Кельдер Т.Л Системи обробки економічної інформації

Всебічне використання сучасних електронних обчислювальних машин, периферійної техніки) засобів (каналів) зв'язку для збирання, обробки і передачі інформації користувачам істотно впливає на методи виконання функцій управління виробництвом, створює умови для більш оперативного і якісного їх здійснення. Все це сприяє удосконаленню управління об'єктом у цілому і його структурними ланками.

Розглянемо основні напрямки удосконалення форм і методів управління виробництвом.

Удосконалення форм і методів збирання первинної (фактичної) інформації Відомо, що основою для прийняття управлінських рішень є інформація. Тому від своєчасного збирання достовірної інформації, що всебічно характеризує всі процеси і явища виробниче-господарської діяльності підприємства та його структурних ланок, а також від оперативної обробки і поставлення її користувачам повністю залежить (при належній компетентності керівника) якість і своєчасність керівництва виробничими процесами та господарською діяльністю підприємства.

Застосовуючи для досягнення цієї мети, наприклад, ПЕОМ, що використовується як АРМ там. де виникає первинна інформація (комора, склад, виробнича ділянка тощо),можна значно удосконалити форми і методи збирання цієї інформації за рахунок автоматизації процесу. Суть такого процесу полягає у тому, що завдяки попередньо сформованим умовно-постійним масивам (з нормативною, розцінковою, довідковою, планово-договірною та іншою умовно-постійною інформацією), а також бібліотеці форм вхідних і вихідних документів, можна форми первинних документів заповнювати, з одного боку, автоматично тією інформацією, яка є для цього документа постійною (її до 90-95%), з другого, ручним способом тією інформацією, яка в цьому доку менті є перемінною, тобто фактичною. Докладніше про це описано в розділу 4.



Такий підхід до організації збирання фактичної інформації дозволяй здійснювати безпаперове (на екран і в пам'ять ПЕОМ) одноразове оперативне збирання і фіксування достовірної первинної інформації та її попередню обробку у ритмі виробництва, а потім передавати цю інформацію у такому ж ритмі усім користувачам для використання.

Слід показати, що частота збирання первинної інформації, яка характеризує стан і параметри виробничих та господарських процесів та явиш, її оперативна обробка визначається частотою і швидкістю змін, що проходять на керованому об'єкті, тобто у ритмі виробництва. Наприклад, коли ті чи інші процеси плануються за годинним графіком, то при наявності негативних в цих процесах факторів необхідно збирати, зразу ж обробляти і видавати відповідним керівникам оброблену інформацію про відхилення не пізніше, чим за кожні півгодини або три чверті години. Така інформація потрібна керівникові для оперативного втручання в ці процеси так швидко, щоб усунути наявні причини відхилень до їх закінчення. При такому способі інформування керівників можна сподіватись на те, що управління процесами буде своєчасним і ефективним. Зібрана таким чином оперативна інформація є не тільки єдиною для всіх користувачі в, але і достовірною, а тому вона може бути використана ї для господарського (бухгалтерського) обліку.

Оброблена і узагальнена або зведена по розроблених алгоритмах інформація на рівні підприємства використовується не тільки для вирішення загальновиробничих задач поточного управління, але і для складання установленої бухгалтерської, статистичної та іншої зведеної звітності.

Удосконалення і підвищення наукового рівня планування

Використовуючи економіко-математичні методи, широкі експлуатаційні можливості сучасних засобів обчислювальної техніки, систему прогресивних науково-обгрунтованих норм і нормативів, а також досягнення науково-технічного прогресу, можна серйозно удосконалити планування виробництва і підняти його на науковий рівень. Наприклад, промоделювати кілька варіантів, а потім вибрати оптимальний з відповідною організаційною структурою управління підприємством; пробалансувати систему відповідних показників та визначити напрямок пропорційного розвитку виробництва; здійснювати взаємозв'язок прогнозування, перспективного, поточного та оперативного планування; широко використовувати нормативні методи на всіх рівнях планування та управління; удосконалити систему нормативно-планових показників у використанні трудових, матеріальних, фінансових та інших ресурсів.

