Кунев Ю.Д. (ру) Управление в таможенной службе (2006)
15.3. Организационно-распорядительная (управленческая) документация в таможенной службе
Как правило, одним из факторов профессионализма в любой сфере деятельности является знание соответствующей системы документации. Самой распространенной группой являются организационно-распорядительные документы, с составлением, оформлением и обработкой которых сталкивается каждый работник. Это группа документов, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций, должностных лиц.
Каждый управленец должен знать систему документации, с которой он работает. С организационно-распорядительными документами приходится иметь дело любому руководителю.
Организационно-распорядительная документация делится на три основные группы документов:
1) организационные (уставы, положения, правила, инструкции и т.д.)
2) распорядительные (приказы по основной деятельности, решения и т.п.)
3) справочно-информационные (акты, письма, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы и т.д.).
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов является типичной. Различия в большей степени касаются структуры и формы изложения текста. Каждый документ имеет особенности в оформлении и установлении определенного набора реквизитов.
Организационные документы
Организационная деятельность учреждения состоит в разработке и утверждении комплекса организационных документов, содержащих правила, нормы, устанавливают статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, функциональное содержание деятельности организации в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и т.д..
К организационным документам относятся: устав организации, положение о структурные подразделения, коллегиальные и совещательные органы, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, которые требуют регламентации (например, инструкция по делопроизводству, должностная инструкция).
Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и служат правовой основой деятельности учреждения.
Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное распределение и кооперация труда между подразделениями и сотрудниками.
Организационные документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждение новых. В стабильно работающей учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационных документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационные документы разрабатываются заново или в них вносятся необходимые изменения, дополнения распорядительными документами.
Организационные документы по своей форме бывают типовые и индивидуальные.
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции, права предприятия, организации или учреждения, является сводом правил, регулирующих деятельность учреждений, обществ, граждан, взаимодействие с другими органами и гражданами, права и обязанности в сфере государственного управления.
Положение - правовой акт, определяющий порядок создания, правовой статус, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения.
Положение об организации - правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Это, в первую очередь, высшие органы государственной власти.
Положение о структурных подразделения (службы) можно делить так:
- Положение о структурных подразделениях;
- Положение о коллегиальные, совещательные органы, как руководящие, так и специализированные.
Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.
Должностная инструкция - это правовой акт, который выдается организацией с целью регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности, обеспечивает условия для его эффективной работы. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. По необходимости для работников разрабатываются также рабочие инструкции.
Должностные инструкции являются средством управления и выполняют: организационная; регламентирующую; регулирующую функции.
Штатное расписание - правовой акт, который определяет структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.
Текст составляется в табличной форме. Определяются коды и названия структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам.
Распорядительные документы
Распорядительные документы - это документы, с помощью которых осуществляется распорядительная деятельность, оперативное руководство в учреждении, организации.
Основания для издания распорядительных документов в таможенной службе:
- Конституция и законы Украины;
- Постановления Верховной Рады Украины;
- Указы и распоряжения Президента Украины;
- Постановления и распоряжения Кабинета Министров Украины
- Приказы Государственной таможенной службы Украины, решение коллегии. Гостаможслужбы Украина;
- Производство органом таможенной службы исполнительной и распорядительной деятельности с целью выполнения возложенных на него задач и функций;
- Потребность в нормативно-правовом регулировании деятельности органа.
Распорядительные документы в органы таможенной службы выдаются на основании:
1. Распорядительных документов органов таможенной службы высшего уровня, которые должны иметь ссылки на них с указанием наименований Этих документов, дат, номеров и заголовков.
2. Коллегиального принятия решения во время проведения собраний, заседаний, совещаний, что фиксируется в протоколах. Решение коллегии Гостаможслужбы Украины вводятся в действие приказами Гостаможслужбы и доводятся до исполнителей путем их рассылки.
3. Оперативного обмена информацией с помощью переписки. Таможенный орган при осуществления оперативных связей со своими структурными подразделениями, другими организациями, отдельными гражданами может отправлять письма. Как правило, письма складываются, когда невозможно или трудно осуществить бездокументарной обмен информации, дать устные разъяснения, указания (лично или по телефону), провести инструктирование и т.д..
