Кунєв Ю.Д. Управління в митній службі (2006)
Функції управління
Стосовно визначення функцій управління теж існує декілька поглядів.
На різній природі функцій управління наголошують у своїх працях І.Л. Бачило, Ю.О. Тихомиров та інші вчені. І.Л. Бачило характеризує їх як зміст управлінської діяльності та як етапи управлінської дії в рамках відповідного циклу. Ю.О. Тихомиров зазначає, що управлінські функції виражають характер, зміст і методи діяльності суб'єктів управління.
Основою виникнення функцій управління є функціональний розподіл управлінської праці або функцій управлінської діяльності.
Під функцією управління розуміється спеціалізована частина управлінських дій, які можна охарактеризувати як типові, регулярні та стабільні види діяльності суб'єкта управління, що відрізняються однорідністю цілей або дій.
Починаючи від А. Файоля, який вперше запропонував класифікацію функцій управління, розвиваються багато підходів до їх типізації за різними ознаками і з різною деталізацією. Найбільш розповсюдженим є погляд, відповідно до якого функції, здійснювані апаратом управління, поділяються на загальні та спеціальні (або
основні).
Щоб визначити, які ж функції управлінські, треба визначитися з видами функцій, що виконуються при управлінні в соціальній системі.
функції, які відповідають призначенню соціальної системи, називаються основними " і є похідними від цілей та завдань, покладених на систему.
Також пропонується виділяти ресурсні (забезпечувальні, допоміжні, другорядні) функції. Виконання ресурсних функцій необхідне для існування та функціонування соціальної системи, її підсистем.
Кожна соціальна система передусім складається з двох самостійних, але взаємопов'язаних підсистем - керованої та керівної (об'єкта і суб'єкта управління).
Залежно від спрямованості й місця впливу пропонується виділяти внутрішні й зовнішні функції управління .
Внутрішні функції становлять управління всередині соціальної системи.
Зовнішні - характеризують безпосередньо процес впливу зовнішнього суб'єкта управління (зовнішнього середовища) на систему.
Для виконання основних та ресурсних функцій в апараті управління утворюються спеціалізовані служби, підрозділи. Набір функцій залежить від стану, структури і рівня самокерованості системи. Розглядаючи всі функції в системі, можна побудувати "дерево функцій" за аналогією "дерева цілей". Описані функції поділяються на підфункції, функціональні обов'язки, операції.
Виділяють також загальні функції управління, які підходять під визначення функцій управлінської діяльності. Ці функції передбачають різні види управлінської діяльності, які здійснюються для забезпечення виконання основних функцій системи.
Спеціальні функції - це види специфічної діяльності керованого об'єкта (організації), кожен з яких має стати об'єктом застосування загальних управлінських функцій.
З вищеперелічених функцій під визначення управлінських функцій підпадають тільки загальні функції управління.
Набір управлінських функцій у різних авторів дещо відрізняється, але переважна більшість авторів схильна до таких: аналіз, прогнозування, планування, організовування, регулювання, контроль. Названі функції об'єднують найбільші синтезуючі операції управління, які можна поділити на дрібніші. Крім названих, виділяють також облік, мотивацію, роботу з персоналом, координацію, аналіз проблем, прийняття рішень тощо, але ці функції не відповідають визначенню загальних функцій або є складовими вже перелічених.
На нашу думку, загальні функції є універсальними, їх зміст залежить від виду управління (управління людьми або діяльністю), напрямку діяльності в системі (виконання основної функції), рівня управління в системі (стратегічний, тактичний, оперативний), організаційної структури управління, або від підсистеми, де здійснюється управління (технічна, технологічна, соціальна, економічна, управлінська, правова, інформаційна тощо). Залежно від вищеперелічених змінних управлінські функції можна поділити на різні за змістом підфункції або операції. Відповідно відрізняються й методи здійснення управлінських функцій. Правильніше вказати про переважне використання тих чи інших методів управлінської діяльності під час виконання певної управлінської функції.
