Джога Р.Т. Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2003)
5.1.2. Облік наявності та надходження основних засобів
(Враховуючи наявність певних відмінностей в обліку основних засобів, ГУДКУ разом з Державним комітетом статистики України розробили і затвердили типові форми первинних документів і регістрів для бюджетних установ (табл. 5.1).
Основні засоби бюджетних установ постійно поновлюються і збільшуються за вартістю за рахунок введення в експлуатацію заново побудованих будинків і споруд, придбання за плату нового обладнання, машин, інвентаря, а також безкоштовного надходження, включаючи гуманітарну допомогу, від інших підприємств, організацій та установ. Крім того, основні засоби можуть збільшуватися за рахунок виготовлення їх власними силами.
При надходженні об'єктів основних засобів в установу оформляється акт прийому-передачі ф. № 03-1 (бюджет), який складається в двох примірниках комісією, склад якої визначається залежно від характеру і вартості об'єкта. Акт підписують члени комісії, особа, яка приймає об'єкт на матеріальну відповідальність, і затверджує керівник установи. Акт прийому-передачі складається, як правило, на кожний окремий об'єкт. Для однотипних і таких, що мають однакову вартість, машин, апаратури, приладів, обладнання та інвентаря допускається складання загального акта на прийняття кількох об'єктів.
На практиці часто прийняття окремих предметів оформляється безпосередньо на підставі документів постачальника (рахунків-фактур, накладних). Матеріально відповідальна особа розписується на документі постачальника в прийнятті об'єкта на відповідальне зберігання.
Прийняття на баланс будівель, споруд, насаджень оформляється актами про здачу їх в експлуатацію.
Документи на надходження основних засобів разом із технічною документацією передаються в бухгалтерію для оприбуткування об'єктів, що надійшли, і відкриття інвентарних карток.
У бухгалтерії для організації обліку і забезпечення контролю за збереженням основних засобів згідно з Інструкцією з обліку основних засобів бюджетних установ, затвердженою ГУДКУ, Міністерством економіки України, Державним комітетом статистики України від 2.12.97 за № 124/136/71 і новим Планом рахунків ведеться аналітичний і синтетичний облік основних засобів. Кожному інвентарному об'єкту присвоюється інвентарний номер, який складається з восьми знаків (рис. 5.3).
Інвентарний номер вказується на металевому жетоні чи картковій бирці, прикріплюваних до об'єкта. В окремих випадках інвентарний номер вказується фарбою, наприклад, на зворотному боці килима. Коли об'єкт є складним, тобто включає ті чи інші відособлені елементи, які складають разом одне ціле, наприклад ЕОМ, то на кожному елементі повинен бути вказаний той самий інвентарний номер, що й на основному об'єкті, який їх об'єднує. Інвентарний номер, присвоєний об'єкту основних засобів, зберігається за ним протягом усього періоду його знаходження в даній установі. Орендовані основні засоби обліковуються під інвентарним номером, присвоєним йому орендодавцем.
Інвентарні номери в обов'язковому порядку наводяться в первинних документах і регістрах з обліку основних засобів.
Вихідні дані про рух основних засобів групуються та узагальнюються в системі рахунків синтетичного та аналітичного обліку. Облік наявності та руху основних засобів, прийнятих на баланс установи, ведеться на активному рахунку № 10 «Основні засоби», який має дев'ять субрахунків:
№ 101 «Земельні ділянки»;
№ 102 «Капітальні витрати на поліпшення земель»;
№ 103 «Будинки і споруди»;
№ 104 «Машини та обладнання»;
№ 105 «Транспортні засоби»;
№ 106 «Інструменти, прилади та інвентар»;
№ 107 «Робочі і продуктивні тварини»;
№ 108 «Багаторічні насадження»;
№ 109 «Інші основні засоби».
Конкретний перелік об'єктів основних засобів, обліковуваних на кожному субрахунку, розглянуто раніше. За дебетом рахунка № 10 та його субрахунками відображається первинна вартість основних засобів, яка залишається незмінною протягом усього періоду знаходження об'єкта в даній установі. Активному рахунку № 10 протистоять пасивні рахунки № 131 "Знос основних засобів» і № 401 «Фонд у необоротних активах», регулювальний рахунок № 131 призначений для обліку зносу основних засобів, а рахунок № 401 — для обліку вартості тієї час-сини майна, яка є джерелом утворення основних засобів.
Найтиповіші операції з обліку надходження основних засобів
наведено в табл. 5.2.
Таблиця 5.2
Основні бухгалтерські проводки з надходження основних засобів
Наявність подвійних проводок з обліку надходження основ них засобів, придбаних за плату або виготовлених власними силами, пояснюється тим, що придбання основних засобів для дію чих установ зумовлено витрачанням грошових коштів (касовими видатками) і наявністю фактичних видатків за кошторисом доходів і видатків.
