Кунєв Ю.Д. Управління в митній службі (2006)

Документообіг - рух документів у організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання чи відправлення.

Документообіг здійснюється у вигляді різноманітних потоків документів між структурними підрозділами чи працівниками. Обсяг документообігу в основному залежить від:

- значущості організації;

- вирішуваних завдань і виконуваних функцій;

- зв'язків із зовнішніми організаціями.

У документаційному забезпеченні управління існують три групи документів:

- вхідні (ті, що надійшли до організації);

- вихідні (ті, що відправляються з організації);

- внутрішні (документи, котрі складаються в організації та використовуються у внутрішньому управлінському процесі).

Вхідні документи на початковому етапі проходять такі операції: первинна обробка; попередній розгляд.

Вихідні та внутрішні документи на початковому етапі проходять такі операції: - складання проекту документа виконавцем;

- перевірка правильності оформлення;

— погодження проекту документа.

Загальні для всіх груп документів операції:

- розгляд документів керівником (підписання для вихідних та внутрішніх документів і накладення резолюції - для вхідних документів);

- реєстрація документів;

- передавання документів виконавцям;

- контроль виконання документів;

- виконання документів;

- підшивання виконаних документів у справи;

- використання документів у довідково-інформаційних цілях;

- підготовка документів до передавання і передавання в архів (чи знищення документів, які не мають науково-історичної цінності та практичного значення).

Реєстрація документів — це запис даних про документ у журналі за встановленою формою, що фіксує факт його створення, надсилання чи отримання. Під час реєстрації документ отримує свій порядковий номер, під яким він вноситься до журналу. Цей номер проставляється і на документі.

Реєстрація необхідна:

- для забезпечення схоронності документів;

- для зручності пошуку;

- для обліку і контролю виконання.

Форми реєстрації:

- централізована - передбачає проведення всіх реєстраційних операцій в одному місці;

- децентралізована - передбачає проведення реєстраційних операцій у структурних підрозділах (місцях складання або виконання документів);

- змішана — передбачає централізовану реєстрацію частини Документів (найбільш важливих), інша частина реєструється у структурних підрозділах.

Мета контролю виконання документів - своєчасне виконання найбільш важливих і термінових документів, які за дорученням керівника організації поставлено на контроль.

Зміст контролю виконання:

- занесення даних про документи, виконавців і терміни ви конання в спеціальні облікові форми;

- установлення проміжних контрольних термінів для нагадування виконавцям;

- повідомлення виконавців про терміни й отримання інформації про хід виконання;

- фіксація проміжних результатів виконання документів;

- інформування керівництва про результати контролю;

- зняття документів з контролю за вказівкою керівника;

- підготовка повідомлень про виконавчу дисципліну на оперативних нарадах у керівництва організації.

Терміни виконання поділяються на:

- типові, які встановлюються нормативними актами вищих органів державної влади та управління, галузевими відомствами;

- індивідуальні, які встановлюються керівником організації.

Основні принципи роботи з документами:

- єдиний порядок складання (оформлення) документів і роботи з ними;

- чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками, що виключає дублювання документних операцій;

- сучасне технічне оснащення діловодства (програми, факси, ксерокси, сканери, електронна пошта);

- необхідність усіх діловодних операцій (кожна робота з документами має бути необхідною для діяльності підприємства);

- уміле поєднання документаційного забезпечення управління з бездокументним (складання документів тільки в тих випадках, коли це необхідно чи встановлено нормативними актами).

Використана література: Кунєв, Ю.Д. Управління в митній службі: Підручник: За заг. ред. Ю.Д. Кунєва / Ю Д Кунєв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006.