Управління проектами

1.1. Сутність інвестиційних проектів

Початком діяльності, пов’язаної з інвестуванням є пошук інвестиційних концепцій. Ця стадія може стати початком мобілізації коштів для інвестування і написання інвестиційного проекту.

Інвестиційний проект – це вкладення матеріальних, фінансових, людських та інтелектуальних ресурсів в будь-яку справу з метою отримання запланованого результату у визначений термін.

“Кодекс знань про управління проектами” дає наступне визначення проекту:

Проект – це задача з відомими початковими даними і результатами, які визначають спосіб її розв’язання. Проект включає проблему (замисел), засоби реалізації проекту (способи вирішення проблеми) та результати проекту.

Проект, як і будь-яка діяльність, має ряд властивих йому рис, наявність яких допоможе підприємству здійснити ефективну реалізацію проекту.

Організації виконують роботу, яка в основному включає або дії, або проекти, хоча вони можуть і перекриватися. Дії і проекти мають багато спільного, наприклад:

• вони виконуються людьми;

• виконуються з обмеженими ресурсами;

• плануються, виконуються і контролюються.

Дії і проекти в основному розрізняються тим, що перші виконуються весь час і є чимось постійним, тоді як проекти є тимчасовими і унікальними. Отже, проект може бути визначений через свої відмітні характеристики: проект - це тимчасова дія, що виконується для створення унікального продукту чи послуги. Тимчасове означає, що кожен проект має свій певний початок і кінець. Унікальний означає, що продукт або послуга принципово відрізняється від інших аналогічних продуктів або послуг.

Проекти виконуються на всіх організаційних рівнях. Вони можуть залучати одну людину або багато тисяч людей. Проекти можуть охоплювати один підрозділ організації або виходити за рамки організації, залучаючи спільні підприємства чи використовуючи інші форми партнерства. Проекти часто є найбільш важливими компонентами стратегії організації бізнесу.

Проект може бути представлений як система. Система – це група елементів (люди, технічні елементи), організованих таким чином, що вони діють як одне ціле для досягнення визначеної мети.

Приклади проектів:

• розробка нового продукту чи послуги;

• зміна структури, кадрів або стилю роботи організації;

• проектування нового транспортного засобу;

• розробка чи придбання нової або модифікованої інформаційної системи;

• зведення будівлі чи споруди;

• запуск політичної кампанії;

• реалізація нової процедури чи процесу, зв'язаного з бізнесом виконавчої організації.

Проект передбачає наявність плану досягнення поставлених цілей (комплексу робіт). а також наявність системи повноважень і відповідальності за досягнення цілей на чолі з менеджером проекту.

Планування цілей проекту(Scope Planing). Розробка документа, у якому визначені цілі проекту. Відправною точкою слугують опис продукту, обгрунтування проекту, загальні обмеження, інформація про уже виконані аналогічні проекти. Аналізуються альтернативні шляхи реалізації проекту, визначаються критерії успішності. Цей документ надалі є основою для ВСІХ проектних рішень і єдиного розуміння цілей проекту ВСІМА його учасниками.

Місія – це генеральна ціль проекту, причина його існування. Вона визначає орієнтири для наступних рівнів цілей, а також для розробки стратегії на різних організаційних рівнях.

Мета проекту – це бажаний і доведений результат, досягнутий у межах певного строку при заданих умовах реалізації проекту.

Досягнення поставленої мети вимагає роз’вязання певних завдань, а саме:

- визначити можливі результати проекту (прогнозування);

- надати кількісну оцінку цим результатам;

- обгрунтувати можливість досягнення цих результатів та їх ефективність;

- визначити умови, за яких ці результати мають бути досягнуті.

Декомпозиція цілей (Scope Definition). Послідовний розподіл основних результатів проекту на більш дрібні елементи, аж до пакетів робіт, що добре піддаються керуванню. У результаті утворюється ієрархічна структура (дерево) робіт проекту (Work Breakdown Structure -- WBS).

Контекст проекту – це зовнішнє та внутрішнє середовище в якому планується та здійснюється проект.

Зовнішнє середовище проекту включає наступні фактори:

- фізичні (місце розташування, клімат, географічні особливості);

- економічні фактори (внутрішні та міжнародні);

- культурні, соціальні, політичні, в тому числі підтримка з боку сторонніх організацій;

- технологічні (можливості та тип змін).

