Кунєв Ю.Д. Управління в митній службі (2006)
Типи та види планів, їх зміст і форми
Оскільки планування є елементом технології виконання управлінських рішень, то характер та зміст планів прямо залежать від . характеру і змісту прийнятих управлінських рішень. Тому класифікація планів цілком повторює класифікацію управлінських рішень.
Для соціальних систем характерна різноманітність планів, які класифікуються за різними критеріями. Розглянемо основні з них (табл. 3.3).
За суб'єктами плани бувають двох видів: плани колективні й особисті.
За тривалістю планового періоду плани поділяються на довгострокові (від 5 років і більше), середньострокові (від 1 року і до 5 років) і поточні (до 1 року).
Різновидом поточних є цільові плани, що складаються для проведення спеціальної операції або якого-небудь конкретного заходу.
За масштабом та рівнем (ієрархії) управління плани бувають стратегічні (розробляються стратегічними рівнями управління), тактичні (розробляються тактичними рівнями управління), оперативні (розробляються оперативними рівнями управління).
З метою реалізації стратегічних (довгострокових) планів розробляються більш конкретні тактичні (середньострокові) й оперативні (річні, квартальні) плани.
До стратегічного планування належить розробка: а) довгострокових комплексних цільових програм, які передбачають вирішення проблем у сфері основних функцій організації, вдосконалення функціонування організації; б) перспективних планів виробничо-господарської діяльності і планів науково-дослідних та Дослідно-конструкторських робіт.
Таблиця 3.3
Класифікація планів в управлінні митною службою
Тактичне планування передбачає розробку поточних (річних, піврічних та квартальних) планів. Воно полягає у визначенні основних завдань та напрямів діяльності організації.
Оперативне планування включає розробку спеціальних планів діяльності організації, а також складання планів індивідуальної роботи працівників організації.
За видом проблеми існують три основних типи планів:
1. Плани-цілі, що являють собою набір якісних і кількісних характеристик бажаного стану об'єкта управління та його окремих
елементів. У рамках плану ці характеристики узгоджуються і певним чином ранжуються за тим або іншим критерієм, однак вони ніколи не пов'язуються ні з конкретними способами досягнення мети, ні з необхідними для цього ресурсами. Плани-цілі використовуються там, де дуже велика невизначеність майбутнього.
2. Плани для повторюваних дій (типові), що визначають терміни, а також порядок їх здійснення в стандартних ситуаціях. У них звичайно передбачаються можливості, які забезпечують маневр у випадку виникнення типових, стандартних ситуацій.
3. Плани для неповторюваних дій, що складаються для вирішення специфічних проблем, які виникають у процесі розвитку і функціонування організації.
За спрямованістю і характером розв'язуваних завдань плани поділяються на перспективні та робочі.
Перспективне планування - найбільш складний вид планувань, що вимагає наукових знань і великого досвіду керівників.
Перспективне планування пов'язане з розробкою планів, термін дії яких перевищує календарний рік, тобто включає довгострокове і середньострокове планування. Відмітною рисою перспективного планування є також постановка в них складних і великих цілей та завдань, для вирішення яких потрібно не тільки значний час, але й залучення великих коштів і сил.
Заходи перспективного плану мають, як правило, масштабний характер, є трудомісткими й довгостроковими і, відповідно, вимагають для свого виконання об'єднаних зусиль багатьох органів та
підрозділів.
Підстави для перспективного планування в митній службі:
- вимоги нормативних актів ДМСУ;
- завдання довгострокових планів ДМСУ з удосконалювання митної справи;
- проблеми регіонального характеру з митної справи.
Робоче планування здійснюється у вигляді розробки календарних (місячних, квартальних, піврічних, річних), а також цільових і особистих планів роботи. Робоче планування охоплює всі рівні управління і напрямки роботи. За допомогою робочих планів послідовно і цілеспрямовано забезпечується виконання завдань, які передбачаються перспективними планами.
Цільові плани розробляються в необхідних випадках для організації спеціальних операцій, конкретного заходу або напрямку оперативно-службової діяльності на терміни, обумовлені необхідністю досягнення мети.
