Кунев Ю.Д. (ру) Управление в таможенной службе (2006)

Аналитическая работа в таможенной службе является одним из основных направлений деятельности по реализации основных, ресурсных и управленческих функций. Аналитическая работа - это изучение и оценка информации: начальные условия (структура, технология, социальные отношения), энергетическое состояние и обменные процессы (Энергетически материально-информационный обмен) в системе и со средой, закономерности, организационные формы исследуемых процессов в системе и результаты выполнения поставленных задач и достижения.

целей.

Важность аналитической работы можно проследить, рассматривая аналитическую деятельность в таможенной службе, необходимую для обеспечения стратегического управления, повышение эффективности деятельности, в частности ее экономических показателей и т.д..

Аналитическую работу в организации можно разделить на познавательно-аналитическую и оценочную.

Познавательно-аналитическая функция социального управления заключается в сборе различных знаний об управляемых объектах, обобщение и систематизацию этих знаний для выяснения состояния и дееспособности данных объектов.

Для того, чтобы начать регулировать процессы взаимодействия людей, их необходимо сначала изучить, получить достоверные знания об их сущность и особенности. Познание есть идеальным воспроизведением человеком особенностей тех предметов и людей, с которыми она взаимодействует. В познании отражаются реальные свойства и связи внешнего и внутреннего мира. Результатом познания является знание. Они выступают субъективными копиями объективно существующих предметов или их свойств.

Основной целью познавательной деятельности является обеспечение человека специфическим социальным продуктом - знаниями. Потребность в этом продукте исторически растет, особенно значительной она стала в настоящее время.

Научное познание - область профессиональной деятельности, основной целью которой является выработка и теоретическая систематизация объективных знаний о действительности.

Характерная черта научного познания - доказательность всех положений. Заключается в сопротивлении на факты, в обобщениях, в том, что за случайным единичным находится необходимо, закономерно, и на этой основе осуществляет предвидение, что имеет огромное практическое значение.

Познавательно-аналитическая функция сопровождает осуществление всех других функций и этапов процесса управления.

Оценочная функция заключается в выработке оптимальных оценок той или иной деятельности управляемых объектов, выявление их значимости в данной системе социальных связей.

Получив знания о предметах и процессах природы и общества, люди сразу же пытаются определить, что полезного для них содержится в этих предметах и процессах. Итак, тестирование - это выражение интересов оценивающего субъекта по оцениваемого объекта.

Человек выражает одобрение или неодобрение, принятие или непринятие данных предметов (процессов) или их свойств. Оценка всегда связано с сравнением предметов или процессов, их свойств между собой и выделением наиболее полезных для определенной деятельности. Сравнение - определяющий момент (Операция) в процессе оценки.

Оценочное сравнение осуществляется путем сопоставления, сравнения двух и более предметов (процессов) и выделение одного из них. Сравнение осуществляется какой-либо социально значимой основанием или эквивалентом.

Оценочный эквивалент зависит от интереса оценивающего субъекта и от его предыдущего опыта.

Результатом оценки является оценка. Она выступает как субъективное мнение о какой-либо объективно существующий предмет или свойство этого предмета, т.е. о его ценности. Социальная оценка является средством определения значимости вещи для деятельности человека, для удовлетворения его потребностей.

Итак, оценка является проявлением ценности в конкретной жизненной ситуации. Поэтому она (Оценка) изменяется вслед за изменением жизненной ситуации. Но сама ценность зависимости от жизненной конъюнктуры получает разные оценки. Ценности - объективные, оценки - субъективны. Ценности - общезначимые, оценки в большинстве имеют частичное значение. Особенности оценок: 1) это всегда мнения людей о чем-либо, 2) данные мысли обычно утилитарный характер, 3) они сопровождают все этапы управления.

Оценочная деятельность в настоящее время осуществляется в двух основных формах - повседневной оценки и профессионального экспертного оценивания.

Оценка тем правильнее и объективнее, чем больше социальный опыт людей, которые оценивают. Повседневная оценки в своей массе выступает как общественное мнение, которую сейчас стремятся изучать не только ученые, но и политики, для того чтобы использовать ее в политической борьбе.

