Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2002)
Облік розрахунків з різними дебіторами
Розглядаючи облік розрахунків з різними дебіторами, слід звернути увагу на відмінності, які відбулися порівняно з колишнім обліком. Перш за все, змінився номер рахунку з 178 (за старим планом рахунків) на 36 з відповідним субрахунками, змінилася і сама суть обліку, яка, насамперед, полягає в деталізації дебіторської та кредиторської заборгованості. Проаналізуємо складові рахунку 36 поетапно.
На рахунку 36 "Розрахунки з різними дебіторами" обліковуються розрахунки бюджетної установи, з різними дебіторами з розподілом на субрахунки:
Субрахунок 361 "Розрахунки за порядком планових платежів";
Субрахунок 362 "Розрахунки з підзвітними особами";
Субрахунок 363 "Розрахунки з відшкодування завданих збитків";
Субрахунок 364 "Розрахунки з іншими дебіторами".
На субрахунку 361 "Розрахунки за порядком планових платежів" обліковуються розрахунки з постачальниками за порядком планових платежів, коли умовами угоди передбачена сплата не за окремими операціями, а шляхом періодичного перерахування в певні строки і в установлених розмірах (окремі види комунальних послуг та інше).
На субрахунку 362 "Розрахунки з підзвітними особами" обліковуються розрахунки з працівниками установи за виданий аванс на господарські видатки або видатки на відрядження.
Механізм видачі коштів під звіт, розміри, а також порядок відзвітування регламентовано1 Кабінетом Міністрів України.
Зупинимось на деяких особливостях.
Як уже зазначалось, видача готівки під звіт здійснюється з кас бюджетної установи лише за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.
Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки:
за відрядженнями — протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження;
на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту (далі — закупівля сільгосппродукції та заготівля вторсировини) протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт;
на всі інші виробничі (господарські) потреби — наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.
Якщо з каси підзвітній особі одночасно видана готівка на відрядження та для вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі й для закупівлі у населення сільгосппродукції та заготівлі вторсировини, то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії повний звіт про суми, що були їй видані для вирішення виробничих (господарських) питань і безпосередньо на відрядження.
У разі перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки та за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів застосовуються фінансові санкції згідно з чинним законодавством.
У разі придбання працівником установи за власні готівкові кошти товарів (продукції, послуг) або використання цих коштів у відрядженні для потреб підприємства він звітується за витрачені кошти у вищезазначеному порядку.
Слід також врахувати, що бюджетним працівникам встановлено обмеження вартості добових та проживання.
На субрахунку 363 "Розрахунки із відшкодування завданих збитків" обліковуються суми нестач і крадіжок коштів та матеріальних цінностей, суми збитків за псування матеріальних цінностей, віднесені на рахунок винних осіб, та інші суми, що підлягають утриманню установленим порядком.
Порядок визначення вартості виявленого в нестачі майна відображено в постанові КМУ №116 від 22 січня 1996 р. "Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей".
На субрахунку 364 "Розрахунки з іншими дебіторами" обліковуються роз рахунки з іншими дебіторами установи.
Сума авансу записується за дебетом субрахунків рахунку 36, на суму отриманих цінностей або наданих послуг проводиться запис у кредит субрахунку рахунку 36.
Тут існує така особливість: якщо першою подією для бюджетної організації є перерахунок коштів як передоплати, тоді зазначена сума записується за дебетом субрахунку 364 "Розрахунки з іншими дебіторами", а за кредитом відображається вартість отриманих матеріальних цінностей, наданих послуг, виконаних робіт.
З іншого боку, якщо спочатку були отримані матеріальні цінності, надані послуги, виконані роботи, тоді на їх вартість робиться запис у кредит субрахунку 675 "Розрахунки з іншими кредиторами", а за дебетом, відповідно, показується погашення виниклої кредиторської заборгованості внаслідок проплати.
При обліку розрахунків з дебіторами потрібно враховувати вимоги наказу Мінфіну України від 06.04.98 р. за №83 (із змінами, внесеними згідно з наказом Мінфіну №240 від 13.10.1999 p.).
