Лекції (2001) Економічний аналіз
13. Інформаційна база економічного аналізу
Глибина і результативність економічного аналізу залежать від обсягу, своєчасності та якості використовуваної інформації
Інформація — це впорядковані повідомлення про кількісний та якісний стан речей чи явищ, сукупність даних і знань про них. Вона може бути виражена за допомогою цифр, букв та інших символів. У економіці інформація відображає процеси і явища господарської діяльності людей, закономірності функціонування ринку і його складових елементів тощо. Для одержання, опрацювання, збереження і використання інформації витрачаються праця і матеріальні ресурси. Тому інформація має, крім споживної цінності, ще й вартість, яка повинна відшкодовуватися сторонніми її користувачами. Інформація, яка використовується в економічному аналізі, має відповідати певним вимогам. Перша — це якість, вірогідність даних, тобто їх відповідність реальному стану речей і явищ. Досягається це шляхом усунення передумов викривлень інформації, застосуванням більш досконалих систем реєстрації, методів її вимірювання та прийомів наступного контроля. Друга вимога — це повнота і різнобічність даних. Збір якомога більшої кількості даних, однак, може створити проблему зайвої інформації. Надлишок інформації до того ж підвищує витрати на її фіксацію, опрацювання і зберігання. Третя вимога — це оперативність, своєчасність і безпрервність надходження данних. Інформація повинна надходив ти до користувача, перш ніж застаріє, інакше вона частково аби повністю втрачає свою корисність.
Четверта вимога — це порівнюваність даних за складом, у часі й просторі. В першу чергу слід вказати на проблему порівняння вартісних показників і застосування одиниць їх вимірювання. П'ята вимога — це доступність, гласність даних. Проте не завжди можна одержати все необхідне для виконання аналітичних досліджень. І, якщо аналіз усе-таки проводиться в умовах певного браку даних, це не може не зашкодити якості роботи і висновків.
Проблеми з інформацією виникають не лише у разі її відсутності, перекручень, а й у зв'язку з обмеженнями щодо порядку і використання, впровадженням різного роду комерційних, службових, державних та інших таємниць. Обмеження доступу до даних підприємств і перетворення значного їх масиву в конфіденційну інформацію мають вагомі причини. В першу чергу, це перекручення даних обліку з метою ухилення від сплати податків. Це і різні порушення законів і правил при виконанні господарських операцій, відхід комерційних структур в "тінь", оборот та відмивання брудних грошей тощо. Повертаючись до питання оперативності інформації як найважливішої її властивості, слід підкреслити, що тільки завдяки комп'ютеризації виробництва забезпечується дійсна оперативність і доступність інформації. Комп'ютерні технології вносять також суттєві зміни у зміст і методику вирішення аналітичних завдань на підприємстві. Висока швидкість виконання розрахункових та логічних операцій дає змогу обробляти великі обсяги аналітичної інформації та дуже плідно й своєчасно використовувати її в управлінні виробництвом.
Широке застосування ПЕОМ не тільки поліпшує оперативність і доступність інформації, але й розширює перелік конкретних питань економічного аналізу, зміщує його напрям із традиційної оцінки діяльності за минулі періоди до вивчення поточних та майбутніх ситуацій з метою сприяння розробці обґрунтованих і зважених управлінських рішень. Така спрямованість аналізу спостерігалася з початку 60-х років. Проте по-справжньому реалізувати це стало можливо лише в умовах застосування сучасної комп'ютерної техніки. У процесі аналітичного дослідження використовують великі обсяги різної інформації. Основними джерелами є:
1) планово-нормативна (матеріали бізнес-планів, норми витрат і нормативи, прейскуранти цін і тарифів, законодавчі акти, інструкції, договори, технологічна документація тощо);
2) дані бухгалтерського, статистичного і оперативного обліку та звітності;
3) внутрішня позаоблікова інформація (накази, виробниче листування, довідки про перевірки та акти ревізій (аудиту), протоколи виробничих нарад, доповідні записки та ін.)
4) зовнішня інформація (звітні дані споріднених підприємств і матеріали галузевих видань, збірники статистичних матеріалів як вітчизняних, так і закордонних установ, дані переписів і анкетних обстежень);
5) дані особистих спостережень аналітика (виробничі екскурсії, хронометраж робочого дня, опитування працівників
підприємства).
Економічна інформація може мати табличну, графічну ті текстову форму. Всю інформацію поділяють також на внутрішню і зовнішню, початкову, базову та похідну розрахункову. Існують й інші групування економічної інформації.