Общественное мнение может формироваться стихийно (под влиянием жизненных обстоятельств) и сознательно (под влиянием СМИ).

Элементом формирования общественного мнения является имидж организации или лица.

Профессиональное оценивание осуществляют должным образом подготовленные специалисты и эксперты. Обычно как профессионалы-эксперты выступают практики и ученые.

В настоящее время социальная экспертиза осуществляется в четырех основных формах: служебной, правовой, экономической и научной. Служебная экспертиза обычно проводится по отраслям профессиональной деятельности. В государственном управлении экспертиза проводится в виде согласования проектов нормативных актов государственными органами, которые в соответствии с их компетенцией заинтересованы или связанные с решаемым вопросом. Служебная экспертиза (согласование) может быть двух видов: внутренней и внешней.

Служебная экспертиза, или согласование, имеет большое значение для обеспечения обоснованности проектов, учета различных ситуаций, возможных негативных и положительных факторов, обеспеченности материальными, денежными, трудовыми и другими ресурсами.

Таким образом, технология экспертного обеспечения управления - это совокупность необходимых этапов, приемов, подходов и способов проведения экспертизы для подготовки, принятия и выполнения оптимальных вариантов управленческих решений. По такой технологии оценки сопровождает все этапы управления - от выяснения приоритетной социальной проблемы, через выработку и реализацию оптимального решения в эффективного контроля по результатам ее реализации.

Оценка - это универсальная деятельность, которая вместе с другими видами деятельности (Например, контролирующей) сопровождает выполнение всех стадий управленческого цикла.

В таможенной службе анализ результатов деятельности таможенного органа часто имеет форму служебной экспертной оценки, потому что существует сложность определения эффективности деятельности таможенного органа. Таможенный орган, учреждение не имеют исчерпывающего мерила или стандарта, по которому можно судить о результатах его деятельности, а существующие показатели всегда подвергаются критике и идет постоянный поиск новых критериев эффективности деятельности. К сожалению, в таможенной службе не внедрена единая методика оценки деятельности таможенного органа, что приводит к превалирование субъективного фактора в оценке деятельности органа вышестоящим руководством.

В оценке задействован эмоциональный механизм (чувства и переживания). Эмоциональная оценка - это не знание, а отношение человека к тем предметам и людям, с которыми она взаимодействует.

Аналитическая работа служит средством выявления и оценки значимости возникающих перед конкретной системой проблем, формулирование ее целей, определения объективно необходимых функций, обоснование структуры и повышения эффективности выполнения поставленных задач. Даже если цели органа определенные выше структурой управления, то и в этом случае аналитическая работа обеспечивает: выявление частичных проблемных ситуаций; выдвижения и выяснения конкретных промежуточных целей управления, выбор основных направлений деятельности, определение и оценку отдельных действий по достижению намеченных целей.

Успешное решение задач перспективного и текущего планирования, оперативного руководства, наиболее рационального использования сил и средств требует постоянного анализа факторов, влияющих на осуществление таможенного дела. Это предусматривает непрерывное сбора информации о деятельности органов таможенной службы, ее результаты и среду функционирования.

Значение аналитической работы в управленческой деятельности органов таможенной службы всех уровней определяется тем, что ее результатом должно быть не только определение основных проблем и недостатков, их оценка, но и конкретных путей их устранения на основе имеющихся возможностей.

Основные требования к аналитической работы в таможенной службе: достоверность и полнота используемой информации, ее всесторонность, системность и плановость, комплексное использование методов анализа.

Основные задачи аналитической работы в таможенной службе:

- Обеспечение непрерывного наблюдения за оперативной обстановкой и результатам служебной деятельности;

- Систематическое информирование органов власти и управления, руководства таможен, Гостаможслужбы о фактическом состоянии осуществления таможенного дела;

- Своевременное применение мер по повышению эффективности деятельности органов и подразделений таможенной службы (ежедневное реагирования)

- Повышение качества осуществления таможенного дела путем своевременного и целенаправленного принятия управленческих решений на всех уровнях руководства таможенной службой (реализация комплексных и перспективных задач);

- Подготовка содержательных материалов и предложений, на основании которых возможно принятие эффективных законодательных актов со стороны властных структур государства.