Отримання основних засобів в оренду відображається у за балансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» за вартістю, вказаною у договорі оренди.
Облік операцій з надходження основних засобів відображається в різних меморіальних ордерах.
Регістром аналітичного (інвентарного) обліку основних засобів є інвентарні картки ф. № 03-6 (бюджет), 03-8 (бюджет), 03-9 (бюджет), .і сферу застосування яких наведено на рис. 5.4. Для аналітичного обліку орендованих основних засобів використовуються копії інвентарних карток орендодавця, які додаються до акта прийняття-передачі.
Інвентарні картки містять показники, які досить повно характеризують технічний стан об'єкта і дають змогу отримувати інформацію, необхідну в процесі його експлуатації. У картках зазначається річна сума зносу і рік, в якому останній раз знос нараховується. Якщо у складі обладнання, пристроїв, обчислювальної техніки містяться дорогоцінні метали, в розділі «Коротка індивідуальна характеристика об'єкта» картки ф. № 03-6 (бюджет) наводиться перелік деталей, в яких є дорогоцінні метали, а також їх маса за даними технічної документації.
Сукупність інвентарних карток створює картотеку основних засобів, яка зберігається в бухгалтерії у розрізі субрахунків, груп, підгруп. У кожній групі чи підгрупі інвентарні картки розміщуються за матеріально відповідальними особами, а в централізованих бухгалтеріях — додатково і за установами, які вони обслуговують.
Кожній інвентарній картці присвоюється певний номер, під яким вона зареєстрована в описах ф. № 03-10 (бюджет) у розрізі груп основних зacoбів, a в централізованих бухгалтеріях — за обслуговуваними установами.
Для контролю за правильністю і повнотою записів в інвентарних картках щоквартально складаються оборотні відомості (ф.№ 326).
Усі основні засоби в обов'язковому порядку повинні знаходитися на відповідальному зберіганні посадових осіб, призначених наказом керівника установи. Так, в установах освіти матеріально відповідальними особами є заступник директора з адміністративно-господарської роботи, завідуючий господарством, старший майстер, завідуючий кабінетом, кастелянша та ін. З матеріально відповідальними особами керівник установи укладає договір про повну матеріальну відповідальність.
Особи, відповідальні за збереження основних засобів, ведуть інвентарні списки основних засобів ф. №03-13 (бюджет). Бухгалтерія установи стежить за тим, щоб дані пооб'єктного обліку основних засобів за місцями їх знаходження (експлуатації) були тотожні записам в інвентарних картках Схему облікового процесу надходження основних засобів наведено на рис. 5.5.
Основні засоби бюджетних установ постійно поновлюються і збільшуються за вартістю за рахунок введення в експлуатацію заново побудованих будинків і споруд, придбання за плату нового обладнання, машин, інвентаря, а також безкоштовного надходження, включаючи гуманітарну допомогу, від інших підприємств, організацій та установ. Крім того, основні засоби можуть збільшуватися за рахунок виготовлення їх власними силами.
При надходженні об'єктів основних засобів в установу оформляється акт прийому-передачі ф. № 03-1 (бюджет), який складається в двох примірниках комісією, склад якої визначається залежно від характеру і вартості об'єкта. Акт підписують члени комісії, особа, яка приймає об'єкт на матеріальну відповідальність, і затверджує керівник установи. Акт прийому-передачі складається, як правило, на кожний окремий об'єкт. Для однотипних і таких, що мають однакову вартість, машин, апаратури, приладів, обладнання та інвентаря допускається складання загального акта на прийняття кількох об'єктів.
На практиці часто прийняття окремих предметів оформляється безпосередньо на підставі документів постачальника (рахунків-фактур, накладних). Матеріально відповідальна особа розписується на документі постачальника в прийнятті об'єкта на відповідальне зберігання.
Прийняття на баланс будівель, споруд, насаджень оформляється актами про здачу їх в експлуатацію.
Документи на надходження основних засобів разом із технічною документацією передаються в бухгалтерію для оприбуткування об'єктів, що надійшли, і відкриття інвентарних карток.
У бухгалтерії для організації обліку і забезпечення контролю за збереженням основних засобів згідно з Інструкцією з обліку основних засобів бюджетних установ, затвердженою ГУДКУ, Міністерством економіки України, Державним комітетом статистики України від 2.12.97 за № 124/136/71 і новим Планом рахунків ведеться аналітичний і синтетичний облік основних засобів. Кожному інвентарному об'єкту присвоюється інвентарний номер, який складається з восьми знаків (рис. 5.3).
Інвентарні номери в обов'язковому порядку наводяться в первинних документах і регістрах з обліку основних засобів.
