Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко (ру) Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2002)
2.3.6. Учет материалов и продуктов питания
Под материалами бюджетных учреждений понимают разнообразные вещественные элементы используются в процессе хозяйственной деятельности как предметы труда. На отличие от производственной сферы, где материалы переносят свою стоимость на себестоимость продукции, стоимость потребленных материалов бюджетным учреждением относится на ее фактические расходы.
Важным моментом учета материалов является их оценка. Материалы в учете и отчетности отражаются по покупной цене, а наценки, транспортные расходы, сумма НДС списываются на фактические расходы учреждения. За учетную цену принимают фиксированные цены на год (усредненные) или средневзвешенные цены.
Периодически, как правило, вследствие очередного повышения цен на материальные ценности, бюджетные учреждения осуществляют их дооценку. Порядок проведения дооценки регулируется Государственным казначейством Украины.
Материальные запасы бюджетных учреждений нормируются. Нормы запасов материальных ценностей определяются в минимальных размерах, обеспечивающих непрерывную работу учреждения, и устанавливаются в днях или в процентах к их годовому потребления. Величина нормы запасов материалов зависит от норм и объемов их потребления, организации материально-технического обеспечения и условий хранения. Выполнение норм запасов материалов является одним из направлений соблюдения финансовой дисциплины бюджетными учреждениями.
К главным задачам учета материалов относят:
• правильное и своевременное документальное оформление операций по поступлению, движения и выбытию материалов;
• контроль за хранением и движением материалов на складе;
• контроль за рациональным использованием материалов и соблюдением норм их использования.
В процессе хозяйственной деятельности бюджетных учреждений происходит движение материалов, который включает последовательные операции: поступление, передача в пределах Учреждения и расходования (или реализация). Указанные операции отражаются в учета с помощью первичных документов, оформленных надлежащим образом.
Основными документами относительно поступления материалов выступают счета-фактуры, приходные накладные, копии железнодорожных накладных, акты приемки материалов. В этих документах фиксируются следующие сведения: от кого надежд шли материалы или продукты питания, наименование, сорт, количество (вес) цена, сумма, дата поступления на склад и подпись материально ответственного лица, получившего ценности. Если при принятии материалов на склад не выявлены расхождения между их фактическим наличием и документальным количеством, материалы могут быть оприходованы без выписки дополнительных документов. Если при оприходовании выявлены повреждения или потери материалов вследствие транспортировки, бюджетные учреждения составляют коммерческий акт который передается транспортной организации, выполняла доставку материалов. Если расхождения выявлены при оприходовании материалов на склад, составляется акт приемки по специальной форме, в котором фиксируются наименования материалов, единица измерения, шифр субсчета, номенклатурный номер, фактическое количество, цена и сумма. Акт в двух экземплярах составляется приемной комиссией с обязательным участием заведующего складом и представителя от поставщика или сторонней организации. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных ценностей, второй - для направления претензионного письма поставщику.
На основании указанных документов делается запись операций по поступлению материалов в соответствующие учетные регистры.
Расходы на наем транспорта для перевозки не относятся на увеличение стоимости приобретенных ценностей, а списываются на соответствующие статьи расходов по счет ассигнований, на какие ценности приобретены. Расходы на доставку продуктов питания, медикаментов и перевязочных средств относятся на код 1135 "Оплата транспортных услуг и содержание транспортных средств".
Ответственность за прием, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально ответственных лиц по трудовым законодательством. С материально ответственными лицами заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности на основании одноименного типового договора. В бюджетных учреждениях письменные договоры о полную материальную ответственность должны заключаться с заведующим хозяйства, работниками, которые выполняют работы по приему (выдаче) материальных ценностей.
Администрация учреждения обязана: создать рабочему условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности материальных ценностей; ознакомить с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, нанесенный учреждению, а также действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приемки, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства переданных ему материальных ценностей; проводить установленным порядком инвентаризацию материальных ценностей.
Материалы должны храниться в специально приспособленных помещениях (складах, кладовых), оборудованных весоизмерительным прибором, обеспечивающие точность подсчета количества принятых и отпущенных материалов. Если в учреждении есть несколько хранилищ (в отделениях, филиалах), то за каждым из них закрепляется определенная группа материалов. Хранилищу присваивают номер (шифр), который проставляется на всех приходных и расходных документах. Для обеспечения быстрого приема и выдачи, а также проведение инвентаризации материалы размещаются на стеллажах, в ячейках, поддонах с обязательными значками на материалы. В ярлыках обозначают наименование материала, его марку, сорт, размер, номенклатурный номер, единицу измерения, цену, норму запаса.
Поступление материалов оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, накладной, товарно-транспортной накладной). При централизованной доставке материальных ценностей приема их подтверждается не только распиской материально ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) бюджетного учреждения.
Оформление отпуска материалов со складов учреждения осуществляется на основе документов, утвержденных руководителем учреждения.
В бюджетных учреждениях складской учет ведется, как правило, двумя методами: количественно-суммовым и оперативно-бухгалтерским.
Количественно-суммовой метод. Сортовой учет материалов ведется на складе материально ответственным лицом только по количеству.
