Управління проектами
1. Система оцінки і контролю в проекті
Оцінка проекту і контроль роблять необхідною єдину систему виміру ходу роботи над проектом у порівнянні з планом проекту, у відповідності з кошторисом і у виді, потрібному для замовника. Система контролю повинна спонукати менеджмент бачити і швидко реагувати на можливі проблеми, коли їх ще можна устигнути виправити.
За винятком контролю бухучета, у більшості організацій контроль проекту здійснюється недостатньо. У керуванні проектом контролем зневажають більше всього. Контроль змушує працівників звітувати, дає можливість простежити хід виконання робіт, концентрує увагу.
Найбільше розповсюдженою системою оцінки і контролю вартості робот у проекті є інтегрована система вартість/графік. Ця система упорядковує процес виміру ходу проектних робіт. Керуючі проектами усього світу використовують цю систему в тій чи іншій формі. Її застосування не обмежується будівельними контрактами. Система застосовується в міжнародних проектах, зв'язаних з виробництвом, фармацевтикою, високими технологіями. Наприклад, такі організації як Levi Strauss, Tektronics і Disney уже давно використовують системи оцінки приведеної вартості для відстеження проектів. Ефективність системи залежить від того того, наскільки добре розроблений план і графік проекту.
Більшість систем контролю лише порівнюють факт із кошторисом не в змозі виміряти, що дійсно удалося зробити на витрачені кошти. Такі системи не беруть до уваги параметр часу в керуванні. На прикладі гіпотетичного проекту ми продемонструємо необхідність використання приведеної вартості. Фірма, що займається високими технологіями, упроваджує проект НИОКР. У первісний план включене завершення проекту за 10 місяців з вартістю приблизно в $200 000 на місяць при загальній вартості в $2 млн. Через п'ять місяців після початку робіт топ-менеджмент вирішує оцінити статус проекту. У наявності наступна інформація:
• фактичні витрати в перші п'ять місяців складають $1,3 млн;
• заплановані кошторисні витрати на п'ять місяців складають $1 млн.
Менеджмент може прийти до висновку, що витрати перевищили планові показники на $300 000. Це може бути, а може і не бути правильним висновком. Можливо, хід робіт випереджає графік, і $300 000 — це зарплата за працю з випередженням графіка. А можливо, є і перевищення витрат, і відставання від графіка. Тобто, дані не розкривають ситуацію цілком. Виходить, показник зміни вартості (план-факт) сам по собі ненадійний. Він не показує, який обсяг робіт був виконаний на витрачені засоби.
Система вартість/графік заснована на понятті приведеної вартості. Приведена вартість допомагає перебороти описані проблеми через відстеження графіків і кошторисних витрат у часі.
Одним з інструментів моніторингу ходу виконаних робіт і оцінки тенденцій є графік контролю проекту.
На малюнку видно, що проект почав відставати від графіка практично відразу після початку, але завдяки коригуванню, проект удалося повернути до наміченого графіка. Але, якщо тенденція збережеться, то проект буде випереджати графік. Вважається, що чотири результати спостережень, що відхиляються в одному напрямку, показують, що існує стійка тенденція.
Короткий виклад інтегрованої системи вартість/графік
Цілісність системи вартість/графік забезпечується ретельним виконанням п'яти кроків. Кроки 1—3 виконуються на стадії планування. Кроки 4 і 5 послідовно виконуються на стадії виконання проекту.
Крок 1. Визначте роботу. Сюди входить розробка документів, що містять наступну інформацію:
a. масштаб;
b. набори робіт;
c. проміжні результати;
d. підрозділи;
e. ресурси;
f. кошториси для кожного набору робіт.
Крок 2. Розробіть графік роботи і використання ресурсів.
a. розподіліть набори робіт у часі;
b. розподіліть ресурси по операціях.
Крок 3. Розробіть кошторис, розподілений за часом, з використанням наборів робіт, включених в операції. Кумулятивні значення цих кошторисів стануть основою і будуть називатися кошторисною вартістю робіт (BCWS). Сума повинна бути рівної кошторисним величинам для всіх пакетів робіт у рахунку витрат.
Крок 4. На рівні пакетів (наборів) робіт зберіть усі дані про фактичні витрати по виконаних роботах. Ці витрати будуть називатися фактичною вартістю виконаної роботи (ACWP). Додайте кошторисні величини фактично виконаних робіт. Вони будуть називатися приведеною вартістю чи кошторисною вартістю виконаних робіт (BCWP).
