Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2002)
Облік касових операцій в національній валюті
Готівкові операції як засоби розрахунку здійснюються через касу установи. Кожна установа, яка здійснює фінансово-господарську діяльність, повинна здійснювати касові операції. Головним завданням при здійсненні таких операцій є дотримання встановлених норм, правил та процедур, що встановлюються Національним банком України. Важливе місце в касових операціях відведено дотриманню правил збереження найліквідніших активів бюджетної установи.
Касові операції (надходження готівки до каси і видача з неї) здійснюються бюджетними установами, як і госпрозрахунковими підприємствами, на підставі "Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні" за №72 від 19.02.2001 р.
Керівник бюджетної установи з метою належного ведення касових операцій повинен забезпечити всі умови для збереження готівки і ведення касових операцій, адже він за це несе відповідальність.
Щодо відповідальності керівника, то, крім обов'язків із створення належних умов для забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання, необхідно врахувати і його відповідальність за транспортування готівки.
Для здійснення розрахунків готівкою бюджетна установа повинна мати власну касу.
Каса — це приміщення або місце, що призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів, де ведеться касова книга.
Для ведення касових операцій кожна бюджетна установа (при великому обсягу готівкових операцій) повинна передбачити у своєму штатному розписі окрему посаду — касира. У разі відсутності такої одиниці, обов'язки з ведення касових операцій покладаються на працівника фінансово-економічної служби установи.
(Керівник бюджетної установи одночасно із зарахуванням на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його під розпис з Положенням про ведення касових операцій.
Касир відповідно до чинного законодавства України несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам. У разі потреби тимчасової заміни касира виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника, при цьому з цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира.
За відсутності касира (через хворобу тощо) цінності, що перебувають у нього під звітом, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.
Необхідно звернути увагу і на порядок документального оформлення касових операцій.
Розрахунки готівкою в бюджетних установах проводяться за рахунок коштів, одержаних з кас банків, і здійснюються через касу бюджетної установи.
Як і кожна господарська операція, касові операції здійснюються за допомогою первинних документів. Документальне оформлення проводиться із застосуванням прибуткових та видаткових касових ордерів, касових і товарних чеків, розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджують факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, а також рахунків-фактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів тощо, хоча останні в бюджетних установах рідко трапляються.
Серед такого великого переліку первинних документів найчастіше касові операції оформляються прибутковими та видатковими касовими ордерами, типові форми і порядок заповнення яких затверджені Міністерством статистики України і котрі повинні застосовуватися усіма бюджетними установами та організаціями.
Отже, приймання готівки касами установ, у тому числі й одержаної з банку, проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи.
На підтвердження приймання готівки видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, уповноваженої керівником установи, і касира, засвідчена печаткою (штампом) бюджетної установи.
При прийманні готівки в касу касири керуються Правилами визначення платіжності банкнот і монет. Обігові пам'ятні та ювілейні монети, які є дійсними платіжними засобами, мають прийматися до кас за їх номіналом без обмежень для всіх видів платежів.
Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями (далі — видаткові документи). Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.
Слід зазначити, що у випадках, коли на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.
У разі видачі окремій фізичній особі готівки за видатковим документом касир вимагає пред'явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень — словами, копійок — цифрами), використовуючи чорнило або кулькову ручку з темним чорнилом.
Якщо видатковий документ складений на видачу готівки кільком особам то одержувачі також пред'являють паспорти чи документи, що їх замінюють і розписуються у відповідній графі документа.
Видача готівки з каси, що не підтверджена розписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймається.
Зазначимо, що видача готівки особам, яких немає в штатному розписі бюджетної установи, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю (при колективному виконанні робіт за договором цивільно-правового характеру).
Видачу готівки касир здійснює тільки особі, зазначеній у видатковому документі. Якщо видача готівки проводиться за дорученням, оформленим встановленим порядком згідно з чинним законодавством, у тому числі й від особи, що не має змоги через хворобу або з інших поважних причин поставити розпис власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтерія зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержати готівку. Якщо видача готівки проводиться за відомістю, то перед розписом про* одержання грошей касир робить у ній напис: "За дорученням".