Універсальність загальних функцій підтверджується ще й тим, що управлінський цикл складається з їх послідовного виконання. їх універсальність можна підтвердити таким припущенням: при прийнятті та реалізації управлінського рішення виконуються ті ж самі загальні управлінські функції: аналіз, прогнозування, планування тощо, яким відповідають певні управлінські операції, у цьому випадку функції називають технологічними.
Загальні управлінські функції виконуються керівниками різних рівнів безпосередньо, або частина їх може бути делегована заступникам чи підрозділам (наприклад, штабні), залежно від організаційної структури управління.
Універсальність загальних управлінських функцій призвела до того, що існує певний погляд щодо виділення змішаних функцій управління (аналіз основної діяльності (виробництва), планування фінансів, контроль фінансів тощо), тобто відбувається деталізація організації управлінського процесу в системі для виконання основних та ресурсних функцій.
Цікавий підхід до функцій управлінської діяльності як до послідовних стадій (етапів) управлінського процесу. Цьому поділу сприяє і поділ загальних управлінських функцій на два види загально управлінських функцій '4: пізнавально-програмувальні та організаційно регулятивні. До пізнавально-програмувальних належать аналіз, прогнозування, планування; до організаційно регулятивних - організація, регулювання, контроль.
З шести управлінських функцій: аналіз, прогнозування, планування, організовування, регулювання, контроль - складається управлінський цикл. Умовно перші три функції зараховують до стадії прийняття управлінського рішення, а решту - до стадії організації виконання управлінського рішення, хоча ці функції залежно від конкретного циклу можуть змінювати послідовність їх виконання, не змінюючи послідовність двох великих стадій.
Можна казати про алгоритм управлінського циклу, в основі якого є певні операції загальної управлінської функції або функції процесу управління (за В.М. Плішкіним), або про велику кількість умовних блоків, з яких складається алгоритм. Виконання цього алгоритму і утворює управлінський процес.
Автоматизувати процес соціального управління дуже складно, тому що на нього впливають дуже багато факторів. Тут можна казати про суб'єктивність управління та мистецтво управління.
Більш прийнятне значення управлінських функцій - це діяльність суб'єкта управління, спрямована на забезпечення виконання основних функцій системи щодо перетворення ІМЕ системою для вироблення необхідного продукту.
Роль загальних управлінських функцій на кожному більш високому рівні управління набуває все більшого значення.
Розглянемо сутність кожної з управлінських функцій.
Аналіз як функція управління
При аналізі формується системне бачення досліджуваних об'єктів управління: це вивчення й оцінка інформації про початкові умови (структура, технологія, соціальні відносини), енергетичний стан і обмінні процеси (енергетично-матеріально-інформаційний обмін) у системі та з середовищем, досліджуються закономірності, організаційні форми досліджуваних процесів у системі та результати практичної діяльності організації з виконання поставлених завдань і досягнення цілей.
Важливість функції аналізу не можна заперечувати. Особливу важливість цієї функції можна простежити, розглядаючи аналітичну діяльність в організації (наприклад, в митній службі), необхідну для забезпечення стратегічного управління, підвищення ефективності діяльності організації, зокрема її економічних показників.
При здійсненні цієї функції основною є робота з інформацією.
Прогнозування як функція управління
Визначаються цілі, варіанти вірогідних подій та майбутніх станів соціальної системи при тих чи інших управлінських впливах на об'єкт управління та обираються оптимальні варіанти цих керівних впливів суб'єкта на структуру, динаміку й кінематику об'єкта (системи), необхідні для корегування природного руху (поведінки, діяльності) і надання об'єкту (системі) якостей або станів, необхідних для досягнення мети.
Ця функція відображає найбільшу частину творчості в управлінні. Фактично в уяві суб'єкта управління відбувається визначення цілей, порівняння поставлених цілей з дійсністю. Прогнозування полягає у формуванні багатоваріантних моделей майбутнього з урахуванням внутрішніх взаємозв'язків і факторів впливу на управлінський процес. Залежно від кількості факторів, які впливають на прогнозований результат, змінюються вимоги до суб'єкта управлінської діяльності. Чим складніша система, явище або проблема, тим вищі вимоги до досвіду, здібностей і знань суб'єкта управлінської діяльності. При цьому не можна не відзначити особливу важливість такої якості у керівника, як інтуїція, необхідної для визначення правильних шляхів досягнення накреслених цілей.
