Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко (ру) Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2002)
2.1.3. Документальное оформление учета основных средств
Для своевременного отражения поступления, выбытия, ликвидации и движения необоротных активов и, в частности, основных средств бюджетными учреждениями ведется аналитический учет необоротных активов по месту хранения (эксплуатации) по типовыми формами.
• Форма ОС-1 (бюджет) "Акт приемки-передачи основных средств", применяется для оформления приемки-передачи основных средств и составляется на каждый отдельный объект основных средств, который поступает путем приобретения или безвозмездной передачи от других организаций. На объект, который был в эксплуатации, делается запись на сумму износа. Для принятия объектов основных средств приказом руководителя учреждения создается комиссия, которая составляет акт в двух экземплярах: один - Для учреждения, которое сдает, второй - для принимающей стороны. Акт утверждается руководителем учреждения. После оформления акт вместе с технической документацией, касается данного объекта, передается в бухгалтерию (централизованную бухгалтерию). Составление общего акта на оформление принятия нескольких объектов основных средств разрешается только при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и других однотипных объектов, которые имеют одинаковую стоимость.
• Форма 03-2 (бюджет) "Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов ", которая применяется для оформления приемки-сдачи основных средств после капитального ремонта, реконструкции или модернизации. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителем учреждения, уполномоченным на принятие основных средств после ремонта, и представителем предприятия (организации), которое выполняло их ремонт, реконструкцию или модернизацию. В акте указывается сметная стоимость ремонта, реконструкции, модернизации в соответствии с утвержденным расчетом расходов, необходимых для их осуществления, и фактическая стоимость законченных работ. Первый экземпляр акта сдается в бухгалтерию учреждения для внесения соответствующих записей в инвентарных карточках учета основных средств. Второй экземпляр передают предприятию, которое выполняло ремонт, реконструкцию или модернизацию. Изменения в характеристике объекта, связанные с его ремонтом, реконструкцией или модернизацией, вносятся в соответствующий раздел акта и в технический паспорт объекта.
• Форма 03-3 (бюджет) "Акт о списании основных средств", которая применяется для оформления выбытия отдельных инвентарных объектов, предметов основных средств в случае полной или частичной их ликвидации. Списание основных средств осуществляется в соответствии с-порядком, установленным Типовой инструкцией и отраслевыми инструкциями. Акт составляется в двух экземплярах постоянно действующей комиссией, назначенной руководителем учреждения, и утверждается в установленном порядке. Расходы на ликвидацию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки зданий и сооружений, демонтажу оборудования и других основных средств, указываются в разделе акта «Расчет результатов списания объекта ". Первый
экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица и является основанием для сдачи на склад металлолома, запчастей и материалов, образовавшихся в результате ликвидации.
• Форма 03-4 (бюджет) "Акт о списании автотранспортных средств". Выбытие транспортных средств вследствие их износа, морального старения и уничтожения в результате аварий, стихийного бедствия оформляется актами на списание автотранспортных средств. Акт о списании составляется членами постоянно действующей комиссии в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию а второй остается у материально ответственного лица. В акте обваливают наименование транспортного средства, подлежащего списанию, причины списания, первоначальную стоимость, срок службы, количество капитальных ремонтов, связанных с его ликвидацией (демонтаж объекта и разборке), и их сумму, расходы и полученные материальные ценности. Если в результате ликвидации объекта возникли расходы или поступившие материальные ценности, они отражаются в разделе акта «Расчет результатов списания автомобиля, прицепа, полуприцепа ".
• Форма ОЗ-5 (бюджет) "Акт о списании с баланса бюджетных учреждений и организаций изъятой из библиотеки литературы ", который составляется в двух экземплярах на основании описи и общих списков книг, подлежащих изъятию из библиотек. Описание делается во время очередного пересмотра книжных фондов и обнаружения устаревших изданий. Отдельно опись составляется на изношенную литературу (Поврежденные книги, утерянные страницы, которые не подлежат восстановлению). Первый экземпляр акта вместе с описанием сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. Списание литературы с баланса учреждения осуществляется и оформляется на основании утвержденного распорядителем кредитов акта и квитанции о сдаче ее в макулатуру.
• Форма 03-6 (бюджет) "Инвентарная карточка учета основных средств в бюджетных учреждениях ", которая применяется для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, рабочих силовых машин и оборудования, автоматизированных линий, транспортных средств, измерительных приборов и регулирующих устройств, лабораторного оборудования, производственного и хозяйственного инвентаря и других объектов основных средств. Инвентарная карточка открывается в бухгалтерии на каждый объект, заполняется на основании акта приемки-передачи основных средств (Типовая форма 03-1 (бюджет), накладных, технической и другой сопроводительной документации. В карточке дается краткая индивидуальная характеристика объекта. Записи в карточку о работах, проведенных по достройке, дооборудованию, реконструкции, модернизации и капитальному ремонту существующего объекта.