Оперативно-бухгалтерский метод. На складе материально ответственное лицо осуществляет количественно-сортовой учет материалов. Записи в карточках или книгах делаются на основе приходно-расходных документов. Бухгалтер материального отдела систематически, непосредственно на складе, осуществляет прием указанных документов, проверяет карточки на полноту, достоверность и своевременность заполнения, а также проводит выборочную инвентаризацию (в частности, дефицитных и дорогих материалов). По данным проверки составляется акт.
В бухгалтерии учет ведется только в денежном выражении в ведомостях прибытия и выбытия материалов по субсчетам и материально ответственными лицами.
Ежемесячно кладовщик на основе данных складского учета составляет сальдовую ведомость (Книга остатков материалов), в которой по каждому номенклатурному номеру фиксируются количественные остатки на 1-е число месяца. В бухгалтерии эту ведомость (книгу) проверяют, определяют сумму остатков, которые сверяются с данными бухгалтерии. Необходимое условие применения указанного метода учета материалов - наличие твердых цен.
Материалы и продукты питания учитываются на счете 23 "Материалы и продукты питания ", который делится на субсчета:
• 231 "Материалы для учебных, научных и других целей";
• 232 "Продукты питания";
• 233 "Медикаменты и перевязочные средства";
• 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности";
• 235 "Топливо, горючие и смазочные материалы";
• 236 "Тара";
• 237 "Материалы в пути";
• 238 «Запасные части к машинам и оборудованию»;
• 239 "Прочие материалы".
На субсчете 231 "Материалы для учебных, научных и других целей" учитываются реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, металлы, электроматериалы и радиоматериалы, радиолампы, фотопринадлежности, бумага для издания учебных программ, пособий, научных и других работ, подопытные животные и прочие материалы для учебной цели и научно-исследовательских работ, а также драгоценные и другие металлы для протезирования.
Учет драгоценных металлов ведется согласно Инструкции о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных каминня1, а учет драгоценных металлов для протезирования ведется в соответствии с Положением о порядке сбора и сдачи отходов и лома драгоценных металлов и драгоценных камней.
По дебету субсчета 231 отражается поступление материалов, а по кредиту - их выбытия.
На субсчете 232 "Продукты питания" учитываются продукты питания учреждений, в сметах которых для предоставления государственных услуг предусмотрены расходы по коду экономической классификации расходов 1133 «Продукты питания».
Следует отметить, что порядок ведения учета продуктов питания в настоящее время регламентирован отраслевыми инструкциями здравоохранения, образования, военных формирований.
Необходимо обратить внимание на общепринятые нормы по учету продуктов питания. Условно весь процесс учета продуктов питания можно разделить на учет на складе, учет в пищеблоке и учет в бухгалтерии.
Закупка и доставка продуктов питания осуществляется в соответствии с условиями соглашений, заключенных с поставщиками. Доставка может осуществляться централизованным порядком или экспедитором учреждения (по доверенности).
Заметим, что расходы на транспортировку не относятся на стоимость продуктов питания. Сумма, уплачиваемая поставщику за продукты питания, складывается из стоимости указанных материальных ценностей и суммы налога на добавленную стоимость, который, в свою очередь, относят на расходы учреждения.
Поступление продуктов питания в учреждение оформляется распиской материально ответственного лица (кладовщика, заведующего складом) на документах поставщика. При приемке на склад продукты питания проверяются на предмет соответствия ассортимента, количества за сопроводительными документами. В случае выявления излишков или недостатка прием продуктов питания прекращается и восстанавливается под наблюдением и руководством созданной по приказу руководителя учреждения комиссии.
Регистрация оприходования и отпуска продуктов питания на складе осуществляется на основании первичной документации в книге складского учета ф. № 3-9 по наименованию, сорту и количеству. Отпуск продуктов питания на пищеблок осуществляется через шеф-повара на основании меню-требования ф. № 3-4, при автоматизированном учете - ф. № 3-4А.
В бухгалтерии учет поступления продуктов питания осуществляется в накопительной ведомости по поступлению продуктов питания ф. № 3-12, которая составляется на каждое материально ответственное лицо отдельно. Записи в этой ведомость производятся в количественном и суммарном выражении на основании первичных документов. Учет выданных продуктов питания в бухгалтерии ведется в накопительной ведомости по расходованию продуктов питания ф. № 3-13. Это ведомость составляется на материально ответственных лиц. Записи в ведомость производятся на основании меню-требования и других документов.
Бухгалтерия учреждения должна систематически проверять данные складского учета путем проверки вышеуказанных регистров аналитического учета, которые ведутся на составе.
Аналитический учет продуктов питания в бухгалтерии учреждения ведется по наименованиям, сортам, количеству, стоимости и материально ответственным лицами в оборотных ведомостях. Записи в оборотные ведомости производятся на основании данных накопительных ведомостей по поступлению и расходованию продуктов питания. В оборотных ведомостях ежемесячно подсчитываются обороты и определяются остатки на начало месяца.
Операции по поступлению продуктов питания отражаются в Своде накопительных ведомостей о поступлении продуктов питания ф.398 (бюджет) - мемориальный ордер 11.
Для учета операций по выбытию и перемещению продуктов питания назначен Возведение накопительных ведомостей о расходовании продуктов питания ф.411 (Бюджет) - мемориальный ордер 12.
