Щодо відносин, що випливають з договорів про надання транспортних послуг, Господарсько-процесуальний кодекс України зберіг обов’язковий — претензійний, досудовий порядок вирішення спорів. Претензійний порядок вирішення спорів було також закріплено в Господарському кодексі України.
Обставини, що є підставами для звернення із претензією, підлягають обов’язковій фіксації актами у порядку та формі, встановлених Статутом залізниць України і окремими правилами перевезень (Наказ № 334 від 28.05.2002 року «Правила складання актів» (ст. 129)).
Згідно із ст. 129 Статуту залізниць України та правил комерційний акт складається для засвідчення таких обставин:
а) невідповідності найменування, маси і кількості місць вантажу, багажу чи вантажобагажу натурою з даними, зазначеними у транспортних документах;
б) у разі виявлення вантажу, багажу чи вантажобагажу без документів або документів без вантажу, багажу чи вантажобагажу;
в) псування, пошкодження вантажу, багажу і вантажобагажу;
г) повернення залізниці вкраденого вантажу, багажу або вантажобагажу.
Залізниця зобов’язана скласти комерційний акт, якщо вона сама виявила зазначені вище обставини або якщо про існування хоча б однієї з них заявив одержувач або відправник вантажу, багажу чи вантажобагажу.
В усіх інших випадках обставини, що виникли в процесі перевезення вантажу, багажу і вантажобагажу і які можуть бути підставою для матеріальної відповідальності, оформляються актами загальної форми. Порядок складання актів визначається правилами.
Претензії, що виникли з приводу перевезення вантажів, заявляються залізниці призначення вантажу. Претензії, що виникли з приводу перевезення пасажирів, багажу і вантажобагажу, можуть бути заявлені залізниці відправлення або призначення (на бажання заявника претензії). Претензії, що виникли з перевезення вантажу у прямому змішаному сполученні, заявляються:
а) залізниці призначення, якщо кінцевим пунктом перевезення є залізнична станція;
б) іншому транспортному органу, якщо кінцевим пунктом перевезення є порт.
Претензії вантажовідправників щодо штрафів заявляються залізниці відправлення, а вантажоодержувачів — залізниці призначення.
Порядок заявлення і розгляду претензій з приводу платежів, зборів і штрафів, пов’язаних із перевезенням пасажирів, багажу і вантажів, установлюється правилами. Укрзалізниця може доручити розгляд претензій своїм структурним підрозділам.
Не допускається пред’явлення вимог вантажовідправників, вантажоодержувачів і залізниць, що випливають із договорів перевезення, на суму менше однієї мінімальної заробітної плати за кожною накладною, за винятком претензій від громадян.
Передача іншим організаціям або громадянам права на пред’явлення претензій та позовів не допускається, за винятком випадків передачі такого права вантажовідправником вантажоодержувачу або вантажоодержувачем вантажовідправнику, а також вантажовідправником або вантажоодержувачем вищій організації або уповноваженій особі, яка виступає від їх імені. Передача права на пред’явлення претензій і позовів засвідчується переуступним підписом на документі (накладній, вантажній, багажній квитанції), а для уповноваженої особи — дорученням, оформленим згідно із законодавством.
До претензійної заяви мають бути додані документи, які підтверджують претензію. До претензії щодо втрати, нестачі, псування або пошкодження, крім документів, які підтверджують право на пред’явлення претензії, додається документ, який засвідчує кількість і вартість відправленого вантажу.
Згідно зі ст. 315 Господарського кодексу України та Статуту залізниць України претензії до залізниць можуть бути заявлені протягом шести місяців, а претензії з приводу штрафів — протягом 45 діб. Зазначені терміни обчислюються:
а) з дня видачі вантажу, багажу або вантажобагажу — для претензій про відшкодування за псування, пошкодження або недостачу вантажу, багажу та вантажобагажу;
б) у кількості 30 діб з дня закінчення терміну доставки — для претензій про відшкодування за втрату вантажу;
в) у кількості 2 місяців з дня прийому вантажу до перевезення — для претензій про відшкодування за втрату вантажу, що виникли з приводу перевезень у прямому змішаному сполученні;
г) через 10 діб після закінчення терміну доставки багажу чи вантажобагажу — для претензій про відшкодування за втрату багажу чи вантажобагажу;
д) від дня видачі вантажу, багажу або вантажобагажу — для претензій з приводу прострочення доставки вантажу, багажу або вантажобагажу;
е) після закінчення п’ятиденного терміну, встановленого для оплати штрафу, — для претензій про стягнення штрафу за невиконання плану перевезень;
є) з дня отримання заявником претензії копії платіжного доручення (рахунка) залізниці про нарахування плати — для претензій про повернення плати за користування вагонами і контейнерами;
ж) з дня встановлення обставин, що спричинили заявлення претензії, — в усіх інших випадках.
Залізниця зобов’язана розглянути заявлену претензію і повідомити заявнику про результати її розгляду в такі терміни з дня отримання претензії:
а) протягом 3 місяців — претензії, що виникли внаслідок перевезень у залізничному сполученні;
б) протягом 6 місяців — претензії, що виникли внаслідок перевезень у прямому змішаному сполученні;
в) протягом 45 діб — претензії про сплату штрафів.
У разі часткового задоволення або відхилення претензій у повідомленні мають бути зазначені підстави рішення залізниці з посиланням на Статут залізниць України.
Позови до залізниць, що випливають із Статуту залізниць України, можуть бути подані тільки у разі повної або часткової відмови залізниці задовольнити претензію чи у разі неодержання від залізниці відповіді в установлений термін. Позови подаються до Господарського суду або до суду за місцем знаходження залізниці, якій була пред’явлена претензія, у шестимісячний термін із дня одержання відповіді залізниці або з дня закінчення терміну, встановленого для відповіді.
Позови залізниць до вантажовідправників, вантажоодержувачів і пасажирів, що випливають із Статуту залізниць України, можуть бути подані відповідно до установленої підвідомчості чи підсудності до Господарського суду або до суду за місцем знаходження відповідача протягом 6 місяців.
Зазначений шестимісячний термін обчислюється:
а) щодо стягнення штрафу за невиконання плану перевезень — після закінчення п’ятиденного терміну, встановленого для сплати штрафу;
б) в усіх інших випадках — з дня настання події, що стала підставою для подання позову.
Вищевикладене є загальними умовами претензійної роботи у сфері залізничного транспорту.