Кунев Ю.Д. (ру) Управление в таможенной службе (2006)

14.1. Понятие и задачи информационного обеспечения управления в таможенной службе

Информация с важнейшим жизненным ресурсом, который понимают как необходимые и полезные данные, представленные в удобном виде, согласно требованиям пользователя. Человек обдумывает и использует информацию с целью выживания и развития личности или организации в современном обществе.

Управление как процесс является актом творческой деятельности людей и осуществляется с применением предметов и орудий труда.

Предметом управленческого труда является информация, которая характеризует, с одной стороны, состояние системы и операций, которые выполняются во время деятельности объекта управления, с другой - ее внешнюю среду. Поэтому и предметной областью управления является информационная система объекта, связанная с управлением. Эта сфера составной частью общей информационной системы, которая выступает информационным модели объекта управления.

Сервис управленческого труда на современном уровне - это прежде электронные вычислительные машины, информационная (периферийная и организационная) техника, объединенная каналами (сетями) связи, с помощью которых измеряют, собирают, регистрируют, обрабатывают, анализируют, передают, хранят и размножают информацию, которую потом используют для подготовки, принятия и реализации управленческих решений.

Информационное обеспечение можно определить как комплекс организационных, правовых, технических и технологических мероприятий, средств и методов, обеспечивающих в процессе управления и функционирования системы информационные связи ее элементов (Субъектов и объектов) путем оптимальной организации информационных массивов баз данных и знаний.

Управленческая информация - это часть социальной информации, необходимой для обеспечении организационно-правовых процессов формирования и реализации эффективных управленческих воздействий.

Для принятия правильных управленческих решений необходима информация о внешнем и внутренняя среда организации.

Объемы и содержание информации, нужной разным руководителям (субъектам управления), зависят от:

- Масштаба и важности управленческого решения, которое принимает руководитель;

- Количества и характера параметров, которые руководствуются и регулируются в управляемой системе (объекта управления)

- Количества вариантов возможного состояния и поведения управляемой системы (объекта управления);

- Разнообразия и сложности совершаемых действий;

- Количества и качества показателей, характеризующих результаты работы системы;

- Структуры системы управления и т.п..

Чтобы своевременно обеспечить руководство нужным, достоверной информацией, необходимо создать соответствующие коммуникации (сети), как для внутриобъектового пользования, так и для надежного прямого и обратной связи с внешним средой. Речь идет об обеспечении своевременного обмена информацией между управленцами и исполнителями не только разных уровней, но и различных объектов управления. Такие коммуникации имеют важное значение при выполнении должностными лицами функциональных обязанностей.

Известно, что наиболее эффективно работают те организации и руководители, которые эффективно используют коммуникации. Они знают суть коммуникационных процессов, имеющих развитое умение общения и понимают, каким образом внутреннее и внешнее среда влияют на обмен информацией.

С помощью современных электронных вычислительных машин, объединенных сетями, можно обеспечить эффективный сбор, обработку и предоставление руководителю всех данных, касающиеся проблемы, которую он решает.

Информационную систему (ИС) можно определить как сочетание информационных ресурсов, процессов и людей, которые собирают, преобразовывают и распространяют информацию в организации ". Существует много различных типов ИС - от обычных (традиционных), т.е. без применения компьютеров, в ИС, основанных на использовании компьютеров, программного обеспечения и специалистов по ИС. Обобщенной целью ИС является трансформация "Сырьевых" ресурсов данных в информационные продукты, необходимые конкретным пользователям.

Информационные системы управления (ИСУ) понимаются расширительно - как информационные системы, обеспечивающие руководство эффективное принятие решений по развитию управляемого объекта. При этом ИСУ понимается как компьютеризированная система.

Ключевым отличием определений ИС и ИСУ является включение принятия решений в определение ИСУ. Целью ИСУ является эффективное принятие решений менеджерами по развитию управляемого объекта.

Оптимальной организации информационных массивов и баз данных можно достичь только созданием комплекса взаимосвязанных информационных систем в рамках конкретного органа и всей системы органов. Деятельность по созданию конкретных информационных систем в зависимости от их назначения и сферы использования может называться информационным обеспечением деятельности организации.

Так, содержание информационного обеспечения может относиться к всему процессу управления, в некоторых его функций или стадий управленческого цикла, в деятельности отдельных структурных подразделений или конкретных категорий сотрудников.

Основные задачи ИС:

- Постоянное пополнение базы данных необходимой информацией;

- Своевременное обеспечение соответствующих потребителей достоверными данными;

- Сбор, обработка сведений о состоянии и результатах работы объектов управления для предоставления этой информации в вышестоящие органы;

- Обработка информации, которая необходима для анализа, разработки прогнозов и принятия управленческих решений.

Функции информационных систем можно разделить на подготовительные и основные.

Подготовительные функции включают: фиксацию первичных данных, их сбора и хранения.

Основными функциями являются: поиск и обработка информации, оформление и размножение итоговой информации, передача итоговой информации потребителям.

Средствами информационного обеспечения управления представляет собой совокупность технических устройств сбора, накопления (хранения), обработки и передачи информации.

Процесс работы с информацией состоит из следующих взаимосвязанных сделок, составления документов, их копирования и размножения, сохранение и поиск информации, ее арифметическая и логическая обработка, ее наглядное отображение, ее дистанционная передача. Каждая из этих операций в той или иной степени предполагает использование технических средств. Широкое внедрение в практику технических средств обработки данных повысило возможности информационных систем, обусловило использование в информационной деятельности новых организационных форм.

Уровень информационного обеспечения деятельности органов Государственной таможенной службы определяется эффективностью функционирования Единой автоматизированной информационной системы (ЕАИС) таможенной службы.

Целью ЕАИС является повышение эффективности формирования и осуществления единой таможенной политики государства и деятельности органов таможенной службы во время выполнения основных и вспомогательных функций, которые реализуются на основе использования современных средств вычислительной техники, средств передачи данных, математических методов, перспективных компьютерных технологий.

Единая автоматизированная информационная система таможенной службы Украины за короткое время превратилась в уникальный инструмент реализации основных таможенных информационных технологий на всех уровнях: от таможенного поста до центрального аппарата ГТСУ.