Отже, слід пам'ятати, що істотними умовами угод, які укладаються між бюджетною установою та суб'єктами господарювання щодо надання послуг, виконання робіт та придбання матеріальних цінностей є:
• обмеження періоду часу до одного місяця між попередньою оплатою та її погашенням (отриманням ТМЦ, наданням послуг, виконанням робіт) — до червня 2001 року; починаючи з червня 2001 року листом Міністерства фінансів України від 18.06.2001 року за №031-01 "Про подовження терміну попередньої оплати робіт (послуг) за державні кошти" дозволено продовжувати термін попереднього перерахування бюджетних коштів, встановленого наказом Міністерства фінансів від 6 квітня 1998 р. за №83, виходячи із технологічних особливостей виробництва певних видів продукції, виконання комплексу інтегрованих між собою робіт з виготовлення, поставки імпортного технологічного обладнання, виконання будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт та інше, що передбачає більш тривалі терміни використання виділених бюджетних коштів, у кожному конкретному випадку, але не більше ніж на три місяці, при умові надання відповідного висновку головним розпорядником коштів;
• застосування штрафних санкцій не нижче облікової ставки НБУ у разі невиконання суб'єктами господарювання договірних зобов'язань протягом вищезазначеного терміну з дня отримання коштів.
Відповідно, працівники бухгалтерії повинні вживати заходи щодо закриття авансових платежів протягом встановлених термінів, а у випадках невиконання зобов'язань госпсуб'єктами у такі терміни — застосовувати фінансові санкції.
Поряд з цим, дебіторська заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, списується за рішенням керівника установи на зміни результату виконання кошторису доходів та видатків за минулий рік.
Матеріальні цінності відпускаються покупцям або передаються безоплатно на підставі доручення одержувачів.
Нормативним документом, який регламентує оформлення та документообіг доручень, є наказ Мінфіну України від 16.05.1996 р. за №99 "Про затвердження Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей" (із змінами, внесеними згідно з наказами Мінфіну від 03.10.1996 року за №212, 18.10.1996 року за №226, 19.02.1998 року за №37).
Поряд із введенням та застосуванням нового плану рахунків в бухгалтерському обліку Державним казначейством України затверджено форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання.
Так, для записів операцій за субрахунком 361 "Розрахунки за порядком планових платежів" застосовується меморіальний ордер №7.
За субрахунком 362 "Розрахунки з підзвітними особами" записи проводяться у меморіальному ордері №8 (накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами форми №386 (бюджет). У накопичувальній відомості ведеться облік розрахунків з підзвітними особами в розрізі кодів економічної класифікації видатків.
Операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері за даною формою.
При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку застосовується форма №386-авт.
Для відображення операцій за субрахунком 364 "Розрахунки з різними дебіторами" застосовують меморіальний ордер №4 (накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами, типова форма №408 (бюджет). При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку використовується форма №408-авт.
Складання відомості за формою №408-авт здійснюється аналогічно порядку складання форми №408.
Аналітичний облік розрахунків з різними дебіторами бюджетна установа може вести в оборотних відомостях в розрізі підприємств постачальників, підзвітних та матеріально відповідальних осіб.
Типова кореспонденція рахунку 36 "Розрахунки з різними дебіторами»
Використана література: Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко. - Львів: Аверс, 2002. - 316 с.
На рахунку 36 "Розрахунки з різними дебіторами" обліковуються розрахунки бюджетної установи, з різними дебіторами з розподілом на субрахунки:
Субрахунок 361 "Розрахунки за порядком планових платежів";
Субрахунок 362 "Розрахунки з підзвітними особами";
Субрахунок 363 "Розрахунки з відшкодування завданих збитків";
Субрахунок 364 "Розрахунки з іншими дебіторами".
На субрахунку 361 "Розрахунки за порядком планових платежів" обліковуються розрахунки з постачальниками за порядком планових платежів, коли умовами угоди передбачена сплата не за окремими операціями, а шляхом періодичного перерахування в певні строки і в установлених розмірах (окремі види комунальних послуг та інше).
