Кельдер Т.Л Системи обробки економічної інформації

Системна обробка інформації по обліку основних засобів (фондів), що відображаються на синтетичних рахунках № 01 “Основні засоби”, № 02 “Знос основних засобів”, № 03 "Капітальний ремонт", характеризується тим, що ця інформація е обліково-постійною. Крім того, у зв'язку з єдиним технологічним процесом обробки інформації, сюди можна також віднести і пооб’єктні розрахунки сум амортизації, що обліковується на синтетичному рахунку № 86 “Амортизаційний фонд”; розрахунок сум платежів до бюджету (за основні засоби), що обліковується на синтетичному рахунку № 73 “Розрахунок з бюджетом” облік статутного фонду, що обліковується на синтетичному рахунку № 85 “Статутний фонд”.

Основними задачами, що вирішуються по цій дільниці, є своєчасне, повне і достовірне відображання в обліку, а потім видання необхідних, обробленних на ПЕОМ, показників, що характеризують:

надходження основних засобів за джерелами надходження;

приймання нових основних засобів в аналітичному розрізі;

здавання основних засобів до експлуатації на виробництво;

внутрішнє переміщення основних засобів;

вибуття основних засобів;

наявність основних засобів;

обчислення сум зносу основних засобів, а також сум амортизаційних відрахувань;



обчислення сум плати в бюджет за основні засоби;

дані про капітальний ремонт об'єктів обліку основних засобів;

дані про використання устаткування транспортних засобів;

дані для заповнення установленої звітності про основні засоби і нарахування амортизаційних відрахувань;

дат для економічного аналізу наявності, руху та використання основних засобів;

дані, що необхідні для інформування (у ритмі виробництва) відповідних керівників і фахівців різних рівнів про стан, рух і використання основних засобів (у першу чергу виробничого устаткування), а також про його ремонт тощо.

Важливою передумовою організації системної обробки . інформації по обліку основних засобів є розробка класифікатора, який характеризував би ці засоби по видах, групах і підгрупах та інших напрямках відповідно з формами установленої звітності або технічними параметрами.

Первинні дані, на основі яких формуються фактичні показники наявності і руху основних засобів, фіксуються у типових формах первинних документів. Дані про використання устаткування формуються спеціальними автоматизованими пристріями. Збирання фактичних показників виковується в основному таким порядком, який розглянутий у розділі 4.

Фрагмент з переліку основних первинних документів формуємих на їх основі оперативних масивів (з приведенням їх основного змісту) по обліку основних засобів (фондів), приведений у табл. 5.3.

Особливістю пооб'єктного обліку основних засобів є те, що він ведеться в сумах, округлених до цілих карбованців, тобто без копійок.

Організація системної обробки інформації по обліку основних засобів дозволяє формувати всі необхідні показники, як для оперативного управління виробництвом і проведення економічного аналізу (див. розділ 6), так і для обліку, контролю і складання установленої звітності на основі єдиної, зібраної в ритмі виробництва, інформації.

Фрагмент з переліку основних вихідних показників, що формуються у блоці і при автоматизації обліку основних засобів (фондів), та їх інформаційне забезпечення, приведений у табл. 5.4.

Слід відзначити, що формування показників по обліку основних засобів викопується у різних аспектах, за різні періоди часу, а також з початку року наростаючим підсумком. У зазначеному фрагменті переліку в основному акцептована увага на бухгалтерських облікових показниках, що формуються за ті чи інші звітні періоди часу (місяць, квартал і т. ін.) і видаються на папері у виді машинограми. Однак, такі чи інші показники можна одержувати у різних аспектах і на екран) ПЕОМ за більш короткий проміжок часу, наприклад, у ритмі виробництва або за зміну, день, тиждень тощо. Методи формування таких показників і їх використання розглянуті також у розділі 6.

Крім зазначених у фрагменті переліку, формуються фактичні показники про капітальний ремонт основних засобів, які обліковуються на синтетичному рахунку № 03 “Капітальний ремонт” по способах ремонту (господарським і підрядним), об'єктах обліку, видах устаткування і транспортних засобів, напрямках витрат і видах фінансування, субрахунках (групах основних засобів) та синтетичному рахунку в цілому. Сиди ж відноситься формування показників до синтетичного рахунку № 85 “Статутний фонд” по статтях руху фонду, групах і видах основних засобів, видах руху статутного фонду та синтетичному рахунку в цілому. Даними цієї частини заповнюються і деякі рядки типової форми № 1 “Баланс основної діяльності”.

Для оперативного збирання і обробки первинної (фактичної) інформації використовуються АРМ спеціалістів, які находяться на їх робочих місцях. Це - робітники служби головного механіка (що відповідні за використання устаткування), бухгалтер-економіст та інші.