На субсчете 233 "Медикаменты и перевязочные средства" учитываются медикаменты, компоненты, бактерицидные препараты, дезинфицирующие средства, сыворотки, вакцины, кровь, пленка для рентгеновских снимков, материалов для проведения анализов и перевязочные средства, мелкий медицинский инвентарь (Термометры, ланцеты, пинцеты, иглы и т.д.) учреждений, в сметах которых эти расходы предусмотрены по коду экономической классификации расходов 1132 «Медикаменты и перевязочные материалы ". На этом субсчете также учитываются вспомогательные и аптекарские материалы в медицинских учреждениях, которые имеют свои аптеки.
Учет медикаментов и перевязочных средств дополнительно ведется по отдельным Порядками, установленными Министерством здравоохранения Украины.
Учет медикаментов и перевязочных средств осуществляется в настоящее время по приказом бывшего Министерства здравоохранения СССР от 02.06.87 г. № 747. Согласно указанному нормативному документу методика учета лекарственных средств рассматривается в зависимости от наличия аптеки при медицинском учреждении в двух плоскостях, каждая из которых содержит два направления: учет обычных лекарственных средств и учет лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету.
При наличии в медицинском учреждении аптеки лекарственные средства, не подлежащие предметно-количественному учету, учитываются как в бухгалтерии, так и в аптеке по розничными ценами в суммарном (денежном) выражении.
Приобретенные и полученные аптекой лекарственные средства приходуются на основании счетов поставщиков. При поступлении указанных материальных ценностей заведующий аптекой или другое уполномоченное лицо осуществляет проверку на соответствие количества и качества. Получены и проверены счета поставщиков регистрируются в книге регистрации счетов.
Отпуск лекарственных-средств материально ответственным лицам из аптеки осуществляется по накладным (требованиям) ф. № 3-3 в двух экземплярах. Накладная подписывается со стороны получателя материально ответственным лицом отделения (Остается второй экземпляр накладной), а со стороны отпускает лекарственные средства, - заведующим аптеки или его заместителем (остается первый экземпляр накладной). Накладная содержит следующие характеристики соответствующего объекта учета: полное название лекарственного средства, размер, фасовка, лекарственная форма, дозирования, упаковку, количество, цену. Каждая накладная на выдачу лекарственных средств таксуеться заведующим аптеки или его заместителем, после чего накладные фиксируются по порядку номеров в книге учета протаксованих накладных (требований) ф.7-МЗ. В конце месяца в книге ф.7-МЗ подсчитывается общая сумма по каждой группой лекарств и общая сумма за месяц. На основании указанных данных состоит отчет аптеки о поступлении и расходования медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения Ф.П-МЗ, который служит основанием для списания расходов по лекарственным средствам
Состав лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, определен приказом Министерства здравоохранения от 20.09.95 г. № 172 и Перечнем Министерства здравоохранения от 30.06.94 г. № 117, с последующими изменениями и дополнениями. К указанной категории препаратов относятся наркотические лекарственные средства, психотропные лекарственные препараты, ядовитые лекарственные средства, лекарственные средства, имеющие одурманювальну свойство, а также спирт этиловый. Согласно к приказу Министерства здравоохранения "Об утверждении Порядка обращения наркотических средств, психотропных веществ и прекурсоров в государственных и коммунальных учреждениях здравоохранения "от 18.12.97 за № 356 медицинские учреждения, имеют свои аптеки, должны закупать указанные препараты с аптечных складов (Согласно предварительно заключенных договоров с указанными составами).
Учет указанных препаратов осуществляется как в денежном выражении (в бухгалтерии и в аптеке), так и в количественном в разрезе соответствующих наименований (в аптеке). Предметно-количественный учет осуществляется в книге предметно-количественного учета аптекарских запасов ф.8-МЗ. Заметим, что на каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, дозировку лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (ПКО), открывается отдельная страница. Выбытие указанных лекарственных средств в отделение оформляется специальными накладными (Требованиями), утвержденными руководителем учреждения, в которых проставляется штамп, печать учреждения, указываются номера историй болезни, фамилии, имени и отчество больных, для которых выписаны лекарства. Получает лекарственные средства (ПКО) исключительно материально ответственное лицо соответствующих отделений, кабинетов.
На основании накладных (требований) на отпущенные лекарственные средства (ПКО) состоит ведомость выборки израсходованных лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету ф.1-МЗ, записи в которой производятся по каждому наименованием отдельно. Общее количество отпущенных препаратов в соответствии с выборки за день переносится в книгу ф.8-МЗ.
Лекарственные средства, не подлежащие предметно-количественному учету, отпускаются в учреждения из аптек по накладным (требованиям). Накладные выписывает старшая медицинская сестра каждого отделения учреждения в разрезе групп в четырех экземплярах. Получение лекарственных средств осуществляется материально ответственными лицами (Старшими медицинскими сестрами отделений, главными медицинскими сестрами амбулаторно-поликлинических отделений) по поручениям, факт получения из аптеки указанных лекарственных средств подтверждается подписью материально ответственного лица соответствующего медицинского учреждения на всех экземплярах накладной (требования). (Два экземпляра накладной с подписью работника аптеки получает материально ответственное лицо медицинского учреждения). Оприходованы лекарственные средства хранятся в отделениях.
