Документалістика

Текст - головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється весь документ. Приступаючи до складання документа, насамперед слід визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має у ньому бути, компетенції даного суб'єкта, правильно вибрати вид документа для фіксації управлінської дії.

Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів.

Головними з них є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту. Службовий документ повинен спрямовувати до певної дії, переконувати (що досягається аргументованістю та логічністю фактів та доказів). Його формулювання повинні бути бездоганними в юридичному відношенні.

Стислість та виразність викладу передбачають точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, що досягається, перш за все, добором достатньої інформації, уникненням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті документа повинне нести смислове навантаження. Досягти виразності у тексті допомагає смислова точність та прямий порядок слів у реченні, коли присудок іде за підметом, означення стоїть перед означуваним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження припадає на дію, використовується зворотній порядок слів. Наприклад:

Більше уваги потрібно приділяти підбору слів. Не слід використовувати в одному реченні однокореневі слова, тавтології. Наприклад:

%> Слід відзначити наступне; травень місяць; п 'ять осіб дітей;

Для ділового стилю службових документів характерне використання стійких словосполучень. У методичних рекомендаціях за уніфікацією текстів службових документів наведений великий алфавітний перелік дієслівно-іменникових словосполучень за другим (іменним) компонентом, що найчастіше використовуються у діловому спілкуванні.

Подібні приклади використання словосполучень у службових документах подаються як додатки і у відомчих правилах складання та оформлення документів.

Службові документи вирізняються нейтральним тоном. Листування ведеться від третьої особи, займенник замінюється на іменник (інститут просить, керівництво не заперечує, підприємство направляє тощо). У розпорядчих документах, що відображують принцип єдиноначальності, текст викладається від першої особи однини. Так само складаються пояснювальні записки, заяви, більша частина доповідних записок.

Набуло поширення застосування скорочених слів та словосполучень у службових документах, що зменшує їх обсяги і прискорює сприйняття інформації. їх написання ведеться відповідно до загальнодержавних класифікаторів техніко-економічної інформації, вимог державного стандарту і правил української орфографії. Рекомендується використовувати словник скорочень української мови.

У спеціальній літературі документи поділяються залежно від кількості розглянутих в них питань на прості та складні. Документи, Що містять одне питання, вважаються простими. Складні документи стосуються декількох самостійних питань. Прості значно легші для опрацювання (реєстрації, постановки на контроль, формування у справи), направлення на виконання. Складні документи найчастіше стосуються декількох виконавців або навіть різних структурних підрозділів. Тому з них доводиться знімати копії або встановлювати черговість виконання. їх опрацювання викликає ряд труднощів (при реєстрації вносяться декілька питань, при постановці на контроль виділяється кожне питання тощо). Складно вирішити питання щодо розміщення такого документа в справі. Тому при складанні найбільш використовуваних видів інформаційно-довідкових документів, таких, як листи, доповідні записки, довідки, рекомендується заносити до них по одному питанню.

Визначені види документів, такі як протоколи, накази, ухвали, звичайно бувають складними за змістом. Вони формуються в окремі справи, на обкладинках яких зміст не розкривається, а вказуються лише вид документа, автор і дата.

В тексті документа у загальному випадку виділяються дві суттєві частини: в одній викладаються причини, основи або мета складання документа, в другій - висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рекомендації. Наприклад:

У травні 2003 року інститут проводить конференцію; "Проблеми розвитку підприємницької діяльності в Україні". Будуть обговорені проблеми структурних змін в економіці і < % розвитку підприємства.

Просимо взяти участь і підготувати свої пропозиції.

Декан фінансово-економічного факультету (підпис) $>

В тексті документа можуть бути і три частини: вступ, що підготовлює до сприйняття тексту документа та визначає причину його складання; доказ, в якому описуються події, факти, причини, наслідки, висновки, де вміщені пропозиції, розпорядження, рекомендації, та заключна частина. Кількість виділених у тексті суттєвих компонентів, а також їх розташування залежать від конкретної управлінської ситуації, яка викликала складання документа.

