Кунев Ю.Д. (ру) Управление в таможенной службе (2006)
12.4. Система планирования в таможенной службе
К системе планирования включаются полностью система планов, процесс планирования, подсистема управления планированием и частично - три других элемента: подсистемы организационного, информационного обеспечения, принятия решений.
Система планов. Результатом процесса планирования является плановая документация (так называемая "Система планов"), в которой находят отражение все виды показателей. Стратегический план фактически является программой реализации той или иной стратегии. Его структура отражает иерархию стратегий как в пространстве, так и во времени, поскольку этот план включает стратегические планы составляющих элементов организации с определением сроков исполнения.
Необходимость разработки системы планов, то есть совокупности взаимосвязанных планов, определяется тем, что решение стратегических проблем является достаточно сложным процессом. Его сложность заключается в том, что нужно учитывать различные по своей природе факторы (научные, технические, технологические, финансовые и др.).
Поскольку планы в качестве одного из важнейших элементов должны содержать решения сложных проблем, они сами должны быть не менее сложными, чем эти проблемы. С этого следует, что простой план не может служить адекватным средством решения проблем. Скорее, это должна быть система взаимосвязанных специальных планов, отражают и учитывают различные аспекты тех сложных проблем, которые встанут перед организацией в будущем, возможности их решения, а также связи между элементами этих планов.
Можно выделить четыре вида взаимосвязанных планов, играющих подчиненную роль отношении главного (сводного) плана:
- Основные направления развития и стратегия на доступное будущее;
- Перспективный план, который выходит за пределы одного года и обычно включает перспективы совершенствования деятельности организации;
- Краткосрочный план, который разрабатывается на один-два года и охватывает в основном текущую деятельность;
- Специальные планы (проекты), конкретизирующие такие особые цели, как внедрение новых технологий таможенного контроля, перестройка организационной структуры и т.д..
Все эти взаимосвязанные планы являются формами материализации плановой деятельности и основой для формирования задач, целей и стратегий. Эти виды планов предназначены также для согласования результатов планирования, получаемых на различных уровнях управления и в различных подразделениях, а также охватывают разные периоды времени.
В основных направлениях развития организации фиксируется стратегия достижения основных целей, основные направления деятельности. Перспективный план разрабатывается более подробно. Он охватывает длительный период времени, учитывает возможности введения новых услуг и использования новых ресурсов. В краткосрочном плане горизонт планирования гораздо уже, но по другим параметрам этот план не уступает предыдущем. Специальные планы (проекты) имеют различные временные горизонты, но уже по направленностью ориентированы на достижение ограниченного числа конкретных целей и использование узкого круга ресурсов.
Первые два вида планов является основным выходом системы стратегического планирования, однако должны опираться на текущие планы. Эти планы следует трансформировать в будущие краткосрочные и специальные планы (проекты).
Не менее важным, чем взаимосвязь различных планов, входящих в систему планирования, является их содержание. Каждый из этих планов должен включать механизм адаптации к изменений.
В системе таможенной службы разрабатываются планы на различных уровнях управления: ГТСУ; таможня; таможенный пост, отдел.
Процесс планирования. Для того чтобы разработка и использование сложной системы планов были эффективными, процесс планирования должен осуществляться организованно. Сводный план можно получить простым сочетанием и согласованием составляющих планов подразделений. Для этого надо разрабатывать определенные механизмы по взаимодействию и взаимозависимости различных планов и подразделений.
Подсистема принятия решений. Планирование неразрывно связано с принятием решения по целями и стратегиями. Никакая процедура планирования не будет до конца системной без упорядоченного подхода к важнейшей фазы управленческого цикла - Принятие решений.
Процесс принятия плановых решений нельзя сделать полностью объективным и систематическим. Средством объединения суждений и оценок руководителей в одно целое в рамках формального анализа решений должна быть именно подсистема принятия решений.
Включение подсистемы принятия решений в систему планирования служит для того, чтобы подчеркнуть характер планирования как процесса, с одной стороны - разработки плана реализации управленческого решения, и с другой - разработки мероприятий плана как совокупности управленческих решений.
Подсистема информационного обеспечения. Большинство неудач в планировании обусловлены отсутствием необходимой плановой информации (баз данных). Для планирования используется информация, подготовленная и систематизирована на стадиях анализа и прогнозирования.
Подсистема организационного обеспечения. Функции стратегического планирования могут по-разному распределяться между подразделениями, в различных сочетаниях, формируя при этом один из таких профилей:
- Сильная центральная служба планирования, разрабатывающая долгосрочные стратегии;
- Центральная служба планирования, обеспечивающая долгосрочное планирование путем оказания помощи организационным подразделениям, участвующим в планировании.
Децентрализация полномочий по долгосрочному планированию ведет к возложению ответственности за составление долгосрочных планов на руководителей соответствующих подразделений.