Одним з найважливіших планів ДМСУ є стратегічний план, або Концепція розвитку ДМСУ. У стратегічному плані цілі й завдання визначаються, виходячи з програмних установок правлячої партії, і в концентрованому вигляді містяться в концепції соціально-економічного розвитку країни. Концепція розвитку
митної служби - це загальний задум проектів, стратегічних планів, що виражаються у формулюванні глобальних цілей і пріоритетів системи митної служби щодо реалізації митної політики держави та визначення найважливіших шляхів, форм, методів і принципів їх досягнення. Концепція є основним продуктом довгострокового планування, яке завдяки цьому слід вважати соціально-економічним, у якому цілеспрямований розвиток суспільних процесів та вдосконалення загальних правил функціонування системи, якщо вони пов'язані з визначенням основних напрямків прогресу системи, мають отримати вирішальне значення. Таким чином, реалізується головна функція довгострокового планування - формулювання стратегічних цілей економічного і соціального розвитку держави, що найбільш повно відповідають програмам реалізації державної політики і будуть реально досягнуті з погляду ресурсних можливостей та прогнозованих умов. Основний зміст концепції становлять конкретне обґрунтування та узгодження принципових стратегічних рішень з найважливіших напрямків форм реалізації довгострокової митної політики в галузі управління митною справою, що пов'язані із соціально-економічними, зовнішньополітичними і військово-стратегічними умовами та вимогами.
У митній службі концепції розробляються постійно, але більшість з них так і залишаються проектами, що не відповідає важливості та значенню цього виду планів для розвитку ДМСУ.
Важливим елементом системи планів митної служби є типові плани. Можливість розробки стандартних (типових) рішень і відповідних ним планів підвищує надійність системи митної служби. Плани розстановки сил та засобів у різних надзвичайних обставинах, під час розшуку та затримання контрабанди тощо передбачені чинними відомчими нормативними актами. Цінність таких спеціальних планів обумовлена тим, що вони дають можливість не тільки заздалегідь, у спокійній обстановці розробити розрахунок і розстановку сил та засобів, але й підготувати особовий склад до виконання цих планів шляхом проведення навчальних занять і тренувань. Крім того, типові рішення вимагають якнайменше часу на їх прийняття й реалізацію, а час на підготовку рішення витрачений заздалегідь.
Поточні та перспективні плани. Планування має охоплювати поточні та перспективні питання діяльності митної служби. Митна служба при розробці поточних планів має враховувати майбутні зміни економічного та соціального характеру, оскільки саме они зумовлюють виникнення причин, що справляють позитивний бо негативний вплив на стан митної справи. Органи митної служби повинні враховувати у своїх планах вимоги державних довгострокових програм соціального та економічного розвитку України і перспективних планів на рівні ЦАДМСУ.
Комплексні плани. Специфіка системи митної служби потребує постійного поєднання галузевих і територіальних завдань здійснення митної справи, що обумовлює необхідність комплексного планування цієї роботи в рамках регіону (області, міста, району).
Форми планів. Основні форми планів у державних органах: описова; календарна; таблична; сітковий план-графік.
В описовій формі плану послідовно викладаються такі його елементи, як вступна частина (преамбула), цілі й завдання, заходи оперативно-службової діяльності.
У вступній частині (преамбулі) плану в описовій формі стисло викладаються найбільш суттєві відомості про обстановку. Тут же відбивається оцінка взаємодії та взаємозв'язки елементів обстановки.
Цілями і завданнями, сформульованими у вступній частині, визначається структура плану. Для вирішення конкретного завдання варто виділити розділ у плані, назва якого відповідатиме змісту завдання.
Виділення розділів і підрозділів дає можливість об'єднати заходи плану в систему, згрупувати їх за масштабами, спрямованістю, термінами виконання тощо.
Перевагою описової форми плану є її відносна простота і доступність. Вона не вимагає великих витрат зусиль і часу на оформлення. Недоліком описової форми є відсутність наочності плану (багато планів, особливо перспективні, мають дуже великий обсяг).
Календарна форма плану близька до описової. її відмітною рисою є встановлення конкретних календарних термінів послідовного виконання планованих заходів.
Таблична форма плану має вигляд таблиці. Кожний рядок таблиці відповідає певним заходам плану, з розподілом їх на розділи і підрозділи. У стовпцях цієї таблиці послідовно викладається зміст планованих заходів (робіт), відповідальні виконавці й терміни реалізації.
Сітковий план-графік. Сіткове планування служить для складання раціонального плану вирішення оперативно-службового завдання в найкоротший термін і з мінімальними витратами. Методи сіткового планування дають можливість вчасно оцінювати "вузькі" місця, вносити необхідні корективи в роботу.
Усі заходи розв'язуваного завдання в їх взаємозв'язку становлять схему - сітковий план-графік. Більш докладно з методикою складання сіткових планів-графіків можна ознайомитися у спеціальній літературі.
Таким чином, аналіз показує, що теорія і практика науки управління містять значний арсенал рекомендацій із планування як важливої функції управління.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
Для соціальних систем характерна різноманітність планів, які класифікуються за різними критеріями. Розглянемо основні з них (табл. 3.3).
