Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2002)
Документальне оформлення обліку запасів
Документальне оформлення первинного обліку запасів визначено окремою інструкцією.
Матеріали, сировина, паливо та інші запаси є одними із найважливіших цінностей, які забезпечують повноцінне функціонування бюджетної установи. Враховуючи постійний рух запасів та їх недовготривале використання, документальне оформлення надходження, наявності та витрачання зазначених ресурсів вважається досить відповідальним процесом, який повинен забезпечити необхідну інформацію як для бухгалтерського обліку, так і для контролю і оперативного управління рухом матеріальних цінностей.
З цією метою необхідно детально ознайомитися з формами первинного та аналітичного обліку запасів, а також з порядком їх заповнення і застосування.
• Акт про приймання матеріалів (форма №3-1)
Даний акт складається при прийманні установою на облік матеріальних запасів, коли існують кількісні або якісні розбіжності з даними супроводжувальних документів постачальників. Акт складається приймальною комісією у двох примірниках у присутності завідувача складу та представника відправника (постачальника), а в разі неявки останнього або якщо виклик відправника (постачальника) не є обов'язковим,— представника незацікавленої організації.
Факт приймання та оприбуткування матеріальних запасів підтверджується підписом матеріально відповідальної особи, що прийняла їх на відповідальне збереження.
Після приймання матеріальних запасів акти з доданням документів (рахунків-фактур, накладних тощо) передаються до бухгалтерії. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних запасів, а другий — для направлення претензії постачальнику.
При складанні акта заповнюються всі реквізити, крім коду функціональної класифікації видатків та балансового рахунку, ідо кредитується. Зазначені шифри проставляються бухгалтерією бюджетної установи або централізованою бухгалтерією.
• Акт списання (форма №3-2)
Акт застосовується для списання запасів і складається комісією, призначеною наказом керівника, у двох примірниках.
Перший примірник здасться до бухгалтерії, а другий залишається у матеріально відповідальної особи.
• Накладна (вимога) (форма №3-3)
Форма є уніфікованою та застосовується для оформлення прийняття матеріальних цінностей на склад (у комору) або видачі зі складу (комори). Може застосовуватись для внутрішнього переміщення матеріальних цінностей.
Накладна (вимога) виписується бухгалтерією в двох примірниках та затверджується керівником установи.
Один примірник призначений для отримання матеріальних цінностей зі складу, а інший — для обліку цих цінностей за місцем їх використання.
Оформлені розпискою отримувача накладні (вимоги) передаються до бухгалтерії з реєстром.
• Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма №3-4) Застосовується для оформлення відпуску продуктів харчування зі складу (комори). Меню-вимога складається щоденно на підставі норм розкладки продуктів харчування та даних про кількість осіб, що одержують харчування.
Меню-вимога разом із розписками осіб про видачу та отримання продуктів харчування передається до бухгалтерії у терміни, встановлені графіком, але не менше ніж тричі на місяць.
Дані меню-вимоги записуються в щомісячну накопичувальну відомість з витрачання продуктів харчування (форма №3-13).
• Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма №3-4а) Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма №3-4а) застосовується для оформлення видачі продуктів харчування зі складу (комори) при автоматизованому обліку.
Меню-вимоги форми №3-4а складаються таким самим порядком, як і меню-вимоги форми №3-4, і щоденно (або в дні, встановлені графіком) здаються на обробку.
• Забірна картка (форма №3-5)
Призначена для оформлення відпуску матеріальних цінностей, продукції молочної кухні та інших запасів, які відпускаються систематично протягом місяця.
Забірна картка виписується бухгалтерією на декілька найменувань матеріальних цінностей, що належать до одного коду економічної класифікації.
Забірна картка виписується у двох примірниках: один — для отримувача, другий — для складу. Термін використання картки: 15 днів — при щоденному відпуску. 1 місяць — при періодичному відпуску матеріальних цінностей. Відпуск матеріальних цінностей здійснюється із суворим дотриманням ліміту, якщо такий встановлений.
Понадлімітований відпуск матеріалів оформлюється випискою окремої накладної (вимоги) форми №3-3. Аналогічно оформлюється й заміна одного матеріалу іншим, для чого в забірній картці робиться позначка "Див. вимогу №___ " та відповідно зменшується залишок ліміту.
Дані про зміни ліміту заносяться в попередньо видану забірну картку. При цьому раніше встановлений ліміт перекреслюється й зверху надписується новий ліміт. Виправлення підтверджуються підписом особи, яка встановила ліміт та внесла зміни.
