Управління проектами

3. Розробка календарного плану

Розробка календарного плану означає визначення дат старту та фінішу для робіт проекту. Якщо дати старту та фінішу не є реальними, то малоймовірно, що проект завершиться так, як це планувалося. Процес розробки календарного плану часто має бути Ітераційним (як і процеси, що постачають вхідні дані для цього процесу, особливо оцінки тривалості та вартості).

.1 Сітьова діаграма проекту. Сітьова діаграма проекту ~ це схематичне зображення робіт проекту і логічних зв'язків (залежності) між ними.

Оцінки тривалості робіт. Див. пункт 6.3.3.1. .3 Вимоги до ресурсів. Див. пункт 6.3.1.4.

.4 Описання ресурсів. Відомості про те, які ресурси, в який час і в якій кількості є доступними, необхідні для розробки календарного плану. Наприклад, спільне використання деяких ресурсів може бути виключно складним, оскільки їх споживання, як правило, дуже різне.

Ступінь деталізації і специфічності описання ресурсів значно варіюється. Наприклад, для попередньої розробки календарного плану проекту з консалтингу може знадобитися інформація лише про те, що на певному часовому відтинку необхідні два консультанти. Проте у кінцевому календарному плані для того самого проекту може бути визначено, які саме консультанти необхідні для проекту.

.5 Календарі. Проектні та ресурсні календарі визначають періоди, в які можлива робота. Календарі проекту впливають на всі ресурси (наприклад, по деяких проектах робота здійснюватиметься тільки у денні робочі години, тоді як по інших - в три зміни).

Календарі ресурсів впливають на певний ресурс або групу ресурсів (наприклад, член команди проекту може бути у відпустці або на курсах підвищення кваліфікації; у контракті може бути обумовлена відсутність певних працівників у певні дні тижня).

.6 Обмеження. Див. пункт 6.1.1.4. Існує дві основні групи обмежень, що має бути враховано при розробці календарного плану:

• Нав'язані дати. Завершення певних робіт до конкретної дати можуть зажадати спонсор проекту, споживач проекту, якісь зовнішні чинники (наприклад, ринкова ніша в технологічному проекті; юридичне обов'язкова дата завершення в проекті з усунення небажаних екологічних впливів).

• Ключові події або основні віхи. Завершення певних робіт до конкретної дати може бути бажаним для спонсора проекту, споживача проекту, інших зацікавлених осіб. Після планування ці дати стають очікуваними і часто зсуви Їх вимагають великих зусиль.

.7 ДОПУЩЄННЯ. Див. пункт 6.1.1.5.

.8 Випередження та запізнення. Будь-яка із залежностей може зажадати описання випереджень або запізнень для точного відображення зв'язку (наприклад, між замовленням устаткування та його установкою і початком використання може бути двотижневий інтервал).

Методи та засоби розробки календарного плану

.1 Математичний аналіз. Математичний аналіз включає розрахунок теоретичних ранніх і пізніх дат старту та фінішу по всіх роботах проекту безвідносно обмежень по ресурсах. Результуючі дати не є календарним планом, але вони визначають часові періоди, в які робота має бути спланована з урахуванням заданих ресурсних лімітів та Інших відомих обмежень. Найбільш широко відомими методами математичного аналізу є такі:

• Метод критичного шляху (СРМ) - розраховуються єдиним чином детерміністські рання та пізня дати старту й фінішу для кожної роботи, грунтуючись на певній послідовній структурі мережі й однаковому методі оцінки тривалості. Центральною ланкою СРМ є розрахунок резерву для визначення того, які роботи в календарному плані найменш гнучкі. Основні алгоритми СРМ часто використовуються в інших галузях математичного аналізу.

• Метод графічної оцінки й аналізу (GERT) ~ застосовується для ймовірнісного подання як сітьової структури робіт, так і оцінок тривалості робіт (наприклад, деякі роботи взагалі не можуть бути виконані, деякі можуть бути виконані тільки частково, а треті можуть виконуватися більш як один раз).

• Метод оцінки й аналізу програми (GERT) -використовується послідовна структура робіт та зважені середні тривалості для розрахунку тривалості проекту. Хоч існують й інші відмінності, але в основному GERT відрізняється від СРМ тим, що він використовує значення розподілів (очікувані значення), а не найбільш імовірні значення, що використовуються в СРМ (малюнок 6—4). Сам по собі в даний час PERT використовується рідко, а от оцінки, подібні до методики PERG, часто використовуються в розрахунках СРМ.

.2 «Стиснення» тривалості. «Стиснення» тривалості - це окремий випадок математичного аналізу, призначений для скорочення календарного плану проекту без зміни його змісту (наприклад, для завершення робіт по нав'язаних датах або для вирішення Інших завдань з календарного плану). «Стиснення» тривалості включає такі методи:

• Стиснення на злом - аналізуються можливості зміни вартостей і календарного плану для визначення того, як отримати максимальний ефект від стиснення з найменшими додатковими витратами. Стиснення на злом не завжди надає прийнятну альтернативу І часто спричинює збільшення вартості.