Получение из аптеки и порядок хранения и учета лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, имеют определенные особенности. Во-первых накладные (требования) на отпуск из аптеки медикаментов выписываются в 5 экземплярах, два из которых получает учреждение. Во-вторых, накладные (требования) выписываются отдельно для указанной группы лекарственных средств и имеют более детализированную форму. В-третьих в отделениях, куда поступают лекарственные средства данной категории, они хранятся в несгораемых сейфах или в металлических шкафах (порядок хранения определен приказом Министерства здравоохранения за № 356 от 18.12.97 г.).
Учет лекарственных средств (ПКО) осуществляется главным (старшим) медицинской сестрой в книге ф.8-МЗ. В конце каждого месяца указанные материально ответственные лица на основании данных первичного учета составляют отчет о движении лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету ф.2-МЗ.
Заметим, что, несмотря на каждую из организационных форм работы медицинского учреждения по способу обеспечения лекарственными средствами, процесс обращения лекарственных средств включает и доставку указанных материальных ценностей к месту назначения.
В связи с этим обращаем внимание на то, что расходы по транспортировке лекарственных средств не относятся на увеличение их стоимости, а списываются на фактические расходы учреждения по соответствующему коду экономической классификации расходов.
На субсчете 234 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности" учитываются хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, используемые для текущих нужд учреждения (электрические лампы, мыло, щетки и др.)., строительные материалы для капитального и текущего ремонта.
На этом субсчете учитываются медикаменты и перевязочные средства учреждений, средства на которые предусмотрены в сметах по коду экономической классификации расходов 1131 "Предметы, материалы, оборудование и инвентарь".
В небольших учреждениях канцелярские принадлежности (бумага, карандаши и др.). И медикаменты (за исключением спирта и медикаментов, имеющих большую стоимость), приобретенные и одновременно выданные на текущие нужды, могут сразу списываться на фактические расходы с отражением их общей стоимости по дебету и кредиту субсчета 234.
На документах, подтверждающих приобретение и получение этих ценностей, должен быть подпись лица, получившего эти материалы.
На субсчете 235 "Топливо, горючие и смазочные материалы" учитываются все виды топлива, горючих и смазочных материалов, содержащихся на складах или в кладовых (Дрова, уголь, торф, бензин, газ, мазут, автол и т.д.), а также непосредственно у материально ответственных лиц.
Списание с бухгалтерского учета израсходованного горючего осуществляется на основании путевых листов по фактическому расходу, но не более норм расходов, установленных для отдельных марок автотранспорта ".
На субсчете 236 "Тара" учитывается, с распределением по группам или видам, возвратная тара, обменная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т.д.), как пустая, так и то, что содержит материальные ценности.
Тара учитывается по ценам, которые указаны в счетах поставщиков. При возврате или реализации тары разница между ценой приобретения и ценой, по которой тара реализована, относится на фактические расходы.
На субсчете 237 "Материалы в пути» учитываются материалы, оплаченные учреждениями за поставки, которые не поступили до конца месяца на склад, но подтверждены транспортными документами, а также материалы, полученные на склады групп централизованного постачання2 и хозяйственного обслуживания и не распределены по учреждениями. При поступлении материалов они расписываются за соответствующими субсчетами учета материалов.
На субсчете 238 «Запасные части к машинам и оборудованию» учитываются запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей машин (медицинских, электронно-вычислительных и др.)., оборудования, тракторов, комбайнов, транспортных средств (моторы, автомобильные шины, включая покрышки, камеры и ободные ленты и т.п.), которые не учитываются на субсчете 105 "Транспортные средства ".
Учет запасных частей ведется по наименованиям, маркам, заводским номерам, количеству, стоимости и материально ответственными лицами.
На субсчете 239 "Прочие материалы" учитывается сено, овес, другие виды кормов и фуража для скота и других животных, семена, удобрения, а также другие материалы, не предусмотрены субсчетам 231-238.
Приведем несколько типовых проводок:
• Получение материалов и продуктов питания (стоимость без НДС) уплаченные путем предварительной оплаты счета
Дт субсч. 231-239 Кт субсч. 361, 362, 364
уплаченные после получения материалов и продуктов питания Дт субсч. 231-239 Кт субсч. 675
• Сумма НДС с материалов и продуктов питания, приобретенных за счет средств общего фонда
Дт субсч. 801, 802 Кт субсч. 361, 362, 364, 675
• Сумма НДС с материалов и продуктов питания, приобретенных за счет средств специального фонда,
если НДС включен в налоговый кредит
Дт субсч. 641 Кт субсч. 361, 362, 364, 675
если НДС не включен в налоговый кредит
Дт субсч. 811-813 Кт субсч. 361, 362, 364, 675
• Оприходование излишков материалов и продуктов питания, выявленных при инвентаризации
Дт субсч. 231-236, 238-239 Кт субсч. 681, 701-702, 711-713
• Списание использованных материалов и продуктов питания на основании подтверждающих документов
Дт субсч. 801, 802, 811-813 Кт субсч. 231-236, 238-239
• Списание убытков материалов в пределах установленных норм, а также недостач и потерь от порчи материальных ценностей, отнесенных за счет учреждения
Дтсубрах.681 ,701,702,711-713 Ктсубрах.201 ,202,204,231-236 ,238-239
• Списание недостач и потерь материалов и продуктов питания, отнесенных по счет виновных лиц, кроме мяса, молока, мясных и молочных продуктов
Дт субсч. 363 Кт субсч. 231-236, 238-239
• Списание сумм недостач мяса, молока, мясных и молочных продуктов, подлежащие взысканию с виновных лиц по учетным ценам с применением коэффициента и зачислению в доход соответствующего бюджета
Дт субсч. 363 Кт субсч. 642
• Вместе делается запись на списание с баланса стоимости мяса, молока, мясных и молочных продуктов по ценам закупки
Дт субсч. 681, 701, 702 Кт субсч. 232
Выбытие и других запасов (кроме продуктов питания и малоценных и быстроизнашивающихся предметов) отражается в Накопительной ведомости расходования материалов ф.396 (бюджет) - мемориальный ордер 13.