Більшість інформації, яка використовується в аналізі, має форму показників. Причому глибина аналізу та обґрунтованість висновків і заходів за його результатами значною мірою залежать від добору показників, які у своїй сукупності формують цілі системи. Уся система показників дає кількісні та якісні характеристики різних сторін господарської діяльності підприємства або окремих економічних явищ і процесів. Кількість показників може зростати через диференціацію або їх інтеграцію залежно від мети і змісту аналізу, глибини вивчення відповідних об'єктів та процесів.
Показники класифікують за різними ознаками. У практиці аналітичних досліджень розрізняють такі показники:
1) кількісні й якісні;
2) натуральні, трудові, вартісні;
3) абсолютні й відносні;
4) загальні й часткові;
5) планові (нормативні) й фактичні (звітні);
6) основні й допоміжні;
7) вихідні й розрахункові (похідні).
Вся підібрана для аналізу інформація і, насамперед, показники обліку і звітності мають бути ретельно перевірені за формою і змістом. При перевірці за формою встановлюється правильність оформлення документів і звітів з погляду повної наявності й заповнення всіх реквізитів, таблиць, підписів, арифметичних сум, підсумків; відповідність і спадкоємність цифр, перенесених з інших документів та попередніх років; узгодженість цифр у різних формах звіту і взаємозалежних величин. Проводячи таку перевірку, користуються засобами логічного та арифметичного контролю. При цьому логічний контроль в більшості випадків установлює лише наявність помилки, а інший арифметичний контроль показує розмір помилки. При перевірці інформації за змістом, а вона може бути здійснена лише на підприємстві, встановлюють відповідність звіту даним бухгалтерського обліку, а достовірність самого обліку перевіряють його відповідністю реальному стану речей та процесів на підприємстві. Ця перевірка більш складна і є елементами ревізії або аудиту. Констатуючи недостатню якість інформації, слід сказати про природу можливих помилок. Здебільшого вони можуть бути наслідком недосконалої первиної реєстрації або наступної небездоганої обробки даних. При цьому розрізняють випадкові і систематичні помилки. Більш небезпечними є систематичні помилки, які мають характер постійних викривлень в одному напрямі. Ці помилки бувають незловмисними та зловмисними. Останні виникають через свідоме спотворення даних з метою збільшення обсягів виконаних робіт (приписки) чи навпаки, приховування доходів (для ухилення від оподаткування) тощо. Пересвідчившись у достовірності інформації, можна розпочати сам аналіз діяльності підприємств.
Інформація — це впорядковані повідомлення про кількісний та якісний стан речей чи явищ, сукупність даних і знань про них. Вона може бути виражена за допомогою цифр, букв та інших символів. У економіці інформація відображає процеси і явища господарської діяльності людей, закономірності функціонування ринку і його складових елементів тощо. Для одержання, опрацювання, збереження і використання інформації витрачаються праця і матеріальні ресурси. Тому інформація має, крім споживної цінності, ще й вартість, яка повинна відшкодовуватися сторонніми її користувачами. Інформація, яка використовується в економічному аналізі, має відповідати певним вимогам. Перша — це якість, вірогідність даних, тобто їх відповідність реальному стану речей і явищ. Досягається це шляхом усунення передумов викривлень інформації, застосуванням більш досконалих систем реєстрації, методів її вимірювання та прийомів наступного контроля. Друга вимога — це повнота і різнобічність даних. Збір якомога більшої кількості даних, однак, може створити проблему зайвої інформації. Надлишок інформації до того ж підвищує витрати на її фіксацію, опрацювання і зберігання. Третя вимога — це оперативність, своєчасність і безпрервність надходження данних. Інформація повинна надходив ти до користувача, перш ніж застаріє, інакше вона частково аби повністю втрачає свою корисність.
Четверта вимога — це порівнюваність даних за складом, у часі й просторі. В першу чергу слід вказати на проблему порівняння вартісних показників і застосування одиниць їх вимірювання. П'ята вимога — це доступність, гласність даних. Проте не завжди можна одержати все необхідне для виконання аналітичних досліджень. І, якщо аналіз усе-таки проводиться в умовах певного браку даних, це не може не зашкодити якості роботи і висновків.
