и нематериальных средств, влияющие на предмет труда исполнителя бухгалтерской работы - информацию. Как и в любом процессе производства, важным моментом бухгалтерского учета является его обеспечения средствами и предметами труда. В специализированной литературе вместо употребляемых нами общих понятий они применяются как категории информационного, технического, методологического и социального обеспечения.
Изучая вопросы организации информационного обеспечения определим сущность этого понятия. Так, под информационным обеспечением понимают совокупность учетных данных на всех этапах процесса бухгалтерского учета. Вспомним, что процесс бухгалтерского учета состоит из большого количества учетных задач, решение которых зачастую основывается на результатах решения других учетных завдань1. Кроме того, специфика учетной системы заключается в использовании исходных данных в дальнейшем процессе «производства» - процессе бухгалтерского учета. Итак, рассмотрения в разрезе информационного обеспечения подлежат: вход в систему, обработка в системе, выход из системы (первичного, текущего, итогового учета за определенными задачами). Помимо данных о финансово-хозяйственной деятельности учреждения как входные данные в систему используется нормативно-справочная информация.
Организация информационного обеспечения состоит в рационализации предоставления информационных данных по каждой из составляющих общей системы бухгалтерского учета. В связи с этим напомним основные требования, предъявляемые к экономической информации, а именно: точность, достоверность, своевременность, удобство восприятии. Очевидно, что поставки системы бухгалтерского учета экономической информации, которой присущи перечисленные характеристики, и является основной задачей организации информационного обеспечения бухгалтерского учета. Поскольку информация, проходящая через систему бухгалтерского учета, может быть классифицирована как первичная и производная, внутренняя и внешняя, нормативно-справочная и фактическая, решения данной задачи возможно при следующих условиях:
• четкого определения целей и задач бухгалтерского учета;
• определение пользователей и потребителей результатов от выполнения задания
• образование рациональной во времени и пространстве системы связей по обеспечению выполнение учетных задач по схеме «вход - система - выход»;
• определение порядка получения входного системообразующим информации; использования базы данных обработка входящей учетной информации и нормативно-справочной, получения исходной информации, ее передачи
• разработка методики архивирования информации данных бухгалтерского учета.
В условиях развития современных научных технологий указанные задачи должны решаться посредством внедрения автоматизированных систем управления. Неотложной проблемой в связи с этим становится разработка состава, структуры базы данных и режима функционирования автоматизированной базы данных. При этом для обеспечение оптимизации работы всей организации или учреждения, а не только бухгалтерской службы следует вести речь о создании общей базы данных для всех подсистем хозяйственного механизма, с соответствующей функциональной специализацией в каждой.
В деятельности бюджетных учреждений сегодня используется локальная база данных, действует в рамках системы бухгалтерского учета, для обеспечения учетных задач автоматизированных мест бухгалтеров. В рамках такой системы особое значение приобретает информационное взаимодействие между рабочими местами бухгалтера с другими структурными подразделениями в разрезе подсистем хозяйственного механизма. Непрерывность и качество такого рода взаимосвязей обеспечивается с помощью установление нормативов оформления и представления первичной внешней и внутренней документации носителей нормативно-справочной информации в соответствующий структурного подразделения - бухгалтерии. При этом возвратность данного взаимосвязи проявляется в предоставлении бухгалтерским подразделением уже обработанной соответственно информации аппарата управления данного учреждения и органы высшего уровня.
Техническое обеспечение представляет собой набор материальных и нематериальных средств по выполнению работ, связанных с обработкой информационного обеспечения бухгалтерского учета. Элементами или составляющими технического обеспечения следует считать: комплекс технических средств и оборудования, программное обеспечение и обслуживающий персонал. Каждый из элементов имеет свою структуру, т.е. делимость. Так, к техническим средствам относят не только одноименные средства труда, которые имеют название организационной техники, к ним следует отнести весь комплекс технических средств для подготовки носителей информации (ручки шариковые и чернильные, пишущие машинки, ПЭВМ), их копирования (ксерокопировального аппараты), обработки, хранения и поиска (картотеки и поисковые системы), осуществление расчетных операций (калькуляторы, счеты) и специальное оборудование и вспомогательные эксплуатационные материалы (специальные столы, картотеки, ящики, доски, стойки, счетчики, веса, хронометры, мерная тара, химические реактивы, которые служат дополнительными инструментами в получении информации по объектам учета), общее офисное оборудование (столы, стулья, шкафы и т. п.), а также носители информации в виде учетных регистров, первичной документации, формы отчетности, с помощью которых информация наглядной, группируется, подвергается арифметическим действиям, обобщается, т.е. обрабатывается.
Вторая составляющая технического обеспечения - программное обеспечение - выступает в виде нематерильного продукта (пакет программ, которые используются при решении задач на АРМ бухгалтеров и которые представляют собой комплекс взаимосвязанных алгоритмов решения этих учетных задач на языке ПЭВМ, а следовательно, обработки учетной информации).
В состав документации технического и программного обеспечения следует отнести
-Документацию по техническому обеспечению (инструкции эксплуатации, организации техники, спецоборудования и т.п., документацию по техническим характеристикам и т. п.);
-Документацию по программному обеспечению (инструкции или руководство пользователей, содержит описание средств и процедур, предоставляется и осуществляется системой автоматизации бухгалтерского учета в разрезе соответствующих направлений и т. п.).
По сути, данная составляющая технического обеспечения являются дополнительные к предыдущим. Последняя составляющая технического обеспечения - персонал, занятый обслуживанием всего комплекса технических средств. Он включает разработчиков вычислительного центра, периферийной техники, а также монтажно-наладочный, эксплуатационный и обслуживающий персонал.
Дана характеристика технического обеспечения дает возможность выделить задачи по его организации, в частности:
-Разработка проекта нормативно-справочной документации по обеспечению бухгалтерской службы техническими средствами (данные внутрихозяйственные разработки должны содержать: технически обоснованные расчеты по обеспечению структурных подразделений бухгалтерской службы организационной техникой; план расположения оргтехники; номенклатуру имеющихся технических средств; план автоматизации рабочих мест бухгалтерской службы);
- Перманентный надзор и контроль наличия специального оборудования, материалов, а также общего офисного оборудования с целью избежания фактов недостаче данных товарно-материальных ценностей и мобильного реагирования по этому;
-Разработка альбомов последовательности процедур осуществления операций по автоматизированных мест бухгалтеров по всем направлениям учета;
-Разработка графика текущего обслуживания технических средств персоналом технического обеспечения.
Методическое обеспечение выполняет роль методически правового инструмента, за помощью которого видоизменяется учетная информация. Методическое обеспечение учетного процесса следует подразделять на:
- Методические документы (эта категория нормативных документов непосредственно регламентирует порядок и методику бухгалтерского учета);
-Документы, определяющие общеправовая нормативную базу (указанные нормативные документы служат основой правового поля о деятельности бюджетных учреждений).
Организация методического обеспечения должна включать комплекс мероприятий и методов по обеспечению процесса бухгалтерского учета методическими и обще-нормативными документами. Для решения этой задачи следует определить:
- Порядок и способ поступления нормативной информации (по факсу, через электронную почту, через системы информационно-справочного обеспечения, через курьера)
- Состав технических средств (исполнителя работы по доставке) согласно предыдущего пункта, с помощью которых и будет получаться информация о нормативной базы;
- План изучения и проработки нормативных документов во времени (периоды времени, необходимые для ознакомления) и пространстве (последовательность изучения работниками учетной службы)
- Порядок и норма обобщение полученной информации для оперативного ее использование в процессе бухгалтерского учета (комментарии, схематические изображения, изменения в базе данных бухгалтерских программ и т. п.).
- Порядок хранения методически-нормативной документации (электронные носители, картотека материальных носителей и т. п.).
Заметим, что каждое из перечисленных задач по обеспечению технологии процесса бухгалтерского учета решается учитывая степень финансового обеспечение учреждения, масштабы ее деятельности, сложность выполняемых учетных работ и квалификации исполнителей бухгалтерской работы.
В организации труда бухгалтеров, как определенной категории работников учреждения, важное место занимает направление организации эргономичного и социального обеспечения. Напомним, что эргономика - область науки, изучающая человека в его трудовой деятельности, ее движения, затраты энергии, производительность труда, ее анатомические, физиологические и психологические изменения в контексте связи и влияния внешних
факторов на предмет их оптимизации. Своими корнями эргономика углубляется в всем известную гигиене труда, а ее основы были заложены около 140 лет назад. Однако популярность она приобрела в прошлом столетии, поскольку формула «хороший эргономика - хорошая экономика »стала очевидной благодаря конкретным цифрам, полученным в результате научных исследований, а именно:
• квалифицированное, научно грамотное обеспечение эргономических требований увеличивает производительность труда на 100%;
• хорошее освещение рабочего места повышает производительность труда на 20%
• снижение шума до гигиенических норм повышает производительность труда на 40-50%, а продуманное введение музыки - на 12 - 14%;
• оптимальный цвет окраски помещений повышает производительность труда на 25% и снижает непроизводительные потери рабочего времени на 32%.
Поскольку работа бухгалтера является разновидностью умственного труда, уровень автоматизации которой достаточно быстро увеличивается, эргономику бухгалтера следует определять как систему связи работника, занятого бухгалтерской работой с техническими средствами и окружающей средой, имеющей целью повышение производительности труда, обеспечение сохранения физического и психологического здоровья. Согласно условиям деятельности работников бухгалтерии можно выделить следующие объекты эргономики рабочего места бухгалтера: офисное помещение; офисная мебель; организационная техника, отдых работников.
Существует ряд требований к офисного помещения, диктуемые санитарными и эргономичными нормами. Согласно им офисная площадь на одно рабочее место быть около 6 м, а объем - не менее 20 м. Указанными нормами предусмотрено наличие как природного, так и искусственного освещения, при этом рабочее место следует располагать так, чтобы использовать максимально естественное освещение - перед окном, или слева от окна. Оптимальный ориентир окон на север или северо восток. Рекомендуется иметь жалюзи или шторы на окнах для предотвращения проникновения прямого света. Свет должен быть ярким (300-500 люкс), но рассеянным. Формируя схему размещения меры искусственного освещения, следует учитывать степень использования - общую и локальную и равномерность распределения указанных средств.
