Джога Р.Т. Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2003)
2.3. Облік касових операцій
Для планомірної організації грошового обігу як госпрозрахункові підприємства та організації, так і бюджетні установи зберігають свої грошові кошти на рахунках у банку і витрачають, як правило, шляхом безготівкових розрахунків. Але на практиці виникає необхідність в розрахунках готівкою, наприклад, при виплаті заробітної плати, допомоги по соціальному страхуванню, стипендій, авансів на відрядження, на господарські та інші витрати.
Уся готівка, що знаходиться в установі чи в централізованій бухгалтерії, для забезпечення її збереження і цільового використання зберігається в касі. Посиленню контролю за витрачанням готівки сприяє суворе дотримання порядку здійснення касових операцій, який регламентується Порядком ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 13.10.97 № 334 (далі — Порядок ведення касових операцій № 334).
Порядок визначає норми і терміни зберігання грошей в касі, видачі їх на різні цілі, правила оформлення касових документів, ведення касової книги, контролю законності касових операцій.
Розмір суми грошових коштів у касі на кінець кожного робочого дня обмежується лімітом, який щорічно встановлюється установами банків за погодженням з бюджетною установою. Порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі регулюється Інструкцією НБУ № 4 «Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України», затвердженою постановою Правління НБУ від 13.10.97 №335. У зв’язку із поступовим запровадженням у практику касового виконання бюджету через казначейську систему НБУ телеграмою від 25.02.98 за № 11-111/335-1447 регламентував порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі установ, що фінансуються через органи Державного казначейства. Згідно з цим порядком ліміти залишків готівки в касі установам, які перейшли на казначейську форму фінансування і не мають відкритих поточних рахунків у національній валюті в установах банків, встановлюються органами Державного казначейства. Цими органами для уповноваженої установи банку, в якому відкрито єдиний казначейський рахунок, подається зведена заявка-розрахунок по зазначених установах. За результатами розгляду цієї заявки уповноваженою установою банку органу Державного казначейства встановлюється загальний ліміт каси, в межах якого останній визначає ліміти каси окремих установ.
Якщо установа (клієнт) фінансується через єдиний казначейський рахунок і має поточний рахунок в інших установах банків то ліміт залишку готівки в касі такому клієнту встановлюється тією установою банку, де відкрито його поточний рахунок, на підставі відповідної заявки-розрахунку з відображенням в ній показників, що мають враховувати сумарні касові обороти установи. Понад встановлених норм у касі можуть зберігатися гроші лише на виплату заробітної плати, стипендій, допомоги за тимчасовою непрацездатністю тільки протягом трьох робочих днів включаючи день отримання готівки в банку. Після цього гроші здаються в банк і за першою вимогою установи видаються назад. Приймання грошей в касу, їх зберігання і видачу здійснює касир який несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих ним грошових коштів та інших цінностей. Після ви дання наказу про призначення касира на роботу з ним укладається договір про повну матеріальну відповідальність.
Касиру забороняється передовіряти виконання своїх функції іншим особам. У разі необхідності тимчасової заміни касира, на приклад, у зв'язку із його відпусткою, виконання його обов'язки за письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника, з яким також укладається договір про повну матеріальні відповідальність.
В установах" і централізованих бухгалтеріях, де за штатним розписом не передбачено посади касира, виплата заробітної платі працівників та оплата дрібних господарських витрат здійснюється через підзвітних осіб, призначених наказом керівника установи.
Готівку в касу з поточних (реєстраційних) рахунків касир отримує за грошовими іменними чеками. Установи, які не перейшли на казначейське обслуговування використання бюджетних і позабюджетних коштів, мають свою чекову книжку, яку отримують в банку і зберігають у касі разом із іншими цінностями. Решта установ грошові чеки виписуються органами Державного казначейства на підставі довіреності (рис. 2.12) чи заявки на отримання готівки з реєстраційних рахунків.
До каси можуть надходити гроші і з інших джерел. В ycіх випадках при надходженні готівки бухгалтерією оформляється прибутковий касовий ордер № КО-1 з відривною квитанцією. Видача готівки з каси оформляється, як правило, видатковим касовим ордером № КО-2. Гроші можуть видаватися і за іншими оформленими документами, але з доданням видаткового касового ордера чи з накладанням на цих документах штампа, який замінює видатковий касовий ордер.
В установах, які мають велику кількість підрозділів чи обслуговуються централізованою бухгалтерією, виплата заробітної плати і допомоги за тимчасовою непрацездатністю може здійснюватися за письмовим наказом керівника іншими, крім касира особами, з якими укладаються письмові договори про повну матеріальну відповідальність. У такому випадку не можна залучати до видачі заробітної плати осіб, пов'язаних з її розрахунками, наприклад, бухгалтера розрахункової групи централізованої бухгалтерії, завідувачку дитячого закладу, яка складає табель використання відпрацьованого часу і оформляє інші документи із заробітної плати.
Виплата стипендій у вищих навчальних закладах практикується через фінансових старост, яким академічна група видає групову довіреність на отримання готівки в касі.
Якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів, виплата заробітної плати здійснюється через підзвітних осіб.
Усі прибуткові і видаткові касові ордери до передачі їх в касу ретельно перевіряють з метою забезпечення належного контролю за надходженням грошей і витрачанням їх за цільовим призначенням. Після перевірки ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів і передаються в касу до виконання".
Аналітичний облік і контроль руху грошових коштів касир веде в касовій книзі ф. № КО-4. В установах і централізованих бухгалтеріях, які мають грошові операції як з бюджетними, так із позабюджетними коштами, касова книга ведеться за формою № 440, в якій для обліку бюджетних і позабюджетних коштів передбачено окремі графи.
Записи в касову книгу виконуються в двох примірниках через копіювальний папір, при цьому другі примірники є відривними і слугують звітом, який щоденно разом з прибутковими і видатковими ордерами передається касиром у бухгалтерію. В бухгалтерії касові звіти піддаються ретельній перевірці. Кожний запис перевіряється по суті, звіряється з первинними документами. Після цього в звіті по кожній господарській операції проставляється кореспонденція рахунків.
Для синтетичного обліку наявності та руху грошових коштів у касі, схему яких наведено на рис. 2.13, призначений активний
грошовий рахунок № 30 «Каса», який має два субрахунки: №301 «Каса в національній валюті» та № 302 «Каса в іноземній валюті". Незалежно від того, звідки і на які цілі надійшла готівка, субрахунок № 301 дебетується на суми, які надійшли в касу, і кредитується на суми, видані з каси. Основні бухгалтерські проводки обліку касових операцій наведено в табл. 2.8.
Таблиця 2.8.
Основні бухгалтерські проводки з обліку касових операцій у національній валюті
З метою дотримання касової дисципліни не рідше одного разу в квартал проводиться раптова ревізія каси з повним переліком готівки і перевіркою цінностей, що знаходяться в касі. Для цього наказом керівника установи призначається комісія, яка за результатами перевірки складає акт, в якому за наявності розбіжностей з даними обліку вказується сума нестачі чи лишків та обставини їх виникнення. На цю суму касир складає додатковий касовий звіт.
На підставі касових звітів, в яких вказано кореспонденцію рахунків з субрахунком 301 «Каса в національній валюті», здійснюються записи в накопичувальну відомість по касових операціях (ф.№381), об'єднану з меморіальним ордером №1. Схему облікового процесу по касових операціях наведено на рис. 2.14.
У разі автоматизації обліку руху грошових коштів у касі в установах за умови забезпечення повного зберігання документів аркуші касової книги формуються у вигляді машинограми «Вкладний аркуш касової книги». Водночас складається машинограма «Звіт касира». Обидві машинограми, що складаються до початку наступного робочого дня, повинні мати однаковий текст і містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Машинограма «Зведена відомість оборотів за субрахунками» призначена для синтетичного обліку касових операцій.
Уся готівка, що знаходиться в установі чи в централізованій бухгалтерії, для забезпечення її збереження і цільового використання зберігається в касі. Посиленню контролю за витрачанням готівки сприяє суворе дотримання порядку здійснення касових операцій, який регламентується Порядком ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 13.10.97 № 334 (далі — Порядок ведення касових операцій № 334).
Порядок визначає норми і терміни зберігання грошей в касі, видачі їх на різні цілі, правила оформлення касових документів, ведення касової книги, контролю законності касових операцій.
Розмір суми грошових коштів у касі на кінець кожного робочого дня обмежується лімітом, який щорічно встановлюється установами банків за погодженням з бюджетною установою. Порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі регулюється Інструкцією НБУ № 4 «Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України», затвердженою постановою Правління НБУ від 13.10.97 №335. У зв’язку із поступовим запровадженням у практику касового виконання бюджету через казначейську систему НБУ телеграмою від 25.02.98 за № 11-111/335-1447 регламентував порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі установ, що фінансуються через органи Державного казначейства. Згідно з цим порядком ліміти залишків готівки в касі установам, які перейшли на казначейську форму фінансування і не мають відкритих поточних рахунків у національній валюті в установах банків, встановлюються органами Державного казначейства. Цими органами для уповноваженої установи банку, в якому відкрито єдиний казначейський рахунок, подається зведена заявка-розрахунок по зазначених установах. За результатами розгляду цієї заявки уповноваженою установою банку органу Державного казначейства встановлюється загальний ліміт каси, в межах якого останній визначає ліміти каси окремих установ.
Якщо установа (клієнт) фінансується через єдиний казначейський рахунок і має поточний рахунок в інших установах банків то ліміт залишку готівки в касі такому клієнту встановлюється тією установою банку, де відкрито його поточний рахунок, на підставі відповідної заявки-розрахунку з відображенням в ній показників, що мають враховувати сумарні касові обороти установи. Понад встановлених норм у касі можуть зберігатися гроші лише на виплату заробітної плати, стипендій, допомоги за тимчасовою непрацездатністю тільки протягом трьох робочих днів включаючи день отримання готівки в банку. Після цього гроші здаються в банк і за першою вимогою установи видаються назад. Приймання грошей в касу, їх зберігання і видачу здійснює касир який несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих ним грошових коштів та інших цінностей. Після ви дання наказу про призначення касира на роботу з ним укладається договір про повну матеріальну відповідальність.