Особливо ефективне застосування зазначених методів і засобів для удосконалення планування в часовому та пооб’єктному аспектах. Для цього розробляється система взаємно ув'язаних та збалансованих соціально-економічних показників для річного, квартальних (місячних), декадних (тижневих), добових (змінних) планів - часовий аспект, а для кожного робочого місця, бригади, ділянки, так і для цехів і підприємства у цілому - пооб’єктний аспект. Крім того, установлюється єдиний крок для інформаційних сукупностей в обліку і плануванні, за допомогою якого є можливість оперативно і автоматизовано формувати дані для -аналізу.

Все це дозволяє значно удосконалити і підвищити рівень планування, а разом а тим поліпшити управління виробничими процесами шляхом взаємозв'язку сукупних показників в часовому та пооб'єктному аспектах. Крім того, є реальна можливість звільнити працівників, зайнятих розрахунками планових показників і складанням планів, від стомливої і малоефективної ручної праці.

Удосконалення форм і методів обліку

В умовах ринкової економіки значення обліку на підприємствах важко переоцінити. Тут важливе значення має оперативне збирання і гробка показників, простота і доступність цих показників всім користувачам в часовому та пооб'єктному аспектах. Тому існуючі форми і методи обліку з його традиційним позадачним підходом при збиранні та обробці економічної інформації в нових умовах не підходять. Крім того, на основі автоматизованої (діючої у ритмі виробництва) системи збирання і обробки економічної інформації доцільно організувати лише один - господарський облік замість трьох видів обліку (оперативного або оперативно-технічного, бухгалтерського 1 статистичного), які існують сьогодні на підприємствах. Це можливо тому, що: по-перше, використовується для нього тільки одне (загальне для усіх зазначених видів обліку) джерело фактичної (облікової) інформації - це виробничо-господарська та інша діяльність підприємства і його існуючі ресурси; по-друге, збирається ця фактична інформація одноразово, у ритмі виробництва, при єдиному технологічному процесі; збирається як достовірна, оброблюється (по різних алгоритмах) і записується у базу (бази) даних ПЕОН (АРМ).поставленої у місцях виникнення інформації, а потім передається (також у ритмі виробництва) по каналах зв'язку усім іншим користувачам більш вищого рівня, які використовують цю інформацію (разом з іншою умовно-постійною) для складання (також на ПЕОН) аналітичних та синтетичних реєстрів різного (у тому числі і бухгалтерського) призначення, прийняття управлінських рішень тощо.

Таким чином, завдяки безперервному технологічному процесу (всій первинній (фактичній) інформації, яка збирається одноразово і записується у базу (бази) даних, можна забезпечити повну ув'язку даних оперативного, бухгалтерського і статистичного обліку в аналітичному та синтетичному (зведеному) аспектах, достовірність цих даних, яку завгодно ступінь деталізації або групування, за станом на певну дату або за який завгодно час чи період та інше.

Система обробки економічної інформації не сумісна а формами, які існують у бухгалтерському обліку при ручній або напівручній обробці інформації. Ці форми не можна заповнювати машинним способом при безперервному процесі. Крім того, в них є ряд показників, як і багаторазово повторяються тощо.

