Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2002)
Загальна характеристика категорії
Категорія "запаси", яка, здавалося б, більше притаманна для сфери матеріального виробництва, широко використовується і в бюджетній сфері, основнім продуктом діяльності якої є послуги.
Загалом під запасами слід розуміти засоби, які ще не задіяні у виробничому процесі і як забезпечують його безперервність.
Сутність запасів, їх офіційне тлумачення та застосування в бюджетній сфері на відміну від госпрозрахункових підприємств, які користуються П(С)БО 9 "Запаси", визначено спеціальною інструкцією, затвердженою Державним казначейством України.
Запаси — це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року.
Виходячи з цього, до складу запасів відносять: сировину та матеріали; будівельні матеріали; обладнання, конструкції і деталі для установки; спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими угодами; молодняк тварин на вирощуванні, тварини па відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім'ї бджіл; доросла худоба, вибракувала з основного стада, худоба, прийнята від населення для реалізації; малоцінні та швидкозношувані предмети; паливо; матеріали для навчальних, наукових та інших цілей; запасні частини до машин і обладнання (що не належать до основних засобів); продукти харчування; медикаменти і перев'язувальні засоби; господарські матеріали і канцелярське приладдя; тара; матеріали в дорозі; готова продукція та інші матеріальні ресурси установи, які передбачається використати протягом одного року.
Запаси установ розподілені на групи:
* виробничі запаси;.
* тварини на впрошуванні і відгодівлі;
* малоцінні та швидкозношувані предмети;
* матеріали і продукти харчування; " готова продукція;
продукція сільськогосподарського виробництва. Відповідно до перелічених груп запасів клас 2 "Запаси" Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ передбачає облік запасів на субрахунках:
• 20 "Виробничі запаси";
• 21 "Тварини на вирощуванні і відгодівлі";
• 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети";
• 23 "Матеріали і продукти харчування";
• 24 "Готова продукція";
• 25 "Продукція сільськогосподарського виробництва"
Термін очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється централь ним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання запасів. Крім того, центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю, а за відсутності такого, самостійно установою встановлюються їх ліміти, виходячи з планової потреби в запасах та з норм витрат.
Необхідно врахувати і особливості у веденні обліку запасів, які регулиються окремими нормативними документами.
При обліку запасів, що отримані як гуманітарна допомога, враховуються вимоги Закону України "Про гуманітарну допомогу", галузевих порядків, розроблених окремими міністерствами і затверджених постановами Кабінету Міністрів України, та "Порядку бухгалтерського обліку та звітності в бюджетних установах гуманітарної допомоги".
Запаси, отримані як гуманітарна допомога, приймаються комісією, створеною наказом керівника установи, до складу якої обов'язково входять працівник бухгалтерії та представник організації вищого рівня. Комісія складає акт, у якому зазначаються найменування, кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на їх аналогічні види. Дані акта відображаються в бухгалтерському обліку.
Аналогічно до обліку основних засобів, бухгалтерією та матеріально відповідальними особами облік запасів, отриманих як гуманітарна допомога, ведеться загальним порядком, але окремо від запасів, придбаних установою за рахунок коштів загального або спеціального фондів кошторису доходів та видатків.
Запаси у бухгалтерському обліку установ, у тому числі одержані та передані безоплатно встановленим чинним законодавством порядком, оцінюються за балансовою вартістю, яка поділяється на первісну вартість, справедливу та відновлювальну.
Балансова вартість — це вартість запасів, за якою вони відображаються у балансі.
Первісна вартість — це вартість придбання, одержання, виготовлення запасів.
Справедлива вартість — первісна вартість запасів, одержаних установою безоплатно.
Відновлювальна вартість — це змінена первісна вартість запасів після проведення їх переоцінки.
Внаслідок впливу зовнішньоекономічних факторів та інших причин в практиці виникає питання зміни вартості придбаних запасів і наближення її до реальної, або так званої переоцінки.
