Коммерческие документы (счет-фактура, проформа-счет, счет-спецификация) должны содержать стоимостную, качественную и количественную характеристики товара.
Счет, который входит в число основных документов по контракту и является расчетным документом.
Счет-спецификация объединяет реквизиты счета и спецификации.
Проформа-счет выписывается при поставках товаров на безопасном основе и содержит сведения о цене товара и общей стоимости, но не является расчетным документом, поскольку не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Счет-фактура является требованием продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы за товар поставляется. Он должен содержать следующие данные: дата; наименование и адрес продавца и покупателя, номер контракта, количество, сокращенное описание товара; цена за единицу товара и общая сумма контракта; сведения о количестве мест и упаковки, условия платежа, условия доставки наименование банка, который осуществляет платеж и другие необходимые данные.
Счета выписываются в той валюте, в которой установлена цена по контракту.
Счет предоставляется: в банк - для получения причитающегося с покупателя платежа; таможенным органам - для обложения пошлиной товара; к торговой палаты - для получения сертификата происхождения товара; в органы - для получение лицензии; в транспортно-экспедиторских фирм - для перевозки товара.
Существуют четыре основных типа счетов-фактур:
а) предварительная фактура. Она представляет собой перечень цен, предоставленный экспортером потенциальному зарубежному покупателю на этапе, когда еще не заключен договор на продажу и покупку товаров и ведутся предварительные переговоры,
б) коммерческий счет-фактура. Это требование оплаты за проданные товары, предложена экспортером импортеру. Она содержит следующие
данные: описание товаров, количество; цену за единицу и суммарную цену продажи, условия доставки, условия платежа;
в) сертифицирован счет-фактура. Представляет собой коммерческий счет-фактуру, содержит вывод экспортера о состоянии отправленных товаров или страны изготовления;
г) консульский счет-фактура. Это коммерческий счет-фактура, составленный по форме, установленной в стране экспортера, консульством страны покупателя. ее заверяют консульским печатью. Главное назначение консульского счета-фактуры - оказание помощи правительству страны покупателя при контроле импортом.