Для полегшення сприйняття інформації, виділення суті документа рекомендується починати документ із заключної частини, тобто з викладення суті питання: прохання, пропозиції тощо, а потім підкріплювати їх обгрунтуванням.

Якщо приводом для складання якогось документа послужив інший документ або доказом є дані іншого документа, у тексті наводяться повні його дані, тобто вказуються вид, автор, заголовок, дата та номер.

Текст документа ділиться на абзаци. З них починається кожна нова думка. Абзаци допомагають вдумуватись в зміст документа, робити невеликі зупинки при читанні документа.

Тексти складних, великих за обсягом документів (огляди, звіти, довідки та ін.) розподіляються на частини: розділи, підрозділи, пункти, підпункти, - які нумеруються арабськими цифрами. Порядок їх нумерації слід проводити відповідно до вимог державного стандарту. Номер кожної частини включає номери відповідних складових частин вищих ступенів розподілу. Наприклад, номер підпункту включає номер розділу, підрозділу, пункту та порядковий номер підпункту. Всі вони розділяються крапками, та в кінці номера ставиться крапка.

Процес управління складається з виконання ряду функцій, вирішення визначеного кола завдань, нерідко породжуваних однотипними ситуаціями, які викликають появу однотипних документів. Це стало підставою для уніфікації текстів документів. Уніфікований текст управлінського документа може бути представлений у вигляді трафарету, анкети, таблиці.

Під трафаретом розуміють раніше надрукований текст з уніфікованою постійною інформацією та пропусками для заповнення змінної інформації, що характеризує конкретну ситуацію, яку відображує даний документ. Методика складання трафаретних текстів така: вивчаються типові управлінські завдання, документи, що утворюються в процесі їх вирішення, складається проект уніфікованого документа, що відображає виявлену типову ситуацію. Після цього він редагується, затверджується спеціалістами, які складають ці документи або працюють з ними. Особливу увагу слід звертати на вживання професійних термінів. Для кожного трафарету визначається необхідна річна потреба, і тексти тиражуються. Трафаретні документи повинні бути як у виконавців, так і у машинописному бюро. Зручно трафаретні документи вводити в пам'ять ЕОМ.

Трафаретні документи значно скорочують час на складання документа, оскільки виконавець зосереджує увагу лише на змінній частині конкретної інформації, місце якої раніше обумовлене.

Фактично він заповнює раніше складений документ. Тому виключається стадія чернетки, в документі немає зайвої інформації, виключається пропуск необхідних даних, а постійне, фіксоване розташування інформації значно полегшує та прискорює її сприйняття.

Із трафаретних бланків формується збірник, один примірник якого повинен знаходитися у кожного працівника апарату. Приступаючи до складання будь-якого документа, необхідно перевірити, чи немає для даної ситуації складеного типового тексту.

В останні роки набули поширення анкети. Під анкетою розуміють опитувальний листок для одержання певних даних. Найбільш відомі кадрові анкети для отримання даних про тих, хто їх заповнює. Шляхом анкетування зручно збирати будь-які дані за раніше розробленою визначеною програмою. Анкетування - один з основних методів в соціологічних дослідженнях. В анкеті текст формалізований, інформація розміщена в зафіксованій суворій послідовності. Головна визначальна особливість викладу тексту в анкеті - відсутність граматичного зв'язку конструкцій. Все це дає змогу опрацьовувати анкети за допомогою ЕОМ. Постійна інформація в анкеті виражена в добре продуманих та сформульованих питаннях, що містять найменування ознак об'єкта. Найменування показника може бути виражене одним словом (іменником в називному відмінку) або синтаксичною конструкцією.

Змінна інформація в анкеті - конкретна характеристика ознак. Вона може бути виражена раніше підготовленою відповіддю типу "так-ні", розгорнутою відповіддю, числовими показниками.

В УСОРД вперше зроблена спроба в анкетній формі представити моделі наказів з прийняття, переведення, звільнення, кадрових переміщень, доповідних та пояснювальних записок.