Учитывая вышеизложенное, можно сделать вывод, что ведущее место в аналитической работе таможенной службы занимает анализ и оценка состояния (оперативной обстановки) реализации таможенного дела.

Термин "оперативная обстановка" является одним из основных понятий, широко используется в практической деятельности органов исполнительной власти, нормативных и методических документах, специальной литературе.

В широком смысле оперативная обстановка - это совокупность факторов внешней и внутренней среды системы таможенной службы, которые определяют основные условия ее функционирования.

В литературе оперативная обстановка рассматривается как система, состоящая из двух основных компонентов - внешней среды (или внешних условий) и внутренней среды (или самого органа таможенной службы).

Анализ среды (оперативной обстановки) предполагает изучение трех его составляющих:

- Макроокружения;

- Непосредственного окружения;

- Внутренней среды организации.

Анализ внешней среды (макро-и непосредственного окружения) направлен на то, чтобы выяснить, на что может рассчитывать таможенная служба, если она успешно поведет работу, и какие осложнения могут ее ждать, если она не сумеет вовремя отвратить негативные влияния окружения или некачественно выполненных заданий.

Анализ макроокружения включает изучение влияния подсистем мировых и государственных, в которых входит таможенная служба Украины: социальной и культурной составляющих общества, правового регулирования и управления, экономики, политических процессов, природной среды и ресурсов, научно-технического и технологического развития сyспильства, инфраструктуры, состояния преступности и т.д..

Непосредственное окружение анализируется по следующим основным компонентам окружающих систем, например: субъекты ВЭД, правоохранительные органы, рабочая сила.

Анализ внутренней среды вскрывает те возможности, тот потенциал, на который может рассчитывать таможенная служба при осуществлении таможенного дела. Анализ внутренней среды также дает возможность лучше уяснить цели организации, точнее определить смысл и направления деятельности. Важно помнить, что таможенная служба не только осуществляет таможенное дело, но и обеспечивает существование своих работников, давая им работу, заработную плату, предоставляя им социальных гарантий подобное.

Внутренняя среда анализируется по следующим подсистемам »организации:

- Социальная (кадры организации, их потенциал, квалификация, интересы и т.п.)

- Управленческая (организация управления, организационная культура);

- Технологическая (технология осуществления таможенного дела, включающий организационные, операционные и технико-технологические характеристики и научные исследования, разработки и т.п.)

- Экономическая (ресурсы, финансы).

При таком подходе упрощенная модель оперативной обстановки состоять из 4 блоков:

1) макроокружения - факторы среды, которые влияют на осуществление таможенной дела;

2) непосредственное окружение - компоненты, которые непосредственно извне характеризуют деятельность органа таможенной службы;

3) силы и средства органа таможенной службы;

4) результаты деятельности органа таможенной службы.

Анализ информации по названным блоками дает возможность постоянно наблюдать за существующей обстановкой и на этой основе оперативно влиять на любые нежелательные отклонения.

Деятельность субъектов управления по анализу информации о внутреннем и внешнем среда функционирования органов таможенной службы является разнообразной.

При оценке обстановки, как правило, одновременно изучается весь комплекс вопросов, связанных с функционированием органа таможенной службы. Но нередко исследуются и некоторые проблемы, решение которых без предварительного изучения невозможно.

Выделяют два направления деятельности по анализу и оценке оперативной обстановки - общий анализ и частичный анализ.

В зависимости от продолжительности исследуемого периода можно выделить четыре основных виды общего анализа оперативной обстановки: долгосрочный анализ (за период более года), имеющая целью изучения тенденций осуществления ВЭД, таможенного дела и факторов, которые обусловливают для получения прогностических выводов о возможных изменения этих тенденций и разработки перспективных мер по совершенствованию таможенной политики государства, осуществления таможенной деятельности, усиление борьбы с контрабандой и нарушениями таможенных правил, совершенствования деятельности таможенной службы, ее органов, подразделений и отраслевых служб (решение прогностических задач)

за отчетный период (квартал, полугодие, девять месяцев, год), в течение которого на обслуживаемой территории оценивается полный объем информации об итогах деятельности органа таможенной службы по выполнению возложенных задач с учетом факторов, которые влияют или могут влиять на осуществление таможенного дела. Выводы такого анализа составляют базу для текущего планирования работы;

текущий (непрерывный) анализ оперативной обстановки на основе оценки суточной, недельной (декадной) и месячной информации.

