Метод метаплану є маловідомим способом дискусії , що містить у собі елементи мозкової атаки, аналізу випадків (ситуацій), гри. У сучасних навчальних закладах України він майже не використовується, хоча є незамінним для розв’язання складних завдань у практиці підприємництва, адже по суті своїй є методом безпосередньої колективної творчості, що забезпечує поштовх до диверсифікації діяльності робочої групи (організації). Суть дискусії, про яку йдеться, зводиться до розроблення під час обговорення проблеми плаката під назвою «метаплан».
Метод метаплану можна використовувати в малих групах (5—6 осіб) та у великих аудиторіях (20—40 осіб). Однак за малої кількості учасників та недостатньої їхньої зацікавленості (мотивації) ефективність заняття знижується, бо не досягається відповідний рівень концентрації психічної енергії членів групи.
Передумови проведення заняття методом метаплану
1. Приміщення не потребує особливого обладнання, однак воно має позбавляти від будь-яких сторонніх зовнішніх впливів. Для підвищення ефективності обговорення та вирішення конкретних завдань діяльності доцільно обрати віддалену кімнату для нарад або приміщення за межами даної установи («на виїзді»). Важливим є також відповідне розміщення учасників — за круглим столом або півколом, так щоб можна було вільно обмінюватися думками між собою та з організатором заняття. Необхідне обладнання та засоби роботи — дошка (біла або булавкова); кілька (5—8) аркушів білого паперу формату А1; маркери основних кольорів (чорний, синій, червоний, зелений); набір карток (50—100 штук розміром близько 20 Ч 10 см) різних кольорів (жовтий, рожевий, салатовий, блакитний та ін.) і форм (наприклад, хмаринки, кола, овала, прямокутника та ін.); кнопки; булавки; скотч для кріплення карток і великих аркушів паперу; різнокольорові клейкі крапки для «голосування» учасників у процесі роботи.
2. Учасники, яких залучено до роботи, відіграють у ній вирішальну роль. Основна вимога до них — компетентність у питанні, яке розглядається. Саме дотримання цієї вимоги дасть змогу виробити конкретні рішення. Розуміння проблеми, яка обговорюється, «взагалі» є недостатнім і допустиме в тому разі, якщо воно властиве тільки частині учасників; інша ж частина детально володіє інформацією, яку потрібно опрацювати. У практиці підприємництва в таких дискусіях, як правило, беруть участь люди різного віку та кваліфікації, однак між ними існує взаємоповага. Це виключає будь-яку критику думок, ідей своїх співрозмовників, передбачає дотримання етичних правил дискутування та взаємної зацікавленості, активну співпрацю над вирішенням проблеми і сприяє ефективності роботи.
Організатор заняття, як правило, не є учасником робочої групи. Це кваліфікований, спеціально підготовлений викладач-консультант, який відповідає певним специфічним вимогам: викликає довіру учасників роботи, вільно володіє способами психологічного впливу, не пригнічує учасників, використовує відповідні трансакції у спілкуванні з ними, не протиставляє себе групі, не залежить від її настроїв, достатньо володіє предметом розмови, адекватно використовує засоби в процесі роботи, дотримується правила конфіденційності. Викладач-організатор є тільки «аніматором», він забезпечує дотримання форми заняття та мало вникає в його зміст.
Розглянемо проведення заняття методом метаплану на прикладі.
Керівництво рекламної компанії «RS» стурбоване зменшенням частки фірми на ринку відповідних послуг у місті.
Для обговорення питання запрошуються провідні спеціалісти фірми та творча молодь із невеликим досвідом практичної діяльності. Організатор зібрання пропонує присутнім відповісти на таке запитання: «Які причини зумовили зменшення нашої частки на ринку?». Запитання записується у «хмарці» та закріплюється на дошці (схема 1).
Організатор пропонує учасникам поміркувати й записати свої думки на картках, які відразу роздає (по 4-5). Принцип виконання — одна ідея на одну картку. Деякі учасники записують кілька відповідей, інші не записують жодної. Заповнені картки з відповідями потрібно також закріпити на дошці. Це може зробити організатор або сам, або з допомогою учасників, намагаючись при цьому структурувати записи за групами (аспектами) відповідно до певних критеріїв. Через кілька хвилин дошка заповнюється картками із записами, що висвітлюють різні аспекти діяльності фірми та стосуються обговорюваної проблеми.
Після цього кроку аркуш виглядає так, як на схемі 2.