Кількість матеріальних цінностей, що відпущені, проставляється матеріально відповідальною особою в обох примірниках. У забірній картці на відпуск продуктів молочної кухні, крім того, проставляється кількість тари, що повернута отримувачем.
Матеріально відповідальна особа ставить свій підпис у забірній картці отримувача, а на забірній картці складу ставить свій підпис отримувач.
Після закінчення місяця або після використання ліміту (при лімітованому відпуску) забірні картки разом із іншими прибутково-видатковими документами здаються до бухгалтерії для відображення в обліку.
• Книга кількісно-сумового обліку (форма №3-6)
Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей як у кількісному, так і сумовому вимірах. У книзі для кожного найменування (гатунку) запасів відкриваються окремі аналітичні рахунки.
Книга відкривається на рік на підставі залишків на початок року. Для цього в першому рядку у графі 3 за відповідними найменуваннями запасів записується "Залишок на 1 січня 200__ р.", а у графах 9 і 10 проставляються кількість та сума перехідного залишку минулого року Записи в книзі здійснюються на підставі первинних документів.
У кінці місяця у графах 5-8 підбиваються підсумки за даний місяць і з Урахуванням вхідного залишку записується залишок (у графах 9 і 10) на початок наступного за звітним місяцем.
• Книга кількісно-сумового обліку (форма №3-6а) Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей в централізованих бухгалтеріях. Книга відкривається в розрізі аналітичних рахунків за кожним найменуванням (гатунком) запасів, як загалом за всіма обслуговуваними установами, так і з виділенням кожної установи (матеріально-відповідальною особою).
Книга відкривається записами сум залишків матеріалів на початок року; тоді в першому рядку у графі 3 записується: "Залишок на 1 січня 200__р.", у графах 9 та 10 проставляється залишок загалом за централізованою бухгалтерією, а в графах II і 12 — в тому числі за кожною установою, що обслуговується.
• Картка кількісно-сумового обліку (форма №3-7)
Призначення картки та порядок її ведення такий самий, як Книги кількісно-сумового обліку форми №3-6 та форми №3-6а.
Застосовується в установах, де аналітичний облік у бухгалтерії здійснюється не в книгах, а на картках.
• Книга обліку тварин (форма №3-8)
Застосовується для аналітичного обліку молодняку тварин та тварин на відгодівлі. У книзі відкриваються окремі аналітичні рахунки за видами та віковими групами молодняку тварин, а також за видами тварин на відгодівлі.
У централізованих бухгалтеріях книги обліку тварин форми №3-8 відкриваються за кожною обслуговуваною установою.
• Книга складського обліку запасів (форма №3-9)
Застосовується для обліку матеріалів, продуктів харчування, готових виробів та інших запасів на складі (коморі). Ведеться матеріально відповідальною особою за найменуванням, гатунком та кількістю запасів.
Записи здійснюються на підставі прибутково-видаткових документів. Після кожного запису виводиться залишок запасів.
У кіпці книги не рідше одного разу на квартал робляться записи про її перевірку бухгалтерією.
• Журнал реєстрації битого посуду (форма №3-10)
Журнал ведеться для списання розбитого посуду в установах, що мають у своєму складі їдальні та харчоблок. Записи в журналі здійснюються відповідними посадовими особами. Постійно діюча комісія слідкує за правильним веденням журналу та щоквартально (або щомісячно) складає акт про списання розбитого посуду, який затверджується керівником установи.
• Оборотна відомість (форма №3-11)
Застосовується для звірки даних складського та бухгалтерського обліку.
Оборотна відомість відкривається на рік і складається щомісячно на підставі даних бухгалтерського обліку за кожною групою аналітичних рахунків, що об'єднані відповідним синтетичним рахунком, у кількісному та вартісному відображенні. За кожним субрахунком виводяться загальні сумові підсумки, які повинні відповідати показникам синтетичного обліку.
• Накопичувальна відомість з надходження продуктів харчування
(форма №3-12)
Призначена для обліку надходження продуктів харчування. Відомість складається за кожною матеріально відповідальною особою окремо. Записи здійснюються на основі первинних документів у кількісно-сумовому вираженні.
• Накопичувальна відомість з витрачання продуктів харчування (форма №3-13)
Застосовується для обліку витрачання продуктів харчування протягом місяця Записи в ній проводяться бухгалтерією на підставі меню-вимог та інших документів.
Накопичувальна відомість витрачання продуктів харчування складається за кожною матеріально відповідальною особою.