За суб'єктами плани бувають двох видів: плани колективні й особисті.
За тривалістю планового періоду плани поділяються на довгострокові (від 5 років і більше), середньострокові (від 1 року і до 5 років) і поточні (до 1 року).
Різновидом поточних є цільові плани, що складаються для проведення спеціальної операції або якого-небудь конкретного заходу.
За масштабом та рівнем (ієрархії) управління плани бувають стратегічні (розробляються стратегічними рівнями управління), тактичні (розробляються тактичними рівнями управління), оперативні (розробляються оперативними рівнями управління).
З метою реалізації стратегічних (довгострокових) планів розробляються більш конкретні тактичні (середньострокові) й оперативні (річні, квартальні) плани.
До стратегічного планування належить розробка: а) довгострокових комплексних цільових програм, які передбачають вирішення проблем у сфері основних функцій організації, вдосконалення функціонування організації; б) перспективних планів виробничо-господарської діяльності і планів науково-дослідних та Дослідно-конструкторських робіт.
Таблиця 3.3
Класифікація планів в управлінні митною службою
| № з/п | Основа для класифікації | Вид плану |
| 1 | За суб'єктами | Колективні; особисті (індивідуальні) |
| 2 | За направленістю безпосереднього впливу | Зовнішні, внутрішньосистемні |
| 3 | За масштабом та рівнем управління | Стратегічні, тактичні, оперативні |
| 4 | За тривалістю планового періоду | З визначеним терміном (довгострокові, середньострокові, короткострокові); припиняють свою дію у міру виконання |
| 5 | За характером (обсягом і видом проблеми) | 1) Загальні; окремі (тематичні); спеціальні 2) Плани-цілі, повторюваних, неповторюваних дій |
| 6 | За змістом | Економічні, політичні, організаційні, технологічні |
| 7 | За спрямованістю і характером розв'язуваних завдань | Перспективні; поточні; робочі |
Оперативне планування включає розробку спеціальних планів діяльності організації, а також складання планів індивідуальної роботи працівників організації.
За видом проблеми існують три основних типи планів:
1. Плани-цілі, що являють собою набір якісних і кількісних характеристик бажаного стану об'єкта управління та його окремих
елементів. У рамках плану ці характеристики узгоджуються і певним чином ранжуються за тим або іншим критерієм, однак вони ніколи не пов'язуються ні з конкретними способами досягнення мети, ні з необхідними для цього ресурсами. Плани-цілі використовуються там, де дуже велика невизначеність майбутнього.
2. Плани для повторюваних дій (типові), що визначають терміни, а також порядок їх здійснення в стандартних ситуаціях. У них звичайно передбачаються можливості, які забезпечують маневр у випадку виникнення типових, стандартних ситуацій.
3. Плани для неповторюваних дій, що складаються для вирішення специфічних проблем, які виникають у процесі розвитку і функціонування організації.
За спрямованістю і характером розв'язуваних завдань плани поділяються на перспективні та робочі.
Перспективне планування - найбільш складний вид планувань, що вимагає наукових знань і великого досвіду керівників.
Перспективне планування пов'язане з розробкою планів, термін дії яких перевищує календарний рік, тобто включає довгострокове і середньострокове планування. Відмітною рисою перспективного планування є також постановка в них складних і великих цілей та завдань, для вирішення яких потрібно не тільки значний час, але й залучення великих коштів і сил.
Заходи перспективного плану мають, як правило, масштабний характер, є трудомісткими й довгостроковими і, відповідно, вимагають для свого виконання об'єднаних зусиль багатьох органів та
підрозділів.
Підстави для перспективного планування в митній службі:
- вимоги нормативних актів ДМСУ;
- завдання довгострокових планів ДМСУ з удосконалювання митної справи;
Робоче планування здійснюється у вигляді розробки календарних (місячних, квартальних, піврічних, річних), а також цільових і особистих планів роботи. Робоче планування охоплює всі рівні управління і напрямки роботи. За допомогою робочих планів послідовно і цілеспрямовано забезпечується виконання завдань, які передбачаються перспективними планами.
Цільові плани розробляються в необхідних випадках для організації спеціальних операцій, конкретного заходу або напрямку оперативно-службової діяльності на терміни, обумовлені необхідністю досягнення мети.