В умовах, коли ПЕОМ використовується як АРМ І таким чином забезпечується у ритмі виробництва збирання і обробка (при єдиному процесі) всієї первинної інформації в місцях її виникнення, а потім передача її по каналах зв'язку усім користувачам різних рівнів, відкриваються широкі перспективи для нової автоматизованої або електронної форми обліку. У методичному відношенні основу цієї форми обліку складає системний регламентний перелік виробничо-господарських та інших операцій, який найбільш повно відображає стан, процеси та явища, що проходять на об'єкті управління в той чи інший період часу. економічний зв'язок зазначених операцій в аналітичному і синтетичному аспектах у базі (базах) даних вирішується відповідно до вимог системної обробки економічної інформації. Подвійний характер взаємозв'язаних змін на об'єктах обліку знаходить відображення в цільовому одноразовому записі кожної первинної операції. При цому первинна (фактична) інформація записується у базу даних з мінімальним набором таких реквізитів, за допомогою яких (та інших додаткових постійних даних) можна одержувати максимум потрібних даних. Такий підхід орієнтований на однорівневе або багаторівневе системне збирання і обробку, зберігання і видання необхідних даних користувачам за допомогою сучасного комплексу обчислювальної та периферійної техніки.

Треба відзначити, що в умовах системного збирання і обробки інформацїї на ПЕОН (АРМ) принципова відмінність нової форми обліку від діючих полягає у тому, що початок автоматизованого облікового процесу починається не з обробки первинних документ і в, а з одноразового (у ритмі виробництва) запису на магнітний носій (пам'ять ПЕОН) всіх первинних (фактичних) даних, які виникають при виробничо-господарській та іншій діяльності. Ці дані (разом з іншими постійними) обробляються, передаються по каналах зв'язку користувачам різних рівнів, а потім зберігаються певний час. Видача обробленої інформації користувачам усіх рівнів здійснюється у різних режимах, по різних формах і на різних носіях, за будь-який пері од часу і за станом на будь-яку дату, а також про різні об'єкти управління. При цьому, фактична інформація може видаватись після її обробки не тільки повністю і самостійно, але і в порівнянні із зведеними нормативними, плановими та іншими даними, із записаними відхиленнями і відносними величинами та іншими показниками. Така інформація може використовуватись при економічному аналізі та прийнятті управлінських рішень.

Удосконалення форм і методів контролю і аналізу

Маючи єдину базу даних, що включає нормативну і планову, довідкову, договірну та іншу постійну інформацію, а також фактичні показники (які збираються у ритмі виробництва) і установлений єдиний крок для інформаційних сукупностей в плануванні і обліку, можна автоматично і оперативно порівнювати планові (інколи і зведені нормативні) дані з фактичними в різних аспектах і отримувати відхилення (кількісні і вартісні) з відносними величинами цих відхилень. Інформація про відхилення потім використовується користувачами різних рівнів. Робляться й інші обчислення та порівняння. Треба указати, що записи (позиції), у яких планові і фактичні показники збігаються за тією чи іншою ознакою, як правило, користувачам можуть не видаватись.

Такий метод автоматичного контролю і економічного аналізу дозволяє не тільки звільнити персонал управління від ручного виконання технічних операцій, але і підняти управління на більш високий ступінь, прискорити вироблення і прийняття оптимальних рішень тощо.

У цих умовах є можливість робити пофакторний аналіз і таким чином встановлювати фактори, що впливають на виконання тих чи інших процесів і операцій. При розрахунках показників для оперативного і поточного аналізу використовуються також не тільки традиційні прийоми та засоби економічного аналізу (абсолютні, відносні і середні величини; методи порівняння, групування і ланцюгові підстановки; балансовий, індексний та інші методи), але і математичні методи (графічні, кореляційний і регресійний аналіз, лінійне і динамічне програмування, матричні. методи імітації та ін.).

Організація економічного аналізу таким чином значно скорочує час не тільки для відбору необхідних для цієї мети даних і оперативного проведення аналізу, але й для прийняття управлінських рішень. При цьому, оброблена інформація про відхилення буде тією, що слугуватиме при організації ' управління за методом відхилень.

Удосконалення методів складання зведеної звітності.

