Кунев Ю.Д. (ру) Управление в таможенной службе (2006)
12.2. Основные задачи, методы и принципы планирования в таможенной службе
Основные задачи планирования:
- Взаимоувязки целей и задач деятельности органов таможенной службы с имеющимися ресурсами
- Обеспечение единства и согласованности действий всех звеньев таможенной системы, направленных на достижение целей таможенного дела;
- Обеспечение устойчивости и преемственности в осуществлении таможенного дела.
Под методикой разработки планов в таможенной службе следует понимать процедуру планирования, при которой применяется совокупность различных методов.
В таможенной службе методы планирования целесообразно разделить на методы формирования планов и методы оптимизации плановых решений.
К методам формирования планов относятся проблемный и программно-целевой методы.
Проблемный метод - это выделение наиболее актуальных, общих для всего органа проблем, требующих комплексного использования сил и средств.
Дальнейшим развитием проблемного метода является программно-целевое планирование. Программно-целевое планирование является средством практического применения системного подхода в управлении. Его особенности таковы: единство цели; фиксирование комплекса обусловленных целью задач и мероприятий; обеспеченность последних ресурсами; планомерность реализации; конкретность сроков исполнения; комплексность решения задач.
Программно-целевой метод предусматривает:
- На первом этапе прогнозирования основных факторов, влияющих на деятельность органу таможенной службы при решении конкретных задач. При этом определяются конечные и промежуточные цели, сроки их достижения, оцениваются ресурсы;
- На втором этапе формулируются конкретные мероприятия плана, а также определяются необходимые ресурсы и источники их поступления
- На заключительном этапе намечены мероприятия конкретизируются по объему работ, времени, местом и исполнителями.
К методам оптимизации плановых решений относятся количественные методы оптимизации плановых показателей (математическое программирование, теория массового обслуживания, сеточное планирование, динамическое программирование), а также метод последовательных приближений, балансовый метод, метод вариантов. Рассмотрим некоторые из них.
Использование метода последовательных приближений наиболее целесообразно в текущем планировании, когда орган (аппарат) управления с учетом предложений подчиненных подразделений поэтапно конкретизирует общие проблемы.
Применение балансового метода предполагает: четкое формулирование целей и задач органу таможенной службы на планируемый период, а также точный количественный расчет имеющихся сил и средств с учетом их качества; сопоставление полученных данных и распределение ресурсов на выполнение отдельных задач в зависимости от степени возможности и срочности их решения.
Метод вариантов предполагает разработку нескольких вариантов плановых решений и выбор лучшего из них.
Все эти методы взаимосвязаны и дополняют возможности друг друга.
Планирование осуществляется с учетом требований системы принципов. Рассмотрим основные принципы планирования.
1. Законности. Означает соответствие требованиям законодательных актов, приказов ГТСУ, инструкций и руководств. Соблюдение данного принципа обеспечивается различными способами, в том числе установлением ряда юридически обязательных требований общего, специального и организационно-технического характера.
2. Научной обоснованности. Заключается в требовании, чтобы все управленческие действия в таможенной службе базировались научных методах и подходах. Принцип предполагает целенаправленное воздействие на систему в целом или отдельного ее звено на основе познания и использования объективных закономерностей в процессах обеспечения оптимального функционирования всей системы таможенной службы.
3. Системности. Значит всестороннее проработка планов, принимаемых анализ всех возможных вариантов их реализации, координацию усилий на различных направлениях деятельности. Этот принцип предполагает решение экономических, социально-политических и культурных проблем в процессе выполнения управленческих задач.
4. Своевременности. Значит, что планы в таможенной службе должны приниматься, приходится до исполнителей и выполняться в необходимый момент, который определяется такими аспектами: 1) план, принят с опозданием, теряет свою актуальность, 2) по текущих планов общим правилом должно быть их составления и утверждения в начала планируемого периода, 3) относительно специальных планов разового использования этот принцип означает, что такой план должен приниматься от самого начала возникновения проблемы или сразу же после издания нормативного акта, реализация которого требует специального комплекса соответствующих мероприятий.
5. Соответствия. Предусматривает приведение в органически соответствующее состояние системы и методов управления социально-экономической и духовной сущности общества в целом и таможенной службы в частности. Причем он действует на всех уровнях, во всех формах социальной организации и во всех сферах общественной жизни.
Принцип соответствия по организации и деятельности таможенной службы можно рассмотреть на примере, когда применяются административные методы управления, не согласованы с материальными возможностями: отсутствие средств для обеспечения исполнение решения подобное.