Для создания в бухгалтерии комфортных условий работы необходимо привести в соответствующих норм показатели микроклимата, а именно: температуру, влажность помещения и вентиляцию. Так, оптимальными показателями по температурным показателей являются: 22-24 ° С зимой и 23-25 ° С летом, при этом разница температур уровня пола и головы работающего не должна превышать 3 ° С. Относительная влажность помещения должны находиться в пределах 40-60%. Важным условием является отсутствие сквозняков (скорость движения воздуха должна быть менее 0,1 м / сек). Время в помещение должен поступать свежий воздух, представление которого должно обеспечивать естественная или искусственная система подачи воздуха. В помещении ежедневно следует проводить влажную уборку.
Важным моментом является обеспечение соответствующего звукового фонда. Как известно, шум влечет напряженность, препятствует сосредоточенности, вызывает преждевременное утомления, а следовательно, снижает работоспособность. Звукоизолювання помещений обеспечивается использованием соответствующих звукоизоляционных материалов при строительстве помещений (стекловата, войлок и др.), установлением звукоизоляционных дверей в кабинетах, использованием при устройстве оконных проемов стеклопакетов.
Не последнюю роль в эмоциональном состоянии работника играет цвет помещения. Установлено, что цвет влияет на человека. Такие цвета как красный, оранжевый, желтый в насыщенном оттенке возбуждают у человека психику, вызывая расширение зрачков, учащение пульса и наконец общую усталость, тогда как голубой, синий, зеленый - успокаивают и снижают утомляемость глаз. Специалистами по колористики рекомендуется использовать:
- При умственной работе, требующей постоянного сосредоточения или однообразных действий, цвета холодных оттенков - зеленого, сине-зеленого;
- При умственной работе, периодически требует интенсивного умственного нагрузки, цвета теплых оттенков.
Общей рекомендацией при выборе насыщенности цветов есть малейшая их интенсивность, поскольку яркие цвета отвлекают от работы. Потолок традиционно рекомендуют выдерживать в белом цвете, который оптически увеличивает высоту потолка помещения, а пол - в нейтральный серый или красновато-оранжевый. Комнаты, ориентированные на север, следует окрашивать в теплые цвета, а на юг - в холодные. Заметим, что подбором помещения возможно изменить пропорцию помещения. Так, с точки зрения ощущения пространства, серый, голубой и зеленые цвета отдаляют, а желтый, красный, коричневый, фиолетовый приближают (табл. 3.3).
Установка оптимального цветового климата имеет целебное воздействие на функции глаза, которое непосредственно взаимосвязано с функциями нервной системы.
Важное значение имеет оформление помещений, в том числе оснащение помещения офисными мебелью. Среди других категорий основными объектами по офисной мебели является стол и стул. Заметим, что специфика работы работника бухгалтерии заключается в преимущественно сидячем положении в течение рабочего дня. В случае неправильного выбора этих орудий труда бухгалтера возникает сутулость, деформация позвоночника, травма межпозвоночных дисков; пережатия сосудов, что ведет к: перегрузка сердца; напряжение зрения вызывает его ухудшение. Статистика свидетельствует, что проблемы со здоровьем имеют общий характер. Современная эргономика выработала ряд требований к офисной мебели.
Основной параметр, который влияет на удобство работы, - высота стола. Оптимальным значением является цифра 72,5 см. Наилучшим вариантом является стол с функцией возможного регулирования. Стол также должен иметь достаточный внутренний объем. Для этого стол должна быть шириной не менее 70 см, а высота пространства под столом - не менее 60 см. Для обеспечения устойчивости стол должен быть тяжелым. Площадь стола должна быть непосредственно увязана с понятием рабочего пространства. Средняя зона охвата рук человека - 35-45 см. Ближней зоне соответствует область, которая может быть охвачена рукой с прильнувшим к туловищу локтем, дальней зоне - область выпрямленного руки.
Стул или кресло должны обеспечивать физиологически рациональную позу. Такой требованию отвечают стулья или кресла с подлокотниками, вращающихся имеют регулятор высоты, угла наклона спинки и расстоянию спинки от края сиденья. Конкретные параметры определены на уровне:
• размер сиденья - не менее 40 х 40 см;
• угол наклона - 15 ° до 5 ° назад;
• высота сидения - от 40 до 55 см;
• длина подлокотников - не менее 25 см;
• ширина подлокотников - 5-7 см;
• высота до сидения - 22-28 см;
• расстояние друг от друга - 50 см.
Важным является подбор кресла или стула соответственно массе пользователя.
Научно-технический прогресс изменил труд человека, в частности бухгалтеров. Сегодня в кабинетах бухгалтерии расположено значительное количество ксерокопировальной, телефаксовых, телефонной, компьютерной техники. Она является объектом эргономики. Основные требования при установке компьютерной техники предъявляют к монитору, клавиатуры и мыши. Монитор должен быть расположен на столе так, чтобы изображение было четким, без мировых пятен. Для предотвращения переутомлении монитор всегда располагают ниже уровня глаз, при этом рекомендуется угол обзора монитора от 0 до 60 градусов. Расстояние до монитора зависит от диагонали. Так, для мониторов с диагональю экрана 14-15 дюймов расстояние должно быть не менее 80 см, 17 дюймов - от 1 до 1,5 м.
Для обеспечения наибольшего уровня безопасности при выборе высоты монитора следует руководствоваться стандартами безопасности ТСО1 92, ТСО1 95, ТСО1 99. Клавиатура должна быть удобной, а потому, по возможности, не прямой по форме каркаса. Найергономичнишою сегодня многоуровневая модель с разворотом клавиш от пользователя. Клавиатура должна быть расположена на расстоянии 10-15 см от края поверхности стола. Глубина постановки клавиатуры должна обеспечивать параллельное положение локтей к стола, а следовательно, прямой угол руки. Мишка подбирается под размер ладони. Другое организационная техника располагается, как правило, на отдельных столах, для предотвращения перегрузки рабочей зоны работника.
Важным объектом эргономических исследований является отдых работников в течение рабочего дня. При этом следует выделять текущий отдых и перерыв рабочего дня. Текущий отдых обычно проходит за рабочим местом. Учитывая особенности труда работников бухгалтерии рекомендуется комбинировать комплексы физических упражнений, которые выполняют, не вставая с места, для глаз, шеи и легкие физические упражнения для других частей тела.
Гимнастика для глаз
1. Сидя на стуле, закрыть глаза, расслабить мышцы лица, откинуться на спинку стула, опустить руки (10-15 сек). 2. С закрытыми глазами осуществлять легкий массаж надбровных дуг и нижней части области зрачков в направлении от носа до виска (20-30 сек). После чего посидеть с закрытыми глазами еще 10-15 сек.
3. Открыть глаза и посмотреть вдаль перед собой (2-3 сек). Перевести взгляд на кончик носа (3-5 сек). Повторить 6-8 раз.
Минивправа для мышц тела
1. Принять позу кучера: голову наклонить к груди, руки сложить на коленях, глаза закрыть. Расслабиться и оставаться в таком положении несколько минут. По мнению японских ученых, это упражнение восстанавливает работоспособность не хуже дневной сон.
Для проведения перерыва рабочего дня рациональным является выделение отдельного помещения. Его интерьер должен быть успокаивающим, рекомендуется размещение цветов и картин, использование функциональной музыки и т.д..
Бухгалтерская работа прежде всего является коллективным видом труда. Для обеспечения оптимальной работы группы людей должен быть создан соответствующий социальный микроклимат, который состоит из атмосферы взаимоуважения, сознательного подчинение своего поведения соответствующим общественным моральным нормам, сотрудничества на всех уровнях. Главную роль в обеспечении такого микроклимата играет главный бухгалтер. Он должен создать в коллективе атмосферу открытости, здоровой критики, доброжелательности, творческого роста. Это возможно только при условии личного примера, а именно: четкого выполнения руководителем возложенных на него функций, соблюдение принципа субординации, строгое выполнение правовых и нравственных норм поведения в отношении подчиненных, личная культура и т.д.. Руководитель бухгалтерской службы должен разрабатывать и совершенствовать систему мотивационных меры, способствующие установлению психологического равновесия работников и морального удовлетворения результатами труда.
Важным элементом культуры труда является специальная одежда пользователей компьютерной техники. Рекомендуется изготавливать его из несинтетических тканей для предотвращения возникновение при работе на ПК статического напряжения. Не желательно одевать очень светлую одежду и имеющий эффект блеска, так как они вызывают эффект отражение, а это мешает различать знаки на экране монитора. Форма, покрой и цвет одежды должны подчеркивать его деловое назначение.
Разрабатывая меры по созданию социального микроклимата, следует обратить внимание на то, что подавляющее большинство работников бухгалтерских бюджетных учреждений является женщинами. Этот фактор должен быть учтен в процессе организации как социального обеспечения в целом, так и обслуживания (благоустройство, питание, здоровье и гигиена и др.) в частности.
Как отмечалось ранее, в основных составляющих организации бухгалтерского учета в целом и бюджетных учреждений в частности, относятся:
- Организация технологии учетного процесса (организация учетных номенклатур, организация выбора носителей информации, организация фиксации информации на соответствующих носителях, организация движения носителей учетной информации ")
- Организация работы аппарата бухгалтерии;
-Организация обеспечения учетного процесса;
-Организация развития бухгалтерского учета.
Первые три из перечисленных составляющих еще недавно представляли собой такой сегмент оперативно-текущих мероприятий, который, по сути, охватывал все поле по рационализации бухгалтерского учета. С начала реформирования учетной системы Украины выросла роль организации развития бухгалтерского учета. Впрочем, поскольку основные методологические преобразования, которые были запланированы для осуществления в подсистемах бухгалтерского учета банковских учреждений и предприятий, организаций, на сегодня является реальным фактом, рассмотрение данного вопроса особенно актуально в аспекте подсистемы бухгалтерского учета бюджетных учреждений, которая должна претерпеть существенные изменений. Основанием для этого является Указ Президента Украины от 25 декабря 2001 г. № 1251/2001 «Об укреплении финансовой дисциплины и предотвращения правонарушения в бюджетной сфере », согласно которому к плану развития бухгалтерского учета Украина входит разработка национальных положений (стандартов) бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности бюджетных учреждений. При этом функции по разработку национальных стандартов возложено на Министерство финансов и Государственное казначейство. Каждый из указанных исполнительных органов власти выполняет определенные функции по руководству бухгалтерским учетом бюджетных учреждений. Регулирование общих вопросов методологии бухгалтерского учета и отчетности осуществляет Министерство финансов Украины через управление методологии бухгалтерского учета и отчетности.
