Кунєв Ю.Д. Управління в митній службі (2006)
Поняття, зміст і основні напрями аналітичної роботи в митній службі
Аналітична робота в митній службі є одним з основних напрямків діяльності щодо реалізації основних, ресурсних та управлінських функцій. Аналітична робота - це вивчення та оцінка інформації про: початкові умови (структура, технологія, соціальні відносини), енергетичний стан і обмінні процеси (енергетично-матеріально-інформаційний обмін) у системі та з середовищем, закономірності, організаційні форми досліджуваних процесів у системі та результати виконання поставлених завдань і досягнення .
цілей.
Важливість аналітичної роботи можна простежити, розглядаючи аналітичну діяльність у митній службі, необхідну для забезпечення стратегічного управління, підвищення ефективності діяльності, зокрема її економічних показників, тощо.
Аналітичну роботу в організації можна поділити на пізнавально-аналітичну та оцінну.
Пізнавально-аналітична функція соціального управління полягає в збиранні різних знань про керовані об'єкти, узагальнення і систематизацію цих знань для з’ясування стану та дієздатності даних об'єктів.
Для того, щоб почати регулювати процеси взаємодії людей, необхідно їх спочатку вивчити, одержати достовірні знання про їх сутність і особливості. Пізнання є ідеальним відтворенням людиною особливостей тих предметів і людей, з якими вона взаємодіє. У пізнанні відбиваються реальні властивості й зв'язки зовнішнього і внутрішнього світу. Результатом пізнання є знання. Вони виступають суб'єктивними копіями об'єктивно існуючих предметів або їх властивостей.
Основною метою пізнавальної діяльності є забезпечення людини специфічним соціальним продуктом - знаннями. Потреба в цьому продукті історично зростає, особливо значною вона стала в даний час.
Наукове пізнання - галузь професійної діяльності, основною метою якої є вироблення і теоретична систематизація об'єктивних знань про дійсність.
Характерна риса наукового пізнання - доказовість усіх положень. Полягає в опорі на факти, в узагальненнях, у тому, що за випадковим, одиничним знаходиться необхідне, закономірне, і на цій основі здійснює передбачення, що має величезне практичне значення.
Пізнавально-аналітична функція супроводжує здійснення усіх інших функцій і етапів процесу управління.
Оцінна функція полягає у виробленні оптимальних оцінок тієї чи іншої діяльності керованих об'єктів, виявлення їх значущості у даній системі соціальних зв'язків.
Одержавши знання про предмети і процеси природи та суспільства, люди відразу ж намагаються визначити, що корисного для них міститься в цих предметах і процесах. Отже, оцінювання - це вираження інтересів оцінюючого суб'єкта щодо оцінюваного об'єкта.
Людина виражає схвалення або несхвалення, прийняття або неприйняття даних предметів (процесів) або їх властивостей. Оцінювання завжди пов'язане з порівнянням предметів або процесів, їх властивостей між собою і виділенням найбільш корисних для певної діяльності. Порівняння - визначальний момент (операція) у процесі оцінювання.
Оцінне порівняння здійснюється шляхом зіставлення, порівняння двох і більше предметів (процесів) і виділення одного з них. Порівняння здійснюється за якою-небудь соціально значущою підставою або еквівалентом.
Оцінний еквівалент залежить від інтересу оцінюючого суб'єкта і від його попереднього досвіду.
Результатом оцінювання є оцінка. Вона виступає як суб'єктивна думка про який-небудь об'єктивно існуючий предмет або властивість цього предмета, тобто про його цінність. Соціальна оцінка є засобом визначення значущості речі для діяльності людини, для задоволення її потреб.
Отже, оцінка є проявом цінності в конкретній життєвій ситуації. Тому вона (оцінка) змінюється слідом за зміною життєвої ситуації .Та сама цінність залежно від життєвої кон'юнктури одержує різні оцінки. Цінності - об'єктивні, оцінки - суб'єктивні. Цінності - загальнозначущі, оцінки у своїй більшості мають часткове значення. Особливості оцінок: 1) це завжди думки людей про що-небудь; 2) дані думки зазвичай мають утилітарний характер; 3) вони супроводжують усі етапи управління.