Здавання готівки до установи банку оформляється видатковим касовим ордером з відображенням цієї операції в касовій книзі. Документом, що свідчить про здавання виручки до установи банку, є квитанція до об'яви на внесення готівки за підписами бухгалтера і касира установи банку, засвідчена печаткою (штампом) установи банку, а у разі здавання виручки інкасаторам банку документом є копія супровідної відомості за підписом інкасатора, засвідчена печаткою (штампом) установи банку.
Виплати, що пов'язані з оплатою праці, стипендій, проводяться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями або за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача.
На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, уповноважених керівником, із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень — словами, копійок — цифрами).
Аналогічно може оформлятися й одноразова видача готівки на оплату праці (у разі відпустки, хвороби тощо), а також видача депонованих сум і готівки під звіт на витрати, пов'язані із службовими відрядженнями, кільком особам, У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляються на кожній платіжній (розрахунково-платіжній) відомості.
Одноразові видачі готівки на оплату праці окремим особам проводяться, як правило, за видатковим касовим ордером.
Після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій за платіжними відомостями касир повинен:
• у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити штамп або зробити напис: "Депоновано" та скласти реєстр депонованих сум;
• у кінці відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівкові кошти видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: "Готівку за відомістю видав (підпис)";
• виписати видатковий касовий ордер на фактично видану суму за відомістю, зареєструвати його і здійснити відповідний запис у касовій книзі.
Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:
• наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі — дозвільного напису керівника установи або осіб, які ним уповноважені;
• правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
• наявність перелічених у документах додатків.
У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для відповідного оформлення.
Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).
Бухгалтерія робить перевірку позначок, зроблених касирами в платіжних відомостях, та здійснює підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.
Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають заповнюватися бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.
У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи.
Забороняється видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують готівку.
Приймання і видача готівки за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.
Мабуть, найсуттєвішим обмеженням щодо порядку складання прибуткових та видаткових касових документів є заборона виправлень.
Прибуткові касові ордери або видаткові документи до передавання в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплати, пов'язані з оплатою праці, реєструються після їх видачі.
Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися за допомогою комп'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів. При цьому в документі "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерін". який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.
Касові документи після складання касиром звіту та його оброблення в бухгалтерії комплектуються за хронологічним порядком, нумеруються, переплітаються в окремі папки, а не в загальну підшивку за місяць, та зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону, — як правило, це може бути приміщення каси.
Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера. До кінця робочого дня документи обов'язково повертають.
Також первинні касові документи, складені за усіма правилами, повинні фіксуватися в синтетичних і аналітичних реєстрах бухгалтерського обліку. Таким чином, ми поступово наблизились до відображення проведених касових операцій у бухгалтерському обліку.
Найпершим зведеним обліковим реєстром, де відображаються! усі надходження і видача готівки в національній валюті підприємства, є касова книга (типова форма КО-4, затверджена наказом Мінстату).
Касова книга — це документ бухгалтерського обліку встановленої форми, що застосовується для здійснення обліку готівки в касі підприємства.
Тепер дещо детальніше про порядок відображення записів у касовій книзі, оскільки це надзвичайно важливо знати, і в першу чергу, касиру. Бюджетна установа, яка має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті. Зауважимо, що про отримання і видачу готівки в іноземній валюті йтиметься далі.
Відокремлені підрозділи, що мають каси і здійснюють розрахунки готівкою, проводячи касові операції з видачі (приймання) готівки на будь-які потреби з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів, повинні також вести касові книги, які видаються і оформляються підприємством — юридичною особою, до складу якої вони входять.
Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера. Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору кульковою або чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються в касовій книзі. Другі примірники мають бути відривними, що і є звітом касира. Перші і другі примірники мають однакові номери.
Виправлення в касовій книзі не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що виконує його обов'язки.
Записи в касовій книзі робляться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом у день їх надходження або видачі. Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі (наявна готівка в період виплати заробітної плати перераховується з урахуванням готівки, виданої за незакритими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями наступного дня) і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розпис у касовій книзі.
За умови забезпечення належного зберігання касових документів касову книгу можна вести також в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування документів "Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира", які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі, затвердженій наказом Мінстату.
Записи в касовій книзі здійснюються шляхом уведення потрібної інформації з первинних касових документів. Записи в касовій книзі мають робитися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги мають нумеруватися автоматично в по рядку зростання з початку року.
У разі роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" в кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року — їх загальна кількість за рік.