На субрахунку 362 "Розрахунки з підзвітними особами" обліковуються розрахунки з працівниками установи за виданий аванс на господарські видатки або видатки на відрядження.
Механізм видачі коштів під звіт, розміри, а також порядок відзвітування регламентовано1 Кабінетом Міністрів України.
Як уже зазначалось, видача готівки під звіт здійснюється з кас бюджетної установи лише за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.
Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки:
за відрядженнями — протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження;
на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту (далі — закупівля сільгосппродукції та заготівля вторсировини) протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт;
на всі інші виробничі (господарські) потреби — наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.
Якщо з каси підзвітній особі одночасно видана готівка на відрядження та для вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі й для закупівлі у населення сільгосппродукції та заготівлі вторсировини, то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії повний звіт про суми, що були їй видані для вирішення виробничих (господарських) питань і безпосередньо на відрядження.
У разі перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки та за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів застосовуються фінансові санкції згідно з чинним законодавством.
У разі придбання працівником установи за власні готівкові кошти товарів (продукції, послуг) або використання цих коштів у відрядженні для потреб підприємства він звітується за витрачені кошти у вищезазначеному порядку.
Слід також врахувати, що бюджетним працівникам встановлено обмеження вартості добових та проживання.
На субрахунку 363 "Розрахунки із відшкодування завданих збитків" обліковуються суми нестач і крадіжок коштів та матеріальних цінностей, суми збитків за псування матеріальних цінностей, віднесені на рахунок винних осіб, та інші суми, що підлягають утриманню установленим порядком.
Порядок визначення вартості виявленого в нестачі майна відображено в постанові КМУ №116 від 22 січня 1996 р. "Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей".
На субрахунку 364 "Розрахунки з іншими дебіторами" обліковуються роз рахунки з іншими дебіторами установи.
Сума авансу записується за дебетом субрахунків рахунку 36, на суму отриманих цінностей або наданих послуг проводиться запис у кредит субрахунку рахунку 36.
Тут існує така особливість: якщо першою подією для бюджетної організації є перерахунок коштів як передоплати, тоді зазначена сума записується за дебетом субрахунку 364 "Розрахунки з іншими дебіторами", а за кредитом відображається вартість отриманих матеріальних цінностей, наданих послуг, виконаних робіт.
При обліку розрахунків з дебіторами потрібно враховувати вимоги наказу Мінфіну України від 06.04.98 р. за №83 (із змінами, внесеними згідно з наказом Мінфіну №240 від 13.10.1999 p.).
Отже, слід пам'ятати, що істотними умовами угод, які укладаються між бюджетною установою та суб'єктами господарювання щодо надання послуг, виконання робіт та придбання матеріальних цінностей є:
• обмеження періоду часу до одного місяця між попередньою оплатою та її погашенням (отриманням ТМЦ, наданням послуг, виконанням робіт) — до червня 2001 року; починаючи з червня 2001 року листом Міністерства фінансів України від 18.06.2001 року за №031-01 "Про подовження терміну попередньої оплати робіт (послуг) за державні кошти" дозволено продовжувати термін попереднього перерахування бюджетних коштів, встановленого наказом Міністерства фінансів від 6 квітня 1998 р. за №83, виходячи із технологічних особливостей виробництва певних видів продукції, виконання комплексу інтегрованих між собою робіт з виготовлення, поставки імпортного технологічного обладнання, виконання будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт та інше, що передбачає більш тривалі терміни використання виділених бюджетних коштів, у кожному конкретному випадку, але не більше ніж на три місяці, при умові надання відповідного висновку головним розпорядником коштів;
• застосування штрафних санкцій не нижче облікової ставки НБУ у разі невиконання суб'єктами господарювання договірних зобов'язань протягом вищезазначеного терміну з дня отримання коштів.
Відповідно, працівники бухгалтерії повинні вживати заходи щодо закриття авансових платежів протягом встановлених термінів, а у випадках невиконання зобов'язань госпсуб'єктами у такі терміни — застосовувати фінансові санкції.
Поряд з цим, дебіторська заборгованість, щодо якої термін позовної давності минув, списується за рішенням керівника установи на зміни результату виконання кошторису доходів та видатків за минулий рік.