Автоматизована система збирання і обробки, в. також зберігання інформації у базі (базах) даних істотно впливає на методи складання установленої зведеної звітності. Існуючі типові форми бухгалтерської, статистичної та іншої звітності абсолютно не пристосовані для машинного заповнення; в них включається багато дублюючих, постійних і похідних показників. Тому ці форми слід замінити іншими, більш придатними для машинного заповнення, а також значно спрощеними. При цьому треба виходити а того, що складання звітності повинно здійснюватись автоматично не тільки на підприємствах, але і на всіх зовнішніх (вищестоящих, територіальних) рівнях.

Автоматично складати звітність на рівні підприємства можливо тому. що є, з одного боку, база даних, в якій фактична інформація може бути згрупованою в потрібних напрямках і узагальненою необхідними доповненнями; з другого боку, є масиви-довідники з кодами рахунків бухгалтерського обліку, які відповідають рядкам і графам типових форм діючої звітності. Крім того, існує масив бібліотеки типових форм, які можна видавати як на екран ПЕОМ, так і на паперовий носій. Одночасно з складанням звітності на підприємстві формують машинні носії з такою ж інформацією як і в звітності, яка потім передається по каналах зв'язку (або іншим способом) у зовнішні організації, де вона також автоматично зводиться у форми. При її зведенні ряд показників програмно контролюється. Докладніше про це описано в розділі 5.

Таким чином, організація системної обробки економічної інформації, застосування нових методів автоматизованого складання звітності на різних рівнях, а також заміна діючих тилових форм звітності більш досконалими і придатними для машинного складання, при іншій їх кількості, змісту та зовнішньому вигляді приводять до повного усунення ручної праці фахівців управління.

Удосконалення форм і методів управління.

Діючі форми і методи управління виробництвом на підприємствах для умов ринкової економіки не завжди ефективні. Для цих умов при системній обробці інформації і широкого застосування ПЕОМ як АРМ користувачів різних рівнів треба створювати нові форми та більш раціональні методи управління підприємством. Одним з таких напрямків удосконалення форм управління може бути, наприклад, об'єктно-цільовий підхід із закінченим циклом управління при визначенні організаційної структури, нових прав і обов'язків, а також міри відповідальності за свої посадові функції керівників і фахівців різних рівнів.

Цільова об'єктно-функціональна структура апарату управління дозволить компетентне. комплексно, компактно і своєчасно здійснювати процеси управління, як це і потрібно при ринковій економіці. Цільовими об'єктами управління с ресурси: матеріальні, трудові, фінансові, а також основні засоби виробництва і готова продукція. Увесь процес управління тим чи іншим ресурсом розглядається як одне ціле, в рамках якого діють взаємозалежні інформаційні потоки, що проходять через усі функції управління (планування, облік, контроль тощо). Можуть бути й інші напрямки удосконалення форм управління.

Посадові права, обов'язки і міра відповідальності працівників апарату управління тієї чи іншої структури (ресурсу) розроблюються для нових умов функціонування, а тому вони будуть основою при формуванні регламентуючої інформації . При їх складанні слід враховувати те, що всі процеси по збиранню і обробці, зберіганню та виданню користувачам інформації, а також деякі логічні-операції будуть виконуватись у системному порядку і автоматизовано.

Регламентуюча інформація повинна характеризувати у формалізованому вигляді ці нові посадові права, обов'язки керівників і фахівців даної структури, їх міру відповідальності за прийняте (або не прийняте) рішення а також включати відповіді на запитання кому, яка, в якому вигляді і в які строки повинна надходить після обробки необхідна для управління інформація. Програма-диспетчер забезпечить користувачів необхідною інформацією автоматично.

При системній обробці інформації створюються умови і для удосконалення методів управління виробництвом. Так наприклад, можливо буде застосувати метод управління по відхиленнях. Суть його полягає ось у чому. Коли виробничі процеси і господарські операції виконуються за встановленими завданнями, то управлінські впливи на ці процеси та операції звичайно не здійснюються, а тому інформація про них у цьому випадку керівникові даної ланки буде не потрібна. Коли інформація до нього буде все ж таки надходите, то буде створюватись інформаційно перевантаження. У цьому випадку відсутність інформації у керівника буде свідчити про те, вір справи ідуть за заздалегідь розробленим планом або сценарієм.