При Министерстве финансов Украины в статусе совещательного органа действует Методологическая совет по бухгалтерскому учету, в составе которой работают высококвалифицированные ученые, специалисты министерств и других центральных органов исполнительной власти, предприятий, представителей общественных организаций бухгалтеров и аудиторов Украина. Она образована с целью (ст. 7 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине »):
- Организации разработки и рассмотрения проектов национальных положений (Стандартов) бухгалтерского учета, других нормативно-правовых актов ведение бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности;
-Совершенствование организационных форм и методов бухгалтерского учета в Украине;
- Методологического обеспечения внедрения современной технологии сбора и обработки учетной информации;
-Разработка рекомендаций по совершенствованию системы подготовки, переподготовки и повышения квалификации бухгалтеров.
Министерство финансов Украины по поручению Правительства непосредственно выполняет следующие функции:
-Разработка и утверждение национальных положений (стандартов) бухгалтерского учета; плана расчетов бухгалтерского учета, других нормативных актов вопросам бухгалтерского учета, определяет систему принципов, правил и способов ведения бухгалтерского учета в целом и в частности субъектами хозяйствования, классифицируются как предприятия и организации (торговые, снабженческие, сельскохозяйственные, строительные)
- Разработка и утверждение форм бухгалтерского учета для всех отраслей экономики;
-Разработка и установление общих обязательных требований к составлению, проверки и использования бухгалтерских документов
-Регулирование периодичности и порядка проведения инвентаризаций;
-Разработка системы национальных квалификационных характеристик бухгалтеров;
-Обеспечение участия страны в международных мероприятиях по развитию практики бухгалтерского учета и отчетности;
- Обобщение и обработки международного опыта ведения бухгалтерского учета.
Регламентацией бухгалтерского учета бюджетных учреждений, непосредственно занимается Государственное казначейство Украины, что первоначально было создано как одно из управлений Министерства финансов Украины. Среди многих функций и задач Государственного Казначейства в Указе Президента Украины «О Государственном казначействе Украина »от 15 января 1999 г. № 173/98 указан такой пункт:« разработка нормативно-методических документов по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и организации исполнения бюджетов всех уровней, которые являются обязательными для всех предприятий, учреждений и организаций, использующих бюджетные средства и средства государственных внебюджетных фондов », которым, по сути, декларируется методологическое руководство не только бухгалтерского учета исполнения бюджетов, а бухгалтерского учета исполнения сметы доходов и расходов.
Стоит отметить, что средством реализации организации развития бухгалтерского учета является его планирование, которое осуществляется централизованно и децентрализовано. Централизованное планирование развития бухгалтерского учета является составной частью общей государственной системы руководства бухгалтерским учетом, ключевые позиции в которой отведены Государственному Комитету статистики, который разрабатывает национальную систему счетоводства, а также указанным выше органам власти и управления.
Важным мероприятием по организации развития бухгалтерского учета централизованном уровне является ежегодное текущее планирование деятельности отдела методологии бухгалтерского учета исполнения смет и бюджетов Государственного казначейства Украины и отраслевых министерств. Такие планы должны содержать задача не только методологического характера, но и освещать систему мер по повышению квалификации учетных работников бюджетных учреждений и поддержание соответствующей специализации по магистерской программе «Учет аудит ».
Объектом планирования развития бухгалтерского учета бюджетных учреждений на децентрализованном уровне является учетный процесс учреждения или организации непосредственно. Этим процессом должен руководить главный бухгалтер, определяя основные объекты планирования в разрезе различных аспектов бухгалтерского учета, механизм реализации планов, круг задач ответственных за их выполнение и сроки выполнения задач.
В целом средством формализации результатов планирования развития бухгалтерского учета есть планы. В зависимости от задач, которые они выполняют, их следует разделять на несколько видов. Так, за периодом охвата выделяют перспективные (определяют центральное направление развития бухгалтерского учета), годовые и текущие (охватывают круг мероприятий по совершенствованию учета на соответствующий период). По уровню разработка выделяют планы высшего звена (складываются в результате централизованного планирования) и планы первичного звена (разрабатываются главным бухгалтером учреждения, организации). По функциональному назначению различают:
• планы совершенствования методологии и методики бухгалтерского учета (цель относится разработка нормативных документов, применения прогрессивных методов бухгалтерской учета, разработка и внедрение учетных задач с применением ЭВМ)
• планы совершенствования организации технологии учетного процесса (цель - внедрение прогрессивных форм бухгалтерского учета, разработки и внедрение новых учетных носителей, разработка рациональных схем обращения носителей учетной информации рационализация решения учетных задач в целом во времени и пространстве);
• планы совершенствования организационной формы бухгалтерского учета, организационного построения бухгалтерской службы учреждения и организационного обеспечения (цель - выбор и внедрение иной организационной формы бухгалтерского учета, разработки и применения более рациональной модели организационного построения бухгалтерской службы, совершенствование состава структурных подразделений бухгалтерской службы);
• планы развития информационного и технического обеспечения (целью ставится разработка и внедрение информационных моделей, рационализация обработки носителей информации, которые составляют поле информационного обеспечения, дальнейшая автоматизация работ бухгалтерского подразделения через пополнение парка технического обеспечение внедрения программного обеспечения работы сотрудников бухгалтерии);
• планы социального развития коллектива и их эргономического обеспечения (цель - подготовка, переподготовка и повышением квалификации персонала бухгалтерии, определения квалификационного уровня согласно аттестации; разработка и внедрение мотивационной модели для труда учетных работников, улучшения морального микроклимата и более полное удовлетворение материальных потребностей: формирование коллективного сознания в структурном подразделении; оптимизация эргономических характеристик условий труда бухгалтерской службы);
• планы научно-исследовательских и экспериментальных работ (цель - разработка предложений по совершенствованию системы бухгалтерского учета). Планы могут быть представлены в виде таблицы, в подлежащем которой формулируется состав мероприятий по развития бухгалтерского учета, а в сказуемом указываются ответственные исполнители и указываются сроки выполнения, или в виде текста, содержащего эту информацию в сказуемом в разрезе перечисленных мероприятий. Обязательным частью плана является обоснование последнего с определением затрат на реализацию плана и эффективности его внедрения.
Однако любая теоретическая разработка должна знайте свое отражение в практической деятельности, а потому постановка учетных задач разной степени, направления, уровня сложности и уровня иерархической цепи управления, что является логическим результатом и продолжением процесса планирования, должен реализоваться с помощью разработанной схемы организации их внедрения. Эта схема предусматривает этапность внедрения задач. В частности, среди этапов необходимо выделять: выбор объектов внедрения задач; правовой регламентации организации внедрения задачи, организацию обследование выбранного направления учета; разработки рабочей инструкции, проведение производственных совещаний, экспериментирование; доработки проекта инструкции и внесение изменений в положения, должностных инструкций утверждении инструкции.
В зависимости от характера плановых заданий, внедрение учетных задач может иметь сплошной или выборочный характер, а сами задачи могут распространяться на все учреждения бюджетной сферы или на отдельные учреждения и организации определенной отрасли, определенного уровня распорядителей. При этом иногда они внедряются на базе одной учреждения или организации, опыт обобщается и при положительных результатах распространяется на другие учреждения и организации.
Правовая регламентация организации реализации задач осуществляется с помощью приказа руководителя учреждения или организации, руководителя Министерства или ведомства. Согласно приказу начинаются работы на первичном уровне иерархического внедрение учетных задач. В частности, образуются комиссии, которым разрабатывается план мероприятий внедрения конкретных учетных задач. В состав комиссии, как правило, входят руководитель учреждения (заместитель), руководитель финансово-планового или финансово-экономического подразделений (заместители), руководители других структурных подразделений и т.п.. План мероприятий по внедрению учетных задач утверждается комиссией и передается в отраслевое министерства, ведомства, Государственного казначейства в соответствии с уровнем разработки последнего. План мероприятий также прилагается к приказу по внедрению учетной задачи по учреждению или организации.
Обследование выбранного направления учета заключается в оценке состояния объекта с точки зрения соответствия современным конкретным условиям хозяйствования, выявление недостатков, препятствующих внедрению определенной учетной задачи. В каждой учреждению для осуществления перечисленных мероприятий составляется план обследования соответствующего направления учета. В качестве примера мы предлагаем такой разработан план обследование учета затрат на НИР:
1. Номенклатура тематики научно-исследовательских работ по профилю научно-исследовательской учреждения, заказчики.
2. Учет спецоборудования для выполнения НИР.
3. Учет заработной платы.
4. Учет материалов для научных целей.
5. Организация учета затрат и калькулирования НИР.
6. Недостатки системы учета затрат на НИР и калькуляции ГДР.
7. Методологические основы по внедрению экспериментальной модели учета затрат на НИР и калькулирования НИР.
8. Состояние автоматизации бухгалтерского учета в научно-исследовательском учреждении, возможности внедрения комплексной системы автоматизации учетно-вычислительных работ.
Разработка рабочей инструкции осуществляется на основании обобщения на уровне объекта внедрения (учреждение, учреждения отрасли, учреждения в целом). Должностная инструкция должна содержать общий раздел, определяющий основные, терминологические понятия, задачи и функции данного направления учета и т.д., методологический раздел, описывающий методику синтетического и аналитического учета данному направлению; организационного раздела, который будет определять механизм организации учетного процесса указанного направления. К инструкции прилагается пакет первичных документов, учетных регистров по определенному направлению учета с указаниями по их оформление. Каждый рекомендован носитель учетной информации должен быть завизирован лицом, ответственным за их составление. Важным условием заключения рабочей инструкции является конкретизация информационно-нормативного обеспечения по учетом особенностей хозяйствования конкретного учреждения.
Проведение производственных совещаний цель подробное освещение ключевых вопросов, проблем, полученных материалов по информационному обеспечению внедрения (Инструкций, методик, указаний, рекомендаций), широкое обсуждение проблемных вопросам практики ведения учета по соответствующим направлениям, разработка рекомендаций по совершенствованию технологии учетного процесса. Итоги совещания комиссии должны оформляться протоколом, в котором обязательно должен фиксироваться решение о вынесенного на обсуждение вопроса, сроки и ответственные за исполнение.