6. Согласованности. Означает соответствие отдельных планов в системе планов таможенной службы. Здесь важно учитывать три аспекта: 1) межсистемные согласованность, когда планы, принятые в таможенной службе, должным образом стыкуются с решениями государственных и других органов в соответствии с местом в механизме управления делами государства и общества, 2) внутрисистемную согласованность, когда стыкуются планы различных органов таможенной службы, 3) внутреннюю согласованность различных планов в пределах одного органу таможенной службы.
7. Эффективности (оптимальности). Заключается в достижении поставленной цели в короткий срок и при меньших затратах материальных и человеческих ресурсов. Только оптимальное использование ресурсов может обеспечить высокую эффективность управления. Эффективность управления обеспечивается различными методами и средствами.
Требования данного принципа управления заключаются в оптимизации планов, то в разработке различных вариантов планов, их сопоставлении и выборе оптимального варианта. Задача субъекта управления состоит в том, чтобы выявить и исследовать варианты планов, которые с наибольшей вероятностью ведут к цели.
8. Компетенции. Значит, что планы должны приниматься в пределах компетенции субъекта управления, т.е. соответствовать функциональным обязанностям должностных лиц, с одновременным привлечением максимального количества сотрудников органа таможенной службы к разработке плана.
9. Актуальность. Означает, что мероприятия плана в первую очередь должны направляться на решение наиболее важных проблем, требующих безотлагательного решения.
10. Реальности. Значит осуществимость плана по разным измерениям: в пространстве, времени, по кругу лиц и т.п.. Мероприятия плана должны учитывать реальные возможности их выполнение личным составом.
11. Конкретности. Предполагает четкое, ясное, однозначное формулирование задач плана, мероприятий, которые будут выполняться личным составом, сроков выполнения каждого такого мероприятия и его исполнителей.
12. Информативности. Означает, что должен быть выбран такой стиль изложения плана, который бы при как можно меньшем полном объеме закладывал наибольший объем информации, которая будет способствовать успешному выполнению плана.
13. Непрерывности. Значит, что планирование рассматривается не как единичный акт, а как постоянно повторяющийся процесс. Принцип непрерывности требует, чтобы все планы разрабатывались с учетом
перспективы того, что они послужат основой составления планов в будущем, чтобы следующие планы базировались на предыдущих, учитывали результаты их выполнения.
14. Гибкости. Предусматривает возможность постоянного внесения корректив в ранее приняты планы или их пересмотра в любой момент по обстоятельствам, что меняются.
Перечисленные принципы планирования являются универсальными, пригодными для различных уровней управления. В то же время на каждом из них могут применяться свои специфические принципы.
- Взаимоувязки целей и задач деятельности органов таможенной службы с имеющимися ресурсами
- Обеспечение единства и согласованности действий всех звеньев таможенной системы, направленных на достижение целей таможенного дела;
- Обеспечение устойчивости и преемственности в осуществлении таможенного дела.
Под методикой разработки планов в таможенной службе следует понимать процедуру планирования, при которой применяется совокупность различных методов.
В таможенной службе методы планирования целесообразно разделить на методы формирования планов и методы оптимизации плановых решений.
К методам формирования планов относятся проблемный и программно-целевой методы.
Проблемный метод - это выделение наиболее актуальных, общих для всего органа проблем, требующих комплексного использования сил и средств.
Дальнейшим развитием проблемного метода является программно-целевое планирование. Программно-целевое планирование является средством практического применения системного подхода в управлении. Его особенности таковы: единство цели; фиксирование комплекса обусловленных целью задач и мероприятий; обеспеченность последних ресурсами; планомерность реализации; конкретность сроков исполнения; комплексность решения задач.
Программно-целевой метод предусматривает:
- На втором этапе формулируются конкретные мероприятия плана, а также определяются необходимые ресурсы и источники их поступления
- На заключительном этапе намечены мероприятия конкретизируются по объему работ, времени, местом и исполнителями.
К методам оптимизации плановых решений относятся количественные методы оптимизации плановых показателей (математическое программирование, теория массового обслуживания, сеточное планирование, динамическое программирование), а также метод последовательных приближений, балансовый метод, метод вариантов. Рассмотрим некоторые из них.
Использование метода последовательных приближений наиболее целесообразно в текущем планировании, когда орган (аппарат) управления с учетом предложений подчиненных подразделений поэтапно конкретизирует общие проблемы.