Переоцінка запасів установи може здійснюватися на виконання нормативно-правових актів України (якщо такі будуть запроваджені) або за рішенням керівника установи (якщо запаси морально застарілі та у зв'язку з тривалим часом їх перебування на збереженні в установі, їх первісна (справедлива, відновлювана) вартість значно відрізняється від аналогічних запасів, придбаних пізніше).
Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом установи і не належить до доходів.
Переоцінка запасів установи здійснюється комісією з переоцінки, яка призначається наказом керівника установи і до складу якої входять: заступник керівника установи (голова комісії) та головний бухгалтер чи його заступник (в установах, у яких штатним розписом посада головного бухгалтера не передбачена — особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку), керівники груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інші працівники бухгалтерії, які обліковують запаси, особи, на котрих покладена відповідальність за збереження запасів та інші посадові особи (на розсуд керівника установи).
Комісією здійснюється переоцінка кожної окремої одиниці запасів і встановлюються нові ціни. Документи, що підтверджують нову ціну, не потрібні. Ціни на однотипні предмети встановлюються однаковими в межах однієї установи. За результатами переоцінки комісією складається акт про зміну вартості запасів, який затверджується керівником установи.
Відповідальність за організацію роботи комісії та за об'єктивність визначення реальної вартості запасів покладається на керівника установи і голову комісії.
Відпуск запасів у використання, виробництво, продаж або інше вибуття здійснюється за балансовою вартістю або за методом середньозваженої собівартості.
Середньозважена собівартість визначається за кожним видом подібних запасів шляхом ділення сумарної вартості залишку запасів на початок звітного періоду та вартості одержаних у звітному місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду та одержаних у звітному періоді запасів. Метод середньозваженої собівартості застосовується у разі наявності в установі значної кількості однотипних запасів, придбаних за різними цінами (наприклад овочі, пальне та інше). Обчислення запасів здійснюється періодично або при отриманні кожної партії.
Необхідно також врахувати, що витрати з наймання транспорту для перевезення запасів не збільшують вартість придбаних запасів, а відносяться на видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків за якими вони були передбачені у кошторисі.
Аналогічно суми податку на додану вартість, які сплачуються при отриманні (купівлі) запасів, не зараховуються до вартості запасів і відносяться на фактичні видатки установи за кодом економічної класифікації видатків, що призначений для придбання цих матеріальних цінностей, або відносяться до податкового кредиту (якщо це передбачено чинним законодавством України).
Щодо обліку запасів в бюджетних установах, то, аналогічно всім іншим підприємствам і організаціям, вони обліковуються за місцем їх відповідального зберігання (місцезнаходження) та в бухгалтерії.
Відповідальність за приймання зберігання і відпуск запасів покладається на матеріально відповідальних осіб, призначених наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження матеріальних цінностей, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
При отриманні запасів матеріально відповідальна особа на документі постачальника або на акті про приймання запасів повинна розписатися в одержанні цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання.
У разі, якщо під час отримання матеріальних цінностей виявлені кількісні або якісні розбіжності з даними документів постачальників, то їх необхідно оформляти Актом про приймання матеріалів. Акт складається приймальною комісією в двох примірниках з обов'язковою участю завідувача складу та представника постачальника, а у разі його відсутності — незацікавленої організації. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, другий — для направлення претензійного листа постачальнику.
Облік запасів установи (за винятком дорогоцінних металів для протезування та медикаментів і перев'язувальних засобів) за місцем відповідального зберігання (місцезнаходження) ведеться матеріально відповідальними особами в Книзі складського обліку запасів за найменуваннями, сортами, кількістю. Працівниками бухгалтерії періодично здійснюється звірка фактичної наявності запасів із записами у книзі та даними бухгалтерського обліку.
Видача запасів з місць відповідального зберігання (місцезнаходження) здійснюється за документами встановленої форми, що затверджуються керівником установи. Для бюджетних установ, поряд з формами, встановленими наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 р. за №193 "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів", застосовуються наступні форми:
1) Накладна (вимога), що призначена для оформлення надходження запасів на склад та видачі запасів зі складу. Може застосовуватися при переміщенні з запасів в установі. Накладна (вимога) виписується в двох примірниках.