Этап экспериментирования должен реализоваться в виде внедрения и параллельного обработки дублирующей к основной проектной модели учета по соответствующим направлением в течение месяца. Доработка рабочей инструкции осуществляется на основе результатов экспериментального внедрения. После внесения необходимых изменений в положения об отделе, должностных инструкций и других организационных регламентов с целью гармонизации методического и организационного поля, осуществляют конечное обсуждение проекта инструкции, после чего этот документ утверждается, приобретая тем самым статус нормативно-правового документа.
Возвращаясь к вопросу разработки национальных положений (стандартов) бухгалтерского учета, следует еще раз отметить, что качество будущих стандартов бухгалтерского учета бюджетных учреждений напрямую зависит от уровня организации работ по их разработке, под которой понимают систему мероприятий оптимизации научно-исследовательских работ. В связи с этим разработке конечного варианта указанных методических материалов должны предшествовать следующие этапы:
* Подготовительный, или организационный, к которому должны быть включены следующие виды работ:
• организация группы разработчиков, которая заключается в определении круга лиц, участвовать в разработке и руководителя рабочей группы, определение регламента ее работы;
• разработка плана работ в разрезе основных этапов, видов и направлений работ, а также срока их выполнения и ответственных;
• обеспечение проведения следующих этапов (определение системы мер по реализации установленных задач, их обоснования и проведения).
Как известно, бухгалтерский учет бюджетных учреждений отражает особенности этих учреждений многообразного государственного сектора в общем сочетании, а потому уместным и необходимым является включение в группу разработчиков на совещательной основе ведущих специалистов отраслевых министерств по вопросам бухгалтерского учета.
Разработка плана работ предусматривает определение видов общих работ по этапам. Установка видов работ требует проработки законодательных актов по перспектив развития экономики Украины во всех ее отраслях; тщательного изучения материалов периодических видов научной литературы в части прогнозов экономического развития экономики Украины в целом и экономики социально-культурного комплекса в частности, определение на основании обработанного материала задач и функций бухгалтерского учета бюджетных учреждений на будущее, установление сроков проведения исследования основных объектов.
Организация обеспечения проведения научно-исследовательских работ должна предусматривать подготовку соответствующей материально-технической базы в части технических средств и информационного обеспечения, определение круга вспомогательных процедур, как то научные командировки за границу для изучения практики, опыта и проведения научных конференций и т.п., установление связи с государственными и общественными организациями для сотрудничества на завершающем этапе разработки положений бухгалтерского учета и проч.:
* Главный этап, или этап разработки, должна заключаться в разработке проекта положений бухгалтерского учета на основании ранее установленных направлений работы или объектов изучения. Учитывая общие тенденции по гармонизации бухгалтерского учета, которые наблюдаются в мировой экономике, разработка имеет осуществляться на основе уже определенных задач и функций отечественной подсистемы учета бюджетных учреждений с учетом (при ее аналогами) международных стандартов бухгалтерского учета в государственном секторе;
* Заключительный этап должен предусматривать следующие виды работ:
• разработка проектов положений (стандартов) бухгалтерского учета доработки с учетом обоснованных дополнений;
• обсуждение проектов положений (стандартов) в специализированных средствах информации - ведущих периодических изданиях по вопросам бухгалтерского учета и на научных конференциях;
• доработка проектов положений (стандартов) с учетом внесенных предложений;
• рассмотрение конечных проектов положений (стандартов) и их утверждение.
Система мероприятий по внедрению указанных положений следует, в свою очередь, содержать план внедрения полной или частичной автоматизации учетного процесса бюджетных учреждений, проведение обучающих семинаров для учетного персонала этих учреждений с привлечением к работе членов группы разработки, изучения результатов внедрение и принятие корректирующих дополнений и изменений подобное.
Стоит отметить, что предложенная схема мероприятий носит общий характер, однако она учитывает основные теоретико-методологические подходы и тенденции организации развития бухгалтерского учета в современных условиях, а потому имеет право на учет как вариант методики разработки рабочего плана по подготовке указанных нормативных документов.
Рассмотрен комплекс вопросов по организации бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях освещает главные проблематичные моменты методических подходов к соответствующих направлений последней системы, но он будет неполным без учета наработок в области организации работы учетной подразделения бюджетных учреждений.
В советские времена прототипом указанных действий было составление плана организации бухгалтерского учета бюджетных учреждений. Однако поскольку тогда организация отечественного бухгалтерского учета не была регламентирована такой степени, как объект ее изучения и проработки - бухгалтерский учет, названный план должен обобщающую форму, а его содержание - рекомендательный характер. На практике чаще план организации бухгалтерского учета приобретал сокращенного вида и отражал в большей степени права и обязанности главного бухгалтера по организации бухгалтерского учета, чем раскрывал основные ее направления. Однако предпринятые в последнем десятилетии прошлого века шаги по гармонизации отечественной системы бухгалтерского учета с мировым учетной практикой, привели к просмотра важнейших моментов качестве учетной методики, так и методики организации бухгалтерского учета. Речь идет о появлении в отечественной учетной терминологии такое понятие, как «учетная политика» и дальнейшей его адаптации в рамках практической деятельности. Первоисточником данного терминологического пополнения является Международный стандарт бухгалтерского учета № 1 «Раскрытие учетной политики». Согласно ему «учетная политика охватывает принципы, основы, соглашения, правила и процедуры, принятые руководством при составлении и представлении финансовых отчетов ». Отечественный вариант, изложенный в Законе о бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине, определяет учетную политику как «совокупность принципов, методов и процедур, используемых предприятием для составления и представления отчетности ». Как видим, существенных отличий нет, однако разница все-таки есть, и проявляется она при изучении механизмов реализации учетной политики. Эти механизмы рассматриваются в специализированной литературе по теории отечественного бухгалтерского учета и его организации, в частности материалов о порядке формирования учетной политики.
Заметим, что в отечественной практике средством формализации учетной политики стал такой вид нормативно-справочного документа, как приказ об учетной политике. Порядок его составления не регламентируется, а определяется, собственно, пониманием руководителя бухгалтерской службы понятия «учетная политика». Бухгалтерам, безусловно, будет полезным изучение специализированной литературы по вопросам теоретических основ бухгалтерского учета, поскольку отечественные ученые уже довольно давно обосновали вопросы, касающиеся структуры приказа об учетной политике, составляющих его частей и их содержательного наполнения.
Закономерен вопрос об уместности выделения направления организации бухгалтерского учета, поскольку в определении учетной политики, приводилось выше, этот термин не употребляется. Вспомним в этой связи, что бухгалтерский учет с точки зрения технологии состоит из первичного, текущего и итогового этапов. Очевидно, что прохождение учетной информации от этапа первичного учета к итоговому и конечное формирование качественной информации на выходе из системы невозможно без определения круга организационных мероприятий по данной системы - Бухгалтерского учета. Правильность такой позиции подтверждает и дословный перевод понятия «учетная политика», что означает последовательную систему заданий, целей бухгалтерского учета и средств их достижения. Это свидетельствует в пользу позиции отечественных авторов по формированию учетной политики. Дальнейший анализ предложенных объектов изучения - литературных источников - указывает на то, что значительных расхождений при формировании смысловых составляющих разделов не наблюдается. Однако следует рассмотреть отдельные принципиальные позиции авторов. В частности к вопросам, что, по мнению автора, являются дискуссионными, относят:
• целесообразность включения в приказ об учетной политике общей информации о субъект хозяйствования;
• количество разделов приказа;
• порядок размещения разделов;
• необходимость формирования содержательной части по разделам.
При определении позиции относительно первого вопроса, следует упомянуть, что с принципами составление текстовой части любого делового документа входит, среди прочих, краткость, точность, логичность и полнота. Другими словами, документ должен быть информационно-экономическим - содержать оптимальный объем полезной информации о объекта освещения. Заметим, что характеристика общехозяйственной деятельности предприятия, безусловно, относится к такого информационного поля, поскольку в конце концов главная задача системы бухгалтерского учета заключается в отображении результатов этой деятельности. Отсюда позиция по включения указанных данных в приказ об учетной политике является правомерным. Однако, на наш взгляд, при рассмотрении и принятии этой позиции как окончательно правильной теряется обобщающий принцип делопроизводства - принцип оптимальности, а именно: указанная информация лежит в основе уставных документов и повторное ее освещение в приказе об учетной политике является прямым дублированием. Учитывая это, шаг относительно внесения в содержательного состава приказа данной информации следует считать более иррациональным, чем взвешенным.
(Условно - разделов) по соответствующим классификационным направлениям и признакам. На мнению автора, такими составляющими данного информационного поля должны быть:
• организация бухгалтерского учета;
• методические основы бухгалтерского учета.
При этом под «основами» следует в данном случае понимать методы, принципы и процедуры бухгалтерского учета. При таких условиях определяется четкое распределение информационных данных по объектам изучения, а именно: по методике бухгалтерского учета и средством ее оптимизации - организацией бухгалтерского учета. А поскольку в качестве базовой использована такая существенный признак, как субъектно-объектный связь, данная классификация имеет естественный характер.
Относительно последнего вопроса о порядке размещения разделов, автор отмечает первобытности организационного момента перед методическим. Частично это объясняется стилистическими требованиями, предъявляемыми к составлению нормативных документов в отечественном делопроизводстве. Впрочем, такая позиция приобретает больший вес при рассмотрении данному вопросу с точки зрения логики механизма воспроизводства любого процесса, поскольку условием реализации ожидаемых положительных конечных его результатов является формула «организация процесса - воспроизведение процесса».
Стоит обратить внимание на то, что предложенные к рассмотрению варианты примеров приказа об учетной политике касаются хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Детальное изучение этого вопроса по такой специфической подсистемы бухгалтерского учета, которой является бухгалтерский учет бюджетных учреждений, свидетельствует о полном отсутствии каких-либо комплексных системных наработок. Время необходимость разработки методики формирования учетной политики бюджетных учреждений несомненна.
Для выработки подходов к определению сферы действия учетной политики выделим основные факторы, влияющие на тот или иной вариант выбора. К ним следует отнести:
• уровень бюджета, из которого осуществляется финансовое обеспечение данной бюджетной учреждения (государственный или местный бюджет)
• уровень бюджетного учреждения как распорядителя средств, закрепленный за ним (Главный распорядитель средств, распорядитель средств 1-го уровня, распорядитель средств 2-го уровня)
• отраслевая принадлежность бюджетного учреждения, что определяет специфику ее деятельности и особенности учетного процесса и его организации (образование, наука, культура, здравоохранение, государственное управление и т.п.);
• объемы деятельности бюджетного учреждения и, соответственно, потребления запасов (Ассортимент и объемы запасов);
• объемы и виды внебюджетной деятельности;
• количество персонала, работающего в учреждении;
• уровень финансово-материального обеспечения бюджетного учреждения (наличие разнообразных средств технического обеспечения);
Отметим, что приказ об учетной политике в части методических основ может иметь расширенную структуру в виде перечня основных моментов того или иного направления бухгалтерского учета или приобрести вид списка альтернативных методов и процедур по соответствующим направлениям учета.