Оцінна діяльність у даний час здійснюється у двох основних формах - повсякденного оцінювання і професійного експертного оцінювання.
Оцінювання тим правильніше й об'єктивніше, чим більший соціальний досвід людей, які оцінюють. Повсякденне оцінювання у своїй масі виступає як суспільна думка, яку зараз прагнуть вивчати не тільки вчені, але й політики, для того щоб використовувати її у політичній боротьбі.
Суспільна думка може формуватися стихійно (під впливом життєвих обставин) і свідомо (під впливом ЗМІ).
Елементом формування суспільної думки є імідж організації або особи.
Професійне оцінювання здійснюють належним чином підготовлені фахівці й експерти. Зазвичай як професіонали-експерти виступають практики і вчені.
У даний час соціальна експертиза здійснюється в чотирьох основних формах: службовій, правовій, економічній і науковій. Службова експертиза зазвичай проводиться за галузями професійної діяльності. У державному управлінні експертиза проводиться у вигляді узгодження проектів нормативних актів з державними органами, які відповідно до їх компетенції зацікавлені або пов'язані з вирішуваним питанням. Службова експертиза (узгодження) може бути двох видів: внутрішньою і зовнішньою.
Службова експертиза, або узгодження, має велике значення для забезпечення обґрунтованості проектів, урахування різних ситуацій, можливих негативних і позитивних факторів, забезпеченості матеріальними, грошовими, трудовими й іншими ресурсами.
Таким чином, технологія експертного забезпечення управління - це сукупність необхідних етапів, прийомів, підходів і способів проведення експертизи для підготовки, прийняття і виконання оптимальних варіантів управлінських рішень. За такої технології оцінювання супроводжує всі етапи управління - від з'ясування пріоритетної соціальної проблеми, через вироблення і реалізацію оптимального рішення до ефективного контролю за наслідками її реалізації.
Оцінювання - це універсальна діяльність, яка разом з іншими видами діяльності (наприклад, контролюючою) супроводжує виконання усіх стадій управлінського циклу.
У митній службі аналіз результатів діяльності митного органу часто має форму службової експертної оцінки, тому що існує складність визначення ефективності діяльності митного органу. Митний орган, установа не мають вичерпного мірила або стандарту, за яким можна судити про результати його діяльності, а існуючі показники завжди піддаються критиці та йде постійний пошук нових критеріїв ефективності діяльності. На жаль, у митній службі не впроваджено єдину методику оцінки діяльності митного органу, що призводить до превалювання суб'єктивного фактора в оцінці діяльності органу вищим керівництвом.
В оцінюванні задіяний емоційний механізм (почуття і переживання). Емоційна оцінка - це не знання, а ставлення людини до тих предметів та людей, з якими вона взаємодіє .
Аналітична робота служить засобом виявлення і оцінки значущості виникаючих перед конкретною системою проблем, формулювання її цілей, визначення об'єктивно необхідних функцій, обґрунтування структури та підвищення ефективності виконання поставлених завдань. Навіть якщо цілі органу визначені вищою структурою управління, то і в цьому разі аналітична робота забезпечує: виявлення часткових проблемних ситуацій; висунення та з'ясування конкретних проміжних цілей управління; вибір основних напрямів діяльності; визначення та оцінку окремих дій з досягнення намічених цілей.
Успішне розв'язання завдань перспективного та поточного планування, оперативного керівництва, найбільш раціонального використання сил та засобів потребує постійного аналізу факторів, що впливають на здійснення митної справи. Це передбачає безперервне збирання інформації щодо діяльності органів митної служби, її результати і середовище функціонування.
Значення аналітичної роботи в управлінській діяльності органів митної служби усіх рівнів визначається тим, що її результатом має бути не тільки визначення основних проблем і недоліків, їх оцінка, але й конкретних шляхів їх усунення на основі наявних можливостей.
Основні вимоги до аналітичної роботи в митній службі: достовірність та повнота інформації, що використовується, її всебічність, системність і плановість, комплексне використання методів аналізу.
