Кунєв Ю.Д. Управління в митній службі (2006)

Система планування в митній службі

До системи планування включаються повністю система планів, процес планування, підсистема управління плануванням і частково - три інших елементи: підсистеми організаційного, інформаційного забезпечення, прийняття рішень.

Система планів. Результатом процесу планування є планова документація (так звана "система планів"), у якій знаходять висвітлення усі види показників. Стратегічний план фактично є програмою реалізації тієї чи іншої стратегії. Його структура відображає ієрархію стратегій як у просторі, так і в часі, оскільки цей план включає стратегічні плани складових елементів організації з визначенням термінів виконання.

Необхідність розробки системи планів, тобто сукупності взаємозалежних планів, визначається тим, що вирішення стратегічних проблем є досить складним процесом. Його складність полягає в тому, що потрібно враховувати різні за своєю природою фактори (наукові, технічні, технологічні, фінансові тощо).

Оскільки плани у ролі одного з найважливіших елементів мають містити вирішення складних проблем, вони самі повинні бути не менш складними, ніж ці проблеми. З цього випливає, що простий план не може служити адекватним засобом вирішення проблем. Скоріше, це має бути система взаємозалежних спеціальних планів, що відображають і враховують різні аспекти тих складних проблем, які постануть перед організацією у майбутньому, можливості їх вирішення, а також зв'язки між елементами цих планів.

Можна виділити чотири види взаємозалежних планів, що відіграють підпорядковану роль стосовно головного (зведеного) плану:

- основні напрямки розвитку і стратегія на доступне майбутнє;

- перспективний план, що виходить за межі одного року і звичайно включає перспективи удосконалювання діяльності організації;

- короткостроковий план, що розробляється на один-два роки і охоплює в основному поточну діяльність;

- спеціальні плани (проекти), що конкретизують такі особливі цілі, як упровадження нових технологій митного контролю, перебудова організаційної структури тощо.

Усі ці взаємозалежні плани є формами матеріалізації планової діяльності й основою для формування завдань, цілей і стратегій. Ці види планів призначені також для узгодження результатів планування, що одержуються на різних рівнях управління і в різних підрозділах, а також охоплюють різні періоди часу.

В основних напрямках розвитку організації фіксується стратегія досягнення основних цілей, основні напрямки діяльності. Перспективний план розробляється більш детально. Він охоплює тривалий період часу, враховує можливості введення нових послуг і використання нових ресурсів. У короткостроковому плані горизонт планування набагато вужчий, але за іншими параметрами цей план не поступається попередньому. Спеціальні плани (проекти) мають різні часові обрії, але вже за спрямованістю орієнтовані на досягнення обмеженої кількості конкретних цілей і використання вузького кола ресурсів.

Перші два види планів є основним виходом системи стратегічного планування, однак мають спиратися на поточні плани. Ці плани варто трансформувати в майбутні короткострокові та спеціальні плани (проекти).

Не менш важливим, ніж взаємозв'язок різних планів, що входять у систему планування, є їх зміст. Кожний з цих планів має включати механізм адаптації до змін.

У системі митної служби розробляються плани на різних рівнях управління: ДМСУ; митниця; митний пост, відділ.

Процес планування. Для того щоб розробка і використання складної системи планів були ефективними, процес планування має здійснюватися організовано. Зведений план можна одержати простим поєднанням і ув'язуванням складових планів підрозділів. Для цього треба розробляти певні механізми щодо взаємодії та взаємозалежності різних планів і підрозділів.

Підсистема прийняття рішень. Планування нерозривно пов'язано з прийняттям рішення за цілями і стратегіями. Ніяка процедура планування не буде до кінця системною без упорядкованого підходу до найважливішої фази управлінського циклу - прийняття рішень.

Процес прийняття планових рішень не можна зробити цілком об'єктивним і систематичним. Засобом об'єднання суджень і оцінок керівників в одне ціле в рамках формального аналізу рішень має бути саме підсистема прийняття рішень.

Включення підсистеми прийняття рішень у систему планування служить для того, щоб підкреслити характер планування як процесу, з одного боку - розробки плану реалізації управлінського рішення, і з іншого - розробки заходів плану як сукупності управлінських рішень.

Підсистема інформаційного забезпечення. Багато невдач у плануванні зумовлені відсутністю необхідної планової інформації (баз даних). Для планування використовується інформація, підготовлена і систематизована на стадіях аналізу і прогнозування.

Підсистема організаційного забезпечення. Функції стратегічного планування можуть по-різному розподілятися між підрозділами, у різних сполученнях, формуючи при цьому один з таких профілів:

- сильна центральна служба планування, яка розробляє довгострокові стратегії;

— центральна служба планування, яка забезпечує довгострокове планування шляхом надання допомоги організаційним підрозділам, котрі беруть участь у плануванні.

Децентралізація повноважень з довгострокового планування веде до покладання відповідальності за складання довгострокових планів на керівників відповідних підрозділів.

Підсистема управління плануванням. Оскільки планування здійснюють люди, сам процес планування має бути формалізований і ним необхідно управляти. Процес планування потребує витрат часу і ресурсів.

Процес планування повинен плануватися, і цим процесом варто управляти. Частково "управління плануванням" привертає належну увагу до організаційного клімату, необхідного для творчого планування. Дієвим методом створення такого клімату є заохочення широкої участі працівників усіх рівнів у плануванні.

Працівників слід заохочувати, для того щоб вони застосовували свої знання та вміння для поліпшення планування.

Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.