Одним з найважливіших планів ДМСУ є стратегічний план, або Концепція розвитку ДМСУ. У стратегічному плані цілі й завдання визначаються, виходячи з програмних установок правлячої партії, і в концентрованому вигляді містяться в концепції соціально-економічного розвитку країни. Концепція розвитку
митної служби - це загальний задум проектів, стратегічних планів, що виражаються у формулюванні глобальних цілей і пріоритетів системи митної служби щодо реалізації митної політики держави та визначення найважливіших шляхів, форм, методів і принципів їх досягнення. Концепція є основним продуктом довгострокового планування, яке завдяки цьому слід вважати соціально-економічним, у якому цілеспрямований розвиток суспільних процесів та вдосконалення загальних правил функціонування системи, якщо вони пов'язані з визначенням основних напрямків прогресу системи, мають отримати вирішальне значення. Таким чином, реалізується головна функція довгострокового планування - формулювання стратегічних цілей економічного і соціального розвитку держави, що найбільш повно відповідають програмам реалізації державної політики і будуть реально досягнуті з погляду ресурсних можливостей та прогнозованих умов. Основний зміст концепції становлять конкретне обґрунтування та узгодження принципових стратегічних рішень з найважливіших напрямків форм реалізації довгострокової митної політики в галузі управління митною справою, що пов'язані із соціально-економічними, зовнішньополітичними і військово-стратегічними умовами та вимогами.
У митній службі концепції розробляються постійно, але більшість з них так і залишаються проектами, що не відповідає важливості та значенню цього виду планів для розвитку ДМСУ.
Важливим елементом системи планів митної служби є типові плани. Можливість розробки стандартних (типових) рішень і відповідних ним планів підвищує надійність системи митної служби. Плани розстановки сил та засобів у різних надзвичайних обставинах, під час розшуку та затримання контрабанди тощо передбачені чинними відомчими нормативними актами. Цінність таких спеціальних планів обумовлена тим, що вони дають можливість не тільки заздалегідь, у спокійній обстановці розробити розрахунок і розстановку сил та засобів, але й підготувати особовий склад до виконання цих планів шляхом проведення навчальних занять і тренувань. Крім того, типові рішення вимагають якнайменше часу на їх прийняття й реалізацію, а час на підготовку рішення витрачений заздалегідь.
Поточні та перспективні плани. Планування має охоплювати поточні та перспективні питання діяльності митної служби. Митна служба при розробці поточних планів має враховувати майбутні зміни економічного та соціального характеру, оскільки саме они зумовлюють виникнення причин, що справляють позитивний бо негативний вплив на стан митної справи. Органи митної служби повинні враховувати у своїх планах вимоги державних довгострокових програм соціального та економічного розвитку України і перспективних планів на рівні ЦАДМСУ.
Комплексні плани. Специфіка системи митної служби потребує постійного поєднання галузевих і територіальних завдань здійснення митної справи, що обумовлює необхідність комплексного планування цієї роботи в рамках регіону (області, міста, району).
Форми планів. Основні форми планів у державних органах: описова; календарна; таблична; сітковий план-графік.
В описовій формі плану послідовно викладаються такі його елементи, як вступна частина (преамбула), цілі й завдання, заходи оперативно-службової діяльності.
У вступній частині (преамбулі) плану в описовій формі стисло викладаються найбільш суттєві відомості про обстановку. Тут же відбивається оцінка взаємодії та взаємозв'язки елементів обстановки.
Цілями і завданнями, сформульованими у вступній частині, визначається структура плану. Для вирішення конкретного завдання варто виділити розділ у плані, назва якого відповідатиме змісту завдання.
Виділення розділів і підрозділів дає можливість об'єднати заходи плану в систему, згрупувати їх за масштабами, спрямованістю, термінами виконання тощо.
Перевагою описової форми плану є її відносна простота і доступність. Вона не вимагає великих витрат зусиль і часу на оформлення. Недоліком описової форми є відсутність наочності плану (багато планів, особливо перспективні, мають дуже великий обсяг).
Календарна форма плану близька до описової. її відмітною рисою є встановлення конкретних календарних термінів послідовного виконання планованих заходів.
Таблична форма плану має вигляд таблиці. Кожний рядок таблиці відповідає певним заходам плану, з розподілом їх на розділи і підрозділи. У стовпцях цієї таблиці послідовно викладається зміст планованих заходів (робіт), відповідальні виконавці й терміни реалізації.
Сітковий план-графік. Сіткове планування служить для складання раціонального плану вирішення оперативно-службового завдання в найкоротший термін і з мінімальними витратами. Методи сіткового планування дають можливість вчасно оцінювати "вузькі" місця, вносити необхідні корективи в роботу.
Усі заходи розв'язуваного завдання в їх взаємозв'язку становлять схему - сітковий план-графік. Більш докладно з методикою складання сіткових планів-графіків можна ознайомитися у спеціальній літературі.
Таким чином, аналіз показує, що теорія і практика науки управління містять значний арсенал рекомендацій із планування як важливої функції управління.