2) Меню-вимога на видачу продуктів харчування, яка призначена для видачі продуктів харчування зі складу. Меню-вимога складається щодня на підставі даних про кількість людей, що харчуються, та натуральних норм розкладки продуктів харчування. Меню-вимога з підписом осіб про видачу і одержання продуктів харчування передається в бухгалтерію в строки, встановлені графіком документообігу, але не рідше ніж п'ять разів на місяць. Приймаючи меню-вимогу, бухгалтерія обов'язково проводить звірку кількості осіб, що харчуватись згідно з даними меню-вимоги, з фактичною наявністю на певну дату осіб, яким призначене харчування.
3) Забірна картка призначена для оформлення матеріальних цінностей, що видаються систематично протягом місяця. Забірна картка виписується на кожного одержувача на декілька найменувань цінностей. Ця картка виписується в двох примірниках, один з яких з розпискою одержувача зберігається на складі, другий — в одержувача. При щоденному відпуску запасів забірна картка виписується строком на 15 днів, а при періодичному відпуску — строком на місяць.
У межах установленого ліміту запаси видаються при наданні одержувачем свого примірника забірної картки. Відпуск запасів понад установленого ліміту здійснюється за накладною (вимогою).
У бухгалтерії облік запасів установи провадиться в кількісному і сумарному вимірах за найменуваннями запасів та в розрізі матеріально відповідальних осіб.
Бухгалтерія установи систематично звіряє свої записи про облік запасів із записами, які ведуть матеріально відповідальні особи за місцями зберігання (місцезнаходження) запасів. Для цього матеріально відповідальні особи щомісяця надають в бухгалтерію прибуткові та видаткові документи з реєстром надання документів, який складається в двох примірниках. Один примірник реєстру після перевірки правильності оформлення первинних документів повертається матеріально відповідальній особі, а другий залишається в бухгалтерії.
Додатково облік запасів установи може здійснюватися за номенклатурними номерами.
Номенклатурний номер — це умовний числовий код обліку, який надається групі предметів одного найменування, якості та ціни.
Номенклатурний номер має сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий — підгрупу, три останні — порядковий номер предмета у підгрупі.
Для аналітичного обліку запасів, у тому числі матеріалів у дорозі, бухгалтерією та матеріально відповідальними особами бюджетних установ застосовуються: Книги кількісно-сумового обліку, Картки кількісно-сумового обліку. Книги обліку тварин. Книги складського обліку запасів, оборотні та накопичувальні відомості, Журнали реєстрації битого посуду.
Картки кількісно-сумового обліку реєструються в Описі карток з обліку запасів. У централізованих бухгалтеріях такі Описи ведуться окремо за кожною установою, що обслуговується.
При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку книги кількісно-сумового обліку або картки можуть не використовуватися.
Книги або картки кількісно-сумового обліку застосовуються для аналітичного обліку запасів (крім тварин на вирощуванні і відгодівлі, продуктів харчування), у тому числі матеріалів у дорозі. Вони ведуться за видами, кількістю та вартістю запасів.
Аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду, ведеться за тими самими обліковими регістрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.
Для перевірки фактичної наявності, стану зберігання та придатності сировини, матеріалів, палива, кормів, фуражу, продуктів харчування, медикаментів та інших запасів, що належать установі, адміністрація установи систематично проводить інвентаризацію у строки і за порядком, що встановлені Типовою інструкцією.
Також інвентаризація проводиться у разі зміни відповідальної особи, у випадку стихійного лиха, крадіжок, відсутності матеріально відповідальних осіб та ін. За результатами інвентаризації складається інвентаризаційний опис або акт, який затверджується керівником установи.
При списанні битого посуду використовуються дані Журналу реєстрації битого посуду. Постійно діюча комісія слідкує за правильним веденням журналу і щоквартально (або щомісячно) складає акт на списання битого посуду, який затверджується керівником установи.
Списання непридатних для використання запасів здійснюється аналогічно до списання основних засобів, а також із врахуванням вимог Типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ.