Для прикладу розглянемо порядок формування і використання даних про надходження основних засобів на підприємство за перший тиждень звітного періоду. Мета оперативного (і єдиного) формування цих даних - своєчасний облік і аналіз прийнятих об'єктів на склад або до структурних підрозділів, а також контроль за повнотою і достовірністю даних, що вводяться до бази даних (як обліково-постійної інформації). Цей контроль треба робити зараз же тому, що, по-перше, первинний документ, на основі якого зроблені записи в оперативний масив, ще не переданий до архіву і тут же можна відновити відсутні або поправити перекручені показники; по-друге, відсутність тих чи інших даних, що характеризують прийнятий об'єкт, відобразиться в обліку, при складанні звітності, проведенні економічного аналізу тощо на довгі проміжки часу. Приянятий об'єкт обліку оформлюється актом приймання основних засобів (типова форма NОС-1), дані якого заносяться в оперативний масив ОРРКОЗ. Ця операція виконується відпорідким бухгалтером на ПЕОМ, який відповідає за цю дільницю обліку.

Якщо прийнятий варіант обліку передбачає одночасне проставлення у кожному записі масиву бухгалтерської проводки, то вона здійснюється таким чином:

на суму балансової вартості прийнятих основних засобів зазначається така кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку: дебет - синтетичний рахунок № 01 “Основні засоби”, кредит - синтетичний рахіунок № 86 “Статутний фонд” та відповідна стаття аналітичного обліку (джерело надходження і стаття фінансування);

на суму зносу, що надійшов з об'єктом обліку, зазначається така кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку: дебет - синтетичний рахунок № 85 “Статутний фонд” та відповідна стаття аналітичного обліку зносу на повне відновлення, кредит - синтетичний рахунок № 02 “Знос основних засобів”

В одержаній вихідній формі значаться номер документа, дата надходження об'єкта, коди постачальника, вида, групи і підгрупи основних засобів та інвентарний номер об'єкта, сума (балансова вартість) і код рахунків бухгалтерського обліку по дебету і кредиту, сума зносу, яка надійшла, і код рахунків бухгалтерського обліку по дебету і кредиту, група ремонтної складності, фізичні параметри об'єкта і його енергопотужність. Загальні підсумки - балансової вартості і суми зносу.

В ряді випадків для розрахунків амортизаційних відрахувань використовується постійний масив річних норм амортизації від первісної (балансової) вартості об'єкта обліку. Практика свідчить, що зручніше оперувати сумами амортизації, які обчислені на місяць і виражені в карбованцях. Ці дані також заносяться в зазначений масив по кожному об'єкту обліку. Розрахунки цих сум виконуються автоматично за допомогою, масиву норм амортизації зараз же після формування оперативного масиву.

Повна наявність достовірних даних, що характеризують об'єкт обліку, дозволяє їх використовувати досить тривалий час (як умовно-постійну інформацію) як в обліку і звітності, так і у режимі інформаційно-довідкової системи. Так, ці записи використовуються, наприклад, в обліку для одержання даних про надходження основних засобів по постачальникам і за джерелами надходження, про наявність засобів, розрахунків амортизаційних відрахувань, нарахування сум плати в бюджет за основні фонди, заповнення відповідної звітності товар.

Таблиця 5.3

Фрагмент з переліку основних первинних документів і формує цих на їх основі оперативних масивів по обліку основних засобів (фондів)

1. Акт приймання (передавання) основних засобів – АКТРRОS;

Оперативний масив обліку прийнятих основних засобів - ОРРRОS.

Основний зміст: номер документа, дата надходження об'єкта, коди постачальника, виду, групи і підгрупи основних засобів та інвентарний номер об'єкта, балансова вартість (сума) і код рахунків бухгалтерського обліку по кредиту (рахунок № 85, код джерела надходження і стаття фінансування), сума зносу, яка надійшла, ї код рахунків бухгалтерського обліку по дебету (рахунок № 86 і стаття аналітичного обліку), сума щомісячного амортизаційного відрахування, дата введення в експлуатацію і код місця (цеху) перебування об'єкта, група ремонтної складності, фізичні параметри об'єкта і його енергопотужність.

2. Акт про ліквідацію основних засобів - АКТLКОS;

Оперативний масив обліку вибуття основних засобів - ОРVBОS.

Основний зміст: номер документа і його дата, коди причин вибуття, виду, групи і підгрупи основних засобів та інвентарний номер об'єкта, код рахунків бухгалтерського обліку по дебету (рахунок № 85 і стаття аналітичного обліку) і кредиту (рахунок № 86 і стаття аналітичного обліку), вартість (сума) дому.

