Кунєв Ю.Д. Управління в митній службі (2006)
Поняття і завдання інформаційного забезпечення управління в митній службі
Інформація с найважливішим життєвим ресурсом, котрий розуміють як необхідні й корисні дані, подані у зручному вигляді, відповідно до вимог користувача. Людина обмірковує і використовує інформацію з метою виживання та розвитку особи або організації в сучасному суспільстві.
Управління як процес є актом творчої діяльності людей і здійснюється із застосуванням предметів і знарядь праці.
Предметом управлінської праці є інформація, яка характеризує, з одного боку, стан системи і операцій, котрі виконуються під час діяльності об'єкта управління, з іншого - її зовнішнє середовище. Тому й предметною сферою управління є інформаційна система об'єкта, пов'язана з управлінням. Ця сфера є складовою частиною загальної інформаційної системи, яка виступає інформаційною моделлю об'єкта управління.
Знаряддя управлінської праці на сучасному рівні - це передусім електронні обчислювальні машини, інформаційна (периферійна та організаційна) техніка, об'єднана каналами (мережами) зв'язку, за допомогою яких вимірюють, збирають, реєструють, обробляють, аналізують, передають, зберігають і розмножують інформацію, яку потім використовують для підготовки, прийняття й реалізації управлінських рішень.
Інформаційне забезпечення можна визначити як комплекс організаційних, правових, технічних і технологічних заходів, засобів та методів, котрі забезпечують у процесі управління і функціонування системи інформаційні зв'язки її елементів (суб'єктів і об'єктів) шляхом оптимальної організації інформаційних масивів баз даних і знань .
Управлінська інформація - це частина соціальної інформації, необхідна для забезпечення організаційно-правових процесів формування і реалізації ефективних управлінських впливів.
Для прийняття правильних управлінських рішень необхідна інформація про зовнішнє і внутрішнє середовище організації.
Обсяги та зміст інформації, потрібної різним керівникам (суб'єктам управління), залежать від:
- масштабу й важливості управлінського рішення, яке приймає керівник;
- кількості й характеру параметрів, які керуються і регулюються в керованій системі (об'єкта управління);
- кількості варіантів можливого стану й поведінки керованої системи (об'єкта управління);
- різноманітності та складності здійснюваних дій;
- кількості та якості показників, які характеризують результати роботи системи;
- структури системи управління тощо.
Щоб своєчасно забезпечити керівництво потрібною, вірогідною інформацією, необхідно створити відповідні комунікації (мережі), як для внутрішньооб'єктного користування, так і для надійного прямого й зворотного зв'язку із зовнішнім середовищем. Йдеться про забезпечення своєчасного обміну інформацією між управлінцями та виконавцями не лише різних рівнів, а й різних об'єктів управління. Такі комунікації мають важливе значення при виконанні посадовими особами функціональних обов'язків.
Відомо, що найефективніше працюють ті організації й керівники, які ефективно використовують комунікації. Вони знають суть комунікаційних процесів, мають розвинене вміння спілкування і розуміють, яким чином внутрішнє та зовнішнє середовище впливають на обмін інформацією.
За допомогою сучасних електронних обчислювальних машин, об'єднаних мережами, можна забезпечити ефективне збирання, обробку й надання керівнику всіх даних, котрі стосуються проблеми, яку він вирішує.
Інформаційну систему (ІС) можна визначити як поєднання інформаційних ресурсів, процесів і людей, котрі збирають, перетворюють та поширюють інформацію в організації'. Існує багато різних типів ІС - від звичайних (традиційних), тобто без застосування комп'ютерів, до ІС, заснованих на використанні комп'ютерів, програмного забезпечення і фахівців з ІС. Узагальненою метою ІС є трансформація "сировинних" ресурсів даних в інформаційні продукти, необхідні конкретним користувачам.
Інформаційні системи управління (ІСУ) розуміються розширено - як інформаційні системи, котрі забезпечують керівництву ефективне прийняття рішень щодо розвитку керованого об'єкта. При цьому ІСУ розуміється як комп'ютеризована система.
Ключовою відмінністю визначень ІС та ІСУ є включення прийняття рішень у визначення ІСУ. Метою ІСУ є ефективне прийняття рішень менеджерами щодо розвитку керованого об'єкта.