* Швидке відстежування - паралельне виконання тих робіт, які у звичайному варіанті мали здійснюватися послідовно (наприклад, написання початкового тексту програми в проекті з розробки програмного забезпечення до того, як повністю закінчені специфікації програмного продукту, або закладання фундаменту в проекті створення нафтопереробного заводу перед тим, як досягнута віха фінішу 25 відсотків інженерних робіт). Швидке відстежування звичайно підвищує процент ризику і часто призводить до переробок.

. 4 Евристичні методи вирівнювання ресурсів проекту. З допомогою математичного аналізу можна отримати попередній календарний план, який в певні часові періоди вимагає більше ресурсів, ніж в даний момент є в наявності, або вимагає таких змін в рівні споживання ресурсів, яких технологічно не можна добитися. При розробці календарного плану допускається застосовувати евристики, що відображають такі обмеження, наприклад, як «спочатку виділити для робіт, що опинилися у критичному стані, ресурси, яких бракує». Часто трапляється, що вирівнювання ресурсів спричинює подовження тривалості проекту (проти строків подовження календарного плану). Цей метод іноді називають методом, заснованим на ресурсах, особливо, якщо він реалізується з допомогою комп'ютерної оптимізації.

Планування з ресурсними обмеженнями є окремим випадком ресурсного вирівнювання, коли за евристику править обмеження на величину доступного ресурсу.

.5 Програмне забезпечення управління проектами. Програмне забезпечення управління проектами широко використовується на допомогу в розробці календарного плану. Ці програмні продукти автоматизують процес розрахунку методами математичного аналізу і вирівнювання ресурсів і в такий спосіб дозволяють швидко розглянути безліч альтернатив у календарному плані. Їх також широко використовують для друку чи подання результатів розробки календарного плану.

.1 Календарний план проекту. Календарний план проекту включає як мінімум дати планового старту й очікуваного фінішу по кожній окремій роботі- (Зауваження: календарний план проекту вважається попереднім доти, доки не будуть підтверджені ресурсні призначення. Звичайно це трапляється не пізніше від завершення розробки плану проекту.)

Малюнок 6-7. Графік віх

Дата

Календарний план проекту може бути представлений у підсумковій

V

(«головний календарний план») або в детальній формі. Його можна подати в табличному вигляді, але частіше користуються графіком, використовуючи один з таких форматів:

• Сітьові діаграми проекту з доданням інформації по датах (малюнок 6—5). Ці графіки -звичайно показують і структуру проекту, і роботи критичного шляху проекту (див. пункт 6.2.3.1 для більш докладної інформації про сітьові діаграми проекту).

• Лінійні графіки, або графіки Гантта (малюнок 6—6) відображають дати старту та фінішу робіт, а також очікувану тривалість, але не показують залежності. Їх порівняно легко читати І вони часто використовуються в управлінських цілях.

• Графіки віх (малюнок 6—7) зовні схожі на лінійні графіки, але вказують цільові дати старту чи фінішу по основному результату, а також основні зовнішні зв'язки.

• Часові сітьові діаграми (малюнок б—8) є спільним варіантом сітьових проектних діаграм і лінійних графіків - вони ілюструють структуру проекту, тривалість робіт і несуть планову інформацію.

.2 ДОПОМІЖНІ деталі. Допоміжні деталі для календарного плану проекту включають як мінімум документацію по всіх заданих допущеннях і обмеженнях- Кількість допоміжних деталей залежить від прикладних сфер. Наприклад:

• У будівельний проект найбільш прийнятне включити такі елементи, як ресурсні гістограми, графіки руху грошових коштів, а також календарні плани на замовлення і закупівлю.

• У проект, зв'язаний з електронікою, найбільш прийнятне включити тільки ресурсні гістограми.

• Часто використовувана інформація як допоміжні деталі включає (але не обмежується ними):

=-> Ресурсні вимоги по періодах часу, як правило, у формі

ресурсної гістограми.

? Альтернативні календарні плани (наприклад, найкращий і найгірший варіанти, календарний план з вирівняними і невирівняними ресурсами, з нав'язаними датами або без них).

? —> Оцінки резервів і ризиків у календарному плані (див. пункт 11.3.3).

.3 План управління календарним графіком. План управління календарним графіком задає, як можна управляти змінами, що вносяться до календарного плану. Він може бути формальним або неформальним, дуже детальним або широко окресленим, заснованим на проектних потребах. Він є допоміжним елементом загального плану проекту (див. підрозділ 4.1).

.4 Коригування вимог до ресурсів. Коригування при вирівнюванні ресурсів і коригування переліку робіт можуть чинити великий вплив на попередню оцінку ресурсних вимог.