Кунєв Ю.Д. Управління в митній службі (2006)
Цілі управління
Одним із ключових завдань управління є підтримка балансу між входом і виходом організації. Іншим не менш важливим завданням управління є встановлення балансу інтересів різних соціальних інститутів і груп людей, котрі зацікавлені у функціонуванні
організації та впливають на характер, зміст і спрямованість її функціонування. Баланс інтересів визначає, куди буде рухатись організація, її цільову орієнтацію у вигляді місії та цілей.
Визначення місії та цілей організації, розглянуте як один із процесів управління, складається з трьох підпроцесів, кожен з яких вимагає великої та відповідальної роботи. Перший підпроцес полягає у формуванні місії організації, що в концентрованій формі виражає сенс існування організації, її призначення. Місія надає організації оригінальності, наповнює роботу людей особливим змістом. Далі йде підпроцес визначення довгострокових цілей. Завершенням є підпроцес установлення короткострокових цілей. Формування місії та встановлення цілей організації забезпечують розуміння, для чого функціонує організація і до чого вона прагне.
У трактуванні поняття "мета" у дослідників повної згоди немає. Філософи, наприклад, дають таке визначення: "Мета - передбачення у свідомості результату, на досягнення якого направлені дії". Кібернетики розуміють мету дещо інакше. "Твердження, що система прямує до мети, означає, що її дії зводять до мінімуму розбіжність між наявним станом або величиною на виході й деяким заданим станом. Цьому станові відповідає величина, що означається терміном "мета". Психологи вважають, що мета - це "усвідомлення, тобто виражене у словах передбачення, майбутнього результату дії".
В управлінні існують різні визначення поняття "мета":
- мета - ідеальний образ бажаного, можливого і необхідного стану керованої системи (за Е.М. Коротковим );
- мета — це конкретний стан окремих характеристик організації, досягнення яких є для неї бажаним і на досягнення яких спрямована її діяльність (за О. С Віханським );
- мета описує бажаний кінцевий результат діяльності. Вона виділяє ядро, головні характеристики проблемної ситуації й описує новий, стійкий стан управлінського процесу;
- мета - це стан об'єкта управління, до досягнення якого прагне організація.
Вибір мети організації є одним з найвідповідальніших моментів у процесі вироблення і прийняття управлінських рішень. Відповідно до обраної мети формується стратегія розвитку організації, тактика, розробляються прогнози і плани дій, оцінюються результати прийнятих рішень та дій.
Мета є найважливішою характеристикою процесу управління, його змістом. Власне задля досягнення певних цілей і здійснюється процес управління. "Оскільки змістом управління є його мета, остільки зміст цілей управління становить його сутність".
Теорія соціального управління надає великого значення виробленню стратегії й розглядові цілей як системотвірної ознаки будь-якої організації. Оскільки організації є цільовими системами, остільки мета є їх основною ознакою, яка відрізняє певну систему від іншої.
Мета завжди виступає як єдність мотивів, засобів та результатів.
Як мотив розглядається зазвичай прагнення задовольнити ту чи іншу потребу. Для набуття визначеності мотив має бути підкріплений наявністю засобів, використання яких може привести до бажаного результату. Таким чином, мета формулюється при з'єднанні мотиву із засобами (ресурсами, умовами, можливостями). Тут і вирішується питання про спосіб задоволення потреби.
Оскільки мета визначається суб'єктом управління свідомо, то поряд з раціональним моментом вона містить і суб'єктивний, ціннісний орієнтир (настанови, прагнення, інтереси). Тому "нераціональний" елемент завжди є наявний у меті. Таким чином, мета не існує в об'єктивній дійсності в "готовому вигляді", її треба визначити й належним чином сформулювати. На цей процес впливають минулий досвід, наявні проблеми та засоби, найбільш актуальні потреби тощо.
