Управління проектами

1.5. Значення управліня проектами в сучасних умовах

Журнал «Форчун» один раз написав, що в надрах корпоративних джунглів з'явився новий вид менеджера — «менеджер проекту», що заповнить порожнечу, що виникла в результаті зникнення менеджменту середньої ланки.

«Якщо колись динозаврами вважалися менеджери середньої ланки, то тепер, у результаті еволюції, виник новий клас — менеджери проектів, що займають нішу, що звільнилася. На відміну від своїх біологічних попередників, менеджери проектів більш моторні і краще пристосовуються до нових умов, чим вид, що вони витісняють, і вони будуть жити завдяки своєму інтелекту, а не величезній масі». Рідні Тернер, редактор International Journal of Project Management, вважає, що «у XXI столітті управління проектом займе місце традиційного функціонального менеджменту».

Управління проектом здавна було стилем ведення бізнесу в будівельній індустрії, у контрактах Міністерства оборони США, у Голівуді, а також у великих консалтингових фірмах. Зараз управління проектом поширюється на багато інших сфер діяльності. Сьогодні проектні групи займаються усім: від розширення морських портів і реструктуризації лікарень до удосконалення інформаційних систем. Отже, управління проектом не обмежується сферою бізнесу. Управління проектом — це гарний спосіб вирішувати будь-які проблеми, у тому числі і соціальні. З його допомогою можна керувати, наприклад, наданням термінової допомоги в райони, що постраждали від урагану, чи програмою зниження злочинності і наркоманії в місті, чи роботами по реконструкції стадіону в якому-небудь районі й ін.

Зростання інтересу до управління проектом можна бачити також і в аудиторіях. Десять років тому ведучі університети пропонували один-два курсу по управлінню проектом, в основному для інженерів. Сьогодні багато університетів пропонують численні розділи в рамках курсу по управлінню проектом, причому до основної групи студентів-інженерів приєднуються студенти, що вивчають бізнес і спеціалізуються на маркетингу в області інформаційних систем управління, у фінансах, економіці, а також студенти, що вивчають, медицину, комп'ютери і гуманітарні науки. Ці студенти вважають, що знання основ управління проектом дасть їм значні переваги при працевлаштуванні. Усе більше роботодавців шукають випускників, знайомих з управлінням проектом. Логічно, відправний пункт розвитку подібних навичок — розуміння унікальності проекту і керуючих проектом.

Відомий закон Лермана говорить: "Будь-яку технічну проблему можна перебороти, маючи достатньо часу і грошей", а наслідок Лермана уточнює: "Вам ніколи не буде вистачати або часу, або грошей". Саме для подолання сформульованої у наслідку Лермана проблеми і була розроблена методика управління діяльністю на основі проекту. А поширення даної методики управління на різні сфери діяльності є додатковим доказом її ефективності. Якщо попросити менеджера описати, як він розуміє свою основну задачу у реалізації проекту, те швидше за усе він відповість: "Забезпечити виконання робіт". Це дійсно головна задача керівника. Але якщо задати те ж саме питання більш досвідченому менеджеру, то можна почути і більш повне визначення головної задачі менеджера проекту: "Забезпечити виконання робіт у термін, у рамках виділених ресурсів, відповідно до технічного завдання". Саме ці три моменти: час, бюджет і якість робіт знаходяться під постійною увагою керівника проекту. Їх також можна назвати основними обмеженнями, що накладаються на проект.

Управління проектом - це діяльність, спрямована на реалізацію проекту з максимально можливою ефективністю при заданих обмеженнях за часом, ресурсами, а також якості кінцевих результатів проекту (документованих, наприклад, у технічному завданні). За більше ніж тридцять років, протягом яких застосовується технологія управління проектами, був розроблений цілий ряд методик і інструментів, покликаних допомогти менеджерам проектів управляти цими обмеженнями. Для того, щоб ефективно управляти обмеженнями проекту використовуються методи побудови і контролю календарних графіків робіт. Для управління ресурсними обмеженнями використовуються методи формування фінансового плану (бюджету) проекту і, у міру виконання робіт, здійснюється моніторинг, із тим, щоб не дати витратам вийти з під контролю. Для виконання робіт потрібне відповідне ресурсне забезпечення, для цього використовують спеціальні методи управління людськими і матеріальними ресурсами (наприклад, матриця відповідальності, діаграми завантаження ресурсів). З трьох основних обмежень трудніше усього контролювати обмеження по заданих результатах проекту. Проблема полягає в тому, що завдання часто важко і формулювати, і контролювати. Для вирішення даних проблем використовуються, зокрема, методи управління якістю робіт.

Отже, керівники проектів відповідають за три аспекти реалізації проекту: терміни, витрати і якість результату. Відповідно до звичайного принципу управління проектами, вважається, що ефективне управління термінами робіт є ключем до успіху по всіх трьох показниках. Тимчасові обмеження проекту часто є найбільше критичними. Там, де терміни виконання проекту серйозно затягуються, дуже ймовірними наслідками є перевитрата коштів і недостатньо висока якість робіт. Тому, у більшості методів управління проектами основний акцент робиться на календарному плануванні робіт і контролі за дотриманням календарного графіка.

Жоден проект не буде успішним, якщо персонал не матиме достатньої мотивації для досягнення його цілей. Для цього менеджери проекту повинні організовувати та спрямовувати діяльність великої кількості людей, співпрацювати з людьми, які матеріально зацікавлені в результатах проекту: постачальниками, адміністраторами, банкірами, підрядниками, які здійснюють роботи по проекту або забезпечують інші фактори, необхідні для функціонування проекту. Менеджери повинні також розробити та впровадити організаційні структури для експлуатації проекту після його реалізації, для того, щоб він продовжував приносити вигоду.

Не існує єдиних правил, які були б універсальними для управління будь-якими проектами, це залежить від типу проекту, особливостей країни або регіону, ступеню інновації та інших факторів. Тому менеджери повинні дуже чутливо реагувати на обставини (контекст) в якому проект здійснюється і в якому він буде функціонувати після реалізації. Саме контекст проекту буде найкращім чином визначати організацію менеджменту та взаємовідносини між різними зацікавленими особами.

Але деякі функції є спільними для менеджменту будь-якого проекту:

- визначення цілей проекту;

- планування;

- керівництво роботою та допомога в роботі;

Головними навичками, якими повинні володіти менеджери є наступні:

- комунікабельність;

- мотивація діяльності;

здатність здійснювати контроль за виробничими потужностями та ресурсами проекту.