У ході прогнозування потрібно дати відповіді на питання: на якому рівні знаходиться організація в даному виді діяльності, у якому напрямку їй варто рухатися, як організація збирається зробити це. Крім того, пояснюються причини вибору варіанту рішення.
Особливо важлива розробка прогнозів за найбільш важливими напрямками діяльності й існування соціальної системи для обліку результатів складання та координації планів.
Планування як функція управління
Планування є першим етапом втілення того задуму, який виражений у прогнозах.
Планування — це процес розробки й конкретизації заходів, визначення етапів, термінів, методів і способів щодо здійснення керівних впливів суб'єкта на структуру, динаміку та кінематику об'єкта (системи), необхідний для корегування природного руху (поведінки, діяльності) та надання об'єкту (системі) якостей або станів, необхідних для досягнення мети.
Планування діяльності об'єкта управління передбачає формулювання етапів роботи і проміжних результатів та засобів їх здійснення, що наближають об'єкт управління до запланованої мети. У ході планування керівник розробляє систему підцілей та повідомляє їх членам організації. На основі цієї системи визначаються завдання персоналу стосовно досягнення певних цілей. Цей процес є механізмом координування, оскільки дає можливість членам організації знати, до чого вони повинні прагнути і що робити.
На етапі планування відбувається виділення (розподіл) ресурсів достатніх для реалізації цілей, установлюються терміни, виконавці й критерії ефективності здійснення цілей.
За допомогою планування керівництво встановлює основні напрямки зусиль, що забезпечують єдність мети для всіх членів організації. Планування - це один зі способів, за допомогою якого керівник забезпечує єдиний напрямок зусиль усіх членів організації для досягнення її загальних цілей.
Функцію планування здійснюють усі керівники. Крім того, у складі організації можуть існувати окремі підрозділи, які спеціалізуються на цій діяльності.
Для більш ефективного управління перспективним є підвищення обґрунтованості, точності, універсальності, деталізації планів та розширення сфер їх застосування.
Організовування як функція управління
Організовування — це діяльність щодо впливів суб'єкта на структуру, динаміку і кінематику об'єкта (системи), необхідна для корегування природного руху (поведінки, діяльності) та надання об'єкту (системі) якостей або станів, необхідних для досягнення мети.
Організовування як вид діяльності є практичною сполучною ланкою між затвердженим планом (прийнятим рішенням) і його реалізацією.
Функцію організовування багато авторів трактують як діяльність щодо створення нової системи (керівної та керованої підсистем) або вдосконалення існуючої, щоб організація могла виконувати свої плани і досягати накреслених цілей. Цю діяльність можна розглядати як сукупність підготовчих робіт з реалізації запланованого процесу:
— розробка технологічного процесу діяльності системи;
- забезпечення процесу підготовленими кадрами;
— формування раціональних функціональних та організаційних структур для реалізації технології;
- забезпечення об'єкта управління усіма видами ресурсів (фінансовими, матеріальними, енергетичними, людськими тощо);
— установлення між елементами системи стійких взаємозв'язків для забезпечення їх взаємодії;
- правова регламентація діяльності організації;
- організація постачання виробничого процесу предметами праці (сировиною, матеріалами й інформацією);
— підготовка системи управління майбутнім процесом діяльності тощо.
Основу організовування становлять процедури реалізації прийнятих планів. Реалізація планів пов'язана із систематичною координацією виконання багатьох завдань і взаємин персоналу.
Спосіб реалізації завдань, поставлених перед підрозділом, являє собою технологію, тобто процес, за допомогою якого вихідні предмети праці перетворяться в бажаний на виході продукт. Технологія завжди індивідуальна і має прийматися такою, котра найкращим чином відповідає виконанню завдань і досягненню цілей. Технологія (процедура) реалізації плану повинна містити баланс (бюджет) розподілу ресурсів.
Одночасно з розробкою технології створюється організаційна структура для здійснення плану. Вважається, що стратегічний (перспективний) план організації визначає її структуру. Структура визначає взаємини між керівництвом і підлеглими на всіх рівнях організації та між структурними підрозділами.