вносятся на основании акта приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (типовая форма 03-2 (бюджет). В краткой индивидуальной характеристике объекта, учитываемого на данной инвентарь ней карте, должны быть названы два-три важнейших для него качественные показатели, которые не дублируют показателей сопроводительной технической документации. При перемещении основных средств внутри учреждения производится запись на оборотной стороне карты. В случае невозможности внести в эту инвентарную карточку все качественные и количественные изменения характеристики объекта, которые произошли вследствие его pе конструкции или модернизации, ее дополняют новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочные) документ (в ней делается отметка об открытии новой карты).
• Форма 03-8 (бюджет) Инвентарная карточка учета основных средств в бюджетных учреждениях (для животных и многолетних насаждений) ", которая применяется для индивидуального учета рабочего, продуктивного и племенного скота, а также для учета многолетних насаждений и капитальных расходов на улучшение земель (без сооружений). Инвентарная карточка ведется бухгалтерией в одном экземпляре. Краткая индивидуальная характеристика животных ограничивается указанием данных об их возрасте, масть, кличку, основную примету, клеймо, породу, указанных в зоотехнической документации. Характеристика многолетних насаждений дано килем костью высаженных единиц и размером занимаемой ими площади.
• Форма ОЗ-9 (бюджет) "Инвентарная карточка группового учета основных средств бюджетных учреждениях ", которая применяется для группового учета однотипных объектов основных средств, имеющих одинаковое назначение, одинаковую техническую характеристику и стоимость. Карточки ведутся материально ответственными лицами. В карточках группового учета основных средств следует учитывать однотипные инструменты, столовая и кухонный инвентарь, библиотечные фонды, сценически-постановочные средства. Записи в этих карточках делаются отдельно на каждый предмет, с указанием его инвентарного номера и суммы стоимости. Массовый инвентарь (парты, инструмент и другие предметы) можно записывать общими суммами, указывая количество единиц и их инвентарные номера. Для сценически-постановочных средств карточки открываются на материально ответственных лиц и ведутся по предметам одинакового наименования, близких по размерам, качеству материала и цене. Записи в карточках производятся в количественном и суммарном выражении. Для учета библиотечных фондов открывается одна карточка. Учет производится только в стоимостном выражении общей суммой.
• Форма 03-10 (бюджет) "Описание инвентарных карточек по учету основных средств», применяется для регистрации инвентарных карточек, которые открываются при осуществлении аналитического учета основных средств. Описание составляют в одном экземпляре в бухгалтерии с целью контроля за хранением инвентарных карточек. Записи ведутся в разрезе классификационных групп основных средств.
• Форма ОС-11 (бюджет) "Инвентарный список основных средств, которая применяется в месте расположения (эксплуатации) объектов основных средств для необьектного учета материально ответственными лицами. Данные пообъектного учета основных средств по их местонахождению (эксплуатации) должны быть тождественны записям в инвентарных карточках учета основных средств, которые ведутся в бухгалтерии.
• Форма 03-12 (бюджет) "Ведомость начисления износа на основные средства", которая применяется для расчета суммы износа основных средств за полный календарный год (независимо от того, в каком месяце отчетного года они приобретены или разрушены) в соответствии с нормами износа, установленных в процентах к балансовой стоимости каждой из групп основных средств. Сумма начисленного износа не может превышать 100% стоимости основных средств. На общую сумму начисленного износа составляется мемориальный ордер, данные которого заносятся в книгу "Журнал-главная".
Для обеспечения бухгалтерского учета основных средств предусмотрено также мемориальные ордера:
• МЕМОРИАЛЬНЫЙ ОРДЕР № 9 "Накопительная ведомость о выбытии и перемещении необоротных активов. Форма № 438 (бюджет) ", который используется для учета выбытия и перемещения в другие учреждения, организации и материально ответственных лиц материальных ценностей, относящихся к необоротных активов, в том числе основных средств. Записи производятся по каждому документу ("Акт приемки-передачи основных средств "ф.03-1. "Акт о списании основных средств" ф.ОЗ-3 "Акт о списании автотранспортных средств" ф.ОЗ-4 "Акт о списании изъятой из библиотеки литературы "ф.ОЗ-5) с указанном материально ответственного лица. Если по основным средствам, выбывающих начислен износ, он отражается по дебету соответствующего субсчета счета 13 «Износ необоротных активов ". Сумма износа рассчитывается по данным инвентарных карточек по учета необоротных активов. Позиция "Сумма оборотов по мемориальным ордером" в виде соответствующей корреспонденции счетов переносится в книгу "Журнал-главная". Мемориальный ордер подписывается исполнителем, лицом, проверила мемориальный ордер, и главным бухгалтером. Одновременно соответствующие записи делаются в инвентарных карточках учета основных средств;
• МЕМОРИАЛЬНЫЙ ОРДЕР № 9 "Накопительная ведомость о выбытии и перемещении необоротных активов Форма № 438-авт (бюджет) "используется при автоматизированном ведении бухгалтерского учета. Составление ведомости по форме № 438-авт. осуществляется аналогично порядку составления формы № 438.