Основні завдання аналітичної роботи в митній службі:
- забезпечення безперервного спостереження за оперативною обстановкою і результатами службової діяльності;
- систематичне інформування органів влади та управління, керівництва митниць, Держмитслужби про фактичний стан здійснення митної справи;
- своєчасне застосування заходів для підвищення ефективності діяльності органів та підрозділів митної служби (щоденне реагування);
- підвищення якості здійснення митної справи шляхом своєчасного і цілеспрямованого прийняття управлінських рішень на всіх рівнях керівництва митною службою (реалізація комплексних та перспективних завдань);
- підготовка змістовних матеріалів та пропозицій, на підставі яких можливе прийняття ефективних законодавчих актів з боку владних структур держави.
Ураховуючи викладене вище, можна зробити висновок, що провідне місце в аналітичній роботі митної служби посідає аналіз і оцінка стану (оперативної обстановки) реалізації митної справи.
Термін "оперативна обстановка" є одним з основних понять, яке широко використовується в практичній діяльності органів виконавчої влади, нормативних і методичних документах, спеціальній літературі.
У найширшому розумінні оперативна обстановка - це сукупність факторів зовнішнього і внутрішнього середовища системи митної служби, які визначають основні умови її функціонування.
У літературі оперативна обстановка розглядається як система, Що складається з двох основних компонентів - зовнішнього середовища (або зовнішніх умов) та внутрішнього середовища (або самого органу митної служби).
Аналіз середовища (оперативної обстановки) передбачає вивчення трьох його складових:
- макрооточення;
- безпосереднього оточення;
- внутрішнього середовища організації.
Аналіз зовнішнього середовища (макро- та безпосереднього оточення) спрямований на те, щоб з'ясувати, на що може розраховувати митна служба, якщо вона успішно поведе роботу, і які ускладнення можуть її чекати, якщо вона не зуміє вчасно відвернути негативні впливи оточення або неякісно виконаних завдань.
Аналіз макрооточення включає вивчення впливу підсистем світових та державних, до яких входить митна служба України: соціальної та культурної складових суспільства, правового регулювання й управління, економіки, політичних процесів, природного середовища і ресурсів, науково-технічного і технологічного розвитку сyспільства, інфраструктури, стану злочинності тощо.
Безпосереднє оточення аналізується за такими основними компонентами навколишніх систем, наприклад: суб'єкти ЗЕД, правоохоронні органи, робоча сила.
Аналіз внутрішнього середовища розкриває ті можливості, той потенціал, на який може розраховувати митна служба при здійсненні митної справи. Аналіз внутрішнього середовища також дає можливість краще усвідомити цілі організації, точніше визначити зміст і напрямки діяльності. Важливо пам'ятати, що митна служба не тільки здійснює митну справу, але й забезпечує існування своїх працівників, даючи їм роботу, заробітну плату, надаючи їм соціальних гарантій тощо.
Внутрішнє середовище аналізується за такими підсистемам» організації:
- соціальна (кадри організації, їх потенціал, кваліфікація, інтереси тощо);
- управлінська (організація управління, організаційна культура);
- технологічна (технологія здійснення митної справи, що включає організаційні, операційні та техніко-технологічні характеристики й наукові дослідження, розробки тощо);
- економічна (ресурси, фінанси).
За таким підходом спрощена модель оперативної обстановки складатиметься з 4 блоків:
1) макрооточення - фактори середовища, які впливають на здійснення митної справи;
2) безпосереднє оточення - компоненти, які безпосередньо ззовні характеризують діяльність органу митної служби;
3) сили та засоби органу митної служби;
4) результати діяльності органу митної служби.
Аналіз інформації за названими блоками дає можливість постійно спостерігати за існуючою обстановкою і на цій основі оперативно впливати на будь-які небажані відхилення.
Діяльність суб'єктів управління щодо аналізу інформації про внутрішнє і зовнішнє середовище функціонування органів митної служби є різноманітною.
Під час оцінки обстановки, як правило, одночасно вивчається весь комплекс питань, пов'язаних з функціонуванням органу митної служби. Але нерідко досліджуються й окремі проблеми, розв'язання яких без попереднього вивчення неможливе.
Виділяють два напрями діяльності щодо аналізу й оцінки оперативної обстановки — загальний аналіз і частковий аналіз.