Треба відзначити, що з позицій науки управління правильне визначення та формулювання проблеми і на підставі цього вироблення ясної, чіткої та реальної мети становить 50 % успіху відповідної організації.
У процесі управління організацією цілі виконують ряд суттєвих функцій. Цілі покликані відображати основні напрями діяльності організації та конкретизувати, уточнювати її роботу на кожному етапі функціонування й розвитку.
Важливість визначення цілей організації полягає в тому, що вони :
- є фундаментом для процесу управління в цілому (аналіз, прогнозування, планування, організовування, регулювання, контролю);
- визначають способи підвищення ефективності організації;
- лежать в основі прийняття будь-якого ділового рішення;
- служать керівництвом для формування конкретних планових показників.
Для організації та її членів цілі є орієнтиром, мобілізуючим чинником у підвищенні ефективності діяльності організації, вони сприяють координації дій і вчинків в інтересах місії й загальної стратегічної мети.
Цілі класифікуються за різними основами. А. І. Пригожий розрізнює цілі-завдання, цілі-орієнтації, цілі-системи.
Цілі-завдання - це об'єктивні вимоги ринку, плани, доручення, що задаються організації вищою організаційною системою (державою, концерном - для своїх підприємств, головною конторою банку — для своїх філій тощо). Вони, як правило, нормативно закріплені. У них відображається призначення системи в зовнішньому світі, тобто те, заради чого вона створена. Для теорії соціального управління цей вид цілей становить особливий інтерес, їх визначення та обґрунтування утворюють зміст установлення мети в соціальному управлінні.
Цілі-орієнтації виражають спільні та індивідуальні інтереси працівників, які мають здійснювати поставлені цілі-завдання, що реалізовуються через організацію. Вони можуть мати конкретний зміст: отримання тієї або іншої винагороди, завоювання провідного місця на ринках тощо.
Людина завжди намагається задовольнити якусь свою потребу: здобути засоби до існування, поліпшити житлові умови, реалізувати творчі здібності тощо. Непрямо характер цілей-орієнтацій може бути визначений шляхом аналізу ступеня ефективності різних стимулів, тих чи інших змін в умовах праці, які необхідні для підвищення престижу членства в цій організації.
До цілей-систем A.I. Пригожий зараховує цілі, що забезпечують виживання організації в умовах конкуренції та при інших зовнішніх змінах.
Ці три види цілей є базовими, і досягнення їх пов'язане з появою безлічі вторинних, похідних цілей: підвищення якості продукції, поліпшення умов праці, побуту, зміцнення дисципліни тощо. В.Р. Веснін пропонує дещо інший набір цілей та їх класифікацію. За ступенем важливості для організації виділяються стратегічні й тактичні цілі; за змістом цілі можуть бути економічними, соціальними, науковими й технічними; за сферою реалізації - адміністративними, виробничими, фінансовими; за спрямованістю - внутрішніми та зовнішніми; за характером формулювання - якісними й кількісними; за терміновістю - проміжними та кінцевими. За рів нем ієрархії цілі можуть бути загальними (для організації) або конкретними (для окремих підрозділів).
Загальні цілі організації визначаються колективно в ході обговорення на робочих зустрічах вищого керівництва організації, керівників підрозділів, а також представників колективу і профспілок (якщо мова йде про соціальні цілі).
Цілі підрозділів розробляються їх керівниками із запрошенням представників первинних колективів. Зазвичай вони є конкретизацією загальних цілей і охоплюють середньо - та короткостроковий період.
Специфічні цілі підрозділів можуть відповідати загальним цілям організації, але водночас і суперечити одна одній. У зв'язку з цим виникає необхідність їх координації та узгодження.
