Бухгалтерський облік господарських операцій в проведеннях (2001)
Облік розрахунків з підзвітними особами
Грошові кошти можуть витрачатися через касу підприємства, а в окремих випадках, коли оплата витрат через касу або рахунків у банках затруднена або зовсім неможлива (службові відрядження, придбання дрібного інвентарю, канцелярних предметів тощо), - через підзвітних осіб.
Витрати на службові відрядження регламентуються постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України І за кордоном» від 23.04.99 № 663 та Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордоном, затвердженою наказом Мінфіну України від 13.03.98 № 59 (з наступними змінами і доповненнями). Відповідно до вказаних нормативних актів працівники підприємства направляються у відрядження згідно з наказом керівника (або його заступника). Строк відрядження не може перевищувати: в межах України - ЗО календарних днів, за кордоном - 60 календарних днів. Строк відрядження працівників, які направлаються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не
повинен перевищувати періоду будівництва об'єктів.
Реєстрація осіб, які вибувають у відрядження, здійснюється у спеціальному журналі, в якому зазначається дата вибуття у відрядження І дата повернення з відрядження. Витрати на відрядження включаються до складу валових витрат підприємства тільки за наявності документів, які підтверджують зв'язок даного відрядження з основною діяльністю підприємства (заключення договорів, угод, участь в переговорах, конференціях, симпозіумах тощо). Граничні норми добових витрат для працівників підприємств, установ і організацій всіх форм власності (крім державних службовців, а також інших осіб, які направляють ся у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок коштів бюджетів) встановлені в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту: для відряджень у межах України - 6 грн„ для відряджень за кордон - 160 грн. У разі, коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях включаються витрати на харчування, норми добових витрат встановлені: при одноразовому харчуванні - 4 грн. 80 коп., при дворазовому - 3 грн. 60 коп., при трьохразовому харчуванні - 2 грн. 40 коп. При відрядженнях за кордон - відповідно 126 грн., 90 грн., 57 грн.
Для державних службовців і працівників підприємств, установ, організацій, які повністю або частково утримуються за рахунок коштів бюджетів, норми відшкодування витрат на відрядження за кордон (норми добових витрат і по відшкодуванню витрат на наймання житлового приміщення за добу) встановлені в Додатку до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663.
Державним службовцям і працівникам зазначених підприємств, установ та організацій, які перебувають за кордоном тривалий строк і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготривалому відрядженні та отримують виплати в іноземній валюті, у
разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80% від норм добових витрат, визначених у Додатку до цієї постанови для даної країни.
Визначення днів відрядження для виплати добових здійснюється з урахуванням дня вибуття і дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховуються як 2 дні. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження, засвідченими печаткою. За відсутності у посвідченні відмітки про відрядження добові не виплачуються.
За наявності підтвердних документів підприємство відшкодовує особам, що перебували у відрядженні, також витрати:
- на проїзд до місця відрядження і назад (крім таксі) з урахуванням усіх видів витрат, пов'язаних з придбанням квитків, користуванням постільними речами в поїздах, а також страхових платежів на транспорті;
- по найманню житлового приміщення у розмірі фактичних витрат, з урахуванням побутових послуг, наданих у готелях (прання, чистка, прасування одягу тощо), але не більш як 10% від норм добових витрат за всі дні проживання (для державних службовців);
- на бронювання місць у готелях у розмірах не більш як 50% від вартості місця за добу;
- на користування у готелях холодильником І телевізором;
- на комісійні у разі обміну валюти (при закордонних відрядженнях).
Понад встановлені норми компенсації витрат відшкодовуються також витрати на оплату ПДВ за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання житлових приміщень відповідно до підтвердних документів в оригіналі. Відшкодовуються також витрати на службові телефонні розмови у розмірах, погоджених з керівником підприємства.
При відрядженні на один день у таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатись до місця постійного проживання, добові відшкодовуються за повну добу.
Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета поїздки, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням надається його копія з перекладом) і кошторис витрат. Строк
відрядження не може перевищувати 60 календарних днів. Підприємства, які направляють працівників у зарубіжну поїздку, забезпечують їх грошовими коштами в національній валюті країни, в яку відряджається працівник, або у
вільно конвертованій валюті (доларах США) у вигляді авансу на поточні потреби у розмірах, обумовлених реальними потребами в країні перебування у відрядженні відповідно до встановлених норм. Перерахунок норм, встановлених у гривнях, у долари США здійснюється за прогнозним офіційним обмінним курсом на поточний рік національної валюти України до долара США або в національну валюту країни, до якої направляється у відрядження працівник. Копія наказу про відрядження за кордон, заявка на покупку готівкової валюти та розрахунок суми валюти, потрібної для виплати авансу на відрядження, подаються уповноваженому банку, який обслуговує підприємство. На підставі поданих документів банк повинен продати підприємству зазначену суму валюти з оплатою по безготівковому розрахунку. При цьому згідно з п. 7.3.7 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» витрати підприємства на купівлю іноземної валюти на відрядження покриваються за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства. Відповідно до п. 5.4.8 Закону видатки в межах встановлених норм включаються до валових витрат підприємства, а понад норми (враховуючи видатки, здійснені з дозволу керівника) - списуються за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства. При цьому згідно з Декретом Кабінету Міністрів України від 26.12.92 № 13-92 «Про прибутковий податок з громадян» суми, що відшкодовуються працівникові за рахунок прибутку підприємства, вважаються його власним доходом і мають бути приєднані до оподатковуваного доходу, з якого утримується прибутковий податок. На ці суми нараховуються збори на соціальне і пенсійне страхування.
У бухгалтерському обліку на суму виданого авансу підзвітній особі на службові відрядження (або господарські потреби) роблять запис по дебету рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами» в кореспонденції з кредитом рахунка ЗО «Каса». Протягом трьох днів післяповернення з відрядження (у разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем - не пізніше 10, а в окремих випадках з дозволу керівника підприємства при поважних причинах - 20 робочих днів) працівник зобов'язаний подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у зв'язку з відрядженням кошти. Разом з авансовим звітом подаються
посвідчення про відрядження, оформлене у відповідному порядку, документи про наймання житла, проїзні та інші документи в оригіналі.
Якщо аванси підзвітним особам були видані на господарські потреби, то до авансових звітів таких осіб додаються копії товарних чеків, матеріальні прибуткові ордери з розпискою осіб, які прийняли від підзвітної особи придбані предмети) -та Інші виправдні документи.
Бухгалтерія перевіряє правильність оформлення авансових звітів і доданих до них документів, встановлює законність і доцільність здійснених витрат. Після перевірки на звіті зазначаються суми витрат, що підлягають затвердженню керівником. Списання з підзвітних осіб виданих сум авансів відображається по кредиту рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами», і дебету рахунків:
92 «Адміністративні витрати» (на суми, витрачені на службові відрядження);
93 «Витрати на збут» (на суми, витрачені по операціях, пов'язаних із збутом продукції);
20 «Виробничі запаси», 28 «Товари» (на вартість придбаних матеріальних цінностей із підзвітних сум) та ін.
Постановою Правління Національного банку України від 22.05.98 № 207 «Зміни і доповнення до інструкції № 4 «Про організацію роботи по готівковому обігу установами банків України» визначено, що готівка, видана під звіт, але з будь-яких причин не витрачена (частково чи в повній сумі), має бути повернена в касу підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше 10 робочих днів з дня видачі її під звіт (по відрядженнях - не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження). Якщо із каси підприємства його працівнику одночасно видані готівка на відрядження і кошти під звіт для вирішення під час цього відрядження господарських (виробничих) питань і при цьому строк відрядження перевищує 10 робочих днів з дня видачі коштів під звіт, то підзвітна особа протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати в бухгалтерію підприємства одночасно звіт про суму, видану їй для вирішення господарських (виробничих) питань, і авансовий звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження. Готівка, видана під звіт (у тому числі і на відрядження), але не витрачена і не повернена в касу підприємства (в повній сумі, виданій під звіт, або в сумі, яка не підтверджена авансовими звітами), на наступний день після закінчення зазначених вище строків включається розрахунково (без складання бухгалтерської проводки) в суму залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється із встановленим лімітом залишку готівки в касі.