Он служит потребностям оперативного руководства органом, позволяет вносить коррективы в планы работы и дислокации сил, целенаправленно осуществлять соответствующие меры.

внеочередной (моментный) анализ, необходимость которого порождается случаями внезапного возникновения чрезвычайных обстоятельств, предусмотреть которые заранее бывает невозможно (требований высших органов, чрезвычайная ситуация, проведения коллегии и др.).

Примером внеочередного анализа может быть мониторинг программы действий Государственной таможенной службы Украины по реализации положений Указа Президента Украины от 24.10.2003 г. № 1209 "О мерах по повышению эффективности деятельности таможенной службы Украины "(по состоянию на 05.03.2004 p.).

Другим самостоятельным направлением изучения оперативной обстановки является частичный анализ, цель которого состоит в исследовании отдельных и конкретных проблем осуществления таможенного дела и деятельности органов таможенной службы. Такие проблемы чаще всего оказываются в ходе общего анализа или формулируются выше субъектами управления, а иногда возникают сами.

Примером частичного анализа в масштабе государства может быть изучение состояния борьбы с контрабандой.

Понятие "частичный анализ" несколько условно и означает частность относительно общего анализа оперативной обстановки. Надо иметь в виду, что изучение любой отдельной (частичной) проблемы, как и при общем анализе, обязательно должно носить комплексный характер с точки зрения исследования всего комплекса причин и условий, влияющих на данное явление, а также приемов и методов воздействия на него.

Таким образом, аналитическая работа в таможенной службе - это постоянная исследовательская деятельность (Функция процесса управления), который охватывает своим содержанием широкий комплекс организационных мероприятий и методических приемов для изучения и оценки информации о состоянии внешнеэкономической деятельности, результаты практической деятельности органов по выполнению поставленных перед ними задач (таможенного дела), выявление существующих и потенциальных проблем и благоприятных возможностей, а также изучает условия, в которых эти задачи выполняются, и обеспечивает целенаправленное управление и оценку эффективности управляющих воздействий.

Эффективность любого вида анализа напрямую зависит от умения работать с информацией. Субъект анализа должен иметь возможность пользоваться всеми существующими источниками информации

и обеспечивать своевременное и оптимальное их использование в ходе анализа.

Вся необходимая для управления информация делится на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя информация формируется непосредственно в органе.

В целом, вся информация, которая используется для изучения оперативной обстановки, может быть сведена к таким видам:

- Оперативные суточные данные, состоящие в органе;

- Письменная корреспонденция, проходящей через канцелярию;

- Пресса, радио, телевидение, прием граждан;

- Статистическая информация внутреннего и внешнего происхождения;

- Личное наблюдение субъекта анализа.

Значительная часть информации представляется в виде статистических данных. Статистический анализ оперативной обстановки используется преимущественно на уровне Гостаможслужбы Украина и таможен.

Особого внимания при рассмотрении аналитической работы заслуживает таможенная статистика.

Основные задачи таможенной статистики:

- Обеспечение полного и достоверного учета данных об экспорте и импорте государства;

- Анализ основных тенденций, структуры и динамики внешнеторговых товаропотоков государства в увязке с анализом макроэкономической ситуации;

- Информационное обеспечение высших органов государственной власти и управления при принятия ими решений в области таможенной политики и государственного регулирования внешней торговли;

- Анализ рынка государства;

- Контроль за поступлением таможенных платежей в государственный

бюджет;

- Осуществление валютного контроля в пределах компетенции таможенных органов;

- Представление данных таможенной статистики для составления торговой и отдельной статей платежных балансов государства;

- Содействие межгосударственному обмену информацией с таможенной статистики внешней торговли;

- Решение других задач, обусловленных национальной таможенной политики.