Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2002)
Документальне оформлення обліку основних засобів
Для своєчасного відображення надходження, вибуття, ліквідації та руху необоротних активів і, зокрема, основних засобів бюджетними установами ведеться аналітичний облік необоротних активів за місцем зберігання (експлуатації) за типовими формами.
• Форма ОЗ-1 (бюджет) "Акт прийняття-передачі основних засобів", яка застосовується для оформлення прийняття-передачі основних засобів і складається на кожний окремий об'єкт основних засобів, який надходить шляхом придбання або безоплатної передачі від інших організацій. На об'єкт, що був в експлуатації, робиться запис на суму зносу. Для прийняття об'єктів основних засобів наказом керівника установи створюється комісія, яка складає акт у двох примірниках: один — для установи, яка здає, другий — для установи, яка приймає. Акт затверджується керівником установи. Після оформлення акт разом з технічною документацією, що стосується даного об'єкта, передається в бухгалтерію (централізовану бухгалтерію). Складання загального акта на оформлення прийняття декількох об'єктів основних засобів дозволяється лише при обліку господарського інвентарю, інструменту, обладнання та інших однотипних об'єктів, які мають однакову вартість.
• Форма 03-2 (бюджет) "Акт прийняття-здання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів", яка застосовується для оформлення прийняття-здання основних засобів після капітального ремонту, реконструкції чи модернізації. Акт складається у двох примірниках і підписується представником установи, уповноваженим на прийняття основних засобів після ремонту, та представником підприємства (організації), яке виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію. В акті вказується кошторисна вартість ремонту, реконструкції, модернізації згідно з затвердженим розрахунком витрат, необхідних для їх здійснення, і фактична вартість закінчених робіт. Перший примірник акта здається в бухгалтерію установи для внесення відповідних записів в інвентарних картках обліку основних засобів. Другий примірник передають підприємству, яке виконувало ремонт, реконструкцію чи модернізацію. Зміни в характеристиці об'єкта, пов'язані з його ремонтом, реконструкцією чи модернізацією, вносяться у відповідний розділ акта та у технічний паспорт об'єкта.
• Форма 03-3 (бюджет) "Акт про списання основних засобів", яка застосовується для оформлення вибуття окремих інвентарних об'єктів, предметів основних засобів у разі повної або часткової їх ліквідації. Списання основних засобів здійснюється у відповідності з-порядком, встановленим Типовою інструкцією та галузевими інструкціями. Акт складається у двох примірниках постійно діючою комісією, призначеною керівником установи, і затверджується у встановленому порядку. Витрати на ліквідацію об'єктів основних засобів, а також вартість матеріальних цінностей, які надійшли від розібрання будівель і споруд, демонтажу обладнання та інших основних засобів, зазначаються в розділі акта "Розрахунок результатів списання об'єкта". Перший
примірник акта передасться в бухгалтерію, другий залишається у матеріально відповідальної особи і є підставою для здачі на склад металобрухту, запчастин та матеріалів, які утворилися в результаті ліквідації.
• Форма 03-4 (бюджет) "Акт про списання автотранспортних засобів". Вибуття транспортних засобів внаслідок їх зношення, морального старіння і знищення в результаті аварій, стихійного лиха оформляється актами на списання автотранспортних засобів. Акт про списання складається членами постійно діючої комісії у двох примірниках, один з яких передається в бухгалтерію а другий залишається у матеріально відповідальної особи. В акті вкачують найменування транспортного засобу, який підлягає списанню, причини списання, первісну вартість, строк служби, кількість капітальних ремонтів, пов'язаних з його ліквідацією (демонтаж об'єкта та розібрання), та їх суму, витрати та отримані матеріальні цінності. Якщо внаслідок ліквідації об'єкта виникли витрати або надійшли матеріальні цінності, вони відображаються в розділі акта "Розрахунок результатів списання автомобіля, причепа, напівпричепа".