Приказ - это основной распорядительный документ органа таможенной службы.
В таможенной службе по смыслу приказы делятся на следующие виды:
1) приказы по основной деятельности (по вопросам образования, ликвидации, переименования, реорганизации таможенного органа или структурного подразделения; перераспределения и изменения зоны его деятельности; утверждение положений, инструкций, правил, структуры и внесение изменений в них; финансово-хозяйственной деятельности);
2) кадровые приказы (по вопросам назначения на должность, перемещение, увольнение с должности, награждении работников или поощрения, применения взысканий или мер дисциплинарного воздействия, о предоставлении отпусков)
3) приказы о командировке.
Подробно структура, требования к изложению и оформлению приказов Государственной таможенной службы Украины изложены в Регламенте планирования нормотворческой деятельности, подготовки и рассмотрения правовых актов, разрабатываемых или согласуются государственной таможенной службой Украины, утвержденного приказом Государственной таможенной службы Украины от 04.09.2002 г. № 481.
Справочно-информационные документы
Большинство документов, которые используются в управлении, имеют справочно-информационный характер. Они содержат информацию о состоянии дел в организации, описывающие события, произошедшие информируют о событиях, которые имеют произойти. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или быть лишь доведенной до сведения. В справочно-информационных документов относятся акты, справки, докладные, объяснительные, служебные записки, доклады, договоры, служебные письма, телеграммы, телефонограммы. Эти документы могут быть основаниями для издания распорядительных документов.
Служебные письма - это обобщенное название большой группы управленческих документов, одно из основных средств обмена информацией и оперативного управления различными процессами деятельности организаций и учреждений. Содержание письма имеет индивидуальный характер, письмо, как правило, посвящается одному вопросу.
Существуют две группы служебных писем:
- Такие, требующие ответа (инициативные): письма-просьбы, письма-запросы, письма-обращения, письма-предложения, письма-требования;
- Такие, которые не требуют ответа: сопроводительные, гарантийные, информационные, письма-приглашения, письма-уведомления, письма-предупреждения, письма-согласования, письма-напоминания, письма-извещения, письма-отказа.
Справка - служебный документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Внутренние справки имеют обобщенные результаты выполнения определенных служебных работ, проведения исследований и проверок. их складывают в ответ на запрос руководства и подают в определенный срок.
Внешние справки составляют с целью засвидетельствования какого-либо юридического факта. их выдают для представления в соответствующие органы. Внешние справки регистрируются в журналах исходящей документации.
Существуют различные виды справок: аналитические, архивные, биографические, медицинские.
Справки, как и все служебные документы, подлежат обязательной регистрации.
В органах государственной власти, где работают государственные служащие, достаточно распространена биографическая справка, оформленная в виде анкеты.
Докладная записка - служебный документ, содержащий изложение определенного вопроса с выводами и предложениями автора. В докладной записке может содержаться:
- Информация руководству о сложных ситуациях, важные факты, имевшие место;
- Сообщение о непредвиденные трудности, возникшие в процессе выполнения задачи;
- Сообщение о переносе сроков, досрочное завершение или прекращение работы.
Внутренние докладные записки адресуются руководителю, которому непосредственно подчиняется работник. Внешние адресуют руководителям органов высшего уровня.
Пояснительная записка - служебный документ, который объясняет смысл положений другого документа или причины какого-либо действия, поступка.
По назначению служебные записки подразделяются:
- Сопровождающие (прилагаются к планам, отчетам)
- Те, которые содержат объяснения причин, событий, поступков, поведения отдельных работников.
В последнее время широкое распространение в управленческой документации получили служебные записки. С их помощью осуществляется переписка между структурными подразделениями в рамках одной организации. По своему содержанию служебная записка может иметь информационный, инициативный, отчетный характер, содержать сообщение, предложение, просьба, ответ.