Своєчасно неповернені до каси підзвітні суми підлягають утриманню із заробітної плати. Заборгованість підзвітних осіб у разі неповернення у встановлений строк суми авансу, виданого на службові відрядження у валютних коштах, стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі вказаних валютних цінностей, перерахованій за курсом Національного банку України на день погашення заборгованості.
Витрати на службові відрядження регламентуються постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України І за кордоном» від 23.04.99 № 663 та Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордоном, затвердженою наказом Мінфіну України від 13.03.98 № 59 (з наступними змінами і доповненнями). Відповідно до вказаних нормативних актів працівники підприємства направляються у відрядження згідно з наказом керівника (або його заступника). Строк відрядження не може перевищувати: в межах України - ЗО календарних днів, за кордоном - 60 календарних днів. Строк відрядження працівників, які направлаються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не
повинен перевищувати періоду будівництва об'єктів.
Реєстрація осіб, які вибувають у відрядження, здійснюється у спеціальному журналі, в якому зазначається дата вибуття у відрядження І дата повернення з відрядження. Витрати на відрядження включаються до складу валових витрат підприємства тільки за наявності документів, які підтверджують зв'язок даного відрядження з основною діяльністю підприємства (заключення договорів, угод, участь в переговорах, конференціях, симпозіумах тощо). Граничні норми добових витрат для працівників підприємств, установ і організацій всіх форм власності (крім державних службовців, а також інших осіб, які направляють ся у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються за рахунок коштів бюджетів) встановлені в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту: для відряджень у межах України - 6 грн„ для відряджень за кордон - 160 грн. У разі, коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях включаються витрати на харчування, норми добових витрат встановлені: при одноразовому харчуванні - 4 грн. 80 коп., при дворазовому - 3 грн. 60 коп., при трьохразовому харчуванні - 2 грн. 40 коп. При відрядженнях за кордон - відповідно 126 грн., 90 грн., 57 грн.
Для державних службовців і працівників підприємств, установ, організацій, які повністю або частково утримуються за рахунок коштів бюджетів, норми відшкодування витрат на відрядження за кордон (норми добових витрат і по відшкодуванню витрат на наймання житлового приміщення за добу) встановлені в Додатку до постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663.
Державним службовцям і працівникам зазначених підприємств, установ та організацій, які перебувають за кордоном тривалий строк і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготривалому відрядженні та отримують виплати в іноземній валюті, у
разі відрядження в межах країни перебування добові витрати відшкодовуються у розмірі 80% від норм добових витрат, визначених у Додатку до цієї постанови для даної країни.
Визначення днів відрядження для виплати добових здійснюється з урахуванням дня вибуття і дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховуються як 2 дні. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження, засвідченими печаткою. За відсутності у посвідченні відмітки про відрядження добові не виплачуються.
За наявності підтвердних документів підприємство відшкодовує особам, що перебували у відрядженні, також витрати:
- по найманню житлового приміщення у розмірі фактичних витрат, з урахуванням побутових послуг, наданих у готелях (прання, чистка, прасування одягу тощо), але не більш як 10% від норм добових витрат за всі дні проживання (для державних службовців);
- на бронювання місць у готелях у розмірах не більш як 50% від вартості місця за добу;
- на користування у готелях холодильником І телевізором;
- на комісійні у разі обміну валюти (при закордонних відрядженнях).
Понад встановлені норми компенсації витрат відшкодовуються також витрати на оплату ПДВ за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання житлових приміщень відповідно до підтвердних документів в оригіналі. Відшкодовуються також витрати на службові телефонні розмови у розмірах, погоджених з керівником підприємства.
При відрядженні на один день у таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатись до місця постійного проживання, добові відшкодовуються за повну добу.
Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета поїздки, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням надається його копія з перекладом) і кошторис витрат. Строк
відрядження не може перевищувати 60 календарних днів. Підприємства, які направляють працівників у зарубіжну поїздку, забезпечують їх грошовими коштами в національній валюті країни, в яку відряджається працівник, або у
вільно конвертованій валюті (доларах США) у вигляді авансу на поточні потреби у розмірах, обумовлених реальними потребами в країні перебування у відрядженні відповідно до встановлених норм. Перерахунок норм, встановлених у гривнях, у долари США здійснюється за прогнозним офіційним обмінним курсом на поточний рік національної валюти України до долара США або в національну валюту країни, до якої направляється у відрядження працівник. Копія наказу про відрядження за кордон, заявка на покупку готівкової валюти та розрахунок суми валюти, потрібної для виплати авансу на відрядження, подаються уповноваженому банку, який обслуговує підприємство. На підставі поданих документів банк повинен продати підприємству зазначену суму валюти з оплатою по безготівковому розрахунку. При цьому згідно з п. 7.3.7 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» витрати підприємства на купівлю іноземної валюти на відрядження покриваються за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства. Відповідно до п. 5.4.8 Закону видатки в межах встановлених норм включаються до валових витрат підприємства, а понад норми (враховуючи видатки, здійснені з дозволу керівника) - списуються за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства. При цьому згідно з Декретом Кабінету Міністрів України від 26.12.92 № 13-92 «Про прибутковий податок з громадян» суми, що відшкодовуються працівникові за рахунок прибутку підприємства, вважаються його власним доходом і мають бути приєднані до оподатковуваного доходу, з якого утримується прибутковий податок. На ці суми нараховуються збори на соціальне і пенсійне страхування.
У бухгалтерському обліку на суму виданого авансу підзвітній особі на службові відрядження (або господарські потреби) роблять запис по дебету рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами» в кореспонденції з кредитом рахунка ЗО «Каса». Протягом трьох днів післяповернення з відрядження (у разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем - не пізніше 10, а в окремих випадках з дозволу керівника підприємства при поважних причинах - 20 робочих днів) працівник зобов'язаний подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у зв'язку з відрядженням кошти. Разом з авансовим звітом подаються
посвідчення про відрядження, оформлене у відповідному порядку, документи про наймання житла, проїзні та інші документи в оригіналі.
Якщо аванси підзвітним особам були видані на господарські потреби, то до авансових звітів таких осіб додаються копії товарних чеків, матеріальні прибуткові ордери з розпискою осіб, які прийняли від підзвітної особи придбані предмети) -та Інші виправдні документи.
Бухгалтерія перевіряє правильність оформлення авансових звітів і доданих до них документів, встановлює законність і доцільність здійснених витрат. Після перевірки на звіті зазначаються суми витрат, що підлягають затвердженню керівником. Списання з підзвітних осіб виданих сум авансів відображається по кредиту рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами», і дебету рахунків:
92 «Адміністративні витрати» (на суми, витрачені на службові відрядження);
20 «Виробничі запаси», 28 «Товари» (на вартість придбаних матеріальних цінностей із підзвітних сум) та ін.
Постановою Правління Національного банку України від 22.05.98 № 207 «Зміни і доповнення до інструкції № 4 «Про організацію роботи по готівковому обігу установами банків України» визначено, що готівка, видана під звіт, але з будь-яких причин не витрачена (частково чи в повній сумі), має бути повернена в касу підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше 10 робочих днів з дня видачі її під звіт (по відрядженнях - не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження). Якщо із каси підприємства його працівнику одночасно видані готівка на відрядження і кошти під звіт для вирішення під час цього відрядження господарських (виробничих) питань і при цьому строк відрядження перевищує 10 робочих днів з дня видачі коштів під звіт, то підзвітна особа протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати в бухгалтерію підприємства одночасно звіт про суму, видану їй для вирішення господарських (виробничих) питань, і авансовий звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження. Готівка, видана під звіт (у тому числі і на відрядження), але не витрачена і не повернена в касу підприємства (в повній сумі, виданій під звіт, або в сумі, яка не підтверджена авансовими звітами), на наступний день після закінчення зазначених вище строків включається розрахунково (без складання бухгалтерської проводки) в суму залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється із встановленим лімітом залишку готівки в касі.
Своєчасно неповернені до каси підзвітні суми підлягають утриманню із заробітної плати. Заборгованість підзвітних осіб у разі неповернення у встановлений строк суми авансу, виданого на службові відрядження у валютних коштах, стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі вказаних валютних цінностей, перерахованій за курсом Національного банку України на день погашення заборгованості.