Крок 5. Прорахуйте відхилення за графіком виконання проекту (SV = BCWP — BCWS) і відхилення по вартості (CV = BCWP — ACWP). Підготуйте ієрархічні звіти про статус проекту для кожного рівня керуючих — від керуючого пакетом робіт до замовника або менеджера проекту. Звіти також повинні включати план завершення проекту відповідним підрозділом і проміжні результати. А також обов'язково потрібно порівняти фактичний час, витрачений на виконання робіт, із сітьовим графіком проекту.
За винятком контролю бухучета, у більшості організацій контроль проекту здійснюється недостатньо. У керуванні проектом контролем зневажають більше всього. Контроль змушує працівників звітувати, дає можливість простежити хід виконання робіт, концентрує увагу.
Найбільше розповсюдженою системою оцінки і контролю вартості робот у проекті є інтегрована система вартість/графік. Ця система упорядковує процес виміру ходу проектних робіт. Керуючі проектами усього світу використовують цю систему в тій чи іншій формі. Її застосування не обмежується будівельними контрактами. Система застосовується в міжнародних проектах, зв'язаних з виробництвом, фармацевтикою, високими технологіями. Наприклад, такі організації як Levi Strauss, Tektronics і Disney уже давно використовують системи оцінки приведеної вартості для відстеження проектів. Ефективність системи залежить від того того, наскільки добре розроблений план і графік проекту.
Більшість систем контролю лише порівнюють факт із кошторисом не в змозі виміряти, що дійсно удалося зробити на витрачені кошти. Такі системи не беруть до уваги параметр часу в керуванні. На прикладі гіпотетичного проекту ми продемонструємо необхідність використання приведеної вартості. Фірма, що займається високими технологіями, упроваджує проект НИОКР. У первісний план включене завершення проекту за 10 місяців з вартістю приблизно в $200 000 на місяць при загальній вартості в $2 млн. Через п'ять місяців після початку робіт топ-менеджмент вирішує оцінити статус проекту. У наявності наступна інформація:
• фактичні витрати в перші п'ять місяців складають $1,3 млн;
• заплановані кошторисні витрати на п'ять місяців складають $1 млн.
Менеджмент може прийти до висновку, що витрати перевищили планові показники на $300 000. Це може бути, а може і не бути правильним висновком. Можливо, хід робіт випереджає графік, і $300 000 — це зарплата за працю з випередженням графіка. А можливо, є і перевищення витрат, і відставання від графіка. Тобто, дані не розкривають ситуацію цілком. Виходить, показник зміни вартості (план-факт) сам по собі ненадійний. Він не показує, який обсяг робіт був виконаний на витрачені засоби.
Система вартість/графік заснована на понятті приведеної вартості. Приведена вартість допомагає перебороти описані проблеми через відстеження графіків і кошторисних витрат у часі.
Одним з інструментів моніторингу ходу виконаних робіт і оцінки тенденцій є графік контролю проекту.
Короткий виклад інтегрованої системи вартість/графік
Цілісність системи вартість/графік забезпечується ретельним виконанням п'яти кроків. Кроки 1—3 виконуються на стадії планування. Кроки 4 і 5 послідовно виконуються на стадії виконання проекту.
Крок 1. Визначте роботу. Сюди входить розробка документів, що містять наступну інформацію:
a. масштаб;
b. набори робіт;
c. проміжні результати;
d. підрозділи;
e. ресурси;
f. кошториси для кожного набору робіт.
Крок 2. Розробіть графік роботи і використання ресурсів.
a. розподіліть набори робіт у часі;
b. розподіліть ресурси по операціях.
Крок 3. Розробіть кошторис, розподілений за часом, з використанням наборів робіт, включених в операції. Кумулятивні значення цих кошторисів стануть основою і будуть називатися кошторисною вартістю робіт (BCWS). Сума повинна бути рівної кошторисним величинам для всіх пакетів робіт у рахунку витрат.
Крок 4. На рівні пакетів (наборів) робіт зберіть усі дані про фактичні витрати по виконаних роботах. Ці витрати будуть називатися фактичною вартістю виконаної роботи (ACWP). Додайте кошторисні величини фактично виконаних робіт. Вони будуть називатися приведеною вартістю чи кошторисною вартістю виконаних робіт (BCWP).
