Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко (ру) Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2002)

2.4.7. Учет расчетов с разными дебиторами

Рассматривая учет расчетов с разными дебиторами, следует обратить внимание на различия, которые произошли по сравнению с прежним учетом. Прежде всего, изменился номер счета с 178 (по старому плану счетов) на 36 с соответствующим субсчетам, изменилась и сама суть учета, прежде всего заключается в детализации дебиторской и кредиторской задолженности. Проанализируем составляющие счета 36 поэтапно.

На счете 36 "Расчеты с разными дебиторами» учитываются расчеты бюджетного учреждения, с разными дебиторами с распределением на субсчета:

Субсчет 361 "Расчеты по порядку плановых платежей";

Субсчет 362 "Расчеты с подотчетными лицами";

Субсчет 363 "Расчеты по возмещению причиненных убытков";

Субсчет 364 "Расчеты с прочими дебиторами".

На субсчете 361 "Расчеты по порядку плановых платежей» учитываются расчеты с поставщиками за порядком плановых платежей, когда условиями договора предусмотрена уплата не по отдельным операциям, а путем периодического перечисления в определенные сроки и в установленных размерах (отдельные виды коммунальных услуг и др.).

На субсчете 362 "Расчеты с подотчетными лицами" учитываются расчеты с работниками учреждения за выданный аванс на хозяйственные расходы или расходы на командировки.



Механизм выдачи средств под отчет, размеры, а также порядок видзвитування регламентовано1 Кабинетом Министров Украины.

Остановимся на некоторых особенностях.

Как уже отмечалось, выдача наличных денег под отчет осуществляется из касс бюджетной учреждения только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданным под отчет суммам, т.е. в случае представления в бухгалтерию авансового отчета об израсходованных (частично израсходованных) средствах и одновременного возврата в кассу предприятия остатка наличности, выданной под отчет.

Подотчетные лица обязаны подать в бухгалтерию вместе с неиспользованным остатком наличности авансовый отчет о расходовании полученных в кассе сумм в следующие сроки:

по командировкам - в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки;

на закупку сельскохозяйственной продукции, продуктов ее переработки и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома (далее - закупка сельхозпродукции и заготовка вторсырья) в течение десяти рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;

на все другие производственные (хозяйственные) нужды - на следующий рабочий день после выдачи наличных под отчет.

Если из кассы подотчетному лицу одновременно выдана наличность на командировку и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе и для закупки у населения сельхозпродукции и заготовки вторсырья, то подотчетное лицо независимо от срока командировки в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки должен подать в бухгалтерию полный отчет о суммах, которые были ей выданы для решения производственных (хозяйственных) вопросов и непосредственно на командировку.

В случае превышения установленных сроков использования выданной под отчет наличности и за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным средств применяются финансовые санкции согласно действующему законодательству.

В случае приобретения работником учреждения за собственные наличные средства товаров (Продукции, услуг) или использования этих средств в командировке для нужд предприятия он отчитывается за потраченные средства в вышеуказанном порядке.

Следует также учесть, что бюджетным работникам установлены ограничения стоимости суточных и проживания.

На субсчете 363 "Расчеты по возмещению причиненных убытков" учитываются суммы недостач и хищений денежных средств и материальных ценностей, суммы убытков по порчи материальных ценностей, отнесены на счет виновных лиц, и иные суммы, подлежащих удержанию установленным порядком.

Порядок определения стоимости обнаруженного в недостатке имущества отражены в постановлении КМУ № 116 от 22 января 1996 г. "Об утверждении Порядка определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей ".

На субсчете 364 "Расчеты с прочими дебиторами» учитываются раз счеты с прочими дебиторами учреждения.

Сумма аванса записывается по дебету субсчетов счета 36, на сумму полученных ценностей или оказанных услуг производится запись в кредит субсчета счета 36.

Здесь существует такая особенность: если первым событием для бюджетной организации является перечисление средств в качестве предоплаты, тогда указанная сумма записывается по дебету субсчета 364 "Расчеты с прочими дебиторами", а по кредиту отражается стоимость полученных материальных ценностей, оказанных услуг, выполненных работ.

С другой стороны, если изначально были получены материальные ценности, оказанные услуги, выполненные работы, тогда на их стоимость делается запись в кредит субсчета 675 "Расчеты с прочими кредиторами", а по дебету, соответственно, показывается погашения возникшей кредиторской задолженности вследствие оплаты.

При учете расчетов с дебиторами следует учитывать требования приказа Минфина Украины от 06.04.98 г. № 83 (с изменениями, внесенными приказом Минфина № 240 от 13.10.1999 p.).