Касиру забороняється передовіряти виконання своїх функції іншим особам. У разі необхідності тимчасової заміни касира, на приклад, у зв'язку із його відпусткою, виконання його обов'язки за письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника, з яким також укладається договір про повну матеріальні відповідальність.
В установах" і централізованих бухгалтеріях, де за штатним розписом не передбачено посади касира, виплата заробітної платі працівників та оплата дрібних господарських витрат здійснюється через підзвітних осіб, призначених наказом керівника установи.
Готівку в касу з поточних (реєстраційних) рахунків касир отримує за грошовими іменними чеками. Установи, які не перейшли на казначейське обслуговування використання бюджетних і позабюджетних коштів, мають свою чекову книжку, яку отримують в банку і зберігають у касі разом із іншими цінностями. Решта установ грошові чеки виписуються органами Державного казначейства на підставі довіреності (рис. 2.12) чи заявки на отримання готівки з реєстраційних рахунків.
В установах, які мають велику кількість підрозділів чи обслуговуються централізованою бухгалтерією, виплата заробітної плати і допомоги за тимчасовою непрацездатністю може здійснюватися за письмовим наказом керівника іншими, крім касира особами, з якими укладаються письмові договори про повну матеріальну відповідальність. У такому випадку не можна залучати до видачі заробітної плати осіб, пов'язаних з її розрахунками, наприклад, бухгалтера розрахункової групи централізованої бухгалтерії, завідувачку дитячого закладу, яка складає табель використання відпрацьованого часу і оформляє інші документи із заробітної плати.
Виплата стипендій у вищих навчальних закладах практикується через фінансових старост, яким академічна група видає групову довіреність на отримання готівки в касі.
Якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів, виплата заробітної плати здійснюється через підзвітних осіб.
Усі прибуткові і видаткові касові ордери до передачі їх в касу ретельно перевіряють з метою забезпечення належного контролю за надходженням грошей і витрачанням їх за цільовим призначенням. Після перевірки ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів і передаються в касу до виконання".
Аналітичний облік і контроль руху грошових коштів касир веде в касовій книзі ф. № КО-4. В установах і централізованих бухгалтеріях, які мають грошові операції як з бюджетними, так із позабюджетними коштами, касова книга ведеться за формою № 440, в якій для обліку бюджетних і позабюджетних коштів передбачено окремі графи.
Записи в касову книгу виконуються в двох примірниках через копіювальний папір, при цьому другі примірники є відривними і слугують звітом, який щоденно разом з прибутковими і видатковими ордерами передається касиром у бухгалтерію. В бухгалтерії касові звіти піддаються ретельній перевірці. Кожний запис перевіряється по суті, звіряється з первинними документами. Після цього в звіті по кожній господарській операції проставляється кореспонденція рахунків.
Для синтетичного обліку наявності та руху грошових коштів у касі, схему яких наведено на рис. 2.13, призначений активний
грошовий рахунок № 30 «Каса», який має два субрахунки: №301 «Каса в національній валюті» та № 302 «Каса в іноземній валюті". Незалежно від того, звідки і на які цілі надійшла готівка, субрахунок № 301 дебетується на суми, які надійшли в касу, і кредитується на суми, видані з каси. Основні бухгалтерські проводки обліку касових операцій наведено в табл. 2.8.
Таблиця 2.8.
Основні бухгалтерські проводки з обліку касових операцій у національній валюті
| Господарські операції | Кореспонденція рахунків | |
| Дебет | Кредит | |
| 1. Надійшла готівка в касу з поточних і реєстраційних рахунків установи | 301 | 311,321 |
| 2. Надійшла виручка за надані платні послуги | 301 | 711 |
| 3. Оплачено готівкою за харчування працівників за місцем роботи | 301 | 674 |
| 4. Внесено плату за проживання в гуртожитках | 301 | 364 |
| 5. Повернуто в касу підзвітними особами залишок невикористаного авансу | 301 | |
| 6. Оприбутковано лишок коштів, виявлених під час інвентаризації каси | 301 | 642 |
| 7. Виплачено заробітну плату і допомогу за тимчасовою непрацездатністю | 661 | 301 |
| 8. Виплачено-стипендії | 662 | 301 |
| 9. Видано підзвіт працівникам установи | 362 | 301 |
| 10. Внесено готівку з каси на поточний чи реєстраційний рахунки | 311, 321 | 301 |
| 11. Віднесено на винних осіб нестачу готівки в касі, виявлену в результаті інвентаризації | 362 | 301 |
На підставі касових звітів, в яких вказано кореспонденцію рахунків з субрахунком 301 «Каса в національній валюті», здійснюються записи в накопичувальну відомість по касових операціях (ф.№381), об'єднану з меморіальним ордером №1. Схему облікового процесу по касових операціях наведено на рис. 2.14.