Вихідні дані про рух основних засобів групуються та узагальнюються в системі рахунків синтетичного та аналітичного обліку. Облік наявності та руху основних засобів, прийнятих на баланс установи, ведеться на активному рахунку № 10 «Основні засоби», який має дев'ять субрахунків:
№ 101 «Земельні ділянки»;
№ 102 «Капітальні витрати на поліпшення земель»;
№ 103 «Будинки і споруди»;
№ 104 «Машини та обладнання»;
№ 105 «Транспортні засоби»;
№ 106 «Інструменти, прилади та інвентар»;
№ 107 «Робочі і продуктивні тварини»;
№ 108 «Багаторічні насадження»;
№ 109 «Інші основні засоби».
Конкретний перелік об'єктів основних засобів, обліковуваних на кожному субрахунку, розглянуто раніше. За дебетом рахунка № 10 та його субрахунками відображається первинна вартість основних засобів, яка залишається незмінною протягом усього періоду знаходження об'єкта в даній установі. Активному рахунку № 10 протистоять пасивні рахунки № 131 "Знос основних засобів» і № 401 «Фонд у необоротних активах», регулювальний рахунок № 131 призначений для обліку зносу основних засобів, а рахунок № 401 — для обліку вартості тієї час-сини майна, яка є джерелом утворення основних засобів.
Найтиповіші операції з обліку надходження основних засобів
наведено в табл. 5.2.
Основні бухгалтерські проводки з надходження основних засобів
| Зміст операцій | Кореспонденція рахунків | |
| Дебет | Кредит | |
| 1. Прийняття в експлуатацію заново побудованих будинків і споруд | 103 | 401 |
| 2. Придбання основних засобів за рахунок бюджетних коштів за договірною ціною без ПДВ на суму ПДВ Одночасно друга проводка на договірну вартість без ПДВ | 104-109 801,802 801,802 | 311,318,321, 675 311,318,321, 675 401 |
| 3. Придбання основних засобів за рахунок позабюджетних коштів за договірною ціною без ПДВ на суму ПДВ Одночасно друга проводка на договірну вартість без ПДВ | 104-109 641 811 | 323,675,313, 323 313,675 401 |
| 4. Списання суми копійок за придбаними основними засобами | 801,802, 811 | 311,313,323, 318,321,675 |
| 5. Безкоштовне отримання основних засобів | 103-109 | 401,131 |
| 6. Оприбуткування основних засобів, виготовлених господарським способом Одночасно друга проводка | 106,109 811 | 625 401 |
Отримання основних засобів в оренду відображається у за балансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» за вартістю, вказаною у договорі оренди.
Облік операцій з надходження основних засобів відображається в різних меморіальних ордерах.
Регістром аналітичного (інвентарного) обліку основних засобів є інвентарні картки ф. № 03-6 (бюджет), 03-8 (бюджет), 03-9 (бюджет), .і сферу застосування яких наведено на рис. 5.4. Для аналітичного обліку орендованих основних засобів використовуються копії інвентарних карток орендодавця, які додаються до акта прийняття-передачі.
Інвентарні картки містять показники, які досить повно характеризують технічний стан об'єкта і дають змогу отримувати інформацію, необхідну в процесі його експлуатації. У картках зазначається річна сума зносу і рік, в якому останній раз знос нараховується. Якщо у складі обладнання, пристроїв, обчислювальної техніки містяться дорогоцінні метали, в розділі «Коротка індивідуальна характеристика об'єкта» картки ф. № 03-6 (бюджет) наводиться перелік деталей, в яких є дорогоцінні метали, а також їх маса за даними технічної документації.
Сукупність інвентарних карток створює картотеку основних засобів, яка зберігається в бухгалтерії у розрізі субрахунків, груп, підгруп. У кожній групі чи підгрупі інвентарні картки розміщуються за матеріально відповідальними особами, а в централізованих бухгалтеріях — додатково і за установами, які вони обслуговують.
Кожній інвентарній картці присвоюється певний номер, під яким вона зареєстрована в описах ф. № 03-10 (бюджет) у розрізі груп основних зacoбів, a в централізованих бухгалтеріях — за обслуговуваними установами.
Для контролю за правильністю і повнотою записів в інвентарних картках щоквартально складаються оборотні відомості (ф.№ 326).
Усі основні засоби в обов'язковому порядку повинні знаходитися на відповідальному зберіганні посадових осіб, призначених наказом керівника установи. Так, в установах освіти матеріально відповідальними особами є заступник директора з адміністративно-господарської роботи, завідуючий господарством, старший майстер, завідуючий кабінетом, кастелянша та ін. З матеріально відповідальними особами керівник установи укладає договір про повну матеріальну відповідальність.
Особи, відповідальні за збереження основних засобів, ведуть інвентарні списки основних засобів ф. №03-13 (бюджет). Бухгалтерія установи стежить за тим, щоб дані пооб'єктного обліку основних засобів за місцями їх знаходження (експлуатації) були тотожні записам в інвентарних картках Схему облікового процесу надходження основних засобів наведено на рис. 5.5.