За результатами місяця операції з обліку, переміщення та вибуття запасів групуються у накопичувальні відомості — меморіальні ордери1. Записи в ці відомості проводяться за кожним документом і відповідним субрахунком бухгалтерського обліку.
Підсумки за субрахунками за результатами місяця з меморіальних ордерів зносяться до книги "Журнал-головна" ф.308 (бюджет).
Використана література: Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко. - Львів: Аверс, 2002. - 316 с.
Загалом під запасами слід розуміти засоби, які ще не задіяні у виробничому процесі і як забезпечують його безперервність.
Сутність запасів, їх офіційне тлумачення та застосування в бюджетній сфері на відміну від госпрозрахункових підприємств, які користуються П(С)БО 9 "Запаси", визначено спеціальною інструкцією, затвердженою Державним казначейством України.
Запаси — це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року.
Виходячи з цього, до складу запасів відносять: сировину та матеріали; будівельні матеріали; обладнання, конструкції і деталі для установки; спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими угодами; молодняк тварин на вирощуванні, тварини па відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім'ї бджіл; доросла худоба, вибракувала з основного стада, худоба, прийнята від населення для реалізації; малоцінні та швидкозношувані предмети; паливо; матеріали для навчальних, наукових та інших цілей; запасні частини до машин і обладнання (що не належать до основних засобів); продукти харчування; медикаменти і перев'язувальні засоби; господарські матеріали і канцелярське приладдя; тара; матеріали в дорозі; готова продукція та інші матеріальні ресурси установи, які передбачається використати протягом одного року.
Запаси установ розподілені на групи:
* виробничі запаси;.
* тварини на впрошуванні і відгодівлі;
* малоцінні та швидкозношувані предмети;
продукція сільськогосподарського виробництва. Відповідно до перелічених груп запасів клас 2 "Запаси" Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ передбачає облік запасів на субрахунках:
• 20 "Виробничі запаси";
• 21 "Тварини на вирощуванні і відгодівлі";
• 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети";
• 23 "Матеріали і продукти харчування";
• 24 "Готова продукція";
• 25 "Продукція сільськогосподарського виробництва"
Термін очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється централь ним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання запасів. Крім того, центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю, а за відсутності такого, самостійно установою встановлюються їх ліміти, виходячи з планової потреби в запасах та з норм витрат.
Необхідно врахувати і особливості у веденні обліку запасів, які регулиються окремими нормативними документами.
При обліку запасів, що отримані як гуманітарна допомога, враховуються вимоги Закону України "Про гуманітарну допомогу", галузевих порядків, розроблених окремими міністерствами і затверджених постановами Кабінету Міністрів України, та "Порядку бухгалтерського обліку та звітності в бюджетних установах гуманітарної допомоги".
Запаси, отримані як гуманітарна допомога, приймаються комісією, створеною наказом керівника установи, до складу якої обов'язково входять працівник бухгалтерії та представник організації вищого рівня. Комісія складає акт, у якому зазначаються найменування, кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на їх аналогічні види. Дані акта відображаються в бухгалтерському обліку.
Аналогічно до обліку основних засобів, бухгалтерією та матеріально відповідальними особами облік запасів, отриманих як гуманітарна допомога, ведеться загальним порядком, але окремо від запасів, придбаних установою за рахунок коштів загального або спеціального фондів кошторису доходів та видатків.
Запаси у бухгалтерському обліку установ, у тому числі одержані та передані безоплатно встановленим чинним законодавством порядком, оцінюються за балансовою вартістю, яка поділяється на первісну вартість, справедливу та відновлювальну.
Балансова вартість — це вартість запасів, за якою вони відображаються у балансі.
Справедлива вартість — первісна вартість запасів, одержаних установою безоплатно.
Відновлювальна вартість — це змінена первісна вартість запасів після проведення їх переоцінки.
Внаслідок впливу зовнішньоекономічних факторів та інших причин в практиці виникає питання зміни вартості придбаних запасів і наближення її до реальної, або так званої переоцінки.