У такий спосіб за досить короткий час ми отримуємо відповіді на обговорюване питання, що дає змогу окреслити напрями змін для виправлення ситуації. Якщо учасників велика кількість (10—40) і названо багато різнопланових причин, можна здійснити ранжирування учасників у такий спосіб: кожен з них, користуючись клейкою «крапкою» («point») яскравого кольору або маркером, відмічає на аркуші свою позицію відносно важливості названих причин (наприклад, 2 причини). Простим підрахунком голосів визначаються вагомі й незначні причини. Після виконання цієї роботи плакат можна розмістити на видному місці збоку, щоб він послужив для дальшої роботи над розв’язанням проблеми. У цій формі дискусії брали участь усі (або майже всі) присутні, а їхні відповіді були сміливіші ніж звичайно.
З аналізу плаката учасники можуть зробити висновок, що досліджувані причини переважно криються в роботі самої фірми. Тому наступна тема дискусії така: «Що потрібно змінити, щоб наша фірма вийшла зі складного становища?». Тема також записується в «хмаринці», що кріпиться на дошку, й обговорюється в малих групах у кілька етапів. На першому етапі важливо вказати, як виявляється головна проблема в повсякденній діяльності — «Що ми маємо зараз?». Заповнюються картки одного кольору, наприклад жовтого, і кожна думка з даного питання обговорюється членами малої групи. Без загального обговорення організатор збирає картки та прикріплює їх на аркуш.
Наступний крок у роботі — роздуми над питаннями «Як повинно бути?» і «Чому наші сьогоднішні позиції не відповідають нашим прагненням?». Ідеї учасників записуються на картки іншого кольору й також кріпляться на аркуш. Під час проведення такої наради з’являється кілька плакатів.
Подальшим важливим етапом роботи групи є розроблення й внесення пропозицій щодо вирішення проблеми. Пропозиції можуть стосуватись аспектів організаційної діяльності фірми, пошуків нових замовників та надання нових послуг для постійних клієнтів, відносин з конкурентами, розширення території діяльності, охоплення нових сегментів по товарних групах та споживачів тощо. Пропозиції записуються на плакатах, кожна група це робить самостійно у формі коротких висловів. Під час презентації кожен учасник обговорення може поставити запитання та висловити свою думку щодо репрезентованого плаката. У процесі обговорення можна також доповнювати або знімати картки на плакаті. Відповідають на запитання всі учасники малої групи, яка подає свою роботу.
Після представлення всіх плакатів учасники наради мають широкий огляд проблем і пропозицій щодо їхнього розв’язання. Кожен плакат відрізняється від інших тим, що залежить від авторів: їхніх знань, поглядів, спеціальності, досвіду, виду діяльності та ін. Можна також вибрати групу з кількох осіб, яка збере та проаналізує пропозиції з усіх плакатів і подасть їх як спільний висновок наради (схема 3). За потреби, наприклад, визначення послідовності реалізації пропозицій можна провести ранжирування описаним вище способом.
Варто зазначити, що в такій формі дискусії «виговорюються» всі її учасники, а дехто й кілька разів. Вислуховування стількох відповідей на традиційній лекції чи нараді зайняло б дуже багато часу. Важливими є також структурування та візуалізація роботи, що дає учасникам можливість сконцентруватися на меті дискусії. Під час такої роботи немає потреби вести записи (усе записано на плакатах). Це дає змогу зосередитися на виробленні способів розв’язання проблеми.
Однак найважливіша мета метаплану — виявити серед учасників творчих, активних, ініціативних людей. У дискусії, проведеній таким методом, виявляє себе кожен, навіть несміливий учасник. А висновки й підсумки є випадковим результатом розумово-креативних дій усього зібрання.
Під час проведення такої роботи з’являються ідеї, які в іншій ситуації важко собі уявити. Цей метод можна також використати, якщо існує відмінність між інтересами сторін або перед ними стоять різні завдання. Він дає можливість досягти спільного розв’язання проблеми.
Отже, методична структура метаплану така:
Крок 1
Вступ до проблеми.
Пояснення учасникам суті метаплану як методу розв’язання проблеми.
Крок 2
Представлення першої теми.
Створення першого плаката.
Робота з картками.
Ранжирування.
Переміщення першого плаката.
Крок 3
Поділ на групи й узгодження другої теми.
Створення другого плаката в групах. Робота з картками.
Представлення плакатів.
Крок 4
Узагальнення пропозицій із плакатів усіх груп.
Підбиття підсумків.
Використання метаплану не завжди дає очікувані наслідки. Є кілька умов, яких потрібно дотримуватися, щоб застосування методу було ефективним:
Учасники дискусії повинні погодитися з метою даної роботи. Якщо є розбіжності у формулюванні теми, потрібно її змінити так, щоб усі члени групи її розуміли.