Осмысление такой двовариантности, с одной стороны, ведет к заключению о возможном сочетание положительных сторон обоих вариантов с целью устранения излишней детализации методической части в форме простого дублирования нормативных документов, с другой - В ее сужение до нескольких пунктов, поскольку львиная доля методических приемов и процедур четко однозначно регламентируется существующими инструктивными материалами. По нашему мнению, такой подход должен быть реализован в виде стройной системы основных методических, моментов в разрезе соответствующих направлений бухгалтерского учета. Соответственно этому к рассмотрению предлагаются такие позиции для отражения в приказе об учетной политике бюджетных учреждений:
1. Организация бухгалтерского учета:
> Форма организации бухгалтерского учета.
> Форма организационного построения бухгалтерской службы.
> Форма организации структуры аппарата бухгалтерии.
> Права и обязанности главного бухгалтера, заместителей главного бухгалтера, работников бухгалтерии (в форме доп. 1 - должностные инструкции).
> Действующая нормативная база бухгалтерского учета данной бюджетного учреждения.
> Форма бухгалтерского учета (приложение 2 - экземпляры форм учетных регистров).
> Рабочий план счетов (приложение С - таблица счетов бухгалтерского учета принятых к использованию с соответствующим уровнем аналитичности).
> Учетные номенклатуры (доп. 4 - сформированы по направлениям бухгалтерского учета учетные номенклатуры).
> Формы первичных документов (приложение 5 - образцы форм, заполненные в соответствии с требований нормативных документов).
> График документооборота по данному учреждению (приложение 6 - оперограммы (документограмы) сводные графики движения документов сформированы по направлениям бухгалтерского учета).
> Формы отчетности (приложение 7 - образцы форм бухгалтерской отчетности с рабочими инструкциями по их заполнению).
> График составления и представления отчетности (приложение 8 - график движения носителей учетной информации итогового этапа бухгалтерского учета с указанием ответственных лиц).
> Порядок ведения архива учреждения.
> Список работников, имеющих право подписи носителей учетной информации (доп. 9 - список лиц с сопоставлением образцов подписей указанных лиц).
> Список работников, имеющих право на получение, хранение и выдачу товарно-материальных ценностей (приложение 10 - список лиц с сопоставлением образцов подписей указанных лиц).
> Список лиц, ответственных за организацию технического и эргономичного обеспечение учетного процесса.
> Список лиц, ответственных за информационное обеспечение.
> План мероприятий по организации социального обеспечения бухгалтерской службы.
2. Методические основы бухгалтерского учета:
> Учет доходов общего фонда (указать перечень источников, из которых поступают средства в общий фонд, определить субсчета согласно источникам поступления, порядок поступления финансового обеспечения в общий фонд и т.д.).
> Учет доходов специального фонда (указать перечень источников, в разрезе которых осуществляется получение средств в общий фонд, определить субсчета согласно источникам поступления,
порядок поступления финансового обеспечения в специальный фонд, порядок образование фондов за счет средств специального фонда и т.п.).
> Учет денежных средств на счетах (определение денежных счетов в учреждениях банков и / или органах казначейства с указанием их номеров, определение количества мемориальных ордеров по движению безналичных денежных потоков и т.п.).
> Учет кассовых операций (порядок учета наличных денежных средств в разрезе общего и специального фондов, особенности ведения кассовой книги относительно источников покрытия расходов, сроки отчеты подотчетных лиц в пределах установленных норм времени и административная ответственность за нарушение этих норм и т.д.).
> Учет расходов (механизм осуществления расходов, административные и нормативные ограничения, обеспечения реализации принципа целевого назначения финансового обеспечение инструментами бухгалтерского учета, порядок распределения расходов согласно источникам их покрытия и т.д.).
> Учет расчетов по заработной плате и стипендиям (схема должностных окладов, схема определения размера стипендий с учетом надбавок данной бюджетной учреждения, порядок и сроки начисления заработной платы и стипендий и т.д.).
> Учет расчетов с другими кредиторами и дебиторами (порядок учета расчетов в порядке плановых платежей и их сроков, порядок проведения тендеров, методика отражения в системе счетов бухгалтерского учета операций по обеспечению проведения тендерных торгов, определение ограничения на расходы через подотчетных лиц (предела возмещения расходов на проезд, наем жилья, бытовые услуги, суточные и т.д.), определение условий отчетности лиц и т.п.).
> Учет необоротных активов (идентификация видов необоротных активов по стоимостной оценки, применяемой учреждением в пределах, установленных нормативной базой, виды оценок необоротных активов, перечень расходов входящих в первоначальную стоимости необоротных активов, порядок переоценки необоротных активов, порядок учета расходов на содержание необоротных материальных активов, порядок и условия списания необоротных активов и т.п.).
> Учет запасов (идентификация запасов, виды оценок запасов, применяемых учреждением, метод отпуске запасов для использования в производстве, порядок переоценки запасов и т.д.).
> Учет расходов (перечень и состав статей калькулирования услуг, изготовления продукции, порядок распределения прямых и накладных расходов и т.п.).
> Учет результатов деятельности бюджетного учреждения (методика определения результата хозяйственной деятельности учреждения и его оценки и т.д.).
Заметим, что принцип неизменности учетной политики следует распространять исключительно на методическую часть приказа об учетной политике, содержательное наполнение которой непосредственно влияет на формирование финансовых результатов деятельности бюджетных учреждений. Более того, постоянное совершенствование учетной политики в части организации учетного процесса обеспечит постоянную текущую оптимизацию бухгалтерского учета всех его этапах и направлениях.
Важным моментом первичной организации учетного процесса является организация его обеспечения. Этот вопрос сегодня еще недостаточно изучен, хотя и входит в состав базовых компонентов организации учетного процесса. Рассматривая процесс бухгалтерского учета как своеобразное производство, мы можем выделить в нем характерные средства производства. К ним следует отнести традиционные средства труда и предметы труда, которые, согласно традиционной схемы экономической теории, выражаются широким кругом различных материальных и нематериальных средств, влияющие на предмет труда исполнителя бухгалтерской работы - информацию. Как и в любом процессе производства, важным моментом бухгалтерского учета является его обеспечения средствами и предметами труда. В специализированной литературе вместо употребляемых нами общих понятий они применяются как категории информационного, технического, методологического и социального обеспечения.
Изучая вопросы организации информационного обеспечения определим сущность этого понятия. Так, под информационным обеспечением понимают совокупность учетных данных на всех этапах процесса бухгалтерского учета. Вспомним, что процесс бухгалтерского учета состоит из большого количества учетных задач, решение которых зачастую основывается на результатах решения других учетных завдань1. Кроме того, специфика учетной системы заключается в использовании исходных данных в дальнейшем процессе «производства» - процессе бухгалтерского учета. Итак, рассмотрения в разрезе информационного обеспечения подлежат: вход в систему, обработка в системе, выход из системы (первичного, текущего, итогового учета за определенными задачами). Помимо данных о финансово-хозяйственной деятельности учреждения как входные данные в систему используется нормативно-справочная информация.
Организация информационного обеспечения состоит в рационализации предоставления информационных данных по каждой из составляющих общей системы бухгалтерского учета. В связи с этим напомним основные требования, предъявляемые к экономической информации, а именно: точность, достоверность, своевременность, удобство восприятии. Очевидно, что поставки системы бухгалтерского учета экономической информации, которой присущи перечисленные характеристики, и является основной задачей организации информационного обеспечения бухгалтерского учета. Поскольку информация, проходящая через систему бухгалтерского учета, может быть классифицирована как первичная и производная, внутренняя и внешняя, нормативно-справочная и фактическая, решения данной задачи возможно при следующих условиях:
• четкого определения целей и задач бухгалтерского учета;
• определение пользователей и потребителей результатов от выполнения задания
• образование рациональной во времени и пространстве системы связей по обеспечению выполнение учетных задач по схеме «вход - система - выход»;
• определение порядка получения входного системообразующим информации; использования базы данных обработка входящей учетной информации и нормативно-справочной, получения исходной информации, ее передачи
• разработка методики архивирования информации данных бухгалтерского учета.
В условиях развития современных научных технологий указанные задачи должны решаться посредством внедрения автоматизированных систем управления. Неотложной проблемой в связи с этим становится разработка состава, структуры базы данных и режима функционирования автоматизированной базы данных. При этом для обеспечение оптимизации работы всей организации или учреждения, а не только бухгалтерской службы следует вести речь о создании общей базы данных для всех подсистем хозяйственного механизма, с соответствующей функциональной специализацией в каждой.
В деятельности бюджетных учреждений сегодня используется локальная база данных, действует в рамках системы бухгалтерского учета, для обеспечения учетных задач автоматизированных мест бухгалтеров. В рамках такой системы особое значение приобретает информационное взаимодействие между рабочими местами бухгалтера с другими структурными подразделениями в разрезе подсистем хозяйственного механизма. Непрерывность и качество такого рода взаимосвязей обеспечивается с помощью установление нормативов оформления и представления первичной внешней и внутренней документации носителей нормативно-справочной информации в соответствующий структурного подразделения - бухгалтерии. При этом возвратность данного взаимосвязи проявляется в предоставлении бухгалтерским подразделением уже обработанной соответственно информации аппарата управления данного учреждения и органы высшего уровня.
Техническое обеспечение представляет собой набор материальных и нематериальных средств по выполнению работ, связанных с обработкой информационного обеспечения бухгалтерского учета. Элементами или составляющими технического обеспечения следует считать: комплекс технических средств и оборудования, программное обеспечение и обслуживающий персонал. Каждый из элементов имеет свою структуру, т.е. делимость. Так, к техническим средствам относят не только одноименные средства труда, которые имеют название организационной техники, к ним следует отнести весь комплекс технических средств для подготовки носителей информации (ручки шариковые и чернильные, пишущие машинки, ПЭВМ), их копирования (ксерокопировального аппараты), обработки, хранения и поиска (картотеки и поисковые системы), осуществление расчетных операций (калькуляторы, счеты) и специальное оборудование и вспомогательные эксплуатационные материалы (специальные столы, картотеки, ящики, доски, стойки, счетчики, веса, хронометры, мерная тара, химические реактивы, которые служат дополнительными инструментами в получении информации по объектам учета), общее офисное оборудование (столы, стулья, шкафы и т. п.), а также носители информации в виде учетных регистров, первичной документации, формы отчетности, с помощью которых информация наглядной, группируется, подвергается арифметическим действиям, обобщается, т.е. обрабатывается.