Важливість функції організовування можна простежити, розглядаючи організаційно-штатну діяльність в організації.
Регулювання як функція управління
Регулювання - це діяльність з корегування процесу здійснення впливів суб'єкта на структуру, динаміку і кінематику об'єкта (системи), необхідна для підвищення ефективності управлінського
процесу.
Постійні позитивні й негативні зміни як у зовнішньому середовищі, так і всередині організації викликають необхідність у корегуванні управлінського процесу (внесення необхідних коректив).
Функція регулювання в системі управління сприяє зменшенню "ентропії" в системі та забезпеченню запланованого ходу керованого процесу. Вона включає порівняння результатів із запланованими параметрами, виявлення причин невідповідностей, розробку і реалізацію коригувальних впливів.
Правильне співвідношення форм і методів управлінської діяльності набуває найважливішого значення в процесі регулювання.
Контроль як функція управління
Контроль - це діяльність з постійної перевірки якостей, станів і руху (поведінки, діяльності) об'єкту (системи) як результату керівних впливів суб'єкта на структуру, динаміку і кінематику об'єкта (системи), необхідних для підвищення ефективності управлінського процесу.
Контроль полягає в перевірці фактичного стану справ та своєчасному виявленні відхилень у діяльності організації. Його забезпечують: підбиття підсумків, зворотний зв'язок і виділення критичних точок.
Для забезпечення дієвості контроль має бути ефективним. Кожен керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків. Контроль має здійснюватися не заради контролю як такого, а для отримання інформації, необхідної для розробки заходів щодо підвищення ефективності існування соціальної системи, в якій здійснюється управління.
Процедура здійснення будь-якого виду контролю передбачає вимір реальних результатів діяльності організації, зіставлення їх зі стандартами й іншими вимогами і прийняття необхідних коригувальних дій. Дуже важливо, щоб ще на стадії планування були встановлені припустимі межі відхилень результатів праці, які дали б змогу оцінювати стабільність процесу управління.
Це основні функції управління. Для них важливі, насамперед, залежність і взаємовплив, що виражається не тільки в їх зв'язках, але і в певній послідовності виконання. При виконанні певної функції вона буде провідною, а інші будуть допоміжними. Це ще раз підкреслює цілісність управлінського процесу і важливість кожної з функцій управління.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
На різній природі функцій управління наголошують у своїх працях І.Л. Бачило, Ю.О. Тихомиров та інші вчені. І.Л. Бачило характеризує їх як зміст управлінської діяльності та як етапи управлінської дії в рамках відповідного циклу. Ю.О. Тихомиров зазначає, що управлінські функції виражають характер, зміст і методи діяльності суб'єктів управління.
Основою виникнення функцій управління є функціональний розподіл управлінської праці або функцій управлінської діяльності.
Під функцією управління розуміється спеціалізована частина управлінських дій, які можна охарактеризувати як типові, регулярні та стабільні види діяльності суб'єкта управління, що відрізняються однорідністю цілей або дій.
Починаючи від А. Файоля, який вперше запропонував класифікацію функцій управління, розвиваються багато підходів до їх типізації за різними ознаками і з різною деталізацією. Найбільш розповсюдженим є погляд, відповідно до якого функції, здійснювані апаратом управління, поділяються на загальні та спеціальні (або
основні).
Щоб визначити, які ж функції управлінські, треба визначитися з видами функцій, що виконуються при управлінні в соціальній системі.
функції, які відповідають призначенню соціальної системи, називаються основними " і є похідними від цілей та завдань, покладених на систему.
Також пропонується виділяти ресурсні (забезпечувальні, допоміжні, другорядні) функції. Виконання ресурсних функцій необхідне для існування та функціонування соціальної системи, її підсистем.
Кожна соціальна система передусім складається з двох самостійних, але взаємопов'язаних підсистем - керованої та керівної (об'єкта і суб'єкта управління).
Внутрішні функції становлять управління всередині соціальної системи.
Зовнішні - характеризують безпосередньо процес впливу зовнішнього суб'єкта управління (зовнішнього середовища) на систему.