Матеріальні цінності відпускаються покупцям або передаються безоплатно на підставі доручення одержувачів.
Нормативним документом, який регламентує оформлення та документообіг доручень, є наказ Мінфіну України від 16.05.1996 р. за №99 "Про затвердження Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей" (із змінами, внесеними згідно з наказами Мінфіну від 03.10.1996 року за №212, 18.10.1996 року за №226, 19.02.1998 року за №37).
Поряд із введенням та застосуванням нового плану рахунків в бухгалтерському обліку Державним казначейством України затверджено форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання.
Так, для записів операцій за субрахунком 361 "Розрахунки за порядком планових платежів" застосовується меморіальний ордер №7.
За субрахунком 362 "Розрахунки з підзвітними особами" записи проводяться у меморіальному ордері №8 (накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами форми №386 (бюджет). У накопичувальній відомості ведеться облік розрахунків з підзвітними особами в розрізі кодів економічної класифікації видатків.
Операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері за даною формою.
При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку застосовується форма №386-авт.
Для відображення операцій за субрахунком 364 "Розрахунки з різними дебіторами" застосовують меморіальний ордер №4 (накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами, типова форма №408 (бюджет). При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку використовується форма №408-авт.
Складання відомості за формою №408-авт здійснюється аналогічно порядку складання форми №408.
Аналітичний облік розрахунків з різними дебіторами бюджетна установа може вести в оборотних відомостях в розрізі підприємств постачальників, підзвітних та матеріально відповідальних осіб.
Типова кореспонденція рахунку 36 "Розрахунки з різними дебіторами»
| №з/п | Зміст операції | Дебет | Кредит |
| 1 | Перерахування сум постачальникам згідно з наданими рахунками за матеріальні цінності та надані послуги: а) у порядку планових платежів б) шляхом попередньої оплати | 361 364 675 | 311, 313, 316-319, 326 311, 313, 316-319,319, 326 311, 323,316-319 324,326 |
| 2 | Перерахування сум оплати за електричну енергію та комунальні послуги | 675 | 311 321 313, 323, 314, 324, 316, 326 |
| 3 | Оплата видатків за замовлення транспорту на доставку матеріалів і продуктів харчування: а) що сплачені шляхом попередньої оплати б) що сплачені після отримання послуг | 364 675 | 311,313, 314, 316, 321,323, 324,326 311,313, 314, 316, 321,323, 324,326 |
| 4 | Послуги із замовлення транспорту на доставку матеріалів і продуктів харчування, списані на фактичні видатки | 801, 802, 811-813 | 364, 675 |
| 5 | Видання в підзвіт талонів на бензин, бланків трудових книжок та вкладишів до них | 362 | 331 |
| 6 | Видача готівки з каси під звіт | 362 | 301, 302 |
| 7 | Подання авансового звіту про витрачені підзвітні суми | 221, 231-236, 238, 239, 801, 802, 811-813, 823 | 362 |
| 8 | Повернення підзвітною особою залишку авансу в касу установи | 301, 302 | 362 |
| 9 | Утримання із заробітної плати не використаної суми авансу (за згодою працівника) | 661 | 362 |
| 10 | Віднесення на рахунок винних осіб виявлених нестач грошових коштів у касі установи | 363 | 301, 302 |
| 11 | Надходження сум у касу, на поточні, реєстраційні рахунки установи на погашення нестач | 301, 302, 311, 321 | 363 |
| 12 | Утримання із заробітної плати розміру збитків (за згодою працівника, виконавчим листом суду, наказом керівника) | 661 | 363 |
| 13 | Надходження в касу плати за телефонні переговори та інших коштів, які відповідно до чинного законодавства відносять на відшкодування касових видатків | 301, 801, 802 | 364 |
| 14 | Надходження на поточні, реєстраційні, спеціальні реєстраційні необоротних активів рахунки установи коштів, отриманих від реалізації | 311, 313, 314, 316, 321, 323, 324, 326 | 364,675 |
Використана література: Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко. - Львів: Аверс, 2002. - 316 с.