Залежно від тривалості досліджуваного періоду можна виділити чотири основних види загального аналізу оперативної обстановки: довгостроковий аналіз (за період більше року), що має за мету вивчення тенденцій здійснення ЗЕД, митної справи і факторів, що їх обумовлюють для одержання прогностичних висновків про можливі зміни цих тенденцій і вироблення перспективних заходів щодо вдосконалення митної політики держави, здійснення митної діяльності, посилення боротьби з контрабандою та порушеннями митних правил, удосконалення діяльності митної служби, її органів, підрозділів та галузевих служб (розв'язання прогностичних завдань);
за звітний період (квартал, півріччя, дев'ять місяців, рік), протягом якого на обслуговуваній території оцінюється повний обсяг інформації про підсумки діяльності органу митної служби щодо виконання покладених завдань з урахуванням факторів, які впливають або здатні впливати на здійснення митної справи. Висновки такого аналізу становлять базу для поточного планування роботи;
поточний (безперервний) аналіз оперативної обстановки на основі оцінки добової, тижневої (декадної) та місячної інформації.
Він служить потребам оперативного керівництва органом, дає змогу вносити корективи в плани роботи та дислокацію сил, цілеспрямовано здійснювати відповідні заходи.
позачерговий (моментний) аналіз, необхідність якого породжується випадками раптового виникнення надзвичайних обставин, передбачити які заздалегідь буває неможливо (виконання вимог вищих органів, надзвичайна ситуація, проведення колегії тощо).
Прикладом позачергового аналізу може бути моніторинг програми дій Державної митної служби України з реалізації положень Указу Президента України від 24.10.2003 р. № 1209 "Про заходи щодо підвищення ефективності діяльності митної служби України" (за станом на 05.03.2004 p.).
Іншим самостійним напрямом вивчення оперативної обстановки є частковий аналіз, мета якого полягає в дослідженні окремих і конкретних проблем здійснення митної справи та діяльності органів митної служби. Такі проблеми найчастіше виявляються в ході загального аналізу або формулюються вищими суб'єктами управління, а іноді виникають самі.
Прикладом часткового аналізу в масштабі держави може бути вивчення стану боротьби з контрабандою.
Поняття "частковий аналіз" дещо умовне і означає частковість стосовно загального аналізу оперативної обстановки. Треба мати на увазі, що вивчення будь-якої окремої (часткової) проблеми, як і при загальному аналізі, обов'язково має носити комплексний характер з погляду дослідження всього комплексу причин та умов, які впливають на дане явище, а також прийомів та методів впливу на нього.
Таким чином, аналітична робота в митній службі — це постійна дослідна діяльність (функція процесу управління), що охоплює своїм змістом широкий комплекс організаційних заходів і методичних прийомів для вивчення та оцінки інформації про стан зовнішньоекономічної діяльності, результати практичної діяльності органів з виконання поставлених перед ними завдань (митної справи), виявлення існуючих і потенційних проблем та сприятливих можливостей, а також вивчає умови, в яких ці завдання виконуються, і забезпечує цілеспрямоване управління та оцінку ефективності керівних впливів.
Ефективність будь-якого різновиду аналізу прямо залежить від уміння працювати з інформацією. Суб'єкт аналізу повинен мати можливість користуватися всіма існуючими джерелами інформації
та забезпечувати своєчасне й оптимальне їх використання у ході аналізу.
Уся необхідна для управління інформація поділяється на внутрішню й зовнішню. Внутрішня інформація формується безпосередньо в органі.
У цілому, вся інформація, що використовується для вивчення оперативної обстановки, може бути зведена до таких видів:
- оперативні добові дані, що складаються в органі;
- письмова кореспонденція, котра проходить через канцелярію;
- преса, радіо, телебачення, прийом громадян;
- статистична інформація внутрішнього та зовнішнього походження;
- особисте спостереження суб'єкта аналізу.
Значна частина інформації подається у вигляді статистичних даних. Статистичний аналіз оперативної обстановки використовується переважно на рівні Держмитслужби України та митниць.
Особливої уваги при розгляді аналітичної роботи заслуговує митна статистика.