• Форма ОЗ-5 (бюджет) "Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури", який складається у двох примірниках на підставі опису та загальних списків книг, що підлягають вилученню із бібліотек. Опис робиться під час чергового перегляду книжкових фондів і виявлення застарілих видань. Окремо опис складається на зношену літературу (пошкоджені книги, загублені сторінки, що не підлягають відновленню). Перший примірник акта разом з описом здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально відповідальної особи. Списання літератури з балансу установи здійснюється і оформляється на підставі затвердженого розпорядником кредитів акта і квитанції про здачу її в макулатуру.
• Форма 03-6 (бюджет) "Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах", яка застосовується для обліку будинків, споруд, передавальних пристроїв, робочих силових машин і обладнання, автоматизованих ліній, транспортних засобів, вимірювальних приладів і регулювальних пристроїв, лабораторного обладнання, виробничого і господарського інвентарю та інших об'єктів основних засобів. Інвентарна картка відкривається в бухгалтерії на кожний об'єкт, заповнюється на підставі акта прийняття-передачі основних засобів (типова форма 03-1 (бюджет), накладних, технічної та іншої супровідної документації. У картці подається коротка індивідуальна характеристика об'єкта. Записи в картку про роботи, проведені по добудові, дообладнанню, реконструкції, модернізації і капітальному ремонту існуючого об'єкта.
вносяться на підставі акта прийняття-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів (типова форма 03-2 (бюджет). У короткій індивідуальній характеристиці об'єкта, який обліковується на даній інвентар ній картці, повинні бути названі два-три найважливіші для нього якісні показники, що не дублюють показників супровідної технічної документації. При переміщенні основних засобів всередині установи робиться запис на зворотному боці картки. У разі неможливості внести в дану інвентарну картку всі якісні і кількісні зміни характеристики об'єкта, що сталися внаслідок його pе конструкції чи модернізації, її доповнюють новою. Стару інвентарну картку зберігають як довідкові) документ (в ній робиться позначка про відкриття нової картки).
• Форма 03-8 (бюджет) Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах (для тварин і багаторічних насаджень)", яка застосовується для індивідуального обліку робочої, продуктивної і племінної худоби, а також для обліку багаторічних насаджень і капітальних витрат на поліпшення земель (без споруд). Інвентарна картка ведеться бухгалтерією в одному примірнику. Коротка індивідуальна характеристика тварин обмежується зазначенням даних про їх вік, масть, кличку, основну прикмету, тавро, породу, вказаних в зоотехнічній документації. Характеристика багаторічних насаджень дасться за кіль кістю висаджених одиниць і розміром займаної ними площі.
• Форма ОЗ-9 (бюджет) "Інвентарна картка групового обліку основний засобів в бюджетних установах", яка застосовується для групового обліку однотипних об'єктів основних засобів, що мають однакове призначення, однакову технічну характеристику і вартість. Картки ведуться матеріально відповідальними особами. У картках групового обліку основних засобів слід враховувати однотипні інструменти, столовий і кухонний інвентар, бібліотечні фонди, сценічно-постановочні засоби. Записи в цих картках робляться окремо на кожний предмет, із зазначенням його інвентарного номера та суми вартості. Масовий інвентар (парти, інструмент та інші предмети) можна записувати загальними сумами, вказуючи кількість одиниць та їх інвентарні номери. Для сценічно-постановочних засобів картки відкриваються на матеріально відповідальних осіб і ведуться за предметами однакового найменування, близьких за розмірами, якістю матеріалу і ціною. Записи в картках здійснюються в кількісному і сумарному виразі. Для обліку бібліотечних фондів відкривається одна картка. Облік провадиться тільки в вартісному виразі загальною сумою.
• Форма 03-10 (бюджет) "Опис інвентарних карток з обліку основних засобів", що застосовується для реєстрації інвентарних карток, які відкриваються при здійсненні аналітичного обліку основних засобів. Опис складають в одному примірнику в бухгалтерії з метою контролю за зберіганням інвентарних карток. Записи ведуться в розрізі класифікаційних груп основних засобів.