Внутрішнє середовище, в основному, визначається взаємодією між наступними учасниками та зацікавленими сторонами проекту:

- власник, яким може бути уряд, рада директорів, акціонери, приватна особа;

- користувач, ринок, покупець, клієнт, чиї потреби та бажання необхідно враховувати та з’ясовувати;

- головна організація, якою може бути міністерство або корпорація, відповідальна за роботи по проекту;

- команда з управління проекту, включаючи штатних робітників та консультантів;

- постачальники, оптові фірми, підрядники, що забезпечують матеріалами та послугами.

Крім названих факторів, на контекст проекту впливають ірраціональні фактори, які важко підлягають формальному визначенню, але можуть впливати як позитивно так і негативно на проект, наприклад:

- фактори соціальної системи (премії та якість життя);

- політичні фактори (влада, обмежені ресурси, ідеологія);

- індивідуальні реакції на премію, владу, якість життя.

В чому ж полягають відмінності управління проектом від управління поточною діяльністю підприємства чи організації?

Дії і проекти в основному розрізняються тим, що перші виконуються весь час і є чимось постійним, тоді як проекти є тимчасовими і унікальними. Отже, проект може бути визначений через свої відмітні характеристики: проект - це тимчасова дія, що виконується для створення унікального продукту чи послуги. Тимчасове означає, що кожен проект має свій певний початок і кінець. Унікальний означає, що продукт або послуга принципово відрізняється від інших аналогічних продуктів або послуг.

Подібно більшості організаційних заходів, основна мета проекту — задоволення потреб замовника. Характеристики проекту допомагають відрізнити його від інших дій організації. Основні характеристики проекту такі:

1. Установлена мета.

2. Визначена тривалість виконання, із чіткою датою початку і завершення.

3. Звичайно, у проекті беруть участь кілька відділів і різноманітних фахівців.

4. Як правило, виконується щось нове, чого ніколи не робилося раніше.

5. Особливі вимоги за часом, витратами і якості виконання роботи.

По-перше, проекти мають визначену мету, чи то будівництво 12-поверхового житлового комплексу до 1 січня чи випуск нової версії спеціального пакета програмного забезпечення в якомога стислий термін. Така єдина визначена мета часто відсутня у повсякденному житті організації, де працівники щодня виконують ті самі операції.

По-друге, через те, що існує чітко визначена мета, проекти мають чітко визначений момент завершення, що зовсім не схоже на постійно виконувані обов'язки в традиційних видах робіт. У багатьох випадках працівники переходять від одного проекту до іншого, а не залишаються виконувати ту саму роботу. Після будівництва житлового комплексу у Києві інженер може одержати завдання побудувати нафтопереробний завод у Лісічанську.

По-третє, на відміну від більшості видів організаційної роботи, що поділяється за принципом функціональної спеціалізації, для проектів характерно комбінувати і поєднувати зусилля найрізноманітніших фахівців. Наприклад, замість того, щоб працювати в окремих кабінетах під керівництвом конкретних менеджерів, учасники проекту, незалежно від того, чи є вони інженерами, фахівцями в області фінансів чи маркетингу, фахівцями з контролю за якістю, працюють над виконанням проекту під керівництвом менеджера проекту.

По-четверте, проект ніколи не буває однаковим і завжди включає якісь унікальні елементи. І питання не в тому, чи будуть мати місце такі унікальні елементи, а в тому, якою буде ступінь унікальності. Очевидно, що здійснення того, що дотепер ніколи не робилося, як, наприклад, запуск людини на Місяць, вимагає рішення нових проблем і появи нових технологій. З іншого боку, навіть базові будівельні проекти, для виконання яких використовуються добре відомі і відпрацьовані методи і прийоми, вимагають врахування індивідуальних інтересів замовника, що також робить їх унікальними. І, нарешті, проекти зв'язують обмеження за часом, витратами і особливі вимоги до виконання робіт. Проекти оцінюють по тому, що було виконано, скільки це коштувало і як багато часу було на це витрачено.

Три вищезгаданих обмеження накладають більшу відповідальність, ніж при виконанні багатьох інших робіт. Ці ж три фактори підкреслюють одну з першорядних функцій управління проектом, а саме: балансування часом, витратами і роботою при одночасно максимальному задоволенні вимог клієнта.

• Проекти можуть охоплювати один підрозділ організації або виходити за рамки організації, залучаючи спільні підприємства чи використовуючи інші форми партнерства. Проекти часто є найбільш важливими компонентами стратегії організації бізнесу.