• Опис карток з обліку запасів (форма №3-14)
Застосовується для реєстрації відкритих карток аналітичного обліку у випадках, коли облік бухгалтерських операцій ведеться не в книгах, а на картках. Реєстрація здійснюється на момент відкриття картки.
Використана література: Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко. - Львів: Аверс, 2002. - 316 с.
Матеріали, сировина, паливо та інші запаси є одними із найважливіших цінностей, які забезпечують повноцінне функціонування бюджетної установи. Враховуючи постійний рух запасів та їх недовготривале використання, документальне оформлення надходження, наявності та витрачання зазначених ресурсів вважається досить відповідальним процесом, який повинен забезпечити необхідну інформацію як для бухгалтерського обліку, так і для контролю і оперативного управління рухом матеріальних цінностей.
З цією метою необхідно детально ознайомитися з формами первинного та аналітичного обліку запасів, а також з порядком їх заповнення і застосування.
• Акт про приймання матеріалів (форма №3-1)
Даний акт складається при прийманні установою на облік матеріальних запасів, коли існують кількісні або якісні розбіжності з даними супроводжувальних документів постачальників. Акт складається приймальною комісією у двох примірниках у присутності завідувача складу та представника відправника (постачальника), а в разі неявки останнього або якщо виклик відправника (постачальника) не є обов'язковим,— представника незацікавленої організації.
Факт приймання та оприбуткування матеріальних запасів підтверджується підписом матеріально відповідальної особи, що прийняла їх на відповідальне збереження.
Після приймання матеріальних запасів акти з доданням документів (рахунків-фактур, накладних тощо) передаються до бухгалтерії. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних запасів, а другий — для направлення претензії постачальнику.
При складанні акта заповнюються всі реквізити, крім коду функціональної класифікації видатків та балансового рахунку, ідо кредитується. Зазначені шифри проставляються бухгалтерією бюджетної установи або централізованою бухгалтерією.
• Акт списання (форма №3-2)
Перший примірник здасться до бухгалтерії, а другий залишається у матеріально відповідальної особи.
• Накладна (вимога) (форма №3-3)
Форма є уніфікованою та застосовується для оформлення прийняття матеріальних цінностей на склад (у комору) або видачі зі складу (комори). Може застосовуватись для внутрішнього переміщення матеріальних цінностей.
Накладна (вимога) виписується бухгалтерією в двох примірниках та затверджується керівником установи.
Один примірник призначений для отримання матеріальних цінностей зі складу, а інший — для обліку цих цінностей за місцем їх використання.
Оформлені розпискою отримувача накладні (вимоги) передаються до бухгалтерії з реєстром.
• Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма №3-4) Застосовується для оформлення відпуску продуктів харчування зі складу (комори). Меню-вимога складається щоденно на підставі норм розкладки продуктів харчування та даних про кількість осіб, що одержують харчування.
Меню-вимога разом із розписками осіб про видачу та отримання продуктів харчування передається до бухгалтерії у терміни, встановлені графіком, але не менше ніж тричі на місяць.
Дані меню-вимоги записуються в щомісячну накопичувальну відомість з витрачання продуктів харчування (форма №3-13).
• Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма №3-4а) Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма №3-4а) застосовується для оформлення видачі продуктів харчування зі складу (комори) при автоматизованому обліку.
Меню-вимоги форми №3-4а складаються таким самим порядком, як і меню-вимоги форми №3-4, і щоденно (або в дні, встановлені графіком) здаються на обробку.
• Забірна картка (форма №3-5)
Призначена для оформлення відпуску матеріальних цінностей, продукції молочної кухні та інших запасів, які відпускаються систематично протягом місяця.
Забірна картка виписується бухгалтерією на декілька найменувань матеріальних цінностей, що належать до одного коду економічної класифікації.
Понадлімітований відпуск матеріалів оформлюється випискою окремої накладної (вимоги) форми №3-3. Аналогічно оформлюється й заміна одного матеріалу іншим, для чого в забірній картці робиться позначка "Див. вимогу №___ " та відповідно зменшується залишок ліміту.
Дані про зміни ліміту заносяться в попередньо видану забірну картку. При цьому раніше встановлений ліміт перекреслюється й зверху надписується новий ліміт. Виправлення підтверджуються підписом особи, яка встановила ліміт та внесла зміни.
Кількість матеріальних цінностей, що відпущені, проставляється матеріально відповідальною особою в обох примірниках. У забірній картці на відпуск продуктів молочної кухні, крім того, проставляється кількість тари, що повернута отримувачем.