Після роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" і "Звіту касира" касир зобов'язаний перевірити правильність складання цих документів, під. писати їх і передати "Звіт касира" разом з прибутковими та видатковими касовими документами до бухгалтерії під розпис у "Вкладному аркуші касової книги".
З метою забезпечення схоронності та зручності використання "Вкладний аркуш касової книги" протягом року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) "Вкладний аркуш касової книги" формується у підшивки за хронологічним порядком. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється печаткою.
Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання протягом 36 місяців в архів бюджетної установи.
Контроль за правильним веденням касової книги здійснює головний бухгалтер або уповноважена керівником особа (відповідальна за організацію ведення бухгалтерського обліку в установі).
Бухгалтерський облік руху та наявності грошей у касі установи або централізованої бухгалтерії ведеться на рахунку ЗО "Каса", а саме на субрахунку 301 "Каса в національній валюті". Даний рахунок активний, і тому надходження грошей в касу відображається за дебетом рахунку, а витрачання — за кредитом (див. табл. 2.1).
Аналітичний облік ведеться у накопичувальній відомості за касовими операціями форми №380 (меморіальний ордер №1) та в книзі форми №КО-4, КО-440.
Даний меморіальний ордер застосовується при обробці звітів касирів з метою систематизації оборотів у касі за поточний місяць. Кожен звіт касира заноситься до накопичувальної відомості за відповідними кореспондентськими субрахунками одним рядком, тобто записуються всі обороти в касі з надходження та витрачання коштів за дебетом чи кредитом відповідних субрахунків рахунку 30 "Каса".
Оскільки операції із надходження готівкових коштів з реєстраційних (спеціальних реєстраційних, поточних) рахунків до каси установи та із внесення готівкових коштів з каси на реєстраційні (спеціальні реєстраційні, поточні) рахунки також відображаються в меморіальному ордері №2 або №3, то при перенесенні підсумків руху коштів у касі з накопичувальної відомості до книги "Журнал-головна" ці обороти виключаються.
Позиція "Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна".
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку складання меморіального ордеру за формою №380-авт здійснюється аналогічно порядку складання форми №380.
Бюджетним установам та організаціям при здійсненні операцій з готівкою встановлюється ліміт каси. Вони можуть зберігати в своїй касі готівку на кінець Дня в межах затвердженого ліміту каси. Порядок установлення підприємствам ліміту каси, порядок і строки здавання готівкової виручки регулюється Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України.
Відповідальність за неподання заявок-розрахунків у визначені строки та несвоєчасне одержання встановленого ліміту каси згідно з умовами договору на розрахунково-касове обслуговування покладається на бюджетні установи.
Використана література: Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко. - Львів: Аверс, 2002. - 316 с.
Касові операції (надходження готівки до каси і видача з неї) здійснюються бюджетними установами, як і госпрозрахунковими підприємствами, на підставі "Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні" за №72 від 19.02.2001 р.
Керівник бюджетної установи з метою належного ведення касових операцій повинен забезпечити всі умови для збереження готівки і ведення касових операцій, адже він за це несе відповідальність.
Щодо відповідальності керівника, то, крім обов'язків із створення належних умов для забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання, необхідно врахувати і його відповідальність за транспортування готівки.
Для здійснення розрахунків готівкою бюджетна установа повинна мати власну касу.
Каса — це приміщення або місце, що призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів, де ведеться касова книга.
Для ведення касових операцій кожна бюджетна установа (при великому обсягу готівкових операцій) повинна передбачити у своєму штатному розписі окрему посаду — касира. У разі відсутності такої одиниці, обов'язки з ведення касових операцій покладаються на працівника фінансово-економічної служби установи.
(Керівник бюджетної установи одночасно із зарахуванням на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його під розпис з Положенням про ведення касових операцій.
Касир відповідно до чинного законодавства України несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам. У разі потреби тимчасової заміни касира виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника, при цьому з цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира.
Необхідно звернути увагу і на порядок документального оформлення касових операцій.
Розрахунки готівкою в бюджетних установах проводяться за рахунок коштів, одержаних з кас банків, і здійснюються через касу бюджетної установи.
Як і кожна господарська операція, касові операції здійснюються за допомогою первинних документів. Документальне оформлення проводиться із застосуванням прибуткових та видаткових касових ордерів, касових і товарних чеків, розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджують факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, а також рахунків-фактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів тощо, хоча останні в бюджетних установах рідко трапляються.