Подсистема управления планированием. Поскольку планирование осуществляют люди, сам процесс планирования должен быть формализован и им необходимо управлять. Процесс планирование требует затрат времени и ресурсов.
Процесс планирования должен планироваться, и этим процессом следует управлять. Частично "Управление планированием" привлекает должного внимания к организационному климату, необходимого для творческого планирования. Действенным методом создания такого климата поощрения широкого участия сотрудников всех уровней в планировании.
Работников следует поощрять, для того чтобы они применяли свои знания и умения для улучшения планирования.
Система планов. Результатом процесса планирования является плановая документация (так называемая "Система планов"), в которой находят отражение все виды показателей. Стратегический план фактически является программой реализации той или иной стратегии. Его структура отражает иерархию стратегий как в пространстве, так и во времени, поскольку этот план включает стратегические планы составляющих элементов организации с определением сроков исполнения.
Необходимость разработки системы планов, то есть совокупности взаимосвязанных планов, определяется тем, что решение стратегических проблем является достаточно сложным процессом. Его сложность заключается в том, что нужно учитывать различные по своей природе факторы (научные, технические, технологические, финансовые и др.).
Поскольку планы в качестве одного из важнейших элементов должны содержать решения сложных проблем, они сами должны быть не менее сложными, чем эти проблемы. С этого следует, что простой план не может служить адекватным средством решения проблем. Скорее, это должна быть система взаимосвязанных специальных планов, отражают и учитывают различные аспекты тех сложных проблем, которые встанут перед организацией в будущем, возможности их решения, а также связи между элементами этих планов.
Можно выделить четыре вида взаимосвязанных планов, играющих подчиненную роль отношении главного (сводного) плана:
- Основные направления развития и стратегия на доступное будущее;
- Перспективный план, который выходит за пределы одного года и обычно включает перспективы совершенствования деятельности организации;
- Краткосрочный план, который разрабатывается на один-два года и охватывает в основном текущую деятельность;
- Специальные планы (проекты), конкретизирующие такие особые цели, как внедрение новых технологий таможенного контроля, перестройка организационной структуры и т.д..
Все эти взаимосвязанные планы являются формами материализации плановой деятельности и основой для формирования задач, целей и стратегий. Эти виды планов предназначены также для согласования результатов планирования, получаемых на различных уровнях управления и в различных подразделениях, а также охватывают разные периоды времени.
Первые два вида планов является основным выходом системы стратегического планирования, однако должны опираться на текущие планы. Эти планы следует трансформировать в будущие краткосрочные и специальные планы (проекты).
Не менее важным, чем взаимосвязь различных планов, входящих в систему планирования, является их содержание. Каждый из этих планов должен включать механизм адаптации к изменений.
В системе таможенной службы разрабатываются планы на различных уровнях управления: ГТСУ; таможня; таможенный пост, отдел.
Процесс планирования. Для того чтобы разработка и использование сложной системы планов были эффективными, процесс планирования должен осуществляться организованно. Сводный план можно получить простым сочетанием и согласованием составляющих планов подразделений. Для этого надо разрабатывать определенные механизмы по взаимодействию и взаимозависимости различных планов и подразделений.
Подсистема принятия решений. Планирование неразрывно связано с принятием решения по целями и стратегиями. Никакая процедура планирования не будет до конца системной без упорядоченного подхода к важнейшей фазы управленческого цикла - Принятие решений.
Процесс принятия плановых решений нельзя сделать полностью объективным и систематическим. Средством объединения суждений и оценок руководителей в одно целое в рамках формального анализа решений должна быть именно подсистема принятия решений.
Включение подсистемы принятия решений в систему планирования служит для того, чтобы подчеркнуть характер планирования как процесса, с одной стороны - разработки плана реализации управленческого решения, и с другой - разработки мероприятий плана как совокупности управленческих решений.
Подсистема информационного обеспечения. Большинство неудач в планировании обусловлены отсутствием необходимой плановой информации (баз данных). Для планирования используется информация, подготовленная и систематизирована на стадиях анализа и прогнозирования.
Подсистема организационного обеспечения. Функции стратегического планирования могут по-разному распределяться между подразделениями, в различных сочетаниях, формируя при этом один из таких профилей:
- Сильная центральная служба планирования, разрабатывающая долгосрочные стратегии;
- Центральная служба планирования, обеспечивающая долгосрочное планирование путем оказания помощи организационным подразделениям, участвующим в планировании.
Децентрализация полномочий по долгосрочному планированию ведет к возложению ответственности за составление долгосрочных планов на руководителей соответствующих подразделений.
Подсистема управления планированием. Поскольку планирование осуществляют люди, сам процесс планирования должен быть формализован и им необходимо управлять. Процесс планирование требует затрат времени и ресурсов.
Процесс планирования должен планироваться, и этим процессом следует управлять. Частично "Управление планированием" привлекает должного внимания к организационному климату, необходимого для творческого планирования. Действенным методом создания такого климата поощрения широкого участия сотрудников всех уровней в планировании.