Ефективніше проходить робота, якщо всі учасники знайомі. Якщо ж ні, то потрібно, щоб на початку наради кожен представив себе й відповів на поставлені запитання.
Недоцільно залучати до роботи групи відомих фахівців з проблеми. Під час описаної дискусії вивільняється психічна енергія та колективна мудрість групи, а спеціаліст нерідко залишається в «тіні».
* * * Метаплан: Проблема «Вдосконалення тари» до теми «Просування продукції». Дисципліна «Маркетинг»
Мета: за допомогою методу метаплану визначити причини виникнення даної проблеми на підприємстві, проаналізувати сучасний стан проблеми та її вплив на повсякденну діяльність підприємства, а також розробити пропозиції для вирішення поставленого питання; навчитися аналізувати проблеми внутрішнього середовища підприємства, знаходити оптимальні рішення.
Учасники:
Група студентів (7 осіб) — організаторів і ведучих, які спонукають до генерації ідей.
Інші студенти, які, виступаючи в ролях експертів, представників підприємства, споживачів продукції, обговорюють проблеми та пропонують шляхи їхнього вирішення.
Алгоритм роботи
Вступ. Пояснення учасникам суті метаплану як методу розв’язання проблем.
Крок 1. Виявлення причин проблеми на умовному підприємстві. Робота з картками, їхнє ранжирування і, як наслідок — створення плаката причин.
Крок 2. Поділ учасників на групи та обговорення в них питань «Що ми маємо зараз?» та «До чого ми прагнемо?», початок створення другого плаката.
Крок 3. Розроблення в малих групах пропозицій щодо вирішення проблеми та їхня презентація.
Крок 4. Узагальнення пропозицій шляхом ранжирування та підбиття підсумків.
Ситуація (Текст і статистичні матеріали роздаються у групи)
Ідеться про акціонерне товариство «Бровар», яке розташоване в м. Києві й виробляє безалкогольні та слабоалкогольні напої. В АТ «Бровар» з’явилася проблема з екологічним комітетом, який висунув претензії стосовно неекологічності тари. І тому перед АТ «Бровар» на даний момент стоїть проблема вдосконалення тари. Робітникам цього підприємства як найбільш зацікавленим особам було запропоновано знайти вихід із цієї ситуації за допомогою метаплану.
Для проведення першого кроку кожному учаснику обговорення роздали по чотири картки, на яких вони повинні були написати причини виникнення даної проблеми. Кожен учасник працював індивідуально. Картки з причинами розмістили на плакаті, щоб уся група змогла ознайомитися з ними. Після цього було проведено обговорення, ранжирування та виявлено найважливіші причини:
проблема утилізації металевої та пластикової тари;
недостатня кількість склотари.
Другий крок починався з поділу на малі групи (по 5—7 осіб). Їм було запропоновано визначити, як проявляється головна проблема в повсякденній діяльності підприємства, тобто відповісти на таке питання: «Що ми маємо робити зараз?». На це питання було відведено 7 хв. Кожна думка з приводу питання обговорювалася між членами малої групи й записувалася на аркуші паперу. Листи збиралися, прикріплювалися на плакат, а потім обговорювалися.
Наступним кроком у роботі були роздуми над питанням «Як має бути?». Ідеї учасників записувалися на листи й також прикріплювалися на плакат. На це відводилося 10 хв.
Крок 3. Кожною групою самостійно розроблялися пропозиції щодо вирішення даної проблеми у формі коротких висловів, на основі даних другого плаката. Після обговорення представник групи ознайомлював усіх із висловленими ідеями та пропозиціями даної групи. Під час обговорення кожен його учасник міг ставити запитання та висловлювати свою думку щодо поданих пропозицій. Відповідати на запитання могли всі учасники групи, яка представляла свою роботу.
Після представлення всіх плакатів із пропозиціями учасники мали широкий огляд проблем і пропозицій щодо їхнього розв’язання. Тому ми використали метод ранжирування для найактуальніших шляхів вирішення поставленої проблеми. Це були такі думки:
дати «хабара» екологічному комітету;
збільшити кількість пунктів прийому склотари;
провести соціологічне опитування, щоб визначити побажання, прихильності та переваги споживачів даної продукції щодо різних видів упаковки й тари та використати його результати у виробничій діяльності АТ «Бровар».
Підсумки Організаторів
За проведення «метаплану» всі учасники мали можливість висловитися. Цікавими були елементи візуалізації, плакати, що допомогли студентам сконцентруватися на меті дискусії. Однак головною проблемою для нас як організаторів була потреба раціонального використання часу та різноманітних прийомів роботи студентів.