Важным моментом учета материалов является их оценка. Материалы в учете и отчетности отражаются по покупной цене, а наценки, транспортные расходы, сумма НДС списываются на фактические расходы учреждения. За учетную цену принимают фиксированные цены на год (усредненные) или средневзвешенные цены.
Периодически, как правило, вследствие очередного повышения цен на материальные ценности, бюджетные учреждения осуществляют их дооценку. Порядок проведения дооценки регулируется Государственным казначейством Украины.
Материальные запасы бюджетных учреждений нормируются. Нормы запасов материальных ценностей определяются в минимальных размерах, обеспечивающих непрерывную работу учреждения, и устанавливаются в днях или в процентах к их годовому потребления. Величина нормы запасов материалов зависит от норм и объемов их потребления, организации материально-технического обеспечения и условий хранения. Выполнение норм запасов материалов является одним из направлений соблюдения финансовой дисциплины бюджетными учреждениями.
К главным задачам учета материалов относят:
• правильное и своевременное документальное оформление операций по поступлению, движения и выбытию материалов;
• контроль за хранением и движением материалов на складе;
• контроль за рациональным использованием материалов и соблюдением норм их использования.
В процессе хозяйственной деятельности бюджетных учреждений происходит движение материалов, который включает последовательные операции: поступление, передача в пределах Учреждения и расходования (или реализация). Указанные операции отражаются в учета с помощью первичных документов, оформленных надлежащим образом.
На основании указанных документов делается запись операций по поступлению материалов в соответствующие учетные регистры.
Расходы на наем транспорта для перевозки не относятся на увеличение стоимости приобретенных ценностей, а списываются на соответствующие статьи расходов по счет ассигнований, на какие ценности приобретены. Расходы на доставку продуктов питания, медикаментов и перевязочных средств относятся на код 1135 "Оплата транспортных услуг и содержание транспортных средств".
Ответственность за прием, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально ответственных лиц по трудовым законодательством. С материально ответственными лицами заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности на основании одноименного типового договора. В бюджетных учреждениях письменные договоры о полную материальную ответственность должны заключаться с заведующим хозяйства, работниками, которые выполняют работы по приему (выдаче) материальных ценностей.
Администрация учреждения обязана: создать рабочему условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности материальных ценностей; ознакомить с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, нанесенный учреждению, а также действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приемки, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства переданных ему материальных ценностей; проводить установленным порядком инвентаризацию материальных ценностей.
Материалы должны храниться в специально приспособленных помещениях (складах, кладовых), оборудованных весоизмерительным прибором, обеспечивающие точность подсчета количества принятых и отпущенных материалов. Если в учреждении есть несколько хранилищ (в отделениях, филиалах), то за каждым из них закрепляется определенная группа материалов. Хранилищу присваивают номер (шифр), который проставляется на всех приходных и расходных документах. Для обеспечения быстрого приема и выдачи, а также проведение инвентаризации материалы размещаются на стеллажах, в ячейках, поддонах с обязательными значками на материалы. В ярлыках обозначают наименование материала, его марку, сорт, размер, номенклатурный номер, единицу измерения, цену, норму запаса.
Поступление материалов оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, накладной, товарно-транспортной накладной). При централизованной доставке материальных ценностей приема их подтверждается не только распиской материально ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) бюджетного учреждения.
Оформление отпуска материалов со складов учреждения осуществляется на основе документов, утвержденных руководителем учреждения.
В бюджетных учреждениях складской учет ведется, как правило, двумя методами: количественно-суммовым и оперативно-бухгалтерским.
Количественно-суммовой метод. Сортовой учет материалов ведется на складе материально ответственным лицом только по количеству.
Оперативно-бухгалтерский метод. На складе материально ответственное лицо осуществляет количественно-сортовой учет материалов. Записи в карточках или книгах делаются на основе приходно-расходных документов. Бухгалтер материального отдела систематически, непосредственно на складе, осуществляет прием указанных документов, проверяет карточки на полноту, достоверность и своевременность заполнения, а также проводит выборочную инвентаризацию (в частности, дефицитных и дорогих материалов). По данным проверки составляется акт.
В бухгалтерии учет ведется только в денежном выражении в ведомостях прибытия и выбытия материалов по субсчетам и материально ответственными лицами.