На думку О.С. Віханського, з огляду на те, який період часу потрібно для їх досягнення, є два види цілей: довгострокові й короткострокові. Цілі, досягнення яких передбачається, наприклад, до кінця виробничого циклу, - довгострокові. Звідси випливає, що в різних галузях мають бути різні часові проміжки для короткострокових і довгострокових цілей. Однак на практиці короткостроковими вважаються цілі, що досягаються протягом одного року, а довгострокові цілі, відповідно, досягаються через два-три роки. Поділ на довгострокові й короткострокові цілі має принципове
значення, оскільки вони суттєво розрізняються за змістом. Для короткострокових цілей характерна набагато більша, ніж для довгострокових, конкретизація й деталізація в таких питаннях, як хто, що, коли повинен виконувати. Якщо виникає необхідність, між довгостроковими і короткостроковими цілями встановлюються ще й проміжні цілі, котрі отримали назву середньострокових.
Пропонуються класифікації цілей за такими ознаками: 1) за масштабами розробки: загальні, специфічні, підцілі; 2) за рівнем управління, на якому розробляються цілі: глобальні, локальні, функціональні; 3) за масштабами впливу: загальні, підрозділів, індивідуальні; 4) за місцем в ієрархії цілей: місія, стильові, робочі; 5) за змістом: економічні, організаційні, наукові, соціальні, технічні, технологічні, політичні; 6) за ступенем важливості: стратегічні, проміжні, другорядні; 7) за основними функціональними підсистемами: управлінські, фінансові, кадрові, виробничі; 8) за періодом установлення: стратегічні (довгострокові), тактичні (середньострокові), оперативні (короткострокові); 9) відносно середовища: зовнішні, внутрішні; 10) за темпами зростання: швидкого зростання, стабільного зростання, скорочення; 11) за частотою повторення: постійні, разові; 12) за вимірюваністю: кількісні, якісні.
У ході аналізу класифікаційних ознак, а потім і різновидів цілей можна побачити, що ознаки тісно пов'язані між собою, а цілі (у деяких випадках) повторюють одна одну. Це дає можливість стверджувати, що цілі можуть розглядатися відповідно до тих класифікаційних ознак, котрі найбільш важливі для сфери діяльності організації.
Отже, в організації формується система цілей, що відображає їх взаємозв'язок та взаємообумовленість. Вона має ієрархічний характер: цілі нижчого рівня випливають з цілей вищого. Для наочності система цілей може бути репрезентована у вигляді т. зв. "дерева цілей", від стовбура якого (головної мети, місії) розходяться декілька великих "гілок" (загальних цілей організації), що розростаються в окремі "гілки" (специфічні цілі).
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
організації та впливають на характер, зміст і спрямованість її функціонування. Баланс інтересів визначає, куди буде рухатись організація, її цільову орієнтацію у вигляді місії та цілей.
Визначення місії та цілей організації, розглянуте як один із процесів управління, складається з трьох підпроцесів, кожен з яких вимагає великої та відповідальної роботи. Перший підпроцес полягає у формуванні місії організації, що в концентрованій формі виражає сенс існування організації, її призначення. Місія надає організації оригінальності, наповнює роботу людей особливим змістом. Далі йде підпроцес визначення довгострокових цілей. Завершенням є підпроцес установлення короткострокових цілей. Формування місії та встановлення цілей організації забезпечують розуміння, для чого функціонує організація і до чого вона прагне.
У трактуванні поняття "мета" у дослідників повної згоди немає. Філософи, наприклад, дають таке визначення: "Мета - передбачення у свідомості результату, на досягнення якого направлені дії". Кібернетики розуміють мету дещо інакше. "Твердження, що система прямує до мети, означає, що її дії зводять до мінімуму розбіжність між наявним станом або величиною на виході й деяким заданим станом. Цьому станові відповідає величина, що означається терміном "мета". Психологи вважають, що мета - це "усвідомлення, тобто виражене у словах передбачення, майбутнього результату дії".