• Форма ОС-1 (бюджет) "Акт приемки-передачи основных средств", применяется для оформления приемки-передачи основных средств и составляется на каждый отдельный объект основных средств, который поступает путем приобретения или безвозмездной передачи от других организаций. На объект, который был в эксплуатации, делается запись на сумму износа. Для принятия объектов основных средств приказом руководителя учреждения создается комиссия, которая составляет акт в двух экземплярах: один - Для учреждения, которое сдает, второй - для принимающей стороны. Акт утверждается руководителем учреждения. После оформления акт вместе с технической документацией, касается данного объекта, передается в бухгалтерию (централизованную бухгалтерию). Составление общего акта на оформление принятия нескольких объектов основных средств разрешается только при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и других однотипных объектов, которые имеют одинаковую стоимость.
• Форма 03-2 (бюджет) "Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов ", которая применяется для оформления приемки-сдачи основных средств после капитального ремонта, реконструкции или модернизации. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителем учреждения, уполномоченным на принятие основных средств после ремонта, и представителем предприятия (организации), которое выполняло их ремонт, реконструкцию или модернизацию. В акте указывается сметная стоимость ремонта, реконструкции, модернизации в соответствии с утвержденным расчетом расходов, необходимых для их осуществления, и фактическая стоимость законченных работ. Первый экземпляр акта сдается в бухгалтерию учреждения для внесения соответствующих записей в инвентарных карточках учета основных средств. Второй экземпляр передают предприятию, которое выполняло ремонт, реконструкцию или модернизацию. Изменения в характеристике объекта, связанные с его ремонтом, реконструкцией или модернизацией, вносятся в соответствующий раздел акта и в технический паспорт объекта.
• Форма 03-3 (бюджет) "Акт о списании основных средств", которая применяется для оформления выбытия отдельных инвентарных объектов, предметов основных средств в случае полной или частичной их ликвидации. Списание основных средств осуществляется в соответствии с-порядком, установленным Типовой инструкцией и отраслевыми инструкциями. Акт составляется в двух экземплярах постоянно действующей комиссией, назначенной руководителем учреждения, и утверждается в установленном порядке. Расходы на ликвидацию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки зданий и сооружений, демонтажу оборудования и других основных средств, указываются в разделе акта «Расчет результатов списания объекта ". Первый
экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица и является основанием для сдачи на склад металлолома, запчастей и материалов, образовавшихся в результате ликвидации.
• Форма 03-4 (бюджет) "Акт о списании автотранспортных средств". Выбытие транспортных средств вследствие их износа, морального старения и уничтожения в результате аварий, стихийного бедствия оформляется актами на списание автотранспортных средств. Акт о списании составляется членами постоянно действующей комиссии в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию а второй остается у материально ответственного лица. В акте обваливают наименование транспортного средства, подлежащего списанию, причины списания, первоначальную стоимость, срок службы, количество капитальных ремонтов, связанных с его ликвидацией (демонтаж объекта и разборке), и их сумму, расходы и полученные материальные ценности. Если в результате ликвидации объекта возникли расходы или поступившие материальные ценности, они отражаются в разделе акта «Расчет результатов списания автомобиля, прицепа, полуприцепа ".
• Форма ОЗ-5 (бюджет) "Акт о списании с баланса бюджетных учреждений и организаций изъятой из библиотеки литературы ", который составляется в двух экземплярах на основании описи и общих списков книг, подлежащих изъятию из библиотек. Описание делается во время очередного пересмотра книжных фондов и обнаружения устаревших изданий. Отдельно опись составляется на изношенную литературу (Поврежденные книги, утерянные страницы, которые не подлежат восстановлению). Первый экземпляр акта вместе с описанием сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. Списание литературы с баланса учреждения осуществляется и оформляется на основании утвержденного распорядителем кредитов акта и квитанции о сдаче ее в макулатуру.
• Форма 03-6 (бюджет) "Инвентарная карточка учета основных средств в бюджетных учреждениях ", которая применяется для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, рабочих силовых машин и оборудования, автоматизированных линий, транспортных средств, измерительных приборов и регулирующих устройств, лабораторного оборудования, производственного и хозяйственного инвентаря и других объектов основных средств. Инвентарная карточка открывается в бухгалтерии на каждый объект, заполняется на основании акта приемки-передачи основных средств (Типовая форма 03-1 (бюджет), накладных, технической и другой сопроводительной документации. В карточке дается краткая индивидуальная характеристика объекта. Записи в карточку о работах, проведенных по достройке, дооборудованию, реконструкции, модернизации и капитальному ремонту существующего объекта.
