Кунєв Ю.Д. Управління в митній службі (2006)
Поняття і значення документаційного забезпечення управління в митній службі
Поняття "документ" (лат. documentum - повчальний приклад, взірець, спосіб доказу) широко застосовується в усіх сферах суспільної діяльності. Визначення загального значення цього поняття є завданням теоретичного документознавства - документології. На міжнародному рівні найбільш загальним є визначення документа як записаної інформації, що використовується як одиниця в документаційному процесі, тобто інформація може бути зафіксована у різний спосіб: за допомогою знаків письма, зображення, звука тощо.
В Україні офіційно прийнято декілька визначень документа, зафіксованих у ряді державних стандартів. Документ - це матеріальний об 'єкт, який містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Виходячи із визначень документа, зафіксованих у державних стандартах України, основними ознаками документа є:
— наявність інформації, яка має певний зміст;
— стабільна матеріальна форма, що забезпечує довготривале використання та зберігання документа;
— функціональна призначеність для передавання інформації у просторі та часі.
Документ являє собою єдність матеріальної форми та інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа - одна з його особливостей, відсутність будь-якої з вищеназваних складових означає вже не документ.
Загальноприйнятим є визначення, що діловодство — галузь діяльності, предметом якої є питання документування та організації роботи з документами у процесі управлінських дій. Поряд із терміном "діловодство" останнім часом вживається синонімічний термін "документаційне забезпечення управління". Його виникнення пов'язано зі зміною організаційно-технічної основи діловодства завдяки активному впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки та сучасних інформаційних технологій створення, обробки, накопичування, зберігання, пошуку й використання інформації в управлінні.
Термін "документаційне забезпечення управління" підкреслює інформаційну складову в сучасній організації діловодства.
Документаційне забезпечення управління складається із двох нерозривно пов'язаних компонентів:
- документування - складання та оформлення документної інформації на різних носіях за встановленими правилами;
- організація роботи з документами, яка передбачає організацію документообігу, зберігання та використання документів у поточній діяльності установи, організації.
Документаційне забезпечення управління розглядається як одна з найважливіших сторін діяльності організації, котра забезпечує виконання її функціональних завдань. За різними даними, працівники сфери управління витрачають на роботу з документами в середньому 60 - 70 % робочого часу.
Документи мають велике значення в управлінському процесі, є інструментами управління, через те що вони відображають діяльність організації, на їх основі приймаються управлінські рішення, документи є головним аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Управлінські документи становлять ядро документації установи.
В основу управлінської діяльності будь-якої організації покладено процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішення, доведення його до відома виконавців, здійснення контролю, виконання та підбиття підсумків.
Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління — це сукупність законів і підзаконних нормативно-правових актів, які регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, а також роботу служби діловодства - її структуру, функції, штати, технічне оснащення та інші аспекти.
Нормативно-методична база містить:
- законодавчі акти України у сфері інформації та документації;
- укази Президента України, постанови уряду України, котрі регламентують питання документаційного забезпечення;
- правові акти органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб) загальногалузевого і відомчого характеру;
- правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи з діловодства установ, організацій та підприємств;
- державні стандарта на документацію;
- уніфіковані системи документації;
- нормативні документи з організації архівного зберігання документів.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
В Україні офіційно прийнято декілька визначень документа, зафіксованих у ряді державних стандартів. Документ - це матеріальний об 'єкт, який містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Виходячи із визначень документа, зафіксованих у державних стандартах України, основними ознаками документа є:
— наявність інформації, яка має певний зміст;
— стабільна матеріальна форма, що забезпечує довготривале використання та зберігання документа;
— функціональна призначеність для передавання інформації у просторі та часі.
Документ являє собою єдність матеріальної форми та інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа - одна з його особливостей, відсутність будь-якої з вищеназваних складових означає вже не документ.
Загальноприйнятим є визначення, що діловодство — галузь діяльності, предметом якої є питання документування та організації роботи з документами у процесі управлінських дій. Поряд із терміном "діловодство" останнім часом вживається синонімічний термін "документаційне забезпечення управління". Його виникнення пов'язано зі зміною організаційно-технічної основи діловодства завдяки активному впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки та сучасних інформаційних технологій створення, обробки, накопичування, зберігання, пошуку й використання інформації в управлінні.
Термін "документаційне забезпечення управління" підкреслює інформаційну складову в сучасній організації діловодства.
Документаційне забезпечення управління складається із двох нерозривно пов'язаних компонентів:
- документування - складання та оформлення документної інформації на різних носіях за встановленими правилами;
Документаційне забезпечення управління розглядається як одна з найважливіших сторін діяльності організації, котра забезпечує виконання її функціональних завдань. За різними даними, працівники сфери управління витрачають на роботу з документами в середньому 60 - 70 % робочого часу.
Документи мають велике значення в управлінському процесі, є інструментами управління, через те що вони відображають діяльність організації, на їх основі приймаються управлінські рішення, документи є головним аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Управлінські документи становлять ядро документації установи.
В основу управлінської діяльності будь-якої організації покладено процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішення, доведення його до відома виконавців, здійснення контролю, виконання та підбиття підсумків.
Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління — це сукупність законів і підзаконних нормативно-правових актів, які регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, а також роботу служби діловодства - її структуру, функції, штати, технічне оснащення та інші аспекти.
Нормативно-методична база містить:
- законодавчі акти України у сфері інформації та документації;
- укази Президента України, постанови уряду України, котрі регламентують питання документаційного забезпечення;
- правові акти органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб) загальногалузевого і відомчого характеру;
- правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи з діловодства установ, організацій та підприємств;
- державні стандарта на документацію;
- уніфіковані системи документації;
- нормативні документи з організації архівного зберігання документів.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