Поскольку докладные и объяснительные записки по своему происхождению служебными документами, то их можно называть служебными записками. Служебные записки, адресованы руководству органа таможенной службы, представляемых для регистрации в общего отдела с соответствующими согласованиями непосредственного руководителя и заместителя руководителя органа, курирующего деятельность структурного подразделения согласно распределению обязанностей.
Каждый управленец должен знать систему документации, с которой он работает. С организационно-распорядительными документами приходится иметь дело любому руководителю.
Организационно-распорядительная документация делится на три основные группы документов:
1) организационные (уставы, положения, правила, инструкции и т.д.)
2) распорядительные (приказы по основной деятельности, решения и т.п.)
3) справочно-информационные (акты, письма, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы и т.д.).
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов является типичной. Различия в большей степени касаются структуры и формы изложения текста. Каждый документ имеет особенности в оформлении и установлении определенного набора реквизитов.
Организационные документы
Организационная деятельность учреждения состоит в разработке и утверждении комплекса организационных документов, содержащих правила, нормы, устанавливают статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, функциональное содержание деятельности организации в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и т.д..
К организационным документам относятся: устав организации, положение о структурные подразделения, коллегиальные и совещательные органы, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, которые требуют регламентации (например, инструкция по делопроизводству, должностная инструкция).
Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное распределение и кооперация труда между подразделениями и сотрудниками.
Организационные документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждение новых. В стабильно работающей учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационных документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационные документы разрабатываются заново или в них вносятся необходимые изменения, дополнения распорядительными документами.
Организационные документы по своей форме бывают типовые и индивидуальные.
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции, права предприятия, организации или учреждения, является сводом правил, регулирующих деятельность учреждений, обществ, граждан, взаимодействие с другими органами и гражданами, права и обязанности в сфере государственного управления.
Положение - правовой акт, определяющий порядок создания, правовой статус, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения.
Положение об организации - правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Это, в первую очередь, высшие органы государственной власти.
Положение о структурных подразделения (службы) можно делить так:
- Положение о структурных подразделениях;
- Положение о коллегиальные, совещательные органы, как руководящие, так и специализированные.
Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.
Должностная инструкция - это правовой акт, который выдается организацией с целью регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности, обеспечивает условия для его эффективной работы. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. По необходимости для работников разрабатываются также рабочие инструкции.
Должностные инструкции являются средством управления и выполняют: организационная; регламентирующую; регулирующую функции.
Штатное расписание - правовой акт, который определяет структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.
Текст составляется в табличной форме. Определяются коды и названия структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам.
Распорядительные документы - это документы, с помощью которых осуществляется распорядительная деятельность, оперативное руководство в учреждении, организации.
Основания для издания распорядительных документов в таможенной службе:
- Конституция и законы Украины;
- Постановления Верховной Рады Украины;
- Указы и распоряжения Президента Украины;
- Постановления и распоряжения Кабинета Министров Украины
- Приказы Государственной таможенной службы Украины, решение коллегии. Гостаможслужбы Украина;
- Производство органом таможенной службы исполнительной и распорядительной деятельности с целью выполнения возложенных на него задач и функций;
- Потребность в нормативно-правовом регулировании деятельности органа.
Распорядительные документы в органы таможенной службы выдаются на основании:
1. Распорядительных документов органов таможенной службы высшего уровня, которые должны иметь ссылки на них с указанием наименований Этих документов, дат, номеров и заголовков.
2. Коллегиального принятия решения во время проведения собраний, заседаний, совещаний, что фиксируется в протоколах. Решение коллегии Гостаможслужбы Украины вводятся в действие приказами Гостаможслужбы и доводятся до исполнителей путем их рассылки.
3. Оперативного обмена информацией с помощью переписки. Таможенный орган при осуществления оперативных связей со своими структурными подразделениями, другими организациями, отдельными гражданами может отправлять письма. Как правило, письма складываются, когда невозможно или трудно осуществить бездокументарной обмен информации, дать устные разъяснения, указания (лично или по телефону), провести инструктирование и т.д..
Приказ - это основной распорядительный документ органа таможенной службы.