Серед такого великого переліку первинних документів найчастіше касові операції оформляються прибутковими та видатковими касовими ордерами, типові форми і порядок заповнення яких затверджені Міністерством статистики України і котрі повинні застосовуватися усіма бюджетними установами та організаціями.
Отже, приймання готівки касами установ, у тому числі й одержаної з банку, проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи.
На підтвердження приймання готівки видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, уповноваженої керівником установи, і касира, засвідчена печаткою (штампом) бюджетної установи.
При прийманні готівки в касу касири керуються Правилами визначення платіжності банкнот і монет. Обігові пам'ятні та ювілейні монети, які є дійсними платіжними засобами, мають прийматися до кас за їх номіналом без обмежень для всіх видів платежів.
Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями (далі — видаткові документи). Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.
Слід зазначити, що у випадках, коли на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.
У разі видачі окремій фізичній особі готівки за видатковим документом касир вимагає пред'явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень — словами, копійок — цифрами), використовуючи чорнило або кулькову ручку з темним чорнилом.
Якщо видатковий документ складений на видачу готівки кільком особам то одержувачі також пред'являють паспорти чи документи, що їх замінюють і розписуються у відповідній графі документа.
Видача готівки з каси, що не підтверджена розписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймається.
Зазначимо, що видача готівки особам, яких немає в штатному розписі бюджетної установи, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю (при колективному виконанні робіт за договором цивільно-правового характеру).
Видачу готівки касир здійснює тільки особі, зазначеній у видатковому документі. Якщо видача готівки проводиться за дорученням, оформленим встановленим порядком згідно з чинним законодавством, у тому числі й від особи, що не має змоги через хворобу або з інших поважних причин поставити розпис власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтерія зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержати готівку. Якщо видача готівки проводиться за відомістю, то перед розписом про* одержання грошей касир робить у ній напис: "За дорученням".
Виплати, що пов'язані з оплатою праці, стипендій, проводяться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями або за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача.
На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, уповноважених керівником, із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень — словами, копійок — цифрами).
Аналогічно може оформлятися й одноразова видача готівки на оплату праці (у разі відпустки, хвороби тощо), а також видача депонованих сум і готівки під звіт на витрати, пов'язані із службовими відрядженнями, кільком особам, У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляються на кожній платіжній (розрахунково-платіжній) відомості.
Одноразові видачі готівки на оплату праці окремим особам проводяться, як правило, за видатковим касовим ордером.
Після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій за платіжними відомостями касир повинен:
• у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити штамп або зробити напис: "Депоновано" та скласти реєстр депонованих сум;
• у кінці відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівкові кошти видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: "Готівку за відомістю видав (підпис)";
• виписати видатковий касовий ордер на фактично видану суму за відомістю, зареєструвати його і здійснити відповідний запис у касовій книзі.
Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:
• наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі — дозвільного напису керівника установи або осіб, які ним уповноважені;
• правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
• наявність перелічених у документах додатків.
У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для відповідного оформлення.
Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).
Бухгалтерія робить перевірку позначок, зроблених касирами в платіжних відомостях, та здійснює підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.
Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають заповнюватися бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.
У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи.
Забороняється видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують готівку.
Приймання і видача готівки за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.
Прибуткові касові ордери або видаткові документи до передавання в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплати, пов'язані з оплатою праці, реєструються після їх видачі.
Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися за допомогою комп'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів. При цьому в документі "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерін". який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.
Касові документи після складання касиром звіту та його оброблення в бухгалтерії комплектуються за хронологічним порядком, нумеруються, переплітаються в окремі папки, а не в загальну підшивку за місяць, та зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону, — як правило, це може бути приміщення каси.
Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера. До кінця робочого дня документи обов'язково повертають.
Також первинні касові документи, складені за усіма правилами, повинні фіксуватися в синтетичних і аналітичних реєстрах бухгалтерського обліку. Таким чином, ми поступово наблизились до відображення проведених касових операцій у бухгалтерському обліку.
Найпершим зведеним обліковим реєстром, де відображаються! усі надходження і видача готівки в національній валюті підприємства, є касова книга (типова форма КО-4, затверджена наказом Мінстату).