Ежемесячно кладовщик на основе данных складского учета составляет сальдовую ведомость (Книга остатков материалов), в которой по каждому номенклатурному номеру фиксируются количественные остатки на 1-е число месяца. В бухгалтерии эту ведомость (книгу) проверяют, определяют сумму остатков, которые сверяются с данными бухгалтерии. Необходимое условие применения указанного метода учета материалов - наличие твердых цен.
Материалы и продукты питания учитываются на счете 23 "Материалы и продукты питания ", который делится на субсчета:
• 231 "Материалы для учебных, научных и других целей";
• 233 "Медикаменты и перевязочные средства";
• 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности";
• 235 "Топливо, горючие и смазочные материалы";
• 236 "Тара";
• 237 "Материалы в пути";
• 238 «Запасные части к машинам и оборудованию»;
• 239 "Прочие материалы".
На субсчете 231 "Материалы для учебных, научных и других целей" учитываются реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, металлы, электроматериалы и радиоматериалы, радиолампы, фотопринадлежности, бумага для издания учебных программ, пособий, научных и других работ, подопытные животные и прочие материалы для учебной цели и научно-исследовательских работ, а также драгоценные и другие металлы для протезирования.
Учет драгоценных металлов ведется согласно Инструкции о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных каминня1, а учет драгоценных металлов для протезирования ведется в соответствии с Положением о порядке сбора и сдачи отходов и лома драгоценных металлов и драгоценных камней.
По дебету субсчета 231 отражается поступление материалов, а по кредиту - их выбытия.
На субсчете 232 "Продукты питания" учитываются продукты питания учреждений, в сметах которых для предоставления государственных услуг предусмотрены расходы по коду экономической классификации расходов 1133 «Продукты питания».
Следует отметить, что порядок ведения учета продуктов питания в настоящее время регламентирован отраслевыми инструкциями здравоохранения, образования, военных формирований.
Необходимо обратить внимание на общепринятые нормы по учету продуктов питания. Условно весь процесс учета продуктов питания можно разделить на учет на складе, учет в пищеблоке и учет в бухгалтерии.
Закупка и доставка продуктов питания осуществляется в соответствии с условиями соглашений, заключенных с поставщиками. Доставка может осуществляться централизованным порядком или экспедитором учреждения (по доверенности).
Заметим, что расходы на транспортировку не относятся на стоимость продуктов питания. Сумма, уплачиваемая поставщику за продукты питания, складывается из стоимости указанных материальных ценностей и суммы налога на добавленную стоимость, который, в свою очередь, относят на расходы учреждения.
Поступление продуктов питания в учреждение оформляется распиской материально ответственного лица (кладовщика, заведующего складом) на документах поставщика. При приемке на склад продукты питания проверяются на предмет соответствия ассортимента, количества за сопроводительными документами. В случае выявления излишков или недостатка прием продуктов питания прекращается и восстанавливается под наблюдением и руководством созданной по приказу руководителя учреждения комиссии.
Регистрация оприходования и отпуска продуктов питания на складе осуществляется на основании первичной документации в книге складского учета ф. № 3-9 по наименованию, сорту и количеству. Отпуск продуктов питания на пищеблок осуществляется через шеф-повара на основании меню-требования ф. № 3-4, при автоматизированном учете - ф. № 3-4А.
В бухгалтерии учет поступления продуктов питания осуществляется в накопительной ведомости по поступлению продуктов питания ф. № 3-12, которая составляется на каждое материально ответственное лицо отдельно. Записи в этой ведомость производятся в количественном и суммарном выражении на основании первичных документов. Учет выданных продуктов питания в бухгалтерии ведется в накопительной ведомости по расходованию продуктов питания ф. № 3-13. Это ведомость составляется на материально ответственных лиц. Записи в ведомость производятся на основании меню-требования и других документов.
Бухгалтерия учреждения должна систематически проверять данные складского учета путем проверки вышеуказанных регистров аналитического учета, которые ведутся на составе.
Операции по поступлению продуктов питания отражаются в Своде накопительных ведомостей о поступлении продуктов питания ф.398 (бюджет) - мемориальный ордер 11.
Для учета операций по выбытию и перемещению продуктов питания назначен Возведение накопительных ведомостей о расходовании продуктов питания ф.411 (Бюджет) - мемориальный ордер 12.
На субсчете 233 "Медикаменты и перевязочные средства" учитываются медикаменты, компоненты, бактерицидные препараты, дезинфицирующие средства, сыворотки, вакцины, кровь, пленка для рентгеновских снимков, материалов для проведения анализов и перевязочные средства, мелкий медицинский инвентарь (Термометры, ланцеты, пинцеты, иглы и т.д.) учреждений, в сметах которых эти расходы предусмотрены по коду экономической классификации расходов 1132 «Медикаменты и перевязочные материалы ". На этом субсчете также учитываются вспомогательные и аптекарские материалы в медицинских учреждениях, которые имеют свои аптеки.
Учет медикаментов и перевязочных средств дополнительно ведется по отдельным Порядками, установленными Министерством здравоохранения Украины.