Матеріально відповідальна особа ставить свій підпис у забірній картці отримувача, а на забірній картці складу ставить свій підпис отримувач.
Після закінчення місяця або після використання ліміту (при лімітованому відпуску) забірні картки разом із іншими прибутково-видатковими документами здаються до бухгалтерії для відображення в обліку.
• Книга кількісно-сумового обліку (форма №3-6)
Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей як у кількісному, так і сумовому вимірах. У книзі для кожного найменування (гатунку) запасів відкриваються окремі аналітичні рахунки.
Книга відкривається на рік на підставі залишків на початок року. Для цього в першому рядку у графі 3 за відповідними найменуваннями запасів записується "Залишок на 1 січня 200__ р.", а у графах 9 і 10 проставляються кількість та сума перехідного залишку минулого року Записи в книзі здійснюються на підставі первинних документів.
У кінці місяця у графах 5-8 підбиваються підсумки за даний місяць і з Урахуванням вхідного залишку записується залишок (у графах 9 і 10) на початок наступного за звітним місяцем.
• Книга кількісно-сумового обліку (форма №3-6а) Застосовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей в централізованих бухгалтеріях. Книга відкривається в розрізі аналітичних рахунків за кожним найменуванням (гатунком) запасів, як загалом за всіма обслуговуваними установами, так і з виділенням кожної установи (матеріально-відповідальною особою).
Книга відкривається записами сум залишків матеріалів на початок року; тоді в першому рядку у графі 3 записується: "Залишок на 1 січня 200__р.", у графах 9 та 10 проставляється залишок загалом за централізованою бухгалтерією, а в графах II і 12 — в тому числі за кожною установою, що обслуговується.
• Картка кількісно-сумового обліку (форма №3-7)
Призначення картки та порядок її ведення такий самий, як Книги кількісно-сумового обліку форми №3-6 та форми №3-6а.
Застосовується в установах, де аналітичний облік у бухгалтерії здійснюється не в книгах, а на картках.
• Книга обліку тварин (форма №3-8)
Застосовується для аналітичного обліку молодняку тварин та тварин на відгодівлі. У книзі відкриваються окремі аналітичні рахунки за видами та віковими групами молодняку тварин, а також за видами тварин на відгодівлі.
У централізованих бухгалтеріях книги обліку тварин форми №3-8 відкриваються за кожною обслуговуваною установою.
• Книга складського обліку запасів (форма №3-9)
Застосовується для обліку матеріалів, продуктів харчування, готових виробів та інших запасів на складі (коморі). Ведеться матеріально відповідальною особою за найменуванням, гатунком та кількістю запасів.
У кіпці книги не рідше одного разу на квартал робляться записи про її перевірку бухгалтерією.
• Журнал реєстрації битого посуду (форма №3-10)
Журнал ведеться для списання розбитого посуду в установах, що мають у своєму складі їдальні та харчоблок. Записи в журналі здійснюються відповідними посадовими особами. Постійно діюча комісія слідкує за правильним веденням журналу та щоквартально (або щомісячно) складає акт про списання розбитого посуду, який затверджується керівником установи.
• Оборотна відомість (форма №3-11)
Застосовується для звірки даних складського та бухгалтерського обліку.
Оборотна відомість відкривається на рік і складається щомісячно на підставі даних бухгалтерського обліку за кожною групою аналітичних рахунків, що об'єднані відповідним синтетичним рахунком, у кількісному та вартісному відображенні. За кожним субрахунком виводяться загальні сумові підсумки, які повинні відповідати показникам синтетичного обліку.
• Накопичувальна відомість з надходження продуктів харчування
(форма №3-12)
Призначена для обліку надходження продуктів харчування. Відомість складається за кожною матеріально відповідальною особою окремо. Записи здійснюються на основі первинних документів у кількісно-сумовому вираженні.
• Накопичувальна відомість з витрачання продуктів харчування (форма №3-13)
Застосовується для обліку витрачання продуктів харчування протягом місяця Записи в ній проводяться бухгалтерією на підставі меню-вимог та інших документів.
Накопичувальна відомість витрачання продуктів харчування складається за кожною матеріально відповідальною особою.
• Опис карток з обліку запасів (форма №3-14)
Застосовується для реєстрації відкритих карток аналітичного обліку у випадках, коли облік бухгалтерських операцій ведеться не в книгах, а на картках. Реєстрація здійснюється на момент відкриття картки.
Використана література: Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко. - Львів: Аверс, 2002. - 316 с.