вносятся на основании акта приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (типовая форма 03-2 (бюджет). В краткой индивидуальной характеристике объекта, учитываемого на данной инвентарь ней карте, должны быть названы два-три важнейших для него качественные показатели, которые не дублируют показателей сопроводительной технической документации. При перемещении основных средств внутри учреждения производится запись на оборотной стороне карты. В случае невозможности внести в эту инвентарную карточку все качественные и количественные изменения характеристики объекта, которые произошли вследствие его pе конструкции или модернизации, ее дополняют новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочные) документ (в ней делается отметка об открытии новой карты).
• Форма ОЗ-9 (бюджет) "Инвентарная карточка группового учета основных средств бюджетных учреждениях ", которая применяется для группового учета однотипных объектов основных средств, имеющих одинаковое назначение, одинаковую техническую характеристику и стоимость. Карточки ведутся материально ответственными лицами. В карточках группового учета основных средств следует учитывать однотипные инструменты, столовая и кухонный инвентарь, библиотечные фонды, сценически-постановочные средства. Записи в этих карточках делаются отдельно на каждый предмет, с указанием его инвентарного номера и суммы стоимости. Массовый инвентарь (парты, инструмент и другие предметы) можно записывать общими суммами, указывая количество единиц и их инвентарные номера. Для сценически-постановочных средств карточки открываются на материально ответственных лиц и ведутся по предметам одинакового наименования, близких по размерам, качеству материала и цене. Записи в карточках производятся в количественном и суммарном выражении. Для учета библиотечных фондов открывается одна карточка. Учет производится только в стоимостном выражении общей суммой.
• Форма 03-10 (бюджет) "Описание инвентарных карточек по учету основных средств», применяется для регистрации инвентарных карточек, которые открываются при осуществлении аналитического учета основных средств. Описание составляют в одном экземпляре в бухгалтерии с целью контроля за хранением инвентарных карточек. Записи ведутся в разрезе классификационных групп основных средств.
• Форма ОС-11 (бюджет) "Инвентарный список основных средств, которая применяется в месте расположения (эксплуатации) объектов основных средств для необьектного учета материально ответственными лицами. Данные пообъектного учета основных средств по их местонахождению (эксплуатации) должны быть тождественны записям в инвентарных карточках учета основных средств, которые ведутся в бухгалтерии.
• Форма 03-12 (бюджет) "Ведомость начисления износа на основные средства", которая применяется для расчета суммы износа основных средств за полный календарный год (независимо от того, в каком месяце отчетного года они приобретены или разрушены) в соответствии с нормами износа, установленных в процентах к балансовой стоимости каждой из групп основных средств. Сумма начисленного износа не может превышать 100% стоимости основных средств. На общую сумму начисленного износа составляется мемориальный ордер, данные которого заносятся в книгу "Журнал-главная".
Для обеспечения бухгалтерского учета основных средств предусмотрено также мемориальные ордера:
• МЕМОРИАЛЬНЫЙ ОРДЕР № 9 "Накопительная ведомость о выбытии и перемещении необоротных активов. Форма № 438 (бюджет) ", который используется для учета выбытия и перемещения в другие учреждения, организации и материально ответственных лиц материальных ценностей, относящихся к необоротных активов, в том числе основных средств. Записи производятся по каждому документу ("Акт приемки-передачи основных средств "ф.03-1. "Акт о списании основных средств" ф.ОЗ-3 "Акт о списании автотранспортных средств" ф.ОЗ-4 "Акт о списании изъятой из библиотеки литературы "ф.ОЗ-5) с указанном материально ответственного лица. Если по основным средствам, выбывающих начислен износ, он отражается по дебету соответствующего субсчета счета 13 «Износ необоротных активов ". Сумма износа рассчитывается по данным инвентарных карточек по учета необоротных активов. Позиция "Сумма оборотов по мемориальным ордером" в виде соответствующей корреспонденции счетов переносится в книгу "Журнал-главная". Мемориальный ордер подписывается исполнителем, лицом, проверила мемориальный ордер, и главным бухгалтером. Одновременно соответствующие записи делаются в инвентарных карточках учета основных средств;
• МЕМОРИАЛЬНЫЙ ОРДЕР № 9 "Накопительная ведомость о выбытии и перемещении необоротных активов Форма № 438-авт (бюджет) "используется при автоматизированном ведении бухгалтерского учета. Составление ведомости по форме № 438-авт. осуществляется аналогично порядку составления формы № 438.