3. Інвентарна книга або інвентарна карта обліку об'єктів основних засобів (у перший місяць переходу на автоматизовану обробку даних) - INKAROS;

Масив обліку наявності основних засобів -NALOS.

Основний зміст: теж, що і для масиву ОРРКОS, крім номера документа і його дати, кодів постачальника, рахунків бухгалтерського обліку по кредиту і дебету.

4. Акт щодо простою устаткування (або автозбирання даних щодо простою) - АКТІSОS;

Оперативний масив обліку простоїв устаткування - ОРISOS.

Основний зміст: номер документа (код автозбирача), дата, коди цеху, виду, групи і підгрупи основних засобів та інвентарний номер об'єкта, причина і винуватець простою, тривалість (годин, хвилин) простою.

Таблиця 5.4

Фрагмент з переліку основних вихідних показників, що формуються у блоці 1 при автоматизації обліку основних засобів (фондів), та їх інформаційне забезпечення

1. Облік основних засобів (ОЗ) у вартісному виміру

1.1. Формування даних для обліку ОЗ по джерелах і структурних підрозділах (матеріально відповідних особах)

1.1.1. Надходження ОЗ за звітний поріод - масив ОРРRОS

1.1.2. Вибуття ОЗ за звітний період - масив ОРVВОS і OPPROS

1.1.3. Наявність ОЗ на кінець звітного періоду (у тому числі і на дату інвентаризації) - масиви NALOS, OPPROS, OPVBOS

1.1.4. Лишки і нестача ОЗ, що виявлені при інвентаризації - масиви NALOS, SPECIN (дані інвентаризації)

1.1.5. Надходження і вибуття ОЗ з початку року наростаючим підсумком - масиви IOPPROS, IOPVBOS, *OPPROS, *OPVBOS

1.2. Узагальнення даних операцій руху по синтетичному рахунку № 01 “Основні засоби”

1.2.1. Формування даних оборотів руху і вихідного сальдо по групах ОЗ та синтетичному рахунку за звітний період - масиви IOPPROS, IOPVBOS, NALOS

1.2.2. Теж, з початку року наростаючим підсумком - масиви NALOS, *OPPROS, *OPVBOS, IOPPROS, IOPVBOS

2. Облік показників використання ОЗ

2.1. Формування даних щодо використання ОЗ

2.1.1. Щоденне використання верстатного парку у цехах і на дільницях – масив ОРІSOS

2.1.2. Узагальнені дані про простої устаткування по причинах і винуватцях у цехах і на Дільницях за звітний період - масив ОРІSOS

2.1.3. Теж, по підприємству в цілому за звітний період - масив IOPISOS

2.1.4. Теж, по підприємству в цілому з початку року наростаючим підсумком - масив *OPISOS, IOPISOS

3. Розрахунки і облік амортизації ОЗ і статутного фонду

3.1. Формування даних по синтетичному рахунку №86 “Амортизаційний фонд”

3.1.1. Пооб’єктний розрахунок амортизації по цехах за звітний період - масиви OPPROS, OPVBOS

3.1.2. Оборотів і вихідного сальдо амортизації по підприємству в цілому за звітний період - масиви NALOS, IOPPROS, IOPVBOS

3.1.3. Теж, по підприємству в цілому з початку року наростаючим підсумком - масиви INALOS, IOPPROS, IOPVBOS, *OPPROS, *OPVBOS

Та інші.

В означених формулах використані такі означення : c-цех або матеріально відповідальна особа ; g-вид, група і підгрупа ОЗ; b- інвентарний номер ОЗ; v-синтетичний рахунок; h-стаття, джерело фінансування; w- причина вибуття ; n і q-причина і винуватець простою устаткування ; d-дата ; S-балансова вартість ОЗ; R-тривалість простою; A- сума амортизації ; K- кількість ; SP і AP-суми вхідного сальдо на початок періоду; SN і AN-суми що надійшли; SV і AV-суми що вибули ; SN1, SV1, R1, AN1, AV1-відповідальні підсумки сум за р місяців з початку року ( без m-го звітного ); *SN, *SV, R, AN, AV- відповідні підсумки сум за p+m місяців з початку року ( включаючи m-й звітний ); #*SN,#*SV, #*R, #*AN, #*AV, #SP, #SK- переформовані суми кінця звітного періоду ( p+h ) на суми початку наступного періоду ( p ); +- лишки або нестача; KO і SO- кількість і сума, що значиться по обліку; KF і SF- кількість і сума, які виявлені фактично.