Основні завдання митної статистики:
- забезпечення повного і достовірного обліку даних про експорт та імпорт держави;
- аналіз основних тенденцій, структури і динаміки зовнішньоторговельних товаропотоків держави в ув'язуванні з аналізом макроекономічної ситуації;
- інформаційне забезпечення вищих органів державної влади й управління під час прийняття ними рішень у галузі митної політики і державного регулювання зовнішньої торгівлі;
- аналіз кон'юнктури ринку держави;
- контроль за надходженням митних платежів у державний
бюджет;
- здійснення валютного контролю в межах компетенції митних органів;
- подання даних митної статистики для складання торгової й окремої статей платіжних балансів держави;
- сприяння міждержавному обміну інформацією з митної статистики зовнішньої торгівлі;
- вирішення інших завдань, обумовлених національною митною політикою.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
цілей.
Важливість аналітичної роботи можна простежити, розглядаючи аналітичну діяльність у митній службі, необхідну для забезпечення стратегічного управління, підвищення ефективності діяльності, зокрема її економічних показників, тощо.
Аналітичну роботу в організації можна поділити на пізнавально-аналітичну та оцінну.
Пізнавально-аналітична функція соціального управління полягає в збиранні різних знань про керовані об'єкти, узагальнення і систематизацію цих знань для з’ясування стану та дієздатності даних об'єктів.
Для того, щоб почати регулювати процеси взаємодії людей, необхідно їх спочатку вивчити, одержати достовірні знання про їх сутність і особливості. Пізнання є ідеальним відтворенням людиною особливостей тих предметів і людей, з якими вона взаємодіє. У пізнанні відбиваються реальні властивості й зв'язки зовнішнього і внутрішнього світу. Результатом пізнання є знання. Вони виступають суб'єктивними копіями об'єктивно існуючих предметів або їх властивостей.
Основною метою пізнавальної діяльності є забезпечення людини специфічним соціальним продуктом - знаннями. Потреба в цьому продукті історично зростає, особливо значною вона стала в даний час.
Наукове пізнання - галузь професійної діяльності, основною метою якої є вироблення і теоретична систематизація об'єктивних знань про дійсність.
Характерна риса наукового пізнання - доказовість усіх положень. Полягає в опорі на факти, в узагальненнях, у тому, що за випадковим, одиничним знаходиться необхідне, закономірне, і на цій основі здійснює передбачення, що має величезне практичне значення.
Пізнавально-аналітична функція супроводжує здійснення усіх інших функцій і етапів процесу управління.
Одержавши знання про предмети і процеси природи та суспільства, люди відразу ж намагаються визначити, що корисного для них міститься в цих предметах і процесах. Отже, оцінювання - це вираження інтересів оцінюючого суб'єкта щодо оцінюваного об'єкта.
Людина виражає схвалення або несхвалення, прийняття або неприйняття даних предметів (процесів) або їх властивостей. Оцінювання завжди пов'язане з порівнянням предметів або процесів, їх властивостей між собою і виділенням найбільш корисних для певної діяльності. Порівняння - визначальний момент (операція) у процесі оцінювання.
Оцінне порівняння здійснюється шляхом зіставлення, порівняння двох і більше предметів (процесів) і виділення одного з них. Порівняння здійснюється за якою-небудь соціально значущою підставою або еквівалентом.
Оцінний еквівалент залежить від інтересу оцінюючого суб'єкта і від його попереднього досвіду.
Результатом оцінювання є оцінка. Вона виступає як суб'єктивна думка про який-небудь об'єктивно існуючий предмет або властивість цього предмета, тобто про його цінність. Соціальна оцінка є засобом визначення значущості речі для діяльності людини, для задоволення її потреб.
Отже, оцінка є проявом цінності в конкретній життєвій ситуації. Тому вона (оцінка) змінюється слідом за зміною життєвої ситуації .Та сама цінність залежно від життєвої кон'юнктури одержує різні оцінки. Цінності - об'єктивні, оцінки - суб'єктивні. Цінності - загальнозначущі, оцінки у своїй більшості мають часткове значення. Особливості оцінок: 1) це завжди думки людей про що-небудь; 2) дані думки зазвичай мають утилітарний характер; 3) вони супроводжують усі етапи управління.
Оцінна діяльність у даний час здійснюється у двох основних формах - повсякденного оцінювання і професійного експертного оцінювання.
Оцінювання тим правильніше й об'єктивніше, чим більший соціальний досвід людей, які оцінюють. Повсякденне оцінювання у своїй масі виступає як суспільна думка, яку зараз прагнуть вивчати не тільки вчені, але й політики, для того щоб використовувати її у політичній боротьбі.