В управлінні існують різні визначення поняття "мета":
- мета - ідеальний образ бажаного, можливого і необхідного стану керованої системи (за Е.М. Коротковим );
- мета — це конкретний стан окремих характеристик організації, досягнення яких є для неї бажаним і на досягнення яких спрямована її діяльність (за О. С Віханським );
- мета описує бажаний кінцевий результат діяльності. Вона виділяє ядро, головні характеристики проблемної ситуації й описує новий, стійкий стан управлінського процесу;
- мета - це стан об'єкта управління, до досягнення якого прагне організація.
Вибір мети організації є одним з найвідповідальніших моментів у процесі вироблення і прийняття управлінських рішень. Відповідно до обраної мети формується стратегія розвитку організації, тактика, розробляються прогнози і плани дій, оцінюються результати прийнятих рішень та дій.
Теорія соціального управління надає великого значення виробленню стратегії й розглядові цілей як системотвірної ознаки будь-якої організації. Оскільки організації є цільовими системами, остільки мета є їх основною ознакою, яка відрізняє певну систему від іншої.
Мета завжди виступає як єдність мотивів, засобів та результатів.
Як мотив розглядається зазвичай прагнення задовольнити ту чи іншу потребу. Для набуття визначеності мотив має бути підкріплений наявністю засобів, використання яких може привести до бажаного результату. Таким чином, мета формулюється при з'єднанні мотиву із засобами (ресурсами, умовами, можливостями). Тут і вирішується питання про спосіб задоволення потреби.
Оскільки мета визначається суб'єктом управління свідомо, то поряд з раціональним моментом вона містить і суб'єктивний, ціннісний орієнтир (настанови, прагнення, інтереси). Тому "нераціональний" елемент завжди є наявний у меті. Таким чином, мета не існує в об'єктивній дійсності в "готовому вигляді", її треба визначити й належним чином сформулювати. На цей процес впливають минулий досвід, наявні проблеми та засоби, найбільш актуальні потреби тощо.
Треба відзначити, що з позицій науки управління правильне визначення та формулювання проблеми і на підставі цього вироблення ясної, чіткої та реальної мети становить 50 % успіху відповідної організації.
У процесі управління організацією цілі виконують ряд суттєвих функцій. Цілі покликані відображати основні напрями діяльності організації та конкретизувати, уточнювати її роботу на кожному етапі функціонування й розвитку.
Важливість визначення цілей організації полягає в тому, що вони :
- є фундаментом для процесу управління в цілому (аналіз, прогнозування, планування, організовування, регулювання, контролю);
- визначають способи підвищення ефективності організації;
- лежать в основі прийняття будь-якого ділового рішення;
- служать керівництвом для формування конкретних планових показників.
Для організації та її членів цілі є орієнтиром, мобілізуючим чинником у підвищенні ефективності діяльності організації, вони сприяють координації дій і вчинків в інтересах місії й загальної стратегічної мети.
Цілі класифікуються за різними основами. А. І. Пригожий розрізнює цілі-завдання, цілі-орієнтації, цілі-системи.
Цілі-завдання - це об'єктивні вимоги ринку, плани, доручення, що задаються організації вищою організаційною системою (державою, концерном - для своїх підприємств, головною конторою банку — для своїх філій тощо). Вони, як правило, нормативно закріплені. У них відображається призначення системи в зовнішньому світі, тобто те, заради чого вона створена. Для теорії соціального управління цей вид цілей становить особливий інтерес, їх визначення та обґрунтування утворюють зміст установлення мети в соціальному управлінні.
Людина завжди намагається задовольнити якусь свою потребу: здобути засоби до існування, поліпшити житлові умови, реалізувати творчі здібності тощо. Непрямо характер цілей-орієнтацій може бути визначений шляхом аналізу ступеня ефективності різних стимулів, тих чи інших змін в умовах праці, які необхідні для підвищення престижу членства в цій організації.
До цілей-систем A.I. Пригожий зараховує цілі, що забезпечують виживання організації в умовах конкуренції та при інших зовнішніх змінах.