• Форма ОЗ-11 (бюджет) "Інвентарний список основних засобів, яка застосовується в місці розташування (експлуатації) об'єктів основних засобів для необ'єктного обліку матеріально відповідальними особами. Дані пооб'єктного обліку основних засобів за їх місцезнаходженнями (експлуатації) повинні бути тотожні записам в інвентарних картках обліку основних засобів, які ведуться в бухгалтерії.
• Форма 03-12 (бюджет) "Відомість нарахування зносу на основні засоби" яка застосовується для обрахування суми зносу основних засобів за повний календарний рік (незалежно від того, у якому місяці звітного року вони придбані або зруйновані) відповідно до норм зносу, встановлених в процентах до балансової вартості кожної з груп основних засобів. Сума нарахованого зносу не може перевищувати 100% вартості основних засобів. На загальну суму нарахованого зносу складається меморіальний ордер, дані якого заносяться в книгу "Журнал-головна".
Для забезпечення бухгалтерського обліку основних засобів передбачено також меморіальні ордери:
• МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР №9 "Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів. Форма №438 (бюджет)", який використовується для обліку вибуття та переміщення до інших установ, організацій та матеріально відповідальних осіб матеріальних цінностей, що належать до необоротних активів, в тому числі основних засобів. Записи здійснюються щодо кожного документа ("Акт прийняття-передачі основних засобів" ф.03-1. "Акт про списання основних засобів" ф.ОЗ-3, "Акт про списання автотранспортних засобів" ф.ОЗ-4, "Акт про списання вилученої з бібліотеки літератури" ф.ОЗ-5) із зазначенім матеріально відповідальної особи. Якщо щодо основних засобів, що вибувають, нараховано знос, то він відображається за дебетом відповідного субрахунку рахунку 13 "Знос необоротних активів". Сума зносу вираховується за даними інвентарних карток з обліку необоротних активів. Позиція "Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна". Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером. Одночасно відповідні записи робляться в інвентарних картках обліку основних засобів;
• МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР №9 "Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів Форма №438-авт (бюджет)" використовується при автоматизованому веденні бухгалтерського обліку. Складання відомості за формою №438-авт. здійснюється аналогічно порядку складання форми №438.
Використана література: Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко. - Львів: Аверс, 2002. - 316 с.
• Форма ОЗ-1 (бюджет) "Акт прийняття-передачі основних засобів", яка застосовується для оформлення прийняття-передачі основних засобів і складається на кожний окремий об'єкт основних засобів, який надходить шляхом придбання або безоплатної передачі від інших організацій. На об'єкт, що був в експлуатації, робиться запис на суму зносу. Для прийняття об'єктів основних засобів наказом керівника установи створюється комісія, яка складає акт у двох примірниках: один — для установи, яка здає, другий — для установи, яка приймає. Акт затверджується керівником установи. Після оформлення акт разом з технічною документацією, що стосується даного об'єкта, передається в бухгалтерію (централізовану бухгалтерію). Складання загального акта на оформлення прийняття декількох об'єктів основних засобів дозволяється лише при обліку господарського інвентарю, інструменту, обладнання та інших однотипних об'єктів, які мають однакову вартість.
• Форма 03-2 (бюджет) "Акт прийняття-здання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів", яка застосовується для оформлення прийняття-здання основних засобів після капітального ремонту, реконструкції чи модернізації. Акт складається у двох примірниках і підписується представником установи, уповноваженим на прийняття основних засобів після ремонту, та представником підприємства (організації), яке виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію. В акті вказується кошторисна вартість ремонту, реконструкції, модернізації згідно з затвердженим розрахунком витрат, необхідних для їх здійснення, і фактична вартість закінчених робіт. Перший примірник акта здається в бухгалтерію установи для внесення відповідних записів в інвентарних картках обліку основних засобів. Другий примірник передають підприємству, яке виконувало ремонт, реконструкцію чи модернізацію. Зміни в характеристиці об'єкта, пов'язані з його ремонтом, реконструкцією чи модернізацією, вносяться у відповідний розділ акта та у технічний паспорт об'єкта.