Суспільна думка може формуватися стихійно (під впливом життєвих обставин) і свідомо (під впливом ЗМІ).
Елементом формування суспільної думки є імідж організації або особи.
Професійне оцінювання здійснюють належним чином підготовлені фахівці й експерти. Зазвичай як професіонали-експерти виступають практики і вчені.
У даний час соціальна експертиза здійснюється в чотирьох основних формах: службовій, правовій, економічній і науковій. Службова експертиза зазвичай проводиться за галузями професійної діяльності. У державному управлінні експертиза проводиться у вигляді узгодження проектів нормативних актів з державними органами, які відповідно до їх компетенції зацікавлені або пов'язані з вирішуваним питанням. Службова експертиза (узгодження) може бути двох видів: внутрішньою і зовнішньою.
Службова експертиза, або узгодження, має велике значення для забезпечення обґрунтованості проектів, урахування різних ситуацій, можливих негативних і позитивних факторів, забезпеченості матеріальними, грошовими, трудовими й іншими ресурсами.
Таким чином, технологія експертного забезпечення управління - це сукупність необхідних етапів, прийомів, підходів і способів проведення експертизи для підготовки, прийняття і виконання оптимальних варіантів управлінських рішень. За такої технології оцінювання супроводжує всі етапи управління - від з'ясування пріоритетної соціальної проблеми, через вироблення і реалізацію оптимального рішення до ефективного контролю за наслідками її реалізації.
У митній службі аналіз результатів діяльності митного органу часто має форму службової експертної оцінки, тому що існує складність визначення ефективності діяльності митного органу. Митний орган, установа не мають вичерпного мірила або стандарту, за яким можна судити про результати його діяльності, а існуючі показники завжди піддаються критиці та йде постійний пошук нових критеріїв ефективності діяльності. На жаль, у митній службі не впроваджено єдину методику оцінки діяльності митного органу, що призводить до превалювання суб'єктивного фактора в оцінці діяльності органу вищим керівництвом.
В оцінюванні задіяний емоційний механізм (почуття і переживання). Емоційна оцінка - це не знання, а ставлення людини до тих предметів та людей, з якими вона взаємодіє .
Аналітична робота служить засобом виявлення і оцінки значущості виникаючих перед конкретною системою проблем, формулювання її цілей, визначення об'єктивно необхідних функцій, обґрунтування структури та підвищення ефективності виконання поставлених завдань. Навіть якщо цілі органу визначені вищою структурою управління, то і в цьому разі аналітична робота забезпечує: виявлення часткових проблемних ситуацій; висунення та з'ясування конкретних проміжних цілей управління; вибір основних напрямів діяльності; визначення та оцінку окремих дій з досягнення намічених цілей.
Успішне розв'язання завдань перспективного та поточного планування, оперативного керівництва, найбільш раціонального використання сил та засобів потребує постійного аналізу факторів, що впливають на здійснення митної справи. Це передбачає безперервне збирання інформації щодо діяльності органів митної служби, її результати і середовище функціонування.
Значення аналітичної роботи в управлінській діяльності органів митної служби усіх рівнів визначається тим, що її результатом має бути не тільки визначення основних проблем і недоліків, їх оцінка, але й конкретних шляхів їх усунення на основі наявних можливостей.
Основні вимоги до аналітичної роботи в митній службі: достовірність та повнота інформації, що використовується, її всебічність, системність і плановість, комплексне використання методів аналізу.
Основні завдання аналітичної роботи в митній службі:
- забезпечення безперервного спостереження за оперативною обстановкою і результатами службової діяльності;
- систематичне інформування органів влади та управління, керівництва митниць, Держмитслужби про фактичний стан здійснення митної справи;
- своєчасне застосування заходів для підвищення ефективності діяльності органів та підрозділів митної служби (щоденне реагування);
- підвищення якості здійснення митної справи шляхом своєчасного і цілеспрямованого прийняття управлінських рішень на всіх рівнях керівництва митною службою (реалізація комплексних та перспективних завдань);
- підготовка змістовних матеріалів та пропозицій, на підставі яких можливе прийняття ефективних законодавчих актів з боку владних структур держави.