Итак, следует помнить, что существенными условиями договоров, заключаемых между бюджетным учреждением и субъектами хозяйствования по предоставлению услуг, выполнения работ и приобретение материальных ценностей являются:

• ограничение периода времени до одного месяца между предоплатой и ее погашением (получением ТМЦ, предоставлением услуг, выполнением работ) - до июня 2001 года; начиная с июня 2001 года письмом Министерства финансов Украины от 18.06.2001 года № 031-01 "О продлении срока предварительной оплаты работ (Услуг) за государственные средства "разрешено продлевать срок предварительного перечисление бюджетных средств, установленного приказом Министерства финансов от 6 апреля 1998 за № 83, исходя из технологических особенностей производства определенных видов продукции, выполнение комплекса интегрированных между собой работ по изготовление, поставки импортного технологического оборудования, выполнение строительно-монтажных и пусконаладочных работ и прочее, что предполагает более длительные сроки использования выделенных бюджетных средств, в каждом конкретном случае, но не более чем на три месяца, при условии предоставления соответствующего заключения главным распорядителем средств;

• применение штрафных санкций не ниже учетной ставки НБУ в случае невыполнения субъектами хозяйствования договорных обязательств в течение вышеуказанного срока со дня получения средств.

Соответственно, работники бухгалтерии должны принимать меры по закрытию авансовых платежей в течение установленных сроков, а в случаях невыполнения обязательств хозсубъектами в такие сроки - применять финансовые санкции.

Наряду с этим, дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности прошел, списывается по решению руководителя учреждения на изменения результата выполнения сметы доходов и расходов за прошлый год.

Материальные ценности отпускаются покупателям или передаются бесплатно на основании доверенности получателей.

Нормативным документом, регламентирующим оформление и документооборот поручений, является приказ Минфина Украины от 16.05.1996 г. № 99 "Об утверждении Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей "(с изменениями, внесенными приказами Минфина от 03.10.1996 года за № 212, 18.10.1996 года за № 226, 19.02.1998 года № 37).

Наряду с введением и применением нового плана счетов в бухгалтерском учета Государственным казначейством Украины утверждены формы мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядок их составления.

Так, для записей операций по субсчету 361 "Расчеты по порядку плановых платежей "применяется мемориальный ордер № 7.

По субсчету 362 "Расчеты с подотчетными лицами" записи производятся в мемориальном ордере № 8 (накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами формы № 386 (бюджет). В накопительной ведомости ведется учет расчетов с подотчетными лицами в разрезе кодов экономической классификации расходов.

Операции по расчетам с подотчетными лицами, которые осуществляются за счет средств специального фонда, ведутся в отдельном ордере по данной форме.

При автоматизированном ведении бухгалтерского учета применяется форма № 386-авт.

Для отражения операций по субсчету 364 "Расчеты с разными дебиторами" применяют мемориальный ордер № 4 (накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами, типовая форма № 408 (бюджет). При автоматизированном ведении бухгалтерского учета используется форма № 408-авт.

Составление ведомости по форме № 408-авт осуществляется аналогично порядку составления формы № 408.

Аналитический учет расчетов с разными дебиторами бюджетное учреждение может вести в оборотных ведомостях в разрезе предприятий-поставщиков, подотчетных и материально ответственных лиц.

Типовая корреспонденция счета 36 "Расчеты с разными дебиторами»

№ п / пСодержание операцииДебетКредит
1Перечисление сумм поставщикам согласно предоставленным счетам за материальные ценности и оказанные услуги а) в порядке плановых платежей

б) путем предварительной оплаты

в) после поступления материальных ценностей
361

364

675
311, 313, 316-319, 326

311, 313, 316-319,319, 326

311, 323,316-319 324,326
2Перечисление сумм оплаты за электрическую энергию и коммунальные услуги675311 321

313, 323,

314, 324,

316, 326
3Оплата расходов по заказу транспорта на доставку материалов и продуктов питания: а) уплачены путем предварительной оплаты

б) оплачены после получения услуг
364

675
311,313, 314,

316, 321,323, 324,326

311,313, 314,

316, 321,323, 324,326
4Услуги по заказу транспорта на доставку материалов и продуктов питания, списаны на фактические расходы801, 802, 811-813364, 675
5Издание в подотчет талонов на бензин, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним362331
6Выдача наличности из кассы под отчет362301, 302
7Представление авансового отчета об израсходованных подотчетные суммы221, 231-236, 238, 239, 801, 802, 811-813, 823362
8Возврат подотчетным лицом остатка аванса в кассу301, 302362
9Удержания из заработной платы не использованной суммы аванса (с согласия работника)661362
10Отнесение на счет виновных лиц выявленных недостач денежных средств в кассе учреждения363301, 302
11Поступление сумм в кассу, на текущие, регистрационные счета учреждения на погашение недостач301, 302, 311, 321363
12Удержания из заработной платы размера убытков (с согласия работника, исполнительному листу суда, приказом руководителя)661363
13Поступление в кассу платы за телефонные переговоры и других средств, которые в соответствии с действующим законодательством относят на возмещение кассовых расходов301, 801, 802364
14Поступления на текущие регистрационные, специальные регистрационные необоротных активов счета учреждения средств, полученных от реализации311, 313, 314, 316, 321, 323, 324, 326364,675