Для виконання основних та ресурсних функцій в апараті управління утворюються спеціалізовані служби, підрозділи. Набір функцій залежить від стану, структури і рівня самокерованості системи. Розглядаючи всі функції в системі, можна побудувати "дерево функцій" за аналогією "дерева цілей". Описані функції поділяються на підфункції, функціональні обов'язки, операції.
Виділяють також загальні функції управління, які підходять під визначення функцій управлінської діяльності. Ці функції передбачають різні види управлінської діяльності, які здійснюються для забезпечення виконання основних функцій системи.
Спеціальні функції - це види специфічної діяльності керованого об'єкта (організації), кожен з яких має стати об'єктом застосування загальних управлінських функцій.
З вищеперелічених функцій під визначення управлінських функцій підпадають тільки загальні функції управління.
Набір управлінських функцій у різних авторів дещо відрізняється, але переважна більшість авторів схильна до таких: аналіз, прогнозування, планування, організовування, регулювання, контроль. Названі функції об'єднують найбільші синтезуючі операції управління, які можна поділити на дрібніші. Крім названих, виділяють також облік, мотивацію, роботу з персоналом, координацію, аналіз проблем, прийняття рішень тощо, але ці функції не відповідають визначенню загальних функцій або є складовими вже перелічених.
На нашу думку, загальні функції є універсальними, їх зміст залежить від виду управління (управління людьми або діяльністю), напрямку діяльності в системі (виконання основної функції), рівня управління в системі (стратегічний, тактичний, оперативний), організаційної структури управління, або від підсистеми, де здійснюється управління (технічна, технологічна, соціальна, економічна, управлінська, правова, інформаційна тощо). Залежно від вищеперелічених змінних управлінські функції можна поділити на різні за змістом підфункції або операції. Відповідно відрізняються й методи здійснення управлінських функцій. Правильніше вказати про переважне використання тих чи інших методів управлінської діяльності під час виконання певної управлінської функції.
Універсальність загальних функцій підтверджується ще й тим, що управлінський цикл складається з їх послідовного виконання. їх універсальність можна підтвердити таким припущенням: при прийнятті та реалізації управлінського рішення виконуються ті ж самі загальні управлінські функції: аналіз, прогнозування, планування тощо, яким відповідають певні управлінські операції, у цьому випадку функції називають технологічними.
Загальні управлінські функції виконуються керівниками різних рівнів безпосередньо, або частина їх може бути делегована заступникам чи підрозділам (наприклад, штабні), залежно від організаційної структури управління.
Універсальність загальних управлінських функцій призвела до того, що існує певний погляд щодо виділення змішаних функцій управління (аналіз основної діяльності (виробництва), планування фінансів, контроль фінансів тощо), тобто відбувається деталізація організації управлінського процесу в системі для виконання основних та ресурсних функцій.
Цікавий підхід до функцій управлінської діяльності як до послідовних стадій (етапів) управлінського процесу. Цьому поділу сприяє і поділ загальних управлінських функцій на два види загально управлінських функцій '4: пізнавально-програмувальні та організаційно регулятивні. До пізнавально-програмувальних належать аналіз, прогнозування, планування; до організаційно регулятивних - організація, регулювання, контроль.
З шести управлінських функцій: аналіз, прогнозування, планування, організовування, регулювання, контроль - складається управлінський цикл. Умовно перші три функції зараховують до стадії прийняття управлінського рішення, а решту - до стадії організації виконання управлінського рішення, хоча ці функції залежно від конкретного циклу можуть змінювати послідовність їх виконання, не змінюючи послідовність двох великих стадій.
Можна казати про алгоритм управлінського циклу, в основі якого є певні операції загальної управлінської функції або функції процесу управління (за В.М. Плішкіним), або про велику кількість умовних блоків, з яких складається алгоритм. Виконання цього алгоритму і утворює управлінський процес.
Більш прийнятне значення управлінських функцій - це діяльність суб'єкта управління, спрямована на забезпечення виконання основних функцій системи щодо перетворення ІМЕ системою для вироблення необхідного продукту.
Роль загальних управлінських функцій на кожному більш високому рівні управління набуває все більшого значення.