Проблеми з інформацією виникають не лише у разі її відсутності, перекручень, а й у зв'язку з обмеженнями щодо порядку і використання, впровадженням різного роду комерційних, службових, державних та інших таємниць. Обмеження доступу до даних підприємств і перетворення значного їх масиву в конфіденційну інформацію мають вагомі причини. В першу чергу, це перекручення даних обліку з метою ухилення від сплати податків. Це і різні порушення законів і правил при виконанні господарських операцій, відхід комерційних структур в "тінь", оборот та відмивання брудних грошей тощо. Повертаючись до питання оперативності інформації як найважливішої її властивості, слід підкреслити, що тільки завдяки комп'ютеризації виробництва забезпечується дійсна оперативність і доступність інформації. Комп'ютерні технології вносять також суттєві зміни у зміст і методику вирішення аналітичних завдань на підприємстві. Висока швидкість виконання розрахункових та логічних операцій дає змогу обробляти великі обсяги аналітичної інформації та дуже плідно й своєчасно використовувати її в управлінні виробництвом.
Широке застосування ПЕОМ не тільки поліпшує оперативність і доступність інформації, але й розширює перелік конкретних питань економічного аналізу, зміщує його напрям із традиційної оцінки діяльності за минулі періоди до вивчення поточних та майбутніх ситуацій з метою сприяння розробці обґрунтованих і зважених управлінських рішень. Така спрямованість аналізу спостерігалася з початку 60-х років. Проте по-справжньому реалізувати це стало можливо лише в умовах застосування сучасної комп'ютерної техніки. У процесі аналітичного дослідження використовують великі обсяги різної інформації. Основними джерелами є:
1) планово-нормативна (матеріали бізнес-планів, норми витрат і нормативи, прейскуранти цін і тарифів, законодавчі акти, інструкції, договори, технологічна документація тощо);
2) дані бухгалтерського, статистичного і оперативного обліку та звітності;
3) внутрішня позаоблікова інформація (накази, виробниче листування, довідки про перевірки та акти ревізій (аудиту), протоколи виробничих нарад, доповідні записки та ін.)
4) зовнішня інформація (звітні дані споріднених підприємств і матеріали галузевих видань, збірники статистичних матеріалів як вітчизняних, так і закордонних установ, дані переписів і анкетних обстежень);
підприємства).
Економічна інформація може мати табличну, графічну ті текстову форму. Всю інформацію поділяють також на внутрішню і зовнішню, початкову, базову та похідну розрахункову. Існують й інші групування економічної інформації.
Більшість інформації, яка використовується в аналізі, має форму показників. Причому глибина аналізу та обґрунтованість висновків і заходів за його результатами значною мірою залежать від добору показників, які у своїй сукупності формують цілі системи. Уся система показників дає кількісні та якісні характеристики різних сторін господарської діяльності підприємства або окремих економічних явищ і процесів. Кількість показників може зростати через диференціацію або їх інтеграцію залежно від мети і змісту аналізу, глибини вивчення відповідних об'єктів та процесів.
Показники класифікують за різними ознаками. У практиці аналітичних досліджень розрізняють такі показники:
1) кількісні й якісні;
2) натуральні, трудові, вартісні;
3) абсолютні й відносні;
4) загальні й часткові;
5) планові (нормативні) й фактичні (звітні);
6) основні й допоміжні;
7) вихідні й розрахункові (похідні).
Вся підібрана для аналізу інформація і, насамперед, показники обліку і звітності мають бути ретельно перевірені за формою і змістом. При перевірці за формою встановлюється правильність оформлення документів і звітів з погляду повної наявності й заповнення всіх реквізитів, таблиць, підписів, арифметичних сум, підсумків; відповідність і спадкоємність цифр, перенесених з інших документів та попередніх років; узгодженість цифр у різних формах звіту і взаємозалежних величин. Проводячи таку перевірку, користуються засобами логічного та арифметичного контролю. При цьому логічний контроль в більшості випадків установлює лише наявність помилки, а інший арифметичний контроль показує розмір помилки. При перевірці інформації за змістом, а вона може бути здійснена лише на підприємстві, встановлюють відповідність звіту даним бухгалтерського обліку, а достовірність самого обліку перевіряють його відповідністю реальному стану речей та процесів на підприємстві. Ця перевірка більш складна і є елементами ревізії або аудиту. Констатуючи недостатню якість інформації, слід сказати про природу можливих помилок. Здебільшого вони можуть бути наслідком недосконалої первиної реєстрації або наступної небездоганої обробки даних. При цьому розрізняють випадкові і систематичні помилки. Більш небезпечними є систематичні помилки, які мають характер постійних викривлень в одному напрямі. Ці помилки бувають незловмисними та зловмисними. Останні виникають через свідоме спотворення даних з метою збільшення обсягів виконаних робіт (приписки) чи навпаки, приховування доходів (для ухилення від оподаткування) тощо. Пересвідчившись у достовірності інформації, можна розпочати сам аналіз діяльності підприємств.