Оптимальної організації інформаційних масивів та баз даних можна досягти лише створенням комплексу взаємозв'язаних інформаційних систем у рамках конкретного органу і всієї системи органів. Діяльність щодо створення конкретних інформаційних систем залежно від їх призначення та сфери використання може називатися інформаційним забезпеченням діяльності організації.
Отже, зміст інформаційного забезпечення може стосуватися до всього процесу управління, до певних його функцій або стадій управлінського циклу, до діяльності окремих структурних підрозділів або конкретних категорій співробітників.
Основні завдання ІС:
- постійне поповнення бази даних необхідною інформацією;
— своєчасне забезпечення відповідних споживачів достовірними даними;
— збирання, обробка відомостей про стан і результати роботи об'єктів управління для надання цієї інформації у вищі органи;
- обробка інформації, яка необхідна для аналізу, розроблення прогнозів та прийняття управлінських рішень.
Функції інформаційних систем можна поділити на підготовчі та основні.
Підготовчі функції включають: фіксацію первинних даних, їх збирання та збереження.
Основними функціями є: пошук та обробка інформації; оформлення та розмноження підсумкової інформації; передача підсумкової інформації споживачам.
Засобами інформаційного забезпечення управління є сукупність технічних пристроїв збирання, накопичення (збереження), обробки та передачі інформації.
Процес роботи з інформацією складається з таких взаємопов'язаних операцій, складання документів; їх копіювання та розмноження; збереження і пошук інформації; її арифметична та логічна обробка; її наочне відображення; її дистанційна передача. Кожна із цих операцій тією чи іншою мірою передбачає використання технічних засобів. Широке впровадження в практику технічних засобів обробки даних підвищило можливості інформаційних систем, обумовило використання в інформаційній діяльності нових організаційних форм.
Рівень інформаційного забезпечення діяльності органів Державної митної служби визначається ефективністю функціонування Єдиної автоматизованої інформаційної системи (ЄАІС) митної служби.
Метою ЄАІС є підвищення ефективності формування та здійснення єдиної митної політики держави та діяльності органів митної служби під час виконання основних та допоміжних функцій, котрі реалізуються на основі використання сучасних засобів обчислювальної техніки, засобів передачі даних, математичних методів, перспективних комп'ютерних технологій.
Єдина автоматизована інформаційна система митної служби України за короткий час перетворилася в унікальний інструмент реалізації основних митних інформаційних технологій на всіх рівнях: від митного поста до центрального апарату ДМСУ.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
Управління як процес є актом творчої діяльності людей і здійснюється із застосуванням предметів і знарядь праці.
Предметом управлінської праці є інформація, яка характеризує, з одного боку, стан системи і операцій, котрі виконуються під час діяльності об'єкта управління, з іншого - її зовнішнє середовище. Тому й предметною сферою управління є інформаційна система об'єкта, пов'язана з управлінням. Ця сфера є складовою частиною загальної інформаційної системи, яка виступає інформаційною моделлю об'єкта управління.
Знаряддя управлінської праці на сучасному рівні - це передусім електронні обчислювальні машини, інформаційна (периферійна та організаційна) техніка, об'єднана каналами (мережами) зв'язку, за допомогою яких вимірюють, збирають, реєструють, обробляють, аналізують, передають, зберігають і розмножують інформацію, яку потім використовують для підготовки, прийняття й реалізації управлінських рішень.
Інформаційне забезпечення можна визначити як комплекс організаційних, правових, технічних і технологічних заходів, засобів та методів, котрі забезпечують у процесі управління і функціонування системи інформаційні зв'язки її елементів (суб'єктів і об'єктів) шляхом оптимальної організації інформаційних масивів баз даних і знань .
Управлінська інформація - це частина соціальної інформації, необхідна для забезпечення організаційно-правових процесів формування і реалізації ефективних управлінських впливів.
Для прийняття правильних управлінських рішень необхідна інформація про зовнішнє і внутрішнє середовище організації.
Обсяги та зміст інформації, потрібної різним керівникам (суб'єктам управління), залежать від:
- масштабу й важливості управлінського рішення, яке приймає керівник;
- кількості й характеру параметрів, які керуються і регулюються в керованій системі (об'єкта управління);
- різноманітності та складності здійснюваних дій;
- кількості та якості показників, які характеризують результати роботи системи;
- структури системи управління тощо.