Розглянемо сутність кожної з управлінських функцій.
Аналіз як функція управління
При аналізі формується системне бачення досліджуваних об'єктів управління: це вивчення й оцінка інформації про початкові умови (структура, технологія, соціальні відносини), енергетичний стан і обмінні процеси (енергетично-матеріально-інформаційний обмін) у системі та з середовищем, досліджуються закономірності, організаційні форми досліджуваних процесів у системі та результати практичної діяльності організації з виконання поставлених завдань і досягнення цілей.
Важливість функції аналізу не можна заперечувати. Особливу важливість цієї функції можна простежити, розглядаючи аналітичну діяльність в організації (наприклад, в митній службі), необхідну для забезпечення стратегічного управління, підвищення ефективності діяльності організації, зокрема її економічних показників.
При здійсненні цієї функції основною є робота з інформацією.
Прогнозування як функція управління
Визначаються цілі, варіанти вірогідних подій та майбутніх станів соціальної системи при тих чи інших управлінських впливах на об'єкт управління та обираються оптимальні варіанти цих керівних впливів суб'єкта на структуру, динаміку й кінематику об'єкта (системи), необхідні для корегування природного руху (поведінки, діяльності) і надання об'єкту (системі) якостей або станів, необхідних для досягнення мети.
Ця функція відображає найбільшу частину творчості в управлінні. Фактично в уяві суб'єкта управління відбувається визначення цілей, порівняння поставлених цілей з дійсністю. Прогнозування полягає у формуванні багатоваріантних моделей майбутнього з урахуванням внутрішніх взаємозв'язків і факторів впливу на управлінський процес. Залежно від кількості факторів, які впливають на прогнозований результат, змінюються вимоги до суб'єкта управлінської діяльності. Чим складніша система, явище або проблема, тим вищі вимоги до досвіду, здібностей і знань суб'єкта управлінської діяльності. При цьому не можна не відзначити особливу важливість такої якості у керівника, як інтуїція, необхідної для визначення правильних шляхів досягнення накреслених цілей.
У ході прогнозування потрібно дати відповіді на питання: на якому рівні знаходиться організація в даному виді діяльності, у якому напрямку їй варто рухатися, як організація збирається зробити це. Крім того, пояснюються причини вибору варіанту рішення.
Особливо важлива розробка прогнозів за найбільш важливими напрямками діяльності й існування соціальної системи для обліку результатів складання та координації планів.
Планування як функція управління
Планування є першим етапом втілення того задуму, який виражений у прогнозах.
Планування — це процес розробки й конкретизації заходів, визначення етапів, термінів, методів і способів щодо здійснення керівних впливів суб'єкта на структуру, динаміку та кінематику об'єкта (системи), необхідний для корегування природного руху (поведінки, діяльності) та надання об'єкту (системі) якостей або станів, необхідних для досягнення мети.
Планування діяльності об'єкта управління передбачає формулювання етапів роботи і проміжних результатів та засобів їх здійснення, що наближають об'єкт управління до запланованої мети. У ході планування керівник розробляє систему підцілей та повідомляє їх членам організації. На основі цієї системи визначаються завдання персоналу стосовно досягнення певних цілей. Цей процес є механізмом координування, оскільки дає можливість членам організації знати, до чого вони повинні прагнути і що робити.
На етапі планування відбувається виділення (розподіл) ресурсів достатніх для реалізації цілей, установлюються терміни, виконавці й критерії ефективності здійснення цілей.
За допомогою планування керівництво встановлює основні напрямки зусиль, що забезпечують єдність мети для всіх членів організації. Планування - це один зі способів, за допомогою якого керівник забезпечує єдиний напрямок зусиль усіх членів організації для досягнення її загальних цілей.
Функцію планування здійснюють усі керівники. Крім того, у складі організації можуть існувати окремі підрозділи, які спеціалізуються на цій діяльності.
Організовування як функція управління
Організовування — це діяльність щодо впливів суб'єкта на структуру, динаміку і кінематику об'єкта (системи), необхідна для корегування природного руху (поведінки, діяльності) та надання об'єкту (системі) якостей або станів, необхідних для досягнення мети.