Учет медикаментов и перевязочных средств осуществляется в настоящее время по приказом бывшего Министерства здравоохранения СССР от 02.06.87 г. № 747. Согласно указанному нормативному документу методика учета лекарственных средств рассматривается в зависимости от наличия аптеки при медицинском учреждении в двух плоскостях, каждая из которых содержит два направления: учет обычных лекарственных средств и учет лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету.
При наличии в медицинском учреждении аптеки лекарственные средства, не подлежащие предметно-количественному учету, учитываются как в бухгалтерии, так и в аптеке по розничными ценами в суммарном (денежном) выражении.
Приобретенные и полученные аптекой лекарственные средства приходуются на основании счетов поставщиков. При поступлении указанных материальных ценностей заведующий аптекой или другое уполномоченное лицо осуществляет проверку на соответствие количества и качества. Получены и проверены счета поставщиков регистрируются в книге регистрации счетов.
Отпуск лекарственных-средств материально ответственным лицам из аптеки осуществляется по накладным (требованиям) ф. № 3-3 в двух экземплярах. Накладная подписывается со стороны получателя материально ответственным лицом отделения (Остается второй экземпляр накладной), а со стороны отпускает лекарственные средства, - заведующим аптеки или его заместителем (остается первый экземпляр накладной). Накладная содержит следующие характеристики соответствующего объекта учета: полное название лекарственного средства, размер, фасовка, лекарственная форма, дозирования, упаковку, количество, цену. Каждая накладная на выдачу лекарственных средств таксуеться заведующим аптеки или его заместителем, после чего накладные фиксируются по порядку номеров в книге учета протаксованих накладных (требований) ф.7-МЗ. В конце месяца в книге ф.7-МЗ подсчитывается общая сумма по каждой группой лекарств и общая сумма за месяц. На основании указанных данных состоит отчет аптеки о поступлении и расходования медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения Ф.П-МЗ, который служит основанием для списания расходов по лекарственным средствам
Состав лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, определен приказом Министерства здравоохранения от 20.09.95 г. № 172 и Перечнем Министерства здравоохранения от 30.06.94 г. № 117, с последующими изменениями и дополнениями. К указанной категории препаратов относятся наркотические лекарственные средства, психотропные лекарственные препараты, ядовитые лекарственные средства, лекарственные средства, имеющие одурманювальну свойство, а также спирт этиловый. Согласно к приказу Министерства здравоохранения "Об утверждении Порядка обращения наркотических средств, психотропных веществ и прекурсоров в государственных и коммунальных учреждениях здравоохранения "от 18.12.97 за № 356 медицинские учреждения, имеют свои аптеки, должны закупать указанные препараты с аптечных складов (Согласно предварительно заключенных договоров с указанными составами).
Учет указанных препаратов осуществляется как в денежном выражении (в бухгалтерии и в аптеке), так и в количественном в разрезе соответствующих наименований (в аптеке). Предметно-количественный учет осуществляется в книге предметно-количественного учета аптекарских запасов ф.8-МЗ. Заметим, что на каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, дозировку лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (ПКО), открывается отдельная страница. Выбытие указанных лекарственных средств в отделение оформляется специальными накладными (Требованиями), утвержденными руководителем учреждения, в которых проставляется штамп, печать учреждения, указываются номера историй болезни, фамилии, имени и отчество больных, для которых выписаны лекарства. Получает лекарственные средства (ПКО) исключительно материально ответственное лицо соответствующих отделений, кабинетов.
На основании накладных (требований) на отпущенные лекарственные средства (ПКО) состоит ведомость выборки израсходованных лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету ф.1-МЗ, записи в которой производятся по каждому наименованием отдельно. Общее количество отпущенных препаратов в соответствии с выборки за день переносится в книгу ф.8-МЗ.
Лекарственные средства, не подлежащие предметно-количественному учету, отпускаются в учреждения из аптек по накладным (требованиям). Накладные выписывает старшая медицинская сестра каждого отделения учреждения в разрезе групп в четырех экземплярах. Получение лекарственных средств осуществляется материально ответственными лицами (Старшими медицинскими сестрами отделений, главными медицинскими сестрами амбулаторно-поликлинических отделений) по поручениям, факт получения из аптеки указанных лекарственных средств подтверждается подписью материально ответственного лица соответствующего медицинского учреждения на всех экземплярах накладной (требования). (Два экземпляра накладной с подписью работника аптеки получает материально ответственное лицо медицинского учреждения). Оприходованы лекарственные средства хранятся в отделениях.
Получение из аптеки и порядок хранения и учета лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, имеют определенные особенности. Во-первых накладные (требования) на отпуск из аптеки медикаментов выписываются в 5 экземплярах, два из которых получает учреждение. Во-вторых, накладные (требования) выписываются отдельно для указанной группы лекарственных средств и имеют более детализированную форму. В-третьих в отделениях, куда поступают лекарственные средства данной категории, они хранятся в несгораемых сейфах или в металлических шкафах (порядок хранения определен приказом Министерства здравоохранения за № 356 от 18.12.97 г.).
Учет лекарственных средств (ПКО) осуществляется главным (старшим) медицинской сестрой в книге ф.8-МЗ. В конце каждого месяца указанные материально ответственные лица на основании данных первичного учета составляют отчет о движении лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету ф.2-МЗ.