Інформація буде надходити на екран ПЕОМ даного керівника лише в тих випадках, коли в указаних процесах або операціях будуть відхилення (які відносяться до компетенції даного керівника) фактичних показників від заданих, або іншим чином встановлених. При цьому інформація буде надходити тільки про відхилення від заданих параметрів і то лише по тих керованих об'єктах, в яких є наявні відхилення. Інформацію про відхилення будуть супроводжувати деякі специфічні ознаки: питома вага відхилень, причина і винуватець їх тощо. Маючи елементи порівняльного аналізу, цю інформацію можна використати для вироблення, а потім і прийняття управлінського рішення.

Завдяки організації управління за методом відхилень значно змонтуються обсяги інформації, які надходять керівникові або фахівцю, і прискорюються строки підготовки та вироблення того чи іншого управлінського рішення.

Розглянуті форми і методи удосконалення управління виробництвом на базі комплексів ПЕОМ (АРМ) створюють основу для організації систематизованого інформування (тобто забезпечення всією необхідною цільовою інформацією користувача) керівників і фахівців різних рівнів при безпаперовій технології (новій інформаційній технології). Безпапаперовий спосіб забезпечення користувачів необхідними цільовими даними у різних їх угрупуваннях і комбінаціях, за будь-який період часу або на будь-яку дату і в розрізі різних об'єктів управління грунтується, з одного боку, на функціонуванні автоматизованого банку (банків) даних, що поповнюється інформацією у ритмі виробництва, а з другого боку, на телеобробці даних.

Перевага зазначеного способу організації збору і обробки та передачі даних їх користувачам різних рівнів за новою інформаційною (безпаперовою) технологією перед традиційним полягає в тому, що:

достовірна інформація про виробничо-господарські і інші процеси та явища надходить до ПЕОМ (АРМ) як у ритмі виробництва (масова інформація), так і традиційними способами (не масові документи), і таким чином відображає у базі (базах) даних становище об'єкта управління (його інформаційну модель предметної області) на кожний даний момент, або за будь-який проміжок часу; користувачі різних рівнів мають змогу одержувати достовірні та необхідні для управління й інших цілей дані не тільки в оперативному порядку по регламентну, але і по запиту;

інформація, яка одноразово збирається в ритмі виробництва 1 поступає в єдину базу (бали) даних, є єдиною для всіх користувачів, які її використовують для виконання своїх посадових обов'язків. У цьому випадку є реальним те, що замість трьох видів обліку може бути застосований лише один - господарський облік;

відсутні (в принципі) паперові носії даних, які призначені для користувачів різних рівнів, тому що потрібні дані кожному користувачу цільовим порядком надходять на екран ПЕОМ, який установлений на робочому місці користувача;

на екран ПЕОМ надходить тільки та інформація, яка потрібна для вироблення та прийняття управлінського рішення, І як правило, у вигляді відхилень, тоді як на паперові носії, що складаються традиційним способом, звичайно включають всі показники, що повністю чи частково характеризують процеси та операції, які відбуваються на об'єкті управління;

при складанні зведеної звітності дані друкуються не тільки на паперовий носій, але й записуються на машинний носій, який потім передається за призначенням до зовнішньої організації. Наявність каналів зв'язку дає змогу передавати до цих організацій записану на машинному носії інформація автоматично.

Таким чином, організація автоматизованої системи збирання і обробки економічної інформації сприяє побудові раціональної структури апарату управління підприємством і більш ефективному його використанню для виробничих цілей. Функціонування зазначеної системи створює умови для підвищення культури управління, а також звільняє керівників і фахівців різних рівнів від ручної праці по збиранню і обробці інформації, скорочує строку вироблювання і прийняття управлінських рішень, поліпшує їх якість тощо.