Ці три види цілей є базовими, і досягнення їх пов'язане з появою безлічі вторинних, похідних цілей: підвищення якості продукції, поліпшення умов праці, побуту, зміцнення дисципліни тощо. В.Р. Веснін пропонує дещо інший набір цілей та їх класифікацію. За ступенем важливості для організації виділяються стратегічні й тактичні цілі; за змістом цілі можуть бути економічними, соціальними, науковими й технічними; за сферою реалізації - адміністративними, виробничими, фінансовими; за спрямованістю - внутрішніми та зовнішніми; за характером формулювання - якісними й кількісними; за терміновістю - проміжними та кінцевими. За рів нем ієрархії цілі можуть бути загальними (для організації) або конкретними (для окремих підрозділів).
Загальні цілі організації визначаються колективно в ході обговорення на робочих зустрічах вищого керівництва організації, керівників підрозділів, а також представників колективу і профспілок (якщо мова йде про соціальні цілі).
Цілі підрозділів розробляються їх керівниками із запрошенням представників первинних колективів. Зазвичай вони є конкретизацією загальних цілей і охоплюють середньо - та короткостроковий період.
Специфічні цілі підрозділів можуть відповідати загальним цілям організації, але водночас і суперечити одна одній. У зв'язку з цим виникає необхідність їх координації та узгодження.
На думку О.С. Віханського, з огляду на те, який період часу потрібно для їх досягнення, є два види цілей: довгострокові й короткострокові. Цілі, досягнення яких передбачається, наприклад, до кінця виробничого циклу, - довгострокові. Звідси випливає, що в різних галузях мають бути різні часові проміжки для короткострокових і довгострокових цілей. Однак на практиці короткостроковими вважаються цілі, що досягаються протягом одного року, а довгострокові цілі, відповідно, досягаються через два-три роки. Поділ на довгострокові й короткострокові цілі має принципове
значення, оскільки вони суттєво розрізняються за змістом. Для короткострокових цілей характерна набагато більша, ніж для довгострокових, конкретизація й деталізація в таких питаннях, як хто, що, коли повинен виконувати. Якщо виникає необхідність, між довгостроковими і короткостроковими цілями встановлюються ще й проміжні цілі, котрі отримали назву середньострокових.
Пропонуються класифікації цілей за такими ознаками: 1) за масштабами розробки: загальні, специфічні, підцілі; 2) за рівнем управління, на якому розробляються цілі: глобальні, локальні, функціональні; 3) за масштабами впливу: загальні, підрозділів, індивідуальні; 4) за місцем в ієрархії цілей: місія, стильові, робочі; 5) за змістом: економічні, організаційні, наукові, соціальні, технічні, технологічні, політичні; 6) за ступенем важливості: стратегічні, проміжні, другорядні; 7) за основними функціональними підсистемами: управлінські, фінансові, кадрові, виробничі; 8) за періодом установлення: стратегічні (довгострокові), тактичні (середньострокові), оперативні (короткострокові); 9) відносно середовища: зовнішні, внутрішні; 10) за темпами зростання: швидкого зростання, стабільного зростання, скорочення; 11) за частотою повторення: постійні, разові; 12) за вимірюваністю: кількісні, якісні.
У ході аналізу класифікаційних ознак, а потім і різновидів цілей можна побачити, що ознаки тісно пов'язані між собою, а цілі (у деяких випадках) повторюють одна одну. Це дає можливість стверджувати, що цілі можуть розглядатися відповідно до тих класифікаційних ознак, котрі найбільш важливі для сфери діяльності організації.
Отже, в організації формується система цілей, що відображає їх взаємозв'язок та взаємообумовленість. Вона має ієрархічний характер: цілі нижчого рівня випливають з цілей вищого. Для наочності система цілей може бути репрезентована у вигляді т. зв. "дерева цілей", від стовбура якого (головної мети, місії) розходяться декілька великих "гілок" (загальних цілей організації), що розростаються в окремі "гілки" (специфічні цілі).
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