Касова книга — це документ бухгалтерського обліку встановленої форми, що застосовується для здійснення обліку готівки в касі підприємства.
Тепер дещо детальніше про порядок відображення записів у касовій книзі, оскільки це надзвичайно важливо знати, і в першу чергу, касиру. Бюджетна установа, яка має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті. Зауважимо, що про отримання і видачу готівки в іноземній валюті йтиметься далі.
Відокремлені підрозділи, що мають каси і здійснюють розрахунки готівкою, проводячи касові операції з видачі (приймання) готівки на будь-які потреби з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів, повинні також вести касові книги, які видаються і оформляються підприємством — юридичною особою, до складу якої вони входять.
Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера. Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору кульковою або чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються в касовій книзі. Другі примірники мають бути відривними, що і є звітом касира. Перші і другі примірники мають однакові номери.
Виправлення в касовій книзі не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що виконує його обов'язки.
Записи в касовій книзі робляться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом у день їх надходження або видачі. Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі (наявна готівка в період виплати заробітної плати перераховується з урахуванням готівки, виданої за незакритими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями наступного дня) і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розпис у касовій книзі.
За умови забезпечення належного зберігання касових документів касову книгу можна вести також в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування документів "Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира", які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі, затвердженій наказом Мінстату.
Записи в касовій книзі здійснюються шляхом уведення потрібної інформації з первинних касових документів. Записи в касовій книзі мають робитися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги мають нумеруватися автоматично в по рядку зростання з початку року.
У разі роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" в кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року — їх загальна кількість за рік.
Після роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" і "Звіту касира" касир зобов'язаний перевірити правильність складання цих документів, під. писати їх і передати "Звіт касира" разом з прибутковими та видатковими касовими документами до бухгалтерії під розпис у "Вкладному аркуші касової книги".
З метою забезпечення схоронності та зручності використання "Вкладний аркуш касової книги" протягом року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) "Вкладний аркуш касової книги" формується у підшивки за хронологічним порядком. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється печаткою.
Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання протягом 36 місяців в архів бюджетної установи.
Контроль за правильним веденням касової книги здійснює головний бухгалтер або уповноважена керівником особа (відповідальна за організацію ведення бухгалтерського обліку в установі).
Бухгалтерський облік руху та наявності грошей у касі установи або централізованої бухгалтерії ведеться на рахунку ЗО "Каса", а саме на субрахунку 301 "Каса в національній валюті". Даний рахунок активний, і тому надходження грошей в касу відображається за дебетом рахунку, а витрачання — за кредитом (див. табл. 2.1).
Аналітичний облік ведеться у накопичувальній відомості за касовими операціями форми №380 (меморіальний ордер №1) та в книзі форми №КО-4, КО-440.
Даний меморіальний ордер застосовується при обробці звітів касирів з метою систематизації оборотів у касі за поточний місяць. Кожен звіт касира заноситься до накопичувальної відомості за відповідними кореспондентськими субрахунками одним рядком, тобто записуються всі обороти в касі з надходження та витрачання коштів за дебетом чи кредитом відповідних субрахунків рахунку 30 "Каса".
Оскільки операції із надходження готівкових коштів з реєстраційних (спеціальних реєстраційних, поточних) рахунків до каси установи та із внесення готівкових коштів з каси на реєстраційні (спеціальні реєстраційні, поточні) рахунки також відображаються в меморіальному ордері №2 або №3, то при перенесенні підсумків руху коштів у касі з накопичувальної відомості до книги "Журнал-головна" ці обороти виключаються.
Позиція "Сума оборотів за меморіальним ордером" у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги "Журнал-головна".
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку складання меморіального ордеру за формою №380-авт здійснюється аналогічно порядку складання форми №380.
Бюджетним установам та організаціям при здійсненні операцій з готівкою встановлюється ліміт каси. Вони можуть зберігати в своїй касі готівку на кінець Дня в межах затвердженого ліміту каси. Порядок установлення підприємствам ліміту каси, порядок і строки здавання готівкової виручки регулюється Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України.
Відповідальність за неподання заявок-розрахунків у визначені строки та несвоєчасне одержання встановленого ліміту каси згідно з умовами договору на розрахунково-касове обслуговування покладається на бюджетні установи.
Використана література: Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко. - Львів: Аверс, 2002. - 316 с.