Організовування як вид діяльності є практичною сполучною ланкою між затвердженим планом (прийнятим рішенням) і його реалізацією.
Функцію організовування багато авторів трактують як діяльність щодо створення нової системи (керівної та керованої підсистем) або вдосконалення існуючої, щоб організація могла виконувати свої плани і досягати накреслених цілей. Цю діяльність можна розглядати як сукупність підготовчих робіт з реалізації запланованого процесу:
— розробка технологічного процесу діяльності системи;
- забезпечення процесу підготовленими кадрами;
— формування раціональних функціональних та організаційних структур для реалізації технології;
- забезпечення об'єкта управління усіма видами ресурсів (фінансовими, матеріальними, енергетичними, людськими тощо);
— установлення між елементами системи стійких взаємозв'язків для забезпечення їх взаємодії;
- правова регламентація діяльності організації;
- організація постачання виробничого процесу предметами праці (сировиною, матеріалами й інформацією);
— підготовка системи управління майбутнім процесом діяльності тощо.
Основу організовування становлять процедури реалізації прийнятих планів. Реалізація планів пов'язана із систематичною координацією виконання багатьох завдань і взаємин персоналу.
Спосіб реалізації завдань, поставлених перед підрозділом, являє собою технологію, тобто процес, за допомогою якого вихідні предмети праці перетворяться в бажаний на виході продукт. Технологія завжди індивідуальна і має прийматися такою, котра найкращим чином відповідає виконанню завдань і досягненню цілей. Технологія (процедура) реалізації плану повинна містити баланс (бюджет) розподілу ресурсів.
Одночасно з розробкою технології створюється організаційна структура для здійснення плану. Вважається, що стратегічний (перспективний) план організації визначає її структуру. Структура визначає взаємини між керівництвом і підлеглими на всіх рівнях організації та між структурними підрозділами.
Важливість функції організовування можна простежити, розглядаючи організаційно-штатну діяльність в організації.
Регулювання як функція управління
Регулювання - це діяльність з корегування процесу здійснення впливів суб'єкта на структуру, динаміку і кінематику об'єкта (системи), необхідна для підвищення ефективності управлінського
процесу.
Постійні позитивні й негативні зміни як у зовнішньому середовищі, так і всередині організації викликають необхідність у корегуванні управлінського процесу (внесення необхідних коректив).
Функція регулювання в системі управління сприяє зменшенню "ентропії" в системі та забезпеченню запланованого ходу керованого процесу. Вона включає порівняння результатів із запланованими параметрами, виявлення причин невідповідностей, розробку і реалізацію коригувальних впливів.
Правильне співвідношення форм і методів управлінської діяльності набуває найважливішого значення в процесі регулювання.
Контроль як функція управління
Контроль - це діяльність з постійної перевірки якостей, станів і руху (поведінки, діяльності) об'єкту (системи) як результату керівних впливів суб'єкта на структуру, динаміку і кінематику об'єкта (системи), необхідних для підвищення ефективності управлінського процесу.
Контроль полягає в перевірці фактичного стану справ та своєчасному виявленні відхилень у діяльності організації. Його забезпечують: підбиття підсумків, зворотний зв'язок і виділення критичних точок.
Для забезпечення дієвості контроль має бути ефективним. Кожен керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків. Контроль має здійснюватися не заради контролю як такого, а для отримання інформації, необхідної для розробки заходів щодо підвищення ефективності існування соціальної системи, в якій здійснюється управління.
Процедура здійснення будь-якого виду контролю передбачає вимір реальних результатів діяльності організації, зіставлення їх зі стандартами й іншими вимогами і прийняття необхідних коригувальних дій. Дуже важливо, щоб ще на стадії планування були встановлені припустимі межі відхилень результатів праці, які дали б змогу оцінювати стабільність процесу управління.
Це основні функції управління. Для них важливі, насамперед, залежність і взаємовплив, що виражається не тільки в їх зв'язках, але і в певній послідовності виконання. При виконанні певної функції вона буде провідною, а інші будуть допоміжними. Це ще раз підкреслює цілісність управлінського процесу і важливість кожної з функцій управління.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
