Сума податку на додану вартість, що підлягає сплаті до бюджету або відшкодуванню з бюджету, визначається як різниця між загальною сумою податкових зобов’язань, що виникли у зв’язку з будь-яким продажем товарів (робіт, послуг) протягом звітного періоду, та сумою податкового кредиту звітного періоду (рис.4). Звітний податковий період - це період, за який платник податку зобов’язаний проводити розрахунки податку та сплачувати його до бюджету. В залежності від обсягу оподатковуваних операцій за попередній календарний рік, встановлено два звітних періоди: місячний і квартальний. Для платників податку, в яких обсяг оподатковуваних операцій за попередній календарний рік перевищує 7200 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, звітний період дорівнює календарному місяцю. Декларацію до бюджету ці платники подають протягом 20 календарних днів після закінчення звітного місяця. Якщо ж обсяг операцій є меншим, платники податку можуть за своїм вибором застосовувати звітний період, що дорівнює календарному місяцю або кварталу ( в цьому випадку декларація подається протягом 40 днів після закінченя звітного кварталу).
Податкове зобов’язання - це загальна сума податку, одержана (нарахована) платником податку в звітному періоді у складі ціни реалізації товарів, робіт, послуг. Податковий кредит - це сума, на яку платник податку має право зменшити податкове зобов’язання звітного періоду. Податковий кредит складається із сум податків, сплачених (нарахованих) у складі ціни платником податку своїм постачальникам у звітному періоді у зв’язку з придбанням товарів (робіт, послуг), вартість яких відноситься до складу валових витрат виробництва (обігу) та основних фондів чи нематеріальних активів, що підлягають амортизації. У разі коли платник має пільги щодо сплати ПДВ та придбані товари (роботи, послуги), частково використовуються в оподатковуваних операціях, а частково – ні (це положення не стосується операцій з нульовою ставкою), до суми податкового кредиту включається та частка сплаченого податку при їх придбанні, яка відповідає частці використання таких товарів (робіт, послуг) в оподатковуваних операціях звітного періоду.
З жовтня 1997 року була введена податкова накладна, яка є одночасно звітним податковим документом і розрахунковим документом. Платник податку зобов’язаний надати покупцю податкову накладну, що має містити наступну інформацію:
а) порядковий номер податкової накладної;
б) дату виписування податкової накладної;
в) назву юридичної особи або прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи, зареєстрованої як платник податку на додану вартість;
г) податковий номер платника податку (продавця та покупця);
д) місце розташування юридичної особи або місце податкової адреси фізичної особи, зареєстрованої як платник податку на додану вартість;
е) опис товарів (робіт, послуг) та їх кількість;
є) повну назву отримувача;
ж) ціну продажу без врахування податку;
з) ставку податку та відповідну суму податку у цифровому значенні;
и) загальну суму коштів, що підлягають сплаті з урахуванням податку.
Слід звернути увагу, що не дозволяється включення до податкового кредиту будь-яких витрат по сплаті податку, що не підтверджені податковими накладними чи митними деклараціями (якщо товар імпортується) або іншими розрахунковими документами (якщо обсяг разового продажу не більший двадцяти гривень; у разі продажу транспортних квитків та при виписуванні готельних рахунків).
Таким чином, одним із джерел, куди відносяться суми ПДВ, що сплачені постачальникам за придбані товари, роботи, послуги є податковий кредит. Якщо платник не має права віднести суми відповідного ПДВ до податкового кредиту, джерелом погашення цих сум в залежності від виду придбаних товарів та статусу платника виступають:
- валові витрати – у випадку якщо купуються товари, роботи послуги виробничого призначення особою, що не є платником ПДВ або виробляє товари, роботи, послуги, що звільнені від ПДВ;
- прибуток, якщо придбані товари (роботи, послуги) використовуються для невиробничих цілей;
- збільшення вартості основних фондів, якщо придбаваються основні фонди, які не підлягають амортизації тощо