Применение балансового метода предполагает: четкое формулирование целей и задач органу таможенной службы на планируемый период, а также точный количественный расчет имеющихся сил и средств с учетом их качества; сопоставление полученных данных и распределение ресурсов на выполнение отдельных задач в зависимости от степени возможности и срочности их решения.
Метод вариантов предполагает разработку нескольких вариантов плановых решений и выбор лучшего из них.
Все эти методы взаимосвязаны и дополняют возможности друг друга.
Планирование осуществляется с учетом требований системы принципов. Рассмотрим основные принципы планирования.
1. Законности. Означает соответствие требованиям законодательных актов, приказов ГТСУ, инструкций и руководств. Соблюдение данного принципа обеспечивается различными способами, в том числе установлением ряда юридически обязательных требований общего, специального и организационно-технического характера.
2. Научной обоснованности. Заключается в требовании, чтобы все управленческие действия в таможенной службе базировались научных методах и подходах. Принцип предполагает целенаправленное воздействие на систему в целом или отдельного ее звено на основе познания и использования объективных закономерностей в процессах обеспечения оптимального функционирования всей системы таможенной службы.
3. Системности. Значит всестороннее проработка планов, принимаемых анализ всех возможных вариантов их реализации, координацию усилий на различных направлениях деятельности. Этот принцип предполагает решение экономических, социально-политических и культурных проблем в процессе выполнения управленческих задач.
4. Своевременности. Значит, что планы в таможенной службе должны приниматься, приходится до исполнителей и выполняться в необходимый момент, который определяется такими аспектами: 1) план, принят с опозданием, теряет свою актуальность, 2) по текущих планов общим правилом должно быть их составления и утверждения в начала планируемого периода, 3) относительно специальных планов разового использования этот принцип означает, что такой план должен приниматься от самого начала возникновения проблемы или сразу же после издания нормативного акта, реализация которого требует специального комплекса соответствующих мероприятий.
5. Соответствия. Предусматривает приведение в органически соответствующее состояние системы и методов управления социально-экономической и духовной сущности общества в целом и таможенной службы в частности. Причем он действует на всех уровнях, во всех формах социальной организации и во всех сферах общественной жизни.
Принцип соответствия по организации и деятельности таможенной службы можно рассмотреть на примере, когда применяются административные методы управления, не согласованы с материальными возможностями: отсутствие средств для обеспечения исполнение решения подобное.
7. Эффективности (оптимальности). Заключается в достижении поставленной цели в короткий срок и при меньших затратах материальных и человеческих ресурсов. Только оптимальное использование ресурсов может обеспечить высокую эффективность управления. Эффективность управления обеспечивается различными методами и средствами.
Требования данного принципа управления заключаются в оптимизации планов, то в разработке различных вариантов планов, их сопоставлении и выборе оптимального варианта. Задача субъекта управления состоит в том, чтобы выявить и исследовать варианты планов, которые с наибольшей вероятностью ведут к цели.
8. Компетенции. Значит, что планы должны приниматься в пределах компетенции субъекта управления, т.е. соответствовать функциональным обязанностям должностных лиц, с одновременным привлечением максимального количества сотрудников органа таможенной службы к разработке плана.
9. Актуальность. Означает, что мероприятия плана в первую очередь должны направляться на решение наиболее важных проблем, требующих безотлагательного решения.
10. Реальности. Значит осуществимость плана по разным измерениям: в пространстве, времени, по кругу лиц и т.п.. Мероприятия плана должны учитывать реальные возможности их выполнение личным составом.
11. Конкретности. Предполагает четкое, ясное, однозначное формулирование задач плана, мероприятий, которые будут выполняться личным составом, сроков выполнения каждого такого мероприятия и его исполнителей.
12. Информативности. Означает, что должен быть выбран такой стиль изложения плана, который бы при как можно меньшем полном объеме закладывал наибольший объем информации, которая будет способствовать успешному выполнению плана.
13. Непрерывности. Значит, что планирование рассматривается не как единичный акт, а как постоянно повторяющийся процесс. Принцип непрерывности требует, чтобы все планы разрабатывались с учетом
перспективы того, что они послужат основой составления планов в будущем, чтобы следующие планы базировались на предыдущих, учитывали результаты их выполнения.
14. Гибкости. Предусматривает возможность постоянного внесения корректив в ранее приняты планы или их пересмотра в любой момент по обстоятельствам, что меняются.
Перечисленные принципы планирования являются универсальными, пригодными для различных уровней управления. В то же время на каждом из них могут применяться свои специфические принципы.