• Форма 03-3 (бюджет) "Акт про списання основних засобів", яка застосовується для оформлення вибуття окремих інвентарних об'єктів, предметів основних засобів у разі повної або часткової їх ліквідації. Списання основних засобів здійснюється у відповідності з-порядком, встановленим Типовою інструкцією та галузевими інструкціями. Акт складається у двох примірниках постійно діючою комісією, призначеною керівником установи, і затверджується у встановленому порядку. Витрати на ліквідацію об'єктів основних засобів, а також вартість матеріальних цінностей, які надійшли від розібрання будівель і споруд, демонтажу обладнання та інших основних засобів, зазначаються в розділі акта "Розрахунок результатів списання об'єкта". Перший
примірник акта передасться в бухгалтерію, другий залишається у матеріально відповідальної особи і є підставою для здачі на склад металобрухту, запчастин та матеріалів, які утворилися в результаті ліквідації.
• Форма 03-4 (бюджет) "Акт про списання автотранспортних засобів". Вибуття транспортних засобів внаслідок їх зношення, морального старіння і знищення в результаті аварій, стихійного лиха оформляється актами на списання автотранспортних засобів. Акт про списання складається членами постійно діючої комісії у двох примірниках, один з яких передається в бухгалтерію а другий залишається у матеріально відповідальної особи. В акті вкачують найменування транспортного засобу, який підлягає списанню, причини списання, первісну вартість, строк служби, кількість капітальних ремонтів, пов'язаних з його ліквідацією (демонтаж об'єкта та розібрання), та їх суму, витрати та отримані матеріальні цінності. Якщо внаслідок ліквідації об'єкта виникли витрати або надійшли матеріальні цінності, вони відображаються в розділі акта "Розрахунок результатів списання автомобіля, причепа, напівпричепа".
• Форма ОЗ-5 (бюджет) "Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури", який складається у двох примірниках на підставі опису та загальних списків книг, що підлягають вилученню із бібліотек. Опис робиться під час чергового перегляду книжкових фондів і виявлення застарілих видань. Окремо опис складається на зношену літературу (пошкоджені книги, загублені сторінки, що не підлягають відновленню). Перший примірник акта разом з описом здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально відповідальної особи. Списання літератури з балансу установи здійснюється і оформляється на підставі затвердженого розпорядником кредитів акта і квитанції про здачу її в макулатуру.
• Форма 03-6 (бюджет) "Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах", яка застосовується для обліку будинків, споруд, передавальних пристроїв, робочих силових машин і обладнання, автоматизованих ліній, транспортних засобів, вимірювальних приладів і регулювальних пристроїв, лабораторного обладнання, виробничого і господарського інвентарю та інших об'єктів основних засобів. Інвентарна картка відкривається в бухгалтерії на кожний об'єкт, заповнюється на підставі акта прийняття-передачі основних засобів (типова форма 03-1 (бюджет), накладних, технічної та іншої супровідної документації. У картці подається коротка індивідуальна характеристика об'єкта. Записи в картку про роботи, проведені по добудові, дообладнанню, реконструкції, модернізації і капітальному ремонту існуючого об'єкта.
вносяться на підставі акта прийняття-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів (типова форма 03-2 (бюджет). У короткій індивідуальній характеристиці об'єкта, який обліковується на даній інвентар ній картці, повинні бути названі два-три найважливіші для нього якісні показники, що не дублюють показників супровідної технічної документації. При переміщенні основних засобів всередині установи робиться запис на зворотному боці картки. У разі неможливості внести в дану інвентарну картку всі якісні і кількісні зміни характеристики об'єкта, що сталися внаслідок його pе конструкції чи модернізації, її доповнюють новою. Стару інвентарну картку зберігають як довідкові) документ (в ній робиться позначка про відкриття нової картки).
