Сущность организации точно отражают ее внутренние составляющие, их единство и взаимосвязь формы и способы этого объединения, создаваемые им новые качества и потенции их практического применения. Все это можно назвать одним словом - структура. Структура (от лат. Stractura - строение, расположение) - отображение внутреннего состояния системы.
Структура системы - совокупность функциональных элементов, объединенных связями.
Любую систему всегда можно отобразить через ее структуры.
Прежде чем переходить к рассмотрению структуры таможенной службы, определим основные понятия, отражающие сущность и построение любой организованной социальной системы.
Самую составляющую структуры организации называют звеном.
Ланка - элемент структуры, который выступает ее первичной частью или подразделением организации.
Объединение нескольких звеньев в структурно обособленное устойчивое образование, которое выполняет самостоятельную функцию, называют органом.
Орган (от греч. Organon - орудие) - структурная часть организации, наделена самостоятельными функциями.
Орган представляет собой дифференцированную и автономную функциональную часть организации в виде устойчивого объединения определенных звеньев структуры, то есть организацией в организации.
Связи между элементами определяют строение организации. Их можно разделить на два вида:
- Линейные, обеспечивающих реализацию всей совокупности функций;
- Функциональные, которые специализируются на одной или нескольких из них.
Эти связи определяют природу формирования, функционирования и развития организации. Через связи можно отобразить процедуры взаимодействия элементов организации. Основой отображения связей в организации есть иерархия.
Иерархия (от греч. Hieros arche - порядок власти) - подчинение элементов структуры организации.
Иерархия определяет зависимость элементов структуры, их компетенцию, полномочия, подчиненность и возможность взаимодействия.
Установления отношений иерархии обусловливает применение термина "уровень".
Уровень-условная горизонталь, которая определяет равнозначно по иерархии расположения элементов структуры (расположение в иерархической системе).
Следующим термином является определение количественного значения распределения структуры по различными уровнями их расположения виднизу доверху в виде ступеней.
Ступень - совокупность звеньев или органов, которые располагаются на общем уровне структуры.
На практике модель с использованием ступеней используется для отображения структуры организации, например пирамидальной.
Различают следующие виды структур:
- Общая организационная структура (ЗОС)
- Функциональная (процессуальная) структура (ФС)
- Организационная структура управления (ОСУ)
- Структура внешних связей (СЗЗ).
Содержание, состав, построение и отображение каждой из этих структур определяется самостоятельными методами и средствами. Среди ученых и специалистов-управленцев отсутствует единое мнение относительно определений этих понятий, поэтому приведем основные из них.
В ЗОС отражают основные блоки организации в их приоритетном ранжировании; в ФС - Основные подразделения в зависимости от основных функций организации, которые выполняются в реальной технологической последовательности; в ОСУ - иерархию управления и систему служебных отношений между сотрудниками; в СЗЗ - спектр и ориентацию взаимосвязей.
Структура организации определяет некоторый общий набор предварительных положений и предпосылок, определяющих, какие члены организации несут ответственность за те или другие виды решений. Структура организации определяет структуру подцелей, которая служит критерием выбора при подготовке решений в различных частях организации. Структура
организации также определяет ответственность подразделений организации - по тщательное исследование отдельных элементов внешнего окружения и за передачу в соответствующих точек информации о событиях, требующих особого внимания.
Наилучшая структура - это та, которая дает возможность организации лучше взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников, а также удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.