Ураховуючи викладене вище, можна зробити висновок, що провідне місце в аналітичній роботі митної служби посідає аналіз і оцінка стану (оперативної обстановки) реалізації митної справи.
Термін "оперативна обстановка" є одним з основних понять, яке широко використовується в практичній діяльності органів виконавчої влади, нормативних і методичних документах, спеціальній літературі.
У найширшому розумінні оперативна обстановка - це сукупність факторів зовнішнього і внутрішнього середовища системи митної служби, які визначають основні умови її функціонування.
У літературі оперативна обстановка розглядається як система, Що складається з двох основних компонентів - зовнішнього середовища (або зовнішніх умов) та внутрішнього середовища (або самого органу митної служби).
Аналіз середовища (оперативної обстановки) передбачає вивчення трьох його складових:
- макрооточення;
- безпосереднього оточення;
Аналіз зовнішнього середовища (макро- та безпосереднього оточення) спрямований на те, щоб з'ясувати, на що може розраховувати митна служба, якщо вона успішно поведе роботу, і які ускладнення можуть її чекати, якщо вона не зуміє вчасно відвернути негативні впливи оточення або неякісно виконаних завдань.
Аналіз макрооточення включає вивчення впливу підсистем світових та державних, до яких входить митна служба України: соціальної та культурної складових суспільства, правового регулювання й управління, економіки, політичних процесів, природного середовища і ресурсів, науково-технічного і технологічного розвитку сyспільства, інфраструктури, стану злочинності тощо.
Безпосереднє оточення аналізується за такими основними компонентами навколишніх систем, наприклад: суб'єкти ЗЕД, правоохоронні органи, робоча сила.
Аналіз внутрішнього середовища розкриває ті можливості, той потенціал, на який може розраховувати митна служба при здійсненні митної справи. Аналіз внутрішнього середовища також дає можливість краще усвідомити цілі організації, точніше визначити зміст і напрямки діяльності. Важливо пам'ятати, що митна служба не тільки здійснює митну справу, але й забезпечує існування своїх працівників, даючи їм роботу, заробітну плату, надаючи їм соціальних гарантій тощо.
Внутрішнє середовище аналізується за такими підсистемам» організації:
- соціальна (кадри організації, їх потенціал, кваліфікація, інтереси тощо);
- управлінська (організація управління, організаційна культура);
- технологічна (технологія здійснення митної справи, що включає організаційні, операційні та техніко-технологічні характеристики й наукові дослідження, розробки тощо);
- економічна (ресурси, фінанси).
За таким підходом спрощена модель оперативної обстановки складатиметься з 4 блоків:
1) макрооточення - фактори середовища, які впливають на здійснення митної справи;
2) безпосереднє оточення - компоненти, які безпосередньо ззовні характеризують діяльність органу митної служби;
3) сили та засоби органу митної служби;
4) результати діяльності органу митної служби.
Аналіз інформації за названими блоками дає можливість постійно спостерігати за існуючою обстановкою і на цій основі оперативно впливати на будь-які небажані відхилення.
Діяльність суб'єктів управління щодо аналізу інформації про внутрішнє і зовнішнє середовище функціонування органів митної служби є різноманітною.
Під час оцінки обстановки, як правило, одночасно вивчається весь комплекс питань, пов'язаних з функціонуванням органу митної служби. Але нерідко досліджуються й окремі проблеми, розв'язання яких без попереднього вивчення неможливе.
Виділяють два напрями діяльності щодо аналізу й оцінки оперативної обстановки — загальний аналіз і частковий аналіз.
Залежно від тривалості досліджуваного періоду можна виділити чотири основних види загального аналізу оперативної обстановки: довгостроковий аналіз (за період більше року), що має за мету вивчення тенденцій здійснення ЗЕД, митної справи і факторів, що їх обумовлюють для одержання прогностичних висновків про можливі зміни цих тенденцій і вироблення перспективних заходів щодо вдосконалення митної політики держави, здійснення митної діяльності, посилення боротьби з контрабандою та порушеннями митних правил, удосконалення діяльності митної служби, її органів, підрозділів та галузевих служб (розв'язання прогностичних завдань);
за звітний період (квартал, півріччя, дев'ять місяців, рік), протягом якого на обслуговуваній території оцінюється повний обсяг інформації про підсумки діяльності органу митної служби щодо виконання покладених завдань з урахуванням факторів, які впливають або здатні впливати на здійснення митної справи. Висновки такого аналізу становлять базу для поточного планування роботи;
поточний (безперервний) аналіз оперативної обстановки на основі оцінки добової, тижневої (декадної) та місячної інформації.