Таблиця— перелік будь-яких систематизованих цифрових даних, які приведені у визначену систему і розміщені за графами. Таблиця дозволяє представити інформацію в найбільш компактному наочному вигляді. Вимоги до побудови викладу та оформлення таблиць викладені в розділі ГОСТу 1.5-85. ГОСТ розглядає питання побудови стандартів, але викладені в ньому вимоги до таблиць поширюються на всі уніфіковані системи документації, а також на організаційно-розпорядчу. Тут вказується, що "таблиці застосовуються для більшої наочності та порівняння показників".

Всі таблиці в тексті, а також в додатках нумерують наскрізною нумерацією арабськими цифрами. Якщо таблиця одна, то слово "Таблиця" не пишеться і нумерація не проставляється.

Таблиця може мати заголовок, який стисло, але точно відображає її зміст. Він пишеться над таблицею посередині з великої літери. Назва заголовку таблиці відділяється жирною лінією від частини таблиці, що залишилась. Розташовується таблиця одразу ж під текстом, де вона вперше згадується, або на наступній сторінці. Можна подати таблицю і в додатках до основного документа.

В кінці заголовка та підзаголовка таблиці крапка не ставиться. Заголовки граф формулюються в однині та завжди в називному відмінку.

Помилка, що часто зустрічається при оформленні таблиць, -це діагональний розподіл рядків. Спеціальний пункт державного стандарту вказує, що розділяти заголовки боковика та граф діагональними лініями недопустимо, не можна також включати в таблицю самостійну графу "Номер по порядку". Якщо є необхідність пронумерувати показники, то їх порядковий номер ставиться в боковику таблиці, безпосередньо перед їх назвами (табл. 1.4).

Слід при цьому зауважити, що при позначенні марок, типів продукції, а також перед числовими значеннями величин порядковий номер ніколи не проставляється.

Державний стандарт детально описує порядок позначення фізичних величин та їх числового значення, тому його слід мати під рукою кожному, хто оформлює ці таблиці.

Числові значення показника повинні проставлятися на рівні останнього рядка найменування показника. В тому випадку, коли значення показника розкривається у вигляді тексту, запис повинен починатися на рівні першого рядка найменування показника. При відсутності даних в таблиці ставиться прочерк (знак "тире")

Записується повна назва навчального закладу. Використання скорочених назв навчальних закладів не допускається. У випадку, коли в назві навчального закладу є слово "імені", слід писати скорочено "ім."

Найменування мови

(іноземної та народів СНД) Записується відповідно до формулювань ЗКІК загального класифікатора інформації з кадрів

Якщо в межах однієї графи текст, що складається з одного слова, повторюється, а в таблиці немає горизонтальних ліній, це слово замінюється лапками (табл. 1.7).

Цифри, які повторюються, математичні записи, позначення марок матеріалів замінювати лапками не дозволяється.

Якщо текст, який повторюється, складається із двох та більше слів, при першому повторенні пишуть слова "Те саме" і далі ставлять лапки. Аналогічно роблять і при повторенні частини фрази, доповнюючи додатковими індивідуальними

Заголовок розміщується в лівому верхньому куті документа під основними реквізитами бланка. Він значно полегшує опрацювання документа, оскільки за ним, не читаючи всього тексту, можна отримати уявлення про зміст всього документа та направити його на виконання. Заголовок полегшує реєстрацію документа, його пошук, організацію контролю та ін. Без заголовка дозволяється складати тільки короткі документи на форматі А5 (148x210): повідомлення, телеграми, телефонограми тощо.

Відмітка про наявність додатків (реквізит 22). Частина службових документів має додатки, які доповнюють, пояснюють або деталізують окремі питання, розглянуті в тексті.

Порядок оформлення додатків поданий в ДСТУ 4163-2003. Якщо додатки згадані в тексті, то відмітка про їх наявність оформляється за формою: Додаток: на 9 арк. в З прим.

Якщо додатки в тексті без назви, їх найменування вказується у відмітці про додатки.