• Форма ОЗ-9 (бюджет) "Інвентарна картка групового обліку основний засобів в бюджетних установах", яка застосовується для групового обліку однотипних об'єктів основних засобів, що мають однакове призначення, однакову технічну характеристику і вартість. Картки ведуться матеріально відповідальними особами. У картках групового обліку основних засобів слід враховувати однотипні інструменти, столовий і кухонний інвентар, бібліотечні фонди, сценічно-постановочні засоби. Записи в цих картках робляться окремо на кожний предмет, із зазначенням його інвентарного номера та суми вартості. Масовий інвентар (парти, інструмент та інші предмети) можна записувати загальними сумами, вказуючи кількість одиниць та їх інвентарні номери. Для сценічно-постановочних засобів картки відкриваються на матеріально відповідальних осіб і ведуться за предметами однакового найменування, близьких за розмірами, якістю матеріалу і ціною. Записи в картках здійснюються в кількісному і сумарному виразі. Для обліку бібліотечних фондів відкривається одна картка. Облік провадиться тільки в вартісному виразі загальною сумою.
• Форма 03-10 (бюджет) "Опис інвентарних карток з обліку основних засобів", що застосовується для реєстрації інвентарних карток, які відкриваються при здійсненні аналітичного обліку основних засобів. Опис складають в одному примірнику в бухгалтерії з метою контролю за зберіганням інвентарних карток. Записи ведуться в розрізі класифікаційних груп основних засобів.
• Форма ОЗ-11 (бюджет) "Інвентарний список основних засобів, яка застосовується в місці розташування (експлуатації) об'єктів основних засобів для необ'єктного обліку матеріально відповідальними особами. Дані пооб'єктного обліку основних засобів за їх місцезнаходженнями (експлуатації) повинні бути тотожні записам в інвентарних картках обліку основних засобів, які ведуться в бухгалтерії.
• Форма 03-12 (бюджет) "Відомість нарахування зносу на основні засоби" яка застосовується для обрахування суми зносу основних засобів за повний календарний рік (незалежно від того, у якому місяці звітного року вони придбані або зруйновані) відповідно до норм зносу, встановлених в процентах до балансової вартості кожної з груп основних засобів. Сума нарахованого зносу не може перевищувати 100% вартості основних засобів. На загальну суму нарахованого зносу складається меморіальний ордер, дані якого заносяться в книгу "Журнал-головна".
Для забезпечення бухгалтерського обліку основних засобів передбачено також меморіальні ордери:
• МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР №9 "Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів. Форма №438 (бюджет)", який використовується для обліку вибуття та переміщення до інших установ, організацій та матеріально відповідальних осіб матеріальних цінностей, що належать до необоротних активів, в тому числі основних засобів. Записи здійснюються щодо кожного документа ("Акт прийняття-передачі основних засобів" ф.03-1. "Акт про списання основних засобів" ф.ОЗ-3, "Акт про списання автотранспортних засобів" ф.ОЗ-4, "Акт про списання вилученої з бібліотеки літератури" ф.ОЗ-5) із зазначенім матеріально відповідальної особи. Якщо щодо основних засобів, що вибувають, нараховано знос, то він відображається за дебетом відповідного субрахунку рахунку 13 "Знос необоротних активів". Сума зносу вираховується за даними інвентарних карток з обліку необоротних активів. Позиція "Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна". Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером. Одночасно відповідні записи робляться в інвентарних картках обліку основних засобів;
• МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР №9 "Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів Форма №438-авт (бюджет)" використовується при автоматизованому веденні бухгалтерського обліку. Складання відомості за формою №438-авт. здійснюється аналогічно порядку складання форми №438.
Використана література: Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко. - Львів: Аверс, 2002. - 316 с.
