Кунев Ю.Д. (ру) Управление в таможенной службе (2006)
15.1. Понятие и значение документационного обеспечения управления в таможенной службе
Понятие "документ" (лат. documentum - поучительный пример, образец, способ доказательства) широко применяется во всех сферах общественной деятельности. Определение общего значения этого понятия является задачей теоретического документоведения - документологии. На международном уровне наиболее общим является определение документа как записанной информации используется как единица в документационном процессе, т.е. информация может быть зафиксирована различными способами: с помощью знаков письма, изображения, звука и т.д..
В Украине официально принято несколько определений документа, зафиксированных в ряде государственных стандартов. Документ - это материальный объект, который содержит зафиксированном виде информацию, оформлен в установленном порядке и имеет соответствии с действующим законодательством юридическую силу. Исходя из определений документа, зафиксированных в государственных стандартах Украины, основными признаками документа являются:
- Наличие информации, которая имеет определенный смысл;
- Стабильная материальная форма, обеспечивающая долговременное использование и хранение документа;
- Функциональная Цели для передачи информации в пространстве и времени.
Документ представляет собой единство материальной формы и информации, в ней зафиксирована. Двуединая природа документа - одна из его особенностей, отсутствие любой из вышеназванных составляющих означает уже не документ.
Общепринятым является определение, что делопроизводство - отрасль деятельности, предметом которой являются вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Наряду с термином "делопроизводство" в последнее время употребляется синонимический термин "документационное обеспечение управления". Его возникновение связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.
Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационную составляющую в современной организации делопроизводства.
Документационное обеспечение управления состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
- Документирование - составление и оформление документной информации на различных носителях по установленным правилам;
- Организация работы с документами, которая предусматривает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, организации.
Документационное обеспечение управления рассматривается как один из важнейших сторон деятельности организации, которая обеспечивает выполнение его функциональных задач. По разным данным, работники сферы управления тратят на работу с документами в среднем 60 - 70% рабочего времени.
Документы имеют большое значение в управленческом процессе, являются инструментами управления, так как они отражают деятельность организации, на их основе принимаются управленческие решения, документы являются главным аргументом в спорных ситуациях, закрепляя права человека и выступая способом доказательства. Управленческие документы составляют ядро документации учреждения.
В основу управленческой деятельности любой организации положены процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведение его до сведения исполнителей, осуществление контроля, исполнения и подведение итогов.
Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления - это совокупность законов и подзаконных нормативно-правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое оснащение и другие аспекты.
Нормативно-методическая база включает:
- Законодательные акты Украины в сфере информации и документации
- Указы Президента Украины, постановления правительства Украины, которые регламентируют вопросы документационного обеспечения;
- Правовые акты органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб) общеотраслевого и ведомственного характера;
- Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводства учреждений, организаций и предприятий;
- Государственные стандарта на документацию;
- Унифицированные системы документации
- Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
В Украине официально принято несколько определений документа, зафиксированных в ряде государственных стандартов. Документ - это материальный объект, который содержит зафиксированном виде информацию, оформлен в установленном порядке и имеет соответствии с действующим законодательством юридическую силу. Исходя из определений документа, зафиксированных в государственных стандартах Украины, основными признаками документа являются:
- Наличие информации, которая имеет определенный смысл;
- Стабильная материальная форма, обеспечивающая долговременное использование и хранение документа;
- Функциональная Цели для передачи информации в пространстве и времени.
Документ представляет собой единство материальной формы и информации, в ней зафиксирована. Двуединая природа документа - одна из его особенностей, отсутствие любой из вышеназванных составляющих означает уже не документ.
Общепринятым является определение, что делопроизводство - отрасль деятельности, предметом которой являются вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Наряду с термином "делопроизводство" в последнее время употребляется синонимический термин "документационное обеспечение управления". Его возникновение связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.
Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационную составляющую в современной организации делопроизводства.
Документационное обеспечение управления состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
- Документирование - составление и оформление документной информации на различных носителях по установленным правилам;
Документационное обеспечение управления рассматривается как один из важнейших сторон деятельности организации, которая обеспечивает выполнение его функциональных задач. По разным данным, работники сферы управления тратят на работу с документами в среднем 60 - 70% рабочего времени.
Документы имеют большое значение в управленческом процессе, являются инструментами управления, так как они отражают деятельность организации, на их основе принимаются управленческие решения, документы являются главным аргументом в спорных ситуациях, закрепляя права человека и выступая способом доказательства. Управленческие документы составляют ядро документации учреждения.
В основу управленческой деятельности любой организации положены процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведение его до сведения исполнителей, осуществление контроля, исполнения и подведение итогов.
Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления - это совокупность законов и подзаконных нормативно-правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое оснащение и другие аспекты.
Нормативно-методическая база включает:
- Законодательные акты Украины в сфере информации и документации
- Указы Президента Украины, постановления правительства Украины, которые регламентируют вопросы документационного обеспечения;
- Правовые акты органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб) общеотраслевого и ведомственного характера;
- Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводства учреждений, организаций и предприятий;
- Государственные стандарта на документацию;
- Унифицированные системы документации
- Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