В таможенной службе по смыслу приказы делятся на следующие виды:
1) приказы по основной деятельности (по вопросам образования, ликвидации, переименования, реорганизации таможенного органа или структурного подразделения; перераспределения и изменения зоны его деятельности; утверждение положений, инструкций, правил, структуры и внесение изменений в них; финансово-хозяйственной деятельности);
2) кадровые приказы (по вопросам назначения на должность, перемещение, увольнение с должности, награждении работников или поощрения, применения взысканий или мер дисциплинарного воздействия, о предоставлении отпусков)
3) приказы о командировке.
Подробно структура, требования к изложению и оформлению приказов Государственной таможенной службы Украины изложены в Регламенте планирования нормотворческой деятельности, подготовки и рассмотрения правовых актов, разрабатываемых или согласуются государственной таможенной службой Украины, утвержденного приказом Государственной таможенной службы Украины от 04.09.2002 г. № 481.
Большинство документов, которые используются в управлении, имеют справочно-информационный характер. Они содержат информацию о состоянии дел в организации, описывающие события, произошедшие информируют о событиях, которые имеют произойти. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или быть лишь доведенной до сведения. В справочно-информационных документов относятся акты, справки, докладные, объяснительные, служебные записки, доклады, договоры, служебные письма, телеграммы, телефонограммы. Эти документы могут быть основаниями для издания распорядительных документов.
Служебные письма - это обобщенное название большой группы управленческих документов, одно из основных средств обмена информацией и оперативного управления различными процессами деятельности организаций и учреждений. Содержание письма имеет индивидуальный характер, письмо, как правило, посвящается одному вопросу.
Существуют две группы служебных писем:
- Такие, требующие ответа (инициативные): письма-просьбы, письма-запросы, письма-обращения, письма-предложения, письма-требования;
- Такие, которые не требуют ответа: сопроводительные, гарантийные, информационные, письма-приглашения, письма-уведомления, письма-предупреждения, письма-согласования, письма-напоминания, письма-извещения, письма-отказа.
Справка - служебный документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Внутренние справки имеют обобщенные результаты выполнения определенных служебных работ, проведения исследований и проверок. их складывают в ответ на запрос руководства и подают в определенный срок.
Внешние справки составляют с целью засвидетельствования какого-либо юридического факта. их выдают для представления в соответствующие органы. Внешние справки регистрируются в журналах исходящей документации.
Существуют различные виды справок: аналитические, архивные, биографические, медицинские.
Справки, как и все служебные документы, подлежат обязательной регистрации.
В органах государственной власти, где работают государственные служащие, достаточно распространена биографическая справка, оформленная в виде анкеты.
Докладная записка - служебный документ, содержащий изложение определенного вопроса с выводами и предложениями автора. В докладной записке может содержаться:
- Информация руководству о сложных ситуациях, важные факты, имевшие место;
- Сообщение о непредвиденные трудности, возникшие в процессе выполнения задачи;
- Сообщение о переносе сроков, досрочное завершение или прекращение работы.
Внутренние докладные записки адресуются руководителю, которому непосредственно подчиняется работник. Внешние адресуют руководителям органов высшего уровня.
Пояснительная записка - служебный документ, который объясняет смысл положений другого документа или причины какого-либо действия, поступка.
По назначению служебные записки подразделяются:
- Сопровождающие (прилагаются к планам, отчетам)
- Те, которые содержат объяснения причин, событий, поступков, поведения отдельных работников.
В последнее время широкое распространение в управленческой документации получили служебные записки. С их помощью осуществляется переписка между структурными подразделениями в рамках одной организации. По своему содержанию служебная записка может иметь информационный, инициативный, отчетный характер, содержать сообщение, предложение, просьба, ответ.
Поскольку докладные и объяснительные записки по своему происхождению служебными документами, то их можно называть служебными записками. Служебные записки, адресованы руководству органа таможенной службы, представляемых для регистрации в общего отдела с соответствующими согласованиями непосредственного руководителя и заместителя руководителя органа, курирующего деятельность структурного подразделения согласно распределению обязанностей.