Він служить потребам оперативного керівництва органом, дає змогу вносити корективи в плани роботи та дислокацію сил, цілеспрямовано здійснювати відповідні заходи.
позачерговий (моментний) аналіз, необхідність якого породжується випадками раптового виникнення надзвичайних обставин, передбачити які заздалегідь буває неможливо (виконання вимог вищих органів, надзвичайна ситуація, проведення колегії тощо).
Прикладом позачергового аналізу може бути моніторинг програми дій Державної митної служби України з реалізації положень Указу Президента України від 24.10.2003 р. № 1209 "Про заходи щодо підвищення ефективності діяльності митної служби України" (за станом на 05.03.2004 p.).
Іншим самостійним напрямом вивчення оперативної обстановки є частковий аналіз, мета якого полягає в дослідженні окремих і конкретних проблем здійснення митної справи та діяльності органів митної служби. Такі проблеми найчастіше виявляються в ході загального аналізу або формулюються вищими суб'єктами управління, а іноді виникають самі.
Прикладом часткового аналізу в масштабі держави може бути вивчення стану боротьби з контрабандою.
Поняття "частковий аналіз" дещо умовне і означає частковість стосовно загального аналізу оперативної обстановки. Треба мати на увазі, що вивчення будь-якої окремої (часткової) проблеми, як і при загальному аналізі, обов'язково має носити комплексний характер з погляду дослідження всього комплексу причин та умов, які впливають на дане явище, а також прийомів та методів впливу на нього.
Таким чином, аналітична робота в митній службі — це постійна дослідна діяльність (функція процесу управління), що охоплює своїм змістом широкий комплекс організаційних заходів і методичних прийомів для вивчення та оцінки інформації про стан зовнішньоекономічної діяльності, результати практичної діяльності органів з виконання поставлених перед ними завдань (митної справи), виявлення існуючих і потенційних проблем та сприятливих можливостей, а також вивчає умови, в яких ці завдання виконуються, і забезпечує цілеспрямоване управління та оцінку ефективності керівних впливів.
Ефективність будь-якого різновиду аналізу прямо залежить від уміння працювати з інформацією. Суб'єкт аналізу повинен мати можливість користуватися всіма існуючими джерелами інформації
та забезпечувати своєчасне й оптимальне їх використання у ході аналізу.
Уся необхідна для управління інформація поділяється на внутрішню й зовнішню. Внутрішня інформація формується безпосередньо в органі.
У цілому, вся інформація, що використовується для вивчення оперативної обстановки, може бути зведена до таких видів:
- оперативні добові дані, що складаються в органі;
- письмова кореспонденція, котра проходить через канцелярію;
- преса, радіо, телебачення, прийом громадян;
- статистична інформація внутрішнього та зовнішнього походження;
- особисте спостереження суб'єкта аналізу.
Значна частина інформації подається у вигляді статистичних даних. Статистичний аналіз оперативної обстановки використовується переважно на рівні Держмитслужби України та митниць.
Особливої уваги при розгляді аналітичної роботи заслуговує митна статистика.
Основні завдання митної статистики:
- забезпечення повного і достовірного обліку даних про експорт та імпорт держави;
- аналіз основних тенденцій, структури і динаміки зовнішньоторговельних товаропотоків держави в ув'язуванні з аналізом макроекономічної ситуації;
- інформаційне забезпечення вищих органів державної влади й управління під час прийняття ними рішень у галузі митної політики і державного регулювання зовнішньої торгівлі;
- аналіз кон'юнктури ринку держави;
- контроль за надходженням митних платежів у державний
бюджет;
- здійснення валютного контролю в межах компетенції митних органів;
- подання даних митної статистики для складання торгової й окремої статей платіжних балансів держави;
- сприяння міждержавному обміну інформацією з митної статистики зовнішньої торгівлі;
- вирішення інших завдань, обумовлених національною митною політикою.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