Вторая составляющая технического обеспечения - программное обеспечение - выступает в виде нематерильного продукта (пакет программ, которые используются при решении задач на АРМ бухгалтеров и которые представляют собой комплекс взаимосвязанных алгоритмов решения этих учетных задач на языке ПЭВМ, а следовательно, обработки учетной информации).
В состав документации технического и программного обеспечения следует отнести
-Документацию по техническому обеспечению (инструкции эксплуатации, организации техники, спецоборудования и т.п., документацию по техническим характеристикам и т. п.);
-Документацию по программному обеспечению (инструкции или руководство пользователей, содержит описание средств и процедур, предоставляется и осуществляется системой автоматизации бухгалтерского учета в разрезе соответствующих направлений и т. п.).
По сути, данная составляющая технического обеспечения являются дополнительные к предыдущим. Последняя составляющая технического обеспечения - персонал, занятый обслуживанием всего комплекса технических средств. Он включает разработчиков вычислительного центра, периферийной техники, а также монтажно-наладочный, эксплуатационный и обслуживающий персонал.
Дана характеристика технического обеспечения дает возможность выделить задачи по его организации, в частности:
-Разработка проекта нормативно-справочной документации по обеспечению бухгалтерской службы техническими средствами (данные внутрихозяйственные разработки должны содержать: технически обоснованные расчеты по обеспечению структурных подразделений бухгалтерской службы организационной техникой; план расположения оргтехники; номенклатуру имеющихся технических средств; план автоматизации рабочих мест бухгалтерской службы);
- Перманентный надзор и контроль наличия специального оборудования, материалов, а также общего офисного оборудования с целью избежания фактов недостаче данных товарно-материальных ценностей и мобильного реагирования по этому;
-Разработка альбомов последовательности процедур осуществления операций по автоматизированных мест бухгалтеров по всем направлениям учета;
-Разработка графика текущего обслуживания технических средств персоналом технического обеспечения.
Методическое обеспечение выполняет роль методически правового инструмента, за помощью которого видоизменяется учетная информация. Методическое обеспечение учетного процесса следует подразделять на:
- Методические документы (эта категория нормативных документов непосредственно регламентирует порядок и методику бухгалтерского учета);
-Документы, определяющие общеправовая нормативную базу (указанные нормативные документы служат основой правового поля о деятельности бюджетных учреждений).
Организация методического обеспечения должна включать комплекс мероприятий и методов по обеспечению процесса бухгалтерского учета методическими и обще-нормативными документами. Для решения этой задачи следует определить:
- Порядок и способ поступления нормативной информации (по факсу, через электронную почту, через системы информационно-справочного обеспечения, через курьера)
- Состав технических средств (исполнителя работы по доставке) согласно предыдущего пункта, с помощью которых и будет получаться информация о нормативной базы;
- План изучения и проработки нормативных документов во времени (периоды времени, необходимые для ознакомления) и пространстве (последовательность изучения работниками учетной службы)
- Порядок и норма обобщение полученной информации для оперативного ее использование в процессе бухгалтерского учета (комментарии, схематические изображения, изменения в базе данных бухгалтерских программ и т. п.).
- Порядок хранения методически-нормативной документации (электронные носители, картотека материальных носителей и т. п.).
Заметим, что каждое из перечисленных задач по обеспечению технологии процесса бухгалтерского учета решается учитывая степень финансового обеспечение учреждения, масштабы ее деятельности, сложность выполняемых учетных работ и квалификации исполнителей бухгалтерской работы.
В организации труда бухгалтеров, как определенной категории работников учреждения, важное место занимает направление организации эргономичного и социального обеспечения. Напомним, что эргономика - область науки, изучающая человека в его трудовой деятельности, ее движения, затраты энергии, производительность труда, ее анатомические, физиологические и психологические изменения в контексте связи и влияния внешних
факторов на предмет их оптимизации. Своими корнями эргономика углубляется в всем известную гигиене труда, а ее основы были заложены около 140 лет назад. Однако популярность она приобрела в прошлом столетии, поскольку формула «хороший эргономика - хорошая экономика »стала очевидной благодаря конкретным цифрам, полученным в результате научных исследований, а именно:
• квалифицированное, научно грамотное обеспечение эргономических требований увеличивает производительность труда на 100%;
• хорошее освещение рабочего места повышает производительность труда на 20%
• снижение шума до гигиенических норм повышает производительность труда на 40-50%, а продуманное введение музыки - на 12 - 14%;
• оптимальный цвет окраски помещений повышает производительность труда на 25% и снижает непроизводительные потери рабочего времени на 32%.
Поскольку работа бухгалтера является разновидностью умственного труда, уровень автоматизации которой достаточно быстро увеличивается, эргономику бухгалтера следует определять как систему связи работника, занятого бухгалтерской работой с техническими средствами и окружающей средой, имеющей целью повышение производительности труда, обеспечение сохранения физического и психологического здоровья. Согласно условиям деятельности работников бухгалтерии можно выделить следующие объекты эргономики рабочего места бухгалтера: офисное помещение; офисная мебель; организационная техника, отдых работников.
Существует ряд требований к офисного помещения, диктуемые санитарными и эргономичными нормами. Согласно им офисная площадь на одно рабочее место быть около 6 м, а объем - не менее 20 м. Указанными нормами предусмотрено наличие как природного, так и искусственного освещения, при этом рабочее место следует располагать так, чтобы использовать максимально естественное освещение - перед окном, или слева от окна. Оптимальный ориентир окон на север или северо восток. Рекомендуется иметь жалюзи или шторы на окнах для предотвращения проникновения прямого света. Свет должен быть ярким (300-500 люкс), но рассеянным. Формируя схему размещения меры искусственного освещения, следует учитывать степень использования - общую и локальную и равномерность распределения указанных средств.
Для создания в бухгалтерии комфортных условий работы необходимо привести в соответствующих норм показатели микроклимата, а именно: температуру, влажность помещения и вентиляцию. Так, оптимальными показателями по температурным показателей являются: 22-24 ° С зимой и 23-25 ° С летом, при этом разница температур уровня пола и головы работающего не должна превышать 3 ° С. Относительная влажность помещения должны находиться в пределах 40-60%. Важным условием является отсутствие сквозняков (скорость движения воздуха должна быть менее 0,1 м / сек). Время в помещение должен поступать свежий воздух, представление которого должно обеспечивать естественная или искусственная система подачи воздуха. В помещении ежедневно следует проводить влажную уборку.
Важным моментом является обеспечение соответствующего звукового фонда. Как известно, шум влечет напряженность, препятствует сосредоточенности, вызывает преждевременное утомления, а следовательно, снижает работоспособность. Звукоизолювання помещений обеспечивается использованием соответствующих звукоизоляционных материалов при строительстве помещений (стекловата, войлок и др.), установлением звукоизоляционных дверей в кабинетах, использованием при устройстве оконных проемов стеклопакетов.
Не последнюю роль в эмоциональном состоянии работника играет цвет помещения. Установлено, что цвет влияет на человека. Такие цвета как красный, оранжевый, желтый в насыщенном оттенке возбуждают у человека психику, вызывая расширение зрачков, учащение пульса и наконец общую усталость, тогда как голубой, синий, зеленый - успокаивают и снижают утомляемость глаз. Специалистами по колористики рекомендуется использовать:
- При умственной работе, требующей постоянного сосредоточения или однообразных действий, цвета холодных оттенков - зеленого, сине-зеленого;
- При умственной работе, периодически требует интенсивного умственного нагрузки, цвета теплых оттенков.
Общей рекомендацией при выборе насыщенности цветов есть малейшая их интенсивность, поскольку яркие цвета отвлекают от работы. Потолок традиционно рекомендуют выдерживать в белом цвете, который оптически увеличивает высоту потолка помещения, а пол - в нейтральный серый или красновато-оранжевый. Комнаты, ориентированные на север, следует окрашивать в теплые цвета, а на юг - в холодные. Заметим, что подбором помещения возможно изменить пропорцию помещения. Так, с точки зрения ощущения пространства, серый, голубой и зеленые цвета отдаляют, а желтый, красный, коричневый, фиолетовый приближают (табл. 3.3).
Установка оптимального цветового климата имеет целебное воздействие на функции глаза, которое непосредственно взаимосвязано с функциями нервной системы.
Важное значение имеет оформление помещений, в том числе оснащение помещения офисными мебелью. Среди других категорий основными объектами по офисной мебели является стол и стул. Заметим, что специфика работы работника бухгалтерии заключается в преимущественно сидячем положении в течение рабочего дня. В случае неправильного выбора этих орудий труда бухгалтера возникает сутулость, деформация позвоночника, травма межпозвоночных дисков; пережатия сосудов, что ведет к: перегрузка сердца; напряжение зрения вызывает его ухудшение. Статистика свидетельствует, что проблемы со здоровьем имеют общий характер. Современная эргономика выработала ряд требований к офисной мебели.
Основной параметр, который влияет на удобство работы, - высота стола. Оптимальным значением является цифра 72,5 см. Наилучшим вариантом является стол с функцией возможного регулирования. Стол также должен иметь достаточный внутренний объем. Для этого стол должна быть шириной не менее 70 см, а высота пространства под столом - не менее 60 см. Для обеспечения устойчивости стол должен быть тяжелым. Площадь стола должна быть непосредственно увязана с понятием рабочего пространства. Средняя зона охвата рук человека - 35-45 см. Ближней зоне соответствует область, которая может быть охвачена рукой с прильнувшим к туловищу локтем, дальней зоне - область выпрямленного руки.
Стул или кресло должны обеспечивать физиологически рациональную позу. Такой требованию отвечают стулья или кресла с подлокотниками, вращающихся имеют регулятор высоты, угла наклона спинки и расстоянию спинки от края сиденья. Конкретные параметры определены на уровне:
• размер сиденья - не менее 40 х 40 см;
• угол наклона - 15 ° до 5 ° назад;
• высота сидения - от 40 до 55 см;
• длина подлокотников - не менее 25 см;
• ширина подлокотников - 5-7 см;
• высота до сидения - 22-28 см;
• расстояние друг от друга - 50 см.