Заметим, что, несмотря на каждую из организационных форм работы медицинского учреждения по способу обеспечения лекарственными средствами, процесс обращения лекарственных средств включает и доставку указанных материальных ценностей к месту назначения.
В связи с этим обращаем внимание на то, что расходы по транспортировке лекарственных средств не относятся на увеличение их стоимости, а списываются на фактические расходы учреждения по соответствующему коду экономической классификации расходов.
На субсчете 234 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности" учитываются хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, используемые для текущих нужд учреждения (электрические лампы, мыло, щетки и др.)., строительные материалы для капитального и текущего ремонта.
На этом субсчете учитываются медикаменты и перевязочные средства учреждений, средства на которые предусмотрены в сметах по коду экономической классификации расходов 1131 "Предметы, материалы, оборудование и инвентарь".
В небольших учреждениях канцелярские принадлежности (бумага, карандаши и др.). И медикаменты (за исключением спирта и медикаментов, имеющих большую стоимость), приобретенные и одновременно выданные на текущие нужды, могут сразу списываться на фактические расходы с отражением их общей стоимости по дебету и кредиту субсчета 234.
На документах, подтверждающих приобретение и получение этих ценностей, должен быть подпись лица, получившего эти материалы.
На субсчете 235 "Топливо, горючие и смазочные материалы" учитываются все виды топлива, горючих и смазочных материалов, содержащихся на складах или в кладовых (Дрова, уголь, торф, бензин, газ, мазут, автол и т.д.), а также непосредственно у материально ответственных лиц.
Списание с бухгалтерского учета израсходованного горючего осуществляется на основании путевых листов по фактическому расходу, но не более норм расходов, установленных для отдельных марок автотранспорта ".
На субсчете 236 "Тара" учитывается, с распределением по группам или видам, возвратная тара, обменная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т.д.), как пустая, так и то, что содержит материальные ценности.
Тара учитывается по ценам, которые указаны в счетах поставщиков. При возврате или реализации тары разница между ценой приобретения и ценой, по которой тара реализована, относится на фактические расходы.
На субсчете 237 "Материалы в пути» учитываются материалы, оплаченные учреждениями за поставки, которые не поступили до конца месяца на склад, но подтверждены транспортными документами, а также материалы, полученные на склады групп централизованного постачання2 и хозяйственного обслуживания и не распределены по учреждениями. При поступлении материалов они расписываются за соответствующими субсчетами учета материалов.
На субсчете 238 «Запасные части к машинам и оборудованию» учитываются запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей машин (медицинских, электронно-вычислительных и др.)., оборудования, тракторов, комбайнов, транспортных средств (моторы, автомобильные шины, включая покрышки, камеры и ободные ленты и т.п.), которые не учитываются на субсчете 105 "Транспортные средства ".
Учет запасных частей ведется по наименованиям, маркам, заводским номерам, количеству, стоимости и материально ответственными лицами.
На субсчете 239 "Прочие материалы" учитывается сено, овес, другие виды кормов и фуража для скота и других животных, семена, удобрения, а также другие материалы, не предусмотрены субсчетам 231-238.
Приведем несколько типовых проводок:
• Получение материалов и продуктов питания (стоимость без НДС) уплаченные путем предварительной оплаты счета
Дт субсч. 231-239 Кт субсч. 361, 362, 364
уплаченные после получения материалов и продуктов питания Дт субсч. 231-239 Кт субсч. 675
• Сумма НДС с материалов и продуктов питания, приобретенных за счет средств общего фонда
Дт субсч. 801, 802 Кт субсч. 361, 362, 364, 675
• Сумма НДС с материалов и продуктов питания, приобретенных за счет средств специального фонда,
если НДС включен в налоговый кредит
Дт субсч. 641 Кт субсч. 361, 362, 364, 675
если НДС не включен в налоговый кредит
Дт субсч. 811-813 Кт субсч. 361, 362, 364, 675
• Оприходование излишков материалов и продуктов питания, выявленных при инвентаризации
Дт субсч. 231-236, 238-239 Кт субсч. 681, 701-702, 711-713
• Списание использованных материалов и продуктов питания на основании подтверждающих документов
Дт субсч. 801, 802, 811-813 Кт субсч. 231-236, 238-239
• Списание убытков материалов в пределах установленных норм, а также недостач и потерь от порчи материальных ценностей, отнесенных за счет учреждения
Дтсубрах.681 ,701,702,711-713 Ктсубрах.201 ,202,204,231-236 ,238-239
• Списание недостач и потерь материалов и продуктов питания, отнесенных по счет виновных лиц, кроме мяса, молока, мясных и молочных продуктов
Дт субсч. 363 Кт субсч. 231-236, 238-239
• Списание сумм недостач мяса, молока, мясных и молочных продуктов, подлежащие взысканию с виновных лиц по учетным ценам с применением коэффициента и зачислению в доход соответствующего бюджета
Дт субсч. 363 Кт субсч. 642
• Вместе делается запись на списание с баланса стоимости мяса, молока, мясных и молочных продуктов по ценам закупки
Дт субсч. 681, 701, 702 Кт субсч. 232
Выбытие и других запасов (кроме продуктов питания и малоценных и быстроизнашивающихся предметов) отражается в Накопительной ведомости расходования материалов ф.396 (бюджет) - мемориальный ордер 13.