Переоцінка запасів установи може здійснюватися на виконання нормативно-правових актів України (якщо такі будуть запроваджені) або за рішенням керівника установи (якщо запаси морально застарілі та у зв'язку з тривалим часом їх перебування на збереженні в установі, їх первісна (справедлива, відновлювана) вартість значно відрізняється від аналогічних запасів, придбаних пізніше).
Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом установи і не належить до доходів.
Переоцінка запасів установи здійснюється комісією з переоцінки, яка призначається наказом керівника установи і до складу якої входять: заступник керівника установи (голова комісії) та головний бухгалтер чи його заступник (в установах, у яких штатним розписом посада головного бухгалтера не передбачена — особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку), керівники груп обліку (в установах, які обслуговуються централізованими бухгалтеріями) або інші працівники бухгалтерії, які обліковують запаси, особи, на котрих покладена відповідальність за збереження запасів та інші посадові особи (на розсуд керівника установи).
Комісією здійснюється переоцінка кожної окремої одиниці запасів і встановлюються нові ціни. Документи, що підтверджують нову ціну, не потрібні. Ціни на однотипні предмети встановлюються однаковими в межах однієї установи. За результатами переоцінки комісією складається акт про зміну вартості запасів, який затверджується керівником установи.
Відповідальність за організацію роботи комісії та за об'єктивність визначення реальної вартості запасів покладається на керівника установи і голову комісії.
Відпуск запасів у використання, виробництво, продаж або інше вибуття здійснюється за балансовою вартістю або за методом середньозваженої собівартості.
Середньозважена собівартість визначається за кожним видом подібних запасів шляхом ділення сумарної вартості залишку запасів на початок звітного періоду та вартості одержаних у звітному місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду та одержаних у звітному періоді запасів. Метод середньозваженої собівартості застосовується у разі наявності в установі значної кількості однотипних запасів, придбаних за різними цінами (наприклад овочі, пальне та інше). Обчислення запасів здійснюється періодично або при отриманні кожної партії.
Необхідно також врахувати, що витрати з наймання транспорту для перевезення запасів не збільшують вартість придбаних запасів, а відносяться на видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків за якими вони були передбачені у кошторисі.
Аналогічно суми податку на додану вартість, які сплачуються при отриманні (купівлі) запасів, не зараховуються до вартості запасів і відносяться на фактичні видатки установи за кодом економічної класифікації видатків, що призначений для придбання цих матеріальних цінностей, або відносяться до податкового кредиту (якщо це передбачено чинним законодавством України).
Щодо обліку запасів в бюджетних установах, то, аналогічно всім іншим підприємствам і організаціям, вони обліковуються за місцем їх відповідального зберігання (місцезнаходження) та в бухгалтерії.
Відповідальність за приймання зберігання і відпуск запасів покладається на матеріально відповідальних осіб, призначених наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження матеріальних цінностей, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.
При отриманні запасів матеріально відповідальна особа на документі постачальника або на акті про приймання запасів повинна розписатися в одержанні цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання.
У разі, якщо під час отримання матеріальних цінностей виявлені кількісні або якісні розбіжності з даними документів постачальників, то їх необхідно оформляти Актом про приймання матеріалів. Акт складається приймальною комісією в двох примірниках з обов'язковою участю завідувача складу та представника постачальника, а у разі його відсутності — незацікавленої організації. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, другий — для направлення претензійного листа постачальнику.
Облік запасів установи (за винятком дорогоцінних металів для протезування та медикаментів і перев'язувальних засобів) за місцем відповідального зберігання (місцезнаходження) ведеться матеріально відповідальними особами в Книзі складського обліку запасів за найменуваннями, сортами, кількістю. Працівниками бухгалтерії періодично здійснюється звірка фактичної наявності запасів із записами у книзі та даними бухгалтерського обліку.