Важным является подбор кресла или стула соответственно массе пользователя.
Научно-технический прогресс изменил труд человека, в частности бухгалтеров. Сегодня в кабинетах бухгалтерии расположено значительное количество ксерокопировальной, телефаксовых, телефонной, компьютерной техники. Она является объектом эргономики. Основные требования при установке компьютерной техники предъявляют к монитору, клавиатуры и мыши. Монитор должен быть расположен на столе так, чтобы изображение было четким, без мировых пятен. Для предотвращения переутомлении монитор всегда располагают ниже уровня глаз, при этом рекомендуется угол обзора монитора от 0 до 60 градусов. Расстояние до монитора зависит от диагонали. Так, для мониторов с диагональю экрана 14-15 дюймов расстояние должно быть не менее 80 см, 17 дюймов - от 1 до 1,5 м.
Для обеспечения наибольшего уровня безопасности при выборе высоты монитора следует руководствоваться стандартами безопасности ТСО1 92, ТСО1 95, ТСО1 99. Клавиатура должна быть удобной, а потому, по возможности, не прямой по форме каркаса. Найергономичнишою сегодня многоуровневая модель с разворотом клавиш от пользователя. Клавиатура должна быть расположена на расстоянии 10-15 см от края поверхности стола. Глубина постановки клавиатуры должна обеспечивать параллельное положение локтей к стола, а следовательно, прямой угол руки. Мишка подбирается под размер ладони. Другое организационная техника располагается, как правило, на отдельных столах, для предотвращения перегрузки рабочей зоны работника.
Важным объектом эргономических исследований является отдых работников в течение рабочего дня. При этом следует выделять текущий отдых и перерыв рабочего дня. Текущий отдых обычно проходит за рабочим местом. Учитывая особенности труда работников бухгалтерии рекомендуется комбинировать комплексы физических упражнений, которые выполняют, не вставая с места, для глаз, шеи и легкие физические упражнения для других частей тела.
Гимнастика для глаз
1. Сидя на стуле, закрыть глаза, расслабить мышцы лица, откинуться на спинку стула, опустить руки (10-15 сек). 2. С закрытыми глазами осуществлять легкий массаж надбровных дуг и нижней части области зрачков в направлении от носа до виска (20-30 сек). После чего посидеть с закрытыми глазами еще 10-15 сек.
3. Открыть глаза и посмотреть вдаль перед собой (2-3 сек). Перевести взгляд на кончик носа (3-5 сек). Повторить 6-8 раз.
Минивправа для мышц тела
1. Принять позу кучера: голову наклонить к груди, руки сложить на коленях, глаза закрыть. Расслабиться и оставаться в таком положении несколько минут. По мнению японских ученых, это упражнение восстанавливает работоспособность не хуже дневной сон.
Для проведения перерыва рабочего дня рациональным является выделение отдельного помещения. Его интерьер должен быть успокаивающим, рекомендуется размещение цветов и картин, использование функциональной музыки и т.д..
Бухгалтерская работа прежде всего является коллективным видом труда. Для обеспечения оптимальной работы группы людей должен быть создан соответствующий социальный микроклимат, который состоит из атмосферы взаимоуважения, сознательного подчинение своего поведения соответствующим общественным моральным нормам, сотрудничества на всех уровнях. Главную роль в обеспечении такого микроклимата играет главный бухгалтер. Он должен создать в коллективе атмосферу открытости, здоровой критики, доброжелательности, творческого роста. Это возможно только при условии личного примера, а именно: четкого выполнения руководителем возложенных на него функций, соблюдение принципа субординации, строгое выполнение правовых и нравственных норм поведения в отношении подчиненных, личная культура и т.д.. Руководитель бухгалтерской службы должен разрабатывать и совершенствовать систему мотивационных меры, способствующие установлению психологического равновесия работников и морального удовлетворения результатами труда.
Важным элементом культуры труда является специальная одежда пользователей компьютерной техники. Рекомендуется изготавливать его из несинтетических тканей для предотвращения возникновение при работе на ПК статического напряжения. Не желательно одевать очень светлую одежду и имеющий эффект блеска, так как они вызывают эффект отражение, а это мешает различать знаки на экране монитора. Форма, покрой и цвет одежды должны подчеркивать его деловое назначение.
Разрабатывая меры по созданию социального микроклимата, следует обратить внимание на то, что подавляющее большинство работников бухгалтерских бюджетных учреждений является женщинами. Этот фактор должен быть учтен в процессе организации как социального обеспечения в целом, так и обслуживания (благоустройство, питание, здоровье и гигиена и др.) в частности.
Как отмечалось ранее, в основных составляющих организации бухгалтерского учета в целом и бюджетных учреждений в частности, относятся:
- Организация технологии учетного процесса (организация учетных номенклатур, организация выбора носителей информации, организация фиксации информации на соответствующих носителях, организация движения носителей учетной информации ")
- Организация работы аппарата бухгалтерии;
-Организация обеспечения учетного процесса;
-Организация развития бухгалтерского учета.
Первые три из перечисленных составляющих еще недавно представляли собой такой сегмент оперативно-текущих мероприятий, который, по сути, охватывал все поле по рационализации бухгалтерского учета. С начала реформирования учетной системы Украины выросла роль организации развития бухгалтерского учета. Впрочем, поскольку основные методологические преобразования, которые были запланированы для осуществления в подсистемах бухгалтерского учета банковских учреждений и предприятий, организаций, на сегодня является реальным фактом, рассмотрение данного вопроса особенно актуально в аспекте подсистемы бухгалтерского учета бюджетных учреждений, которая должна претерпеть существенные изменений. Основанием для этого является Указ Президента Украины от 25 декабря 2001 г. № 1251/2001 «Об укреплении финансовой дисциплины и предотвращения правонарушения в бюджетной сфере », согласно которому к плану развития бухгалтерского учета Украина входит разработка национальных положений (стандартов) бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности бюджетных учреждений. При этом функции по разработку национальных стандартов возложено на Министерство финансов и Государственное казначейство. Каждый из указанных исполнительных органов власти выполняет определенные функции по руководству бухгалтерским учетом бюджетных учреждений. Регулирование общих вопросов методологии бухгалтерского учета и отчетности осуществляет Министерство финансов Украины через управление методологии бухгалтерского учета и отчетности.
При Министерстве финансов Украины в статусе совещательного органа действует Методологическая совет по бухгалтерскому учету, в составе которой работают высококвалифицированные ученые, специалисты министерств и других центральных органов исполнительной власти, предприятий, представителей общественных организаций бухгалтеров и аудиторов Украина. Она образована с целью (ст. 7 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине »):
- Организации разработки и рассмотрения проектов национальных положений (Стандартов) бухгалтерского учета, других нормативно-правовых актов ведение бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности;
-Совершенствование организационных форм и методов бухгалтерского учета в Украине;
- Методологического обеспечения внедрения современной технологии сбора и обработки учетной информации;
-Разработка рекомендаций по совершенствованию системы подготовки, переподготовки и повышения квалификации бухгалтеров.
Министерство финансов Украины по поручению Правительства непосредственно выполняет следующие функции:
-Разработка и утверждение национальных положений (стандартов) бухгалтерского учета; плана расчетов бухгалтерского учета, других нормативных актов вопросам бухгалтерского учета, определяет систему принципов, правил и способов ведения бухгалтерского учета в целом и в частности субъектами хозяйствования, классифицируются как предприятия и организации (торговые, снабженческие, сельскохозяйственные, строительные)
- Разработка и утверждение форм бухгалтерского учета для всех отраслей экономики;
-Разработка и установление общих обязательных требований к составлению, проверки и использования бухгалтерских документов
-Регулирование периодичности и порядка проведения инвентаризаций;
-Разработка системы национальных квалификационных характеристик бухгалтеров;
-Обеспечение участия страны в международных мероприятиях по развитию практики бухгалтерского учета и отчетности;
- Обобщение и обработки международного опыта ведения бухгалтерского учета.
Регламентацией бухгалтерского учета бюджетных учреждений, непосредственно занимается Государственное казначейство Украины, что первоначально было создано как одно из управлений Министерства финансов Украины. Среди многих функций и задач Государственного Казначейства в Указе Президента Украины «О Государственном казначействе Украина »от 15 января 1999 г. № 173/98 указан такой пункт:« разработка нормативно-методических документов по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и организации исполнения бюджетов всех уровней, которые являются обязательными для всех предприятий, учреждений и организаций, использующих бюджетные средства и средства государственных внебюджетных фондов », которым, по сути, декларируется методологическое руководство не только бухгалтерского учета исполнения бюджетов, а бухгалтерского учета исполнения сметы доходов и расходов.
Стоит отметить, что средством реализации организации развития бухгалтерского учета является его планирование, которое осуществляется централизованно и децентрализовано. Централизованное планирование развития бухгалтерского учета является составной частью общей государственной системы руководства бухгалтерским учетом, ключевые позиции в которой отведены Государственному Комитету статистики, который разрабатывает национальную систему счетоводства, а также указанным выше органам власти и управления.
Важным мероприятием по организации развития бухгалтерского учета централизованном уровне является ежегодное текущее планирование деятельности отдела методологии бухгалтерского учета исполнения смет и бюджетов Государственного казначейства Украины и отраслевых министерств. Такие планы должны содержать задача не только методологического характера, но и освещать систему мер по повышению квалификации учетных работников бюджетных учреждений и поддержание соответствующей специализации по магистерской программе «Учет аудит ».
Объектом планирования развития бухгалтерского учета бюджетных учреждений на децентрализованном уровне является учетный процесс учреждения или организации непосредственно. Этим процессом должен руководить главный бухгалтер, определяя основные объекты планирования в разрезе различных аспектов бухгалтерского учета, механизм реализации планов, круг задач ответственных за их выполнение и сроки выполнения задач.