Щоб своєчасно забезпечити керівництво потрібною, вірогідною інформацією, необхідно створити відповідні комунікації (мережі), як для внутрішньооб'єктного користування, так і для надійного прямого й зворотного зв'язку із зовнішнім середовищем. Йдеться про забезпечення своєчасного обміну інформацією між управлінцями та виконавцями не лише різних рівнів, а й різних об'єктів управління. Такі комунікації мають важливе значення при виконанні посадовими особами функціональних обов'язків.
Відомо, що найефективніше працюють ті організації й керівники, які ефективно використовують комунікації. Вони знають суть комунікаційних процесів, мають розвинене вміння спілкування і розуміють, яким чином внутрішнє та зовнішнє середовище впливають на обмін інформацією.
За допомогою сучасних електронних обчислювальних машин, об'єднаних мережами, можна забезпечити ефективне збирання, обробку й надання керівнику всіх даних, котрі стосуються проблеми, яку він вирішує.
Інформаційну систему (ІС) можна визначити як поєднання інформаційних ресурсів, процесів і людей, котрі збирають, перетворюють та поширюють інформацію в організації'. Існує багато різних типів ІС - від звичайних (традиційних), тобто без застосування комп'ютерів, до ІС, заснованих на використанні комп'ютерів, програмного забезпечення і фахівців з ІС. Узагальненою метою ІС є трансформація "сировинних" ресурсів даних в інформаційні продукти, необхідні конкретним користувачам.
Інформаційні системи управління (ІСУ) розуміються розширено - як інформаційні системи, котрі забезпечують керівництву ефективне прийняття рішень щодо розвитку керованого об'єкта. При цьому ІСУ розуміється як комп'ютеризована система.
Ключовою відмінністю визначень ІС та ІСУ є включення прийняття рішень у визначення ІСУ. Метою ІСУ є ефективне прийняття рішень менеджерами щодо розвитку керованого об'єкта.
Оптимальної організації інформаційних масивів та баз даних можна досягти лише створенням комплексу взаємозв'язаних інформаційних систем у рамках конкретного органу і всієї системи органів. Діяльність щодо створення конкретних інформаційних систем залежно від їх призначення та сфери використання може називатися інформаційним забезпеченням діяльності організації.
Отже, зміст інформаційного забезпечення може стосуватися до всього процесу управління, до певних його функцій або стадій управлінського циклу, до діяльності окремих структурних підрозділів або конкретних категорій співробітників.
Основні завдання ІС:
- постійне поповнення бази даних необхідною інформацією;
— своєчасне забезпечення відповідних споживачів достовірними даними;
- обробка інформації, яка необхідна для аналізу, розроблення прогнозів та прийняття управлінських рішень.
Функції інформаційних систем можна поділити на підготовчі та основні.
Підготовчі функції включають: фіксацію первинних даних, їх збирання та збереження.
Основними функціями є: пошук та обробка інформації; оформлення та розмноження підсумкової інформації; передача підсумкової інформації споживачам.
Засобами інформаційного забезпечення управління є сукупність технічних пристроїв збирання, накопичення (збереження), обробки та передачі інформації.
Процес роботи з інформацією складається з таких взаємопов'язаних операцій, складання документів; їх копіювання та розмноження; збереження і пошук інформації; її арифметична та логічна обробка; її наочне відображення; її дистанційна передача. Кожна із цих операцій тією чи іншою мірою передбачає використання технічних засобів. Широке впровадження в практику технічних засобів обробки даних підвищило можливості інформаційних систем, обумовило використання в інформаційній діяльності нових організаційних форм.
Рівень інформаційного забезпечення діяльності органів Державної митної служби визначається ефективністю функціонування Єдиної автоматизованої інформаційної системи (ЄАІС) митної служби.
Метою ЄАІС є підвищення ефективності формування та здійснення єдиної митної політики держави та діяльності органів митної служби під час виконання основних та допоміжних функцій, котрі реалізуються на основі використання сучасних засобів обчислювальної техніки, засобів передачі даних, математичних методів, перспективних комп'ютерних технологій.
Єдина автоматизована інформаційна система митної служби України за короткий час перетворилася в унікальний інструмент реалізації основних митних інформаційних технологій на всіх рівнях: від митного поста до центрального апарату ДМСУ.
Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.