Видача запасів з місць відповідального зберігання (місцезнаходження) здійснюється за документами встановленої форми, що затверджуються керівником установи. Для бюджетних установ, поряд з формами, встановленими наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 р. за №193 "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів", застосовуються наступні форми:
1) Накладна (вимога), що призначена для оформлення надходження запасів на склад та видачі запасів зі складу. Може застосовуватися при переміщенні з запасів в установі. Накладна (вимога) виписується в двох примірниках.
3) Забірна картка призначена для оформлення матеріальних цінностей, що видаються систематично протягом місяця. Забірна картка виписується на кожного одержувача на декілька найменувань цінностей. Ця картка виписується в двох примірниках, один з яких з розпискою одержувача зберігається на складі, другий — в одержувача. При щоденному відпуску запасів забірна картка виписується строком на 15 днів, а при періодичному відпуску — строком на місяць.
У межах установленого ліміту запаси видаються при наданні одержувачем свого примірника забірної картки. Відпуск запасів понад установленого ліміту здійснюється за накладною (вимогою).
У бухгалтерії облік запасів установи провадиться в кількісному і сумарному вимірах за найменуваннями запасів та в розрізі матеріально відповідальних осіб.
Бухгалтерія установи систематично звіряє свої записи про облік запасів із записами, які ведуть матеріально відповідальні особи за місцями зберігання (місцезнаходження) запасів. Для цього матеріально відповідальні особи щомісяця надають в бухгалтерію прибуткові та видаткові документи з реєстром надання документів, який складається в двох примірниках. Один примірник реєстру після перевірки правильності оформлення первинних документів повертається матеріально відповідальній особі, а другий залишається в бухгалтерії.
Додатково облік запасів установи може здійснюватися за номенклатурними номерами.
Номенклатурний номер — це умовний числовий код обліку, який надається групі предметів одного найменування, якості та ціни.
Номенклатурний номер має сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий — підгрупу, три останні — порядковий номер предмета у підгрупі.
Для аналітичного обліку запасів, у тому числі матеріалів у дорозі, бухгалтерією та матеріально відповідальними особами бюджетних установ застосовуються: Книги кількісно-сумового обліку, Картки кількісно-сумового обліку. Книги обліку тварин. Книги складського обліку запасів, оборотні та накопичувальні відомості, Журнали реєстрації битого посуду.
Картки кількісно-сумового обліку реєструються в Описі карток з обліку запасів. У централізованих бухгалтеріях такі Описи ведуться окремо за кожною установою, що обслуговується.
При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку книги кількісно-сумового обліку або картки можуть не використовуватися.
Книги або картки кількісно-сумового обліку застосовуються для аналітичного обліку запасів (крім тварин на вирощуванні і відгодівлі, продуктів харчування), у тому числі матеріалів у дорозі. Вони ведуться за видами, кількістю та вартістю запасів.
Аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду, ведеться за тими самими обліковими регістрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.
Для перевірки фактичної наявності, стану зберігання та придатності сировини, матеріалів, палива, кормів, фуражу, продуктів харчування, медикаментів та інших запасів, що належать установі, адміністрація установи систематично проводить інвентаризацію у строки і за порядком, що встановлені Типовою інструкцією.
Також інвентаризація проводиться у разі зміни відповідальної особи, у випадку стихійного лиха, крадіжок, відсутності матеріально відповідальних осіб та ін. За результатами інвентаризації складається інвентаризаційний опис або акт, який затверджується керівником установи.
При списанні битого посуду використовуються дані Журналу реєстрації битого посуду. Постійно діюча комісія слідкує за правильним веденням журналу і щоквартально (або щомісячно) складає акт на списання битого посуду, який затверджується керівником установи.
Списання непридатних для використання запасів здійснюється аналогічно до списання основних засобів, а також із врахуванням вимог Типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ.
За результатами місяця операції з обліку, переміщення та вибуття запасів групуються у накопичувальні відомості — меморіальні ордери1. Записи в ці відомості проводяться за кожним документом і відповідним субрахунком бухгалтерського обліку.
Підсумки за субрахунками за результатами місяця з меморіальних ордерів зносяться до книги "Журнал-головна" ф.308 (бюджет).
Використана література: Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко. - Львів: Аверс, 2002. - 316 с.