В целом средством формализации результатов планирования развития бухгалтерского учета есть планы. В зависимости от задач, которые они выполняют, их следует разделять на несколько видов. Так, за периодом охвата выделяют перспективные (определяют центральное направление развития бухгалтерского учета), годовые и текущие (охватывают круг мероприятий по совершенствованию учета на соответствующий период). По уровню разработка выделяют планы высшего звена (складываются в результате централизованного планирования) и планы первичного звена (разрабатываются главным бухгалтером учреждения, организации). По функциональному назначению различают:
• планы совершенствования методологии и методики бухгалтерского учета (цель относится разработка нормативных документов, применения прогрессивных методов бухгалтерской учета, разработка и внедрение учетных задач с применением ЭВМ)
• планы совершенствования организации технологии учетного процесса (цель - внедрение прогрессивных форм бухгалтерского учета, разработки и внедрение новых учетных носителей, разработка рациональных схем обращения носителей учетной информации рационализация решения учетных задач в целом во времени и пространстве);
• планы совершенствования организационной формы бухгалтерского учета, организационного построения бухгалтерской службы учреждения и организационного обеспечения (цель - выбор и внедрение иной организационной формы бухгалтерского учета, разработки и применения более рациональной модели организационного построения бухгалтерской службы, совершенствование состава структурных подразделений бухгалтерской службы);
• планы развития информационного и технического обеспечения (целью ставится разработка и внедрение информационных моделей, рационализация обработки носителей информации, которые составляют поле информационного обеспечения, дальнейшая автоматизация работ бухгалтерского подразделения через пополнение парка технического обеспечение внедрения программного обеспечения работы сотрудников бухгалтерии);
• планы социального развития коллектива и их эргономического обеспечения (цель - подготовка, переподготовка и повышением квалификации персонала бухгалтерии, определения квалификационного уровня согласно аттестации; разработка и внедрение мотивационной модели для труда учетных работников, улучшения морального микроклимата и более полное удовлетворение материальных потребностей: формирование коллективного сознания в структурном подразделении; оптимизация эргономических характеристик условий труда бухгалтерской службы);
• планы научно-исследовательских и экспериментальных работ (цель - разработка предложений по совершенствованию системы бухгалтерского учета). Планы могут быть представлены в виде таблицы, в подлежащем которой формулируется состав мероприятий по развития бухгалтерского учета, а в сказуемом указываются ответственные исполнители и указываются сроки выполнения, или в виде текста, содержащего эту информацию в сказуемом в разрезе перечисленных мероприятий. Обязательным частью плана является обоснование последнего с определением затрат на реализацию плана и эффективности его внедрения.
Однако любая теоретическая разработка должна знайте свое отражение в практической деятельности, а потому постановка учетных задач разной степени, направления, уровня сложности и уровня иерархической цепи управления, что является логическим результатом и продолжением процесса планирования, должен реализоваться с помощью разработанной схемы организации их внедрения. Эта схема предусматривает этапность внедрения задач. В частности, среди этапов необходимо выделять: выбор объектов внедрения задач; правовой регламентации организации внедрения задачи, организацию обследование выбранного направления учета; разработки рабочей инструкции, проведение производственных совещаний, экспериментирование; доработки проекта инструкции и внесение изменений в положения, должностных инструкций утверждении инструкции.
В зависимости от характера плановых заданий, внедрение учетных задач может иметь сплошной или выборочный характер, а сами задачи могут распространяться на все учреждения бюджетной сферы или на отдельные учреждения и организации определенной отрасли, определенного уровня распорядителей. При этом иногда они внедряются на базе одной учреждения или организации, опыт обобщается и при положительных результатах распространяется на другие учреждения и организации.
Правовая регламентация организации реализации задач осуществляется с помощью приказа руководителя учреждения или организации, руководителя Министерства или ведомства. Согласно приказу начинаются работы на первичном уровне иерархического внедрение учетных задач. В частности, образуются комиссии, которым разрабатывается план мероприятий внедрения конкретных учетных задач. В состав комиссии, как правило, входят руководитель учреждения (заместитель), руководитель финансово-планового или финансово-экономического подразделений (заместители), руководители других структурных подразделений и т.п.. План мероприятий по внедрению учетных задач утверждается комиссией и передается в отраслевое министерства, ведомства, Государственного казначейства в соответствии с уровнем разработки последнего. План мероприятий также прилагается к приказу по внедрению учетной задачи по учреждению или организации.
Обследование выбранного направления учета заключается в оценке состояния объекта с точки зрения соответствия современным конкретным условиям хозяйствования, выявление недостатков, препятствующих внедрению определенной учетной задачи. В каждой учреждению для осуществления перечисленных мероприятий составляется план обследования соответствующего направления учета. В качестве примера мы предлагаем такой разработан план обследование учета затрат на НИР:
1. Номенклатура тематики научно-исследовательских работ по профилю научно-исследовательской учреждения, заказчики.
2. Учет спецоборудования для выполнения НИР.
3. Учет заработной платы.
4. Учет материалов для научных целей.
5. Организация учета затрат и калькулирования НИР.
6. Недостатки системы учета затрат на НИР и калькуляции ГДР.
7. Методологические основы по внедрению экспериментальной модели учета затрат на НИР и калькулирования НИР.
8. Состояние автоматизации бухгалтерского учета в научно-исследовательском учреждении, возможности внедрения комплексной системы автоматизации учетно-вычислительных работ.
Разработка рабочей инструкции осуществляется на основании обобщения на уровне объекта внедрения (учреждение, учреждения отрасли, учреждения в целом). Должностная инструкция должна содержать общий раздел, определяющий основные, терминологические понятия, задачи и функции данного направления учета и т.д., методологический раздел, описывающий методику синтетического и аналитического учета данному направлению; организационного раздела, который будет определять механизм организации учетного процесса указанного направления. К инструкции прилагается пакет первичных документов, учетных регистров по определенному направлению учета с указаниями по их оформление. Каждый рекомендован носитель учетной информации должен быть завизирован лицом, ответственным за их составление. Важным условием заключения рабочей инструкции является конкретизация информационно-нормативного обеспечения по учетом особенностей хозяйствования конкретного учреждения.
Проведение производственных совещаний цель подробное освещение ключевых вопросов, проблем, полученных материалов по информационному обеспечению внедрения (Инструкций, методик, указаний, рекомендаций), широкое обсуждение проблемных вопросам практики ведения учета по соответствующим направлениям, разработка рекомендаций по совершенствованию технологии учетного процесса. Итоги совещания комиссии должны оформляться протоколом, в котором обязательно должен фиксироваться решение о вынесенного на обсуждение вопроса, сроки и ответственные за исполнение.
Этап экспериментирования должен реализоваться в виде внедрения и параллельного обработки дублирующей к основной проектной модели учета по соответствующим направлением в течение месяца. Доработка рабочей инструкции осуществляется на основе результатов экспериментального внедрения. После внесения необходимых изменений в положения об отделе, должностных инструкций и других организационных регламентов с целью гармонизации методического и организационного поля, осуществляют конечное обсуждение проекта инструкции, после чего этот документ утверждается, приобретая тем самым статус нормативно-правового документа.
Возвращаясь к вопросу разработки национальных положений (стандартов) бухгалтерского учета, следует еще раз отметить, что качество будущих стандартов бухгалтерского учета бюджетных учреждений напрямую зависит от уровня организации работ по их разработке, под которой понимают систему мероприятий оптимизации научно-исследовательских работ. В связи с этим разработке конечного варианта указанных методических материалов должны предшествовать следующие этапы:
* Подготовительный, или организационный, к которому должны быть включены следующие виды работ:
• организация группы разработчиков, которая заключается в определении круга лиц, участвовать в разработке и руководителя рабочей группы, определение регламента ее работы;
• разработка плана работ в разрезе основных этапов, видов и направлений работ, а также срока их выполнения и ответственных;
• обеспечение проведения следующих этапов (определение системы мер по реализации установленных задач, их обоснования и проведения).
Как известно, бухгалтерский учет бюджетных учреждений отражает особенности этих учреждений многообразного государственного сектора в общем сочетании, а потому уместным и необходимым является включение в группу разработчиков на совещательной основе ведущих специалистов отраслевых министерств по вопросам бухгалтерского учета.
Разработка плана работ предусматривает определение видов общих работ по этапам. Установка видов работ требует проработки законодательных актов по перспектив развития экономики Украины во всех ее отраслях; тщательного изучения материалов периодических видов научной литературы в части прогнозов экономического развития экономики Украины в целом и экономики социально-культурного комплекса в частности, определение на основании обработанного материала задач и функций бухгалтерского учета бюджетных учреждений на будущее, установление сроков проведения исследования основных объектов.
Организация обеспечения проведения научно-исследовательских работ должна предусматривать подготовку соответствующей материально-технической базы в части технических средств и информационного обеспечения, определение круга вспомогательных процедур, как то научные командировки за границу для изучения практики, опыта и проведения научных конференций и т.п., установление связи с государственными и общественными организациями для сотрудничества на завершающем этапе разработки положений бухгалтерского учета и проч.:
* Главный этап, или этап разработки, должна заключаться в разработке проекта положений бухгалтерского учета на основании ранее установленных направлений работы или объектов изучения. Учитывая общие тенденции по гармонизации бухгалтерского учета, которые наблюдаются в мировой экономике, разработка имеет осуществляться на основе уже определенных задач и функций отечественной подсистемы учета бюджетных учреждений с учетом (при ее аналогами) международных стандартов бухгалтерского учета в государственном секторе;
* Заключительный этап должен предусматривать следующие виды работ:
• разработка проектов положений (стандартов) бухгалтерского учета доработки с учетом обоснованных дополнений;
• обсуждение проектов положений (стандартов) в специализированных средствах информации - ведущих периодических изданиях по вопросам бухгалтерского учета и на научных конференциях;
• доработка проектов положений (стандартов) с учетом внесенных предложений;
• рассмотрение конечных проектов положений (стандартов) и их утверждение.
Система мероприятий по внедрению указанных положений следует, в свою очередь, содержать план внедрения полной или частичной автоматизации учетного процесса бюджетных учреждений, проведение обучающих семинаров для учетного персонала этих учреждений с привлечением к работе членов группы разработки, изучения результатов внедрение и принятие корректирующих дополнений и изменений подобное.
Стоит отметить, что предложенная схема мероприятий носит общий характер, однако она учитывает основные теоретико-методологические подходы и тенденции организации развития бухгалтерского учета в современных условиях, а потому имеет право на учет как вариант методики разработки рабочего плана по подготовке указанных нормативных документов.
Рассмотрен комплекс вопросов по организации бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях освещает главные проблематичные моменты методических подходов к соответствующих направлений последней системы, но он будет неполным без учета наработок в области организации работы учетной подразделения